FileMaker Pro neben gFM-Business als Datenwerkzeug nutzen – Teil 1

Die Unternehmenssoftware gFM-Business basiert auf der FileMaker-Plattform und benötigt für die Nutzung im Netzwerk unter Mac OS X oder Windows und für die Bearbeitung von Drucklayouts eine Lizenz der Datenbanksoftware FileMaker Pro. Dabei kann diese Software neben der Nutzung von gFM-Business problemlos auch für weitere Zwecke eingesetzt werden, denn FileMaker Pro verfügt über einen mächtigen Funktionsumfang, um Daten aller Art strukturiert zu verwalten und zu bearbeiten.

In dieser dreiteiligen Beitragsserie stellen wir Ihnen einige Möglichkeiten vor, die sich mit dem Erwerb einer Lizenz von FileMaker Pro ergeben. Nutzen Sie FileMaker Pro als Werkzeug vom Verwalten von Daten oder auch für die Bearbeitung und Erzeugung von Excel-Tabellen. Wer viel mit Excel arbeitet, wird mit FileMaker Pro viel Freude haben, denn die Möglichkeiten von FileMaker gehen in vielen Bereichen weit über die einer Tabellenkalkulation hinaus. Im folgenden stellen wir einige Starterlösungen aus dem brandneuen FileMaker Pro (Advanced) 15 vor. Die meisten Lösungen stehen auch bereits in FileMaker 14 zur Verfügung. Im zweiten und dritten Teil dieser Serie stellen wir weitere Starterlösungen und Möglichkeiten von FileMaker Pro vor.

gFM-Business erlaubt Datenzugriff

Wer die Unternehmenssoftware gFM-Business einsetzt, kann mit allen im folgenden genannten FileMaker Starterlösungen problemlos auch auf alle Daten aus gFM-Business zugreifen.

Fügen Sie dazu einfach in Ihrer FileMaker Starterlösung eine externe Datenquelle zur gewünschten Datentabelle aus gFM-Business hinzu. Dies gilt für alle Versionen und ist auch in der kostenlosen Freeware Warenwirtschaft gFM-Business free möglich. Die Nutzung von gFM-Business in Verbindung mit FileMaker Pro ermöglicht eine unbegrenzte Flexibilität, um Unternehmensdaten strukturiert zu verwalten.

FileMaker unterstützt viele Datenformate

Um Daten aus externen Datenquellen in FileMaker zu verwalten und zu bearbeiten, stehen für den Datenimport viele verschiedene Formate zur Verfügung. Neben den üblichen Datenformaten Text, CSV, dBase usw. können in FileMaker auch Excel-Tabellen einfach per Mausklick importiert werden. Selbstverständlich können Daten auch als Excel-Tabelle wieder aus FileMaker heraus exportiert werden.

Für Datenquellen, die auf externen Servern bereitgestellt werden, unterstützt FileMaker den ODBC-Standard, mit dem beliebige Datenquellen an FileMaker angebunden werden können. ODBC-Treiber stehen für viele verschiedene Systeme wie z.B. MySQL, Oracle, Microsoft SQL oder IBM DB/2 zur Verfügung. Datentabellen aus solchen Systemen können ganz einfach wie eine FileMaker Datentabelle im Beziehungsgraphen eingefügt und mit anderen Tabellen verknüpft werden.

FileMaker Direktstart für Einsteiger

Um die Erstellung von Datenbanken für Einsteiger so einfach wie möglich zu gestalten, hat FileMaker bereits seit einigen Versionen eine Direktstart-Funktion integriert. Nachdem die Software installiert und gestartet wurde, erscheint das Direktstart-Fenster, in dem eine Starterlösung ausgewählt oder auf Knopfdruck eine eigene Lösung erstellt werden kann.

Das Direktstart-Fenster läßt sich nach unten bewegen und enthält die vier offenbar am häufigsten genutzten Starterlösungen:

• Kontakte
• Inventar
• Content Management
• Aufgaben

Mit Klick auf die Schaltfläche [Fortgeschrittene Lösungen anzeigen] öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem sich viele weitere Starterlösungen befinden.

Bei den Starterlösungen handelt es sich um fertige Datenbanken, die bereits über grundlegende Funktionen für die Erfassung und Bearbeitung von Daten verfügen. Die Datenbanken sind so aufgebaut, daß sie sich auf einfache Weise um eigene Tabellen, Felder und Funktionen erweitern lassen. Im folgenden schauen wir uns die in FileMaker integrierten Starterlösungen einmal genauer an.

Anlagen – Verwaltung von Anlagegütern

Mit der in FileMaker Pro integrierten Starterlösung Anlagen können Anlagegüter verwaltet und bearbeitet werden. Anhand des Kaufdatums und der Abschreibungsdauer berechnet die Software automatisch den Restwert einer Anlage.

Für jede Anlage können einige Stammdaten und bis zu sechs Bilder oder Dateien per Drag & Drop hinzugefügt werden. Die Datenbank verfügt über die Möglichkeit, Etiketten, einen Abschreibungsbericht und einen Inventarbericht zu drucken. Die Listenansicht kann auf Knopfdruck auf ausgeliehene Positionen gefiltert werden.

Aufgaben – Einfache Aufgabenverwaltung

Verwalten Sie beliebige Aufgaben und Checklisten mit der in FileMaker Pro integrierten Starterlösung Aufgaben. Pro Aufgabe können beliebig viele Bearbeiter mit Kontaktdaten sowie beliebig viele Anlagen gespeichert werden.

Aufgaben können kategorisiert und per E-Mail versendet werden. Für die Druckausgabe stehen in der Listenansicht einige Drucklayouts und eine Seitenansicht zur Verfügung.

