Veelgestelde vragen (FAQ)

Hieronder vindt u veelgestelde vragen over de bedrijfssoftware gFM-Business. gFM-Business is een softwareprogramma gebaseerd op de FileMaker Platformgebaseerd CRM-, facturatie- en goederenbeheersysteem dat draait onder Mac OS X, Windows en op de Apple iPad.

Systeemvereisten en installatie

Welke versies van gFM-Business vereisen een FileMaker Pro-licentie?

De single-user versies gFM-Business Free/Basic en Light vereisen geen aparte FileMaker licentie om op een Windows PC of Mac te draaien. Een FileMaker Pro (Advanced) licentie is altijd vereist als gebruikers gFM-Business met een Mac of PC via het netwerk benaderen, wat geldt voor alle multi-user licenties. gFM-Business Professional vereist altijd een FileMaker licentie voor elke gelijktijdige toegang tot de database.

Een FileMaker Pro-licentie is vereist in alle versies voor de individuele aanpassing van afdruklay-outs. Eenmalige wijzigingen kunnen ook worden aangebracht met de Demoversie van FileMaker Pro Advanced, die gedurende 60 dagen onbeperkt kan worden uitgevoerd.

Met welke FileMaker-versies is gFM-Business compatibel?

• OS X: Apple Macintosh-computer met Intel-processor, Mac OS X 10.14 "Mojave" of hoger, ten minste 4 GB RAM, ten minste 200 MB harde schijfruimte, FileMaker Pro 17 of hoger.
• Windows: Minimaal Microsoft Windows 7 SP1, minimaal 4 GB RAM, minimaal 200 MB harde schijfruimte, FileMaker Pro 17 of hoger
• Apple iPad: FileMaker Go 17 of hoger, iOS 8.1.2 of hoger, iTunes 10.x of hoger

Welke licenties heb ik nodig om gFM-Business in het netwerk te gebruiken?

Om gFM-Business in een netwerk te gebruiken, is een multi-user licentie van gFM-Business nodig met het gewenste aantal netwerkgebruikerslicenties (gelijktijdige verbindingen). Als de applicatie bijvoorbeeld op in totaal zes computers moet worden geïnstalleerd, waarvan er maximaal vier gelijktijdig toegang kunnen krijgen tot de database, zijn er drie netwerkgebruikerslicenties nodig (multi-seat licentie + 3 netwerkgebruikerslicenties = 4 gelijktijdige toegangen). Voor netwerkgebruik is ook een FileMaker Pro-licentie vereist op elk Mac OS X- of Windows-werkstation.

Wat heb ik nodig om gFM-Business op de iPad te draaien?

Om de gFM-Business bedrijfssoftware op de Apple iPad te draaien, hebt u de "FileMaker Go" app nodig, die gratis kan worden gedownload in de App Store. Als u gFM Business als licentie voor één gebruiker op de iPad wilt draaien, moeten alle databases (.fmp12 of .gfm) naar de iPad via iTunes. Selecteer hiervoor de app "FileMaker Go" en vervolgens de databases overbrengen. Als u toegang wilt tot gFM-Business vanaf een iPad via het netwerk, selecteert u de host en de database "gFM-Business" in FileMaker Go.

Op welke besturingssystemen kan gFM-Business draaien?

Voor gFM-Business is minimaal Mac OS X 10.14 vereist "Mojave" of Windows 7, 4 GB RAM en 200 MB opslagcapaciteit. Ten minste iOS 8.1 en FileMaker Go 17 zijn vereist voor gebruik op de Apple iPad.

Is er altijd een server nodig voor gebruik in het netwerk?

Nee, voor kleine werkgroepen van maximaal drie gebruikers kan gFM Business ook worden gedeeld op het netwerk met FileMaker Pro. Het delen op het netwerk kan worden gedaan door een gebruiker of op een speciale computer. Het nadeel van deze oplossing is dat back-ups van de databases handmatig moeten worden uitgevoerd. Voor vier of meer gebruikers raden we het gebruik van een FileMaker Server aan. Dit biedt vele andere voordelen, zoals automatische back-ups, schema's voor automatisch uitgevoerde scripts en nog veel meer.

Hoe is gFM-Business toegankelijk via internet?

Als de databases via het internet moeten worden benaderd, kan een FileMaker server worden gebruikt die een share op het internet heeft. Toegang via VPN, Terminal Services, Citrix of VNC is ook mogelijk. Als "out-of-the-box" oplossing bieden we het gebruik van de gFM Business Cloud aan, waarbij uw databases gedeeld worden op een FileMaker server op het internet. In principe zijn er verschillende manieren om toegang te krijgen tot gFM Business via het internet, daarom raden we aan om een individuele selectie te maken op basis van de gewenste vereisten.

Is gFM Business compatibel met FileMaker Cloud?

gFM-Business kan natuurlijk over het algemeen zonder problemen op internet worden gedeeld met de FileMaker Cloud. Dit is zowel mogelijk met de databases van de Professional versies (.fmp12) als met die van de gratis/Basic en Light versies (.gfm). FileMaker Pro is vereist om toegang te krijgen tot de gFM Business-databases die worden gedeeld met de FileMaker Cloud.

