Drucklayout

Drucklayouts in gFM-Business

Unter einem Drucklayout versteht man in der Unternehmenssoftware gFM-Busines ein Layout, das für die Druckausgabe beliebiger Daten bestimmt ist. In gFM-Business befinden sich alle Drucklayouts in der separaten FileMaker-Datei [gFM_Drucklayouts.fmp12]. Bei einem Softwareupdate können Drucklayouts deshalb in den meisten Fällen einfach von der vorherigen Version übernommen werden.

Drucklayouts im Druckdialog

Jeder Druckdialog innerhalb von gFM-Business zeigt jeweils alle Drucklayouts zur Auswahl an, die für das aufgerufene Modul eingerichtet wurden.

Druckdialog mit passenden Drucklayouts zur Auswahl

Im obigen Beispiel enthält der Druckdialog in der Artikelverwaltung insgesamt acht verschiedene Drucklayouts zur Auswahl. Nach Auswahl eines Drucklayouts wird automatisch im rechten Bereich die Vorschau für den Ausdruck aktualisiert. Nach Klick auf die Schaltfläche [Drucken] wird der aufgerufene Datensatz oder werden alle aufgerufenen Datensätze auf dem ausgewählten Drucklayout ausgedruckt.

Verwaltung von Drucklayouts

Alle Drucklayouts werden verwaltet unter dem Menüpunkt [Einstellungen > Drucklayouts]. Dort werden alle in der Datei [gFM_Drucklayouts.fmp12] befindlichen Drucklayouts mit allen zugehörigen Einstellungen aufgelistet.

Einstellungen zu Drucklayouts

In dieser Maske können für jedes Drucklayout folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  • Layoutname – Dieser Wert wird aus der Drucklayout-Datei vorgegeben und kann an dieser Stelle nicht verändert werden. Der Name entspricht dem Namen des Drucklayouts in der Datei „gFM_Drucklayouts.fmp12“.
  • Papierformat – Dient zur Einstellung des Papierformats für das ausgewählte Drucklayout. Zur Auswahl stehen A3 hoch, A3 quer, A4 hoch, A4 quer, Dymo 11352, Dymo 11354, Dymo 11355, Dymo 11356 und Dymo 99014. Eigene und davon abweichende Papierformate können in gFM-Business Custom und in der offenen Lizenz eingerichtet werden.
  • Modul – Zugewiesenes Modul für das ausgewählte Drucklayout
  • Tabelle (TOC) – Tabellenursprung für das ausgewählte Drucklayout. Bei Belegen wird hier grundsätzlich die Positionstabelle für die jeweilige Belegart angegeben.
  • Funktion (optional) – Funktion des Drucklayouts, wird nur für Belege benötigt.
  • Layoutart – Layoutart des ausgewählten Drucklayouts, entweder Dokument oder Liste.
  • Archivierungspfad – Damit die Software weiß, wo erzeugte PDF-Dokumente gespeichert werden sollen, muß hier für jedes Drucklayout ein Archivierungspfad angegeben werden. Mit der Funktion [Alle Pfade setzen] können auch die Pfade der meisten Drucklayouts in einem Arbeitsschritt eingetragen werden. Der Archivierungspfad kann separat für Mac OS X- und Windows-Computer angegeben werden.

E-Mail-Vorlagen einrichten

Für jedes Drucklayout können unter dem Register [Details] entsprechende Textvorlagen für E-Mails gespeichert werden. Diese Texte werden verwendet, wenn Dokumente als PDF-Datei per E-Mail versendet werden. Auf diese Weise ist es möglich, beispielsweise für Angebote und Rechnungen unterschiedliche Anschreiben per E-Mail automatisch generieren zu lassen.

Detaileinstellungen zu Drucklayouts mit E-Mail-Vorlagen

Sowohl im Betreff als auch im E-Mail-Text können Sie beliebig viele E-Mail-Platzhalter einfügen. Bitte beachten Sie, daß Platzhalter grundsätzlich in geschweiften Klammern {} eingefügt werden müssen.

Platzhalter für E-Mail-Vorlagen

In allen E-Mail-Vorlagen können Platzhalter verwendet werden, die im dritten Register [E-Mail-Platzhalter] definiert werden können. In gFM-Business werden bereits mehr als 250 Platzhalter mitgeliefert, die für die meisten Anforderungen ausreichen sollten.

