Inhoudsopgave
Lay-outs afdrukken in gFM-Business
In de gFM Business-software is een afdruklay-out een lay-out die bedoeld is voor het afdrukken van gegevens. In gFM-Business bevinden alle afdruklay-outs zich in het aparte FileMaker-bestand [gFM_Printlayouts.fmp12]. Bij het updaten van de software kunnen printlayouts daarom in de meeste gevallen gewoon worden overgezet van de vorige versie.
Lay-outs afdrukken in het afdrukdialoogvenster
Elke afdrukdialoog binnen gFM-Business toont alle afdruklay-outs voor selectie die zijn ingesteld voor de opgeroepen module.
In het bovenstaande voorbeeld bevat het afdrukdialoogvenster in itembeheer in totaal acht verschillende afdruklayouts om uit te kiezen. Na het selecteren van een afdruklay-out wordt het afdrukvoorbeeld automatisch bijgewerkt in het rechtergedeelte. Na het klikken op de knop [Afdrukken] De geselecteerde gegevensrecord of alle geselecteerde gegevensrecords worden afgedrukt op de geselecteerde afdruklay-out.
Beheer van printlay-outs
Alle afdruklay-outs worden beheerd onder de menuoptie [Instellingen > Afdruklay-outs]. Dit is waar alle gegevens opgeslagen in de [gFM_Printlayouts.fmp12] afdruklay-outs met alle bijbehorende instellingen.
De volgende instellingen kunnen voor elke afdruklay-out in dit scherm worden opgegeven:
- Naam lay-out - Deze waarde wordt gespecificeerd vanuit het printlay-out bestand en kan op dit punt niet worden gewijzigd. De naam komt overeen met de naam van de afdruklay-out in het bestand "gFM_Drucklayouts.fmp12".
- Papierformaat - Wordt gebruikt om het papierformaat voor de geselecteerde afdruklay-out in te stellen. U kunt kiezen uit A3 staand, A3 liggend, A4 staand, A4 liggend, Dymo 11352, Dymo 11354, Dymo 11355, Dymo 11356 en Dymo 99014. Aangepaste en afwijkende papierformaten kunnen worden ingesteld in gFM-Business Custom en in de open licentie.
- Module - Toegewezen module voor de geselecteerde afdruklay-out
- Tabel (TOC) - Oorsprong van de tabel voor de geselecteerde afdruklay-out. Voor vouchers wordt hier altijd de itemtabel voor het betreffende vouchertype opgegeven.
- Functie (optioneel) - Functie voor opmaak afdrukken, alleen vereist voor ontvangstbewijzen.
- Type lay-out - Opmaaktype van de geselecteerde afdruklay-out, document of lijst.
- Archiveringspad - Hier moet voor elke afdruklay-out een archiveringspad worden ingevoerd zodat de software weet waar de gegenereerde PDF-documenten moeten worden opgeslagen. De functie [Alle paden instellen] kan ook worden gebruikt om de paden voor de meeste afdruklay-outs in één enkele stap in te voeren. Het archiveringspad kan afzonderlijk worden opgegeven voor Mac OS X- en Windows-computers.
E-mailsjablonen instellen
Voor elke afdruklay-out kan het volgende worden geselecteerd onder de knop [Details] Er kunnen overeenkomstige tekstsjablonen voor e-mails worden opgeslagen. Deze teksten worden gebruikt wanneer documenten als PDF-bestanden per e-mail worden verzonden. Op deze manier is het mogelijk om automatisch verschillende begeleidende brieven per e-mail te genereren voor bijvoorbeeld offertes en facturen.
U kunt zoveel e-mailplaatshouders invoegen als u wilt, zowel in het onderwerp als in de e-mailtekst. Houd er rekening mee dat plaatsaanduidingen altijd tussen accolades {} moeten worden ingevoegd.
Plaatshouder voor e-mailsjablonen
Plaatshouders kunnen worden gebruikt in alle e-mailsjablonen, die te vinden zijn in het derde tabblad [E-mail placeholder] kunnen worden gedefinieerd. Er worden al meer dan 250 plaatsaanduidingen geleverd in gFM-Business, wat voldoende zou moeten zijn voor de meeste vereisten.