Ausgabenbericht – Ausgaben und Kilometergeld verwalten

Mit der FileMaker Starterlösung Ausgabenbericht können beliebige Ausgaben sowie Kilometergeld verwaltet werden. Die Datenbank ermöglicht die Anlage beliebig vieler Ausgabenberichte, die jeweils einem Mitarbeiter zugewiesen werden können.

Ausgabenberichte lassen sich als PDF-Datei per E-Mail versenden. In der Listenansicht stehen Funktionen zum Datenexport und zum Import von Daten aus beliebigen externen Dateien zur Verfügung.

Content Management: Dateien aller Art in FileMaker verwalten

Die FileMaker Starterlösung Content Management ermöglicht die Verwaltung beliebiger Dateien in FileMaker Pro. Dabei können beliebig viele Datensätze erzeugt werden. Dateien können per Drag & Drop hinzugefügt werden. Nach Hinzufügen einer Datei wird im entsprechenden Feld ein Vorschaubild der Datei angezeigt.

Gespeicherte Medien können auf Knopfdruck exportiert oder per E-Mail versendet werden. Die Software verfügt über eine Listenansicht für alle Medien sowie über eine Thumbnail-Ansicht mit Vorschaubildern, die nach den Medientypen Foto, Bild, PDF, Audio, Video, Office und Unterschrift gefiltert werden kann.

Event Management – Veranstaltungen mit FileMaker verwalten

Bei der FileMaker Starterlösung Event Management handelt es sich um eine bereits etwas umfangreichere Datenbanklösung zur Verwaltung von Veranstaltungen. Pro Veranstaltung können neben allgemeinen Stammdaten beliebig viele Mitwirkende und Gäste sowie Aufgaben und die Agenda aus beliebig vielen Punkten gespeichert werden.

Für alle Einträge können Statusinformationen hinterlegt werden wie beispielsweise der Teilnahmestatus eines Gastes oder Mitwirkende in einer Aufgabe. Beteiligte Personen können auf Knopfdruck per E-Mail kontaktiert werden. Die Lösung enthält außerdem ein Drucklayout für einen Eventbericht, der per Mausklick gespeichert, gedruckt oder per E-Mail versendet werden kann. Die Listenansicht enthält separate Listen für Veranstaltungen und Kontakte.

Forschungsnotizen verwalten mit FileMaker

Eine weitere integrierte Starterlösung in FileMaker stellen die Forschungsnotizen dar. Ausgehend von beliebig vielen Projekten können pro Projekt beliebig viele Notizen, Dokumente und Mediendateien verwaltet werden, bei denen Dateien per Drag & Drop direkt in FileMaker gespeichert werden können.

Die Starterlösung enthält außerdem ein Drucklayout für einen Forschungsbericht, der auf Knopfdruck gespeichert, gedruckt und per E-Mail versendet werden kann. In der Listenansicht für alle Projekte stehen Funktionen zum Datenexport sowie zum Datenimport aus beliebigen externen Dateien zur Verfügung.

Inventarverwaltung als Starterlösung

Auch eine Verwaltung von Inventar steht in FileMaker Pro als Starterlösung zur Verfügung. Inventarprodukte lassen sich kategorisieren und einem Hersteller zuordnen. Neben allgemeinen Stammdaten wie den Objektnamen, Artikelnummer, Barcode, Standort, Stückkosten usw. können pro Datensatz beliebig viele Transaktionen hinzugefügt werden, die den Wareneingang und -ausgang anzeigen sollen und wonach automatisch der Lagerbestand und Lagerwert berechnet wird.

Die Software ermöglicht außerdem die Hinterlegung eines Meldebestandes sowie des Datums der letzten Bestellung. In der Listenansicht steht ein Inventarbericht zur Verfügung, der per Mausklick gedruckt oder per E-Mail als PDF-Datei versendet werden kann. Außerdem gibt es Funktionen zum Datenexport und zum Import von Daten aus beliebigen externen Dateien.

Kontakte einfach verwalten mit FileMaker

FileMaker Pro enthält als Starterlösung auch eine einfache Kontaktverwaltung, mit der beliebig viele Kontakte gespeichert werden können. Pro Kontakt kann separat eine geschäftliche und eine private Adresse gespeichert werden. Mit der Funktion [Per E-Mail senden] können alle eingetragenen Daten inklusive Kartenausschnitt der Anschrift per E-Mail versendet werden.

Die integrierte Listenansicht erlaubt beliebige Sortierungen und die Filterung von Einträgen nach unterschiedlichen Kategorien. Darüber hinaus steht ein Drucklayout für den Ausdruck von Etiketten sowie eine Funktion zum Datenexport und zum Import von Daten aus beliebigen externen Dateien zur Verfügung.

Weitere Starterlösungen im zweiten Teil

Mit FileMaker erwirbt der Käufer ein mächtiges Werkzeug, mit dem Daten aller Art auf einfache Weise verwaltet werden kann. In diesem Beitrag haben wir die ersten acht Starterlösungen vorgestellt, die mit FileMaker Pro standardmäßig mitgeliefert werden. Im nächsten Teil dieses Beitrags werden wir die folgenden weiteren acht Starterlösungen vorstellen, die mit FileMaker Pro ausgeliefert werden:

• Kostenvoranschläge
• Meetings
• Personaldaten
• Produktkatalog
• Projekte
• Rechnungen
• Ressourcenplanung
• Zeitabrechnung

Wir hoffen, Ihnen hat der erste Teil dieser Artikelserie gefallen, und vielleicht konnte er Sie dazu animieren, sich die Starterlösungen von FileMaker einmal genauer anzuschauen. Bei allen Starterlösungen handelt es sich um vollständig offene Datenbanklösungen, die Sie problemlos um weitere Daten und Funktionen erweitern können.