Zijn de bestanden geïnstalleerd in de map "Bibliotheek" of in de Windows-map?

Nee, gFM-Business installeert geen bestanden in de gebruikerssysteemmap "Bibliotheek" of in de Windows-map.

Kan de versie voor één gebruiker op een USB-stick worden geïnstalleerd?

Om de software afwisselend op meerdere computers te gebruiken, kunnen de single-user versies gFM-Business free, Basic en Light ook eenvoudig worden geïnstalleerd op een USB-stick of op een externe harde schijf. Met uitzondering van het lettertype voor EAN13-barcodes (alleen Light) worden er geen bestanden op uw systeem geïnstalleerd.

Kan gFM-Business worden verplaatst binnen het bestandssysteem?

U kunt gFM Business ook zonder problemen naar een andere locatie op uw harde schijf kopiëren. Als de gFM Business-documentmap wordt verplaatst, moet u ervoor zorgen dat het systeem/documentpad en de opslagpaden van alle printlay-outs overeenkomstig worden aangepast.

Kan de versie voor één gebruiker worden geïnstalleerd op een Dropbox?

Je kunt gFM-Business Basic en Light ook installeren als een single-user versie op een Dropbox om toegang te krijgen tot de database vanaf meerdere locaties. Houd er rekening mee dat de databases slechts vanaf één locatie tegelijk toegankelijk zijn. Zodra gFM-Business na gebruik wordt afgesloten, worden alle databases automatisch gesynchroniseerd met de Dropbox en zijn ze vervolgens in bijgewerkte vorm beschikbaar op alle locaties. Deze procedure werkt ook met andere synchronisatieservices zoals Apple iCloud Drive.

Welke e-mailaccounts ondersteunt de geïntegreerde e-mailclient?

De in de gFM Business ERP-software geïntegreerde e-mailclient kan worden gebruikt om e-mails met POP3- of IMAP-accounts te ontvangen. Het gebruik van een willekeurig aantal e-mailaccounts wordt ondersteund. E-mails worden verzonden via SMTP.

Welke printers en scanners worden ondersteund?

In principe werkt gFM-Business met elke printer die in het systeem onder macOS of Windows is geïnstalleerd. gFM-Business ondersteunt alle scanners die een Twain-interface bieden. Sinds gFM-Business 3.6.0 worden in het systeem geïnstalleerde scanners die ImageCapture-technologie gebruiken ook onder macOS ondersteund.

Welke telefoonsystemen worden ondersteund?

Onder Windows wordt de Windows TAPI-functie ondersteund, zodat elk telefoonsysteem dat via Windows TAPI kan worden aangesloten, kan worden gebruikt. Onder Mac OS X wordt de Fritz!Box met DialList, DialFritz en fritz.mac Suite ondersteund, evenals telefoonsystemen via de STARFACE Client, TeamCall direct en Gigaset QuickSync.

Welke online shops worden ondersteund door de shopinterface?

De in de gFM-Business ERP-software geïntegreerde online shop-interface is gebaseerd op REST API-technologie en ondersteunt momenteel online shops van Shopware (5.x), Gambio (GX3) en WooCommerce voor WordPress. In gFM-Business Light en Professional kunnen meerdere online shops parallel worden aangesloten, zelfs in gemengde werking met verschillende shopsystemen. Als onderdeel van een aangepaste of open licentie kan de interface van de onlineshop ook worden aangepast met extra velden en tabellen of worden uitgebreid voor gebruik met andere onlineshopsystemen.

Ondersteunt gFM-Business de algemene verordening gegevensbescherming van de EU (EU-GDPR) - BDSG?

gFM-Business bevat alle noodzakelijke componenten om te voldoen aan de EU General Data Protection Regulation (GDPR). Met het geïntegreerde gebruikersbeheer kunt u de toegang tot de software persoonsspecifiek instellen of beperken. gFM-Business biedt u optimale ondersteuning bij de naleving van de GDPR en bevat een printlay-out voor informatie conform art. 15 van de GDPR.

Houd er rekening mee dat elk bedrijf verantwoordelijk is voor het naleven van de verordening en dat persoonlijke gegevens bijvoorbeeld niet ongecodeerd aan derden mogen worden doorgegeven. Een geëxporteerde Excel-spreadsheet moet bijvoorbeeld worden versleuteld en voorzien van een wachtwoord voordat deze aan derden wordt doorgegeven.

Is de gFM-Business ERP-software geschikt voor GoBD?

gFM-Business ondersteunt de principes voor het juiste beheer en de opslag van boeken, records en documenten in elektronische vorm en voor toegang tot gegevens (GoBD). Met het geïntegreerde gebruikersbeheer kunt u de toegang tot de software op persoonsspecifieke basis instellen of beperken. Na het postproces kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht in documenten die relevant zijn voor het posten. Alle documenten worden automatisch gearchiveerd als PDF-bestanden wanneer ze worden afgedrukt of