Als er nog geen plaatsaanduiding voor een gewenst veld in de lijst staat, kun je een nieuwe plaatsaanduiding maken. Klik hiervoor op de knop [+] rechtsboven in de lijst en voer de volgende gegevens in het popover-dialoogvenster in:
- TOC - Oorsprong van de tabel van waaruit de afdruklay-out wordt opgeroepen. Zie TOC in de afdruklay-out
- Plaatshouder - Naam van de plaatshouder tussen accolades {}
- Tabel - Tabel waarin het gewenste veld staat
- Veld - Naam van het gewenste veld
- Referentiesleutel - Sleutel gebruikt om de tabel te linken aan de oorsprong van de tabel.
Omdat nieuwe plaatsaanduidingen meestal velden zijn die in dezelfde tabel staan als de meeste andere velden die overeenkomen met de afdruklay-out, kun je in de meeste gevallen de bestaande plaatsaanduidingen voor de betreffende afdruklay-out als richtlijn gebruiken.
Afdruklay-outs aanpassen en uitbreiden
Alle afdruklay-outs kunnen in alle gFM Business-versies worden aangepast en uitgebreid met behulp van het FileMaker Pro-programma. FileMaker Pro is beschikbaar voor Mac OS X en Windows. In gFM-Business Professional kunnen ook nieuwe afdruklay-outs worden toegevoegd en aan elke module worden toegewezen.
FileMaker starten en de afdruklay-outs openen
Nadat u FileMaker Pro (of de demoversie) op uw computer hebt geïnstalleerd, opent u het FileMaker Pro-programma. Selecteer in de menubalk de functie [Bestand/Bestand > Openen...]. vanaf. Navigeer nu naar de programmamap waarin gFM-Business light of Free staat en selecteer het bestand [gFM_Printlayouts.gfm] van.
Bevestig de selectie met de knop [Open] en log in op de database met je inloggegevens. Standaard kunt u inloggen met de startgebruiker gfmbusiness inloggen.
Na het inloggen wordt de database geopend gFM_Print lay-outsin FileMaker, die alle afdruklay-outs van gFM-Business free of Light bevat. FileMaker opent het bestand eerst in de Bladermodus, die u kent van gFM-Business, en in de Zoekmodus.
De modus kan worden omgeschakeld in menuoptie [Beeld] in de menubalk boven in het scherm. Dit menu-item biedt ook andere opties, zoals het weergeven van extra statusbalken, een opmaakbalk, de inspecteur, veldselectie of het weergeven en verbergen van Richtlijnen.
Om de lay-out van het weergegeven formulier te wijzigen, schakel je over naar de Lay-outmodus door de functie [Beeld > Lay-outmodus] in de menubalk te selecteren. De modi kunnen ook worden omgeschakeld met een toetsencombinatie:
- Bladermoduscmd] - [B] onder Mac OS X of [ctrl] - [B] onder Windows
- Lay-outmoduscmd] - [L] onder Mac OS X of [ctrl] - [L] onder Windows
- Modus paginaweergavecmd] - [U] onder Mac OS X of [ctrl] - [U] onder Windows
De werkbalk bovenaan het FileMaker-venster bevat nu alle functies die nodig zijn om de afdruklay-outs aan te passen. Als u zich in de lay-outmodus bevindt, kunt u schakelen tussen alle beschikbare afdruklay-outs in het pop-upmenu "Lay-out:" onder de werkbalk.
Houd er rekening mee dat Velden in het niet-afdrukbare gedeelte van een opmaak worden niet verwijderd worden gebruikt. In de bovenstaande figuur bijvoorbeeld, verschijnt het veld aan de rechterkant naast het veld Totale prijs werd geplaatst.
Alle wijzigingen aan uw afdruklay-outs zijn beschikbaar nadat u FileMaker hebt afgesloten en gFM-Business free of Light hebt gestart. Meer informatie over het aanpassen van afdruklay-outs vindt u in de gebruikershandleiding van gFM-Business in hoofdstuk 14 "Afdruklay-outs". Hierin wordt ook beschreven hoe u nieuwe afdruklay-outs in gFM-Business Light en Professional kunt maken en aan een module in gFM-Business kunt toewijzen.