Einstellungen für E-Mail-Platzhalter

Wenn ein Platzhalter für ein von Ihnen gewünschtes Feld noch nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie einen neuen Platzhalter erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche [+] am oberen rechten Rand der Liste und tragen Sie in den Popover-Dialog folgende Daten ein:

  • TOC – Tabellenursprung, aus dem das Drucklayout aufgerufen wird. Siehe TOC im Drucklayout
  • Platzhalter – Name des Platzhalters in geschweiften Klammern {}
  • Tabelle – Tabelle, in dem sich das gewünschte Feld befindet
  • Feld – Name des gewünschten Feldes
  • Bezugsschlüssel – Schlüssel, über den die Tabelle mit dem Tabellenursprung verknüpft wurde.

Da es sich bei neuen Platzhaltern meist um Felder handelt, die sich in der gleichen Tabelle wie die meisten anderen zum Drucklayout passenden Felder befinden, können Sie sich in den meisten Fällen an den bereits bestehenden Platzhaltern für das jeweilige Drucklayout orientieren.

Anpassen und erweitern von Drucklayouts

Alle Drucklayouts können in allen gFM-Business-Versionen mit dem Programm FileMaker Pro angepaßt und erweitert werden. FileMaker Pro ist für Mac OS X und Windows erhältlich. In gFM-Business Professional können auch neue Drucklayouts hinzugefügt und beliebigen Modulen zugewiesen werden.

Starten von FileMaker und öffnen der Drucklayouts

Nachdem Sie FileMaker Pro (oder die Demoversion) auf Ihrem Computer installiert haben, öffnen Sie das Programm FileMaker Pro. Wählen Sie nun in der Menüleiste die Funktion [Datei/Ablage > öffnen…] aus. Navigieren Sie nun in Ihr Programmverzeichnis, in dem sich gFM-Business light oder Free befinden und wählen die Datei [gFM_Drucklayouts.gfm] aus.

Datei gFM_Drucklayouts.gfm öffnen

Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche [Öffnen] und melden Sie sich an der Datenbank mit Ihren Login-Daten ein. Im Auslieferungszustand können Sie sich mit dem Start-Benutzer gfmbusiness anmelden.

Login gFM_Drucklayouts.gfm

Nach der Anmeldung öffnet sich die Datenbank gFM_Drucklayoutsin FileMaker, die alle Drucklayouts von gFM-Business free oder Light enthält. FileMaker öffnet die Datei zunächst im Blättern-Modus, den Sie neben dem Suchen-Modus auch von gFM-Business her kennen.

Der Modus kann umgeschaltet werden in Menüpunkt [Ansicht] in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand. Dieser Menüpunkt stellt außerdem weitere Optionen zur Verfügung, wie z.B. die Anzeige weiterer Statusleisten, einer Formatierungsleiste, des Inspektors, der Feldauswahl oder das Ein- und Ausblenden von Hilfslinien.

Drucklayout in FileMaker im Blätternmodus

Um das Layout des angezeigten Formulars zu ändern, wechseln Sie nun in den Layoutmodus durch Auswahl der Funktion [Ansicht > Layoutmodus] in der Menüleiste. Das Umschalten der Modi kann auch per Tastenkombination erfolgen:

  • Blätternmodus: [cmd] – [B] unter Mac OS X oder [ctrl] – [B] unter Windows
  • Layoutmodus: [cmd] – [L] unter Mac OS X oder [ctrl] – [L] unter Windows
  • Seitenansichtsmodus: [cmd] – [U] unter Mac OS X oder [ctrl] – [U] unter Windows

Drucklayout im Layoutmodus

In der Symbolleiste am oberen Rand des FileMaker-Fensters stehen nun alle Funktionen zur Verfügung, die für die Anpassung der Drucklayouts erforderlich sind. Wenn Sie sich im Layoutmodus befinden, können Sie unter der Symbolleiste im Popup-Menü „Layout:“ zwischen allen verfügbaren Drucklayouts wechseln.

Bitte beachten Sie, dass Felder, die sich im nicht-druckbaren Bereich eines Layouts befinden, nicht entfernt werden dürfen. In der oberen Abbildung also beispielsweise das Feld, das am rechten Rand neben das Feld Gesamtpreis platziert wurde.

Alle Änderungen an Ihren Drucklayouts stehen nach Beenden von FileMaker und dem Start von gFM-Business free oder Light zur Verfügung. Weitere Informationen zur individuellen Anpassung von Drucklayouts finden Sie im gFM-Business Benutzerhandbuch in Kapitel 14 „Drucklayouts“. Dort wird auch beschrieben, wie Sie in gFM-Business Light und Professional neue Drucklayouts erstellen und einem Modul in gFM-Business zuordnen können.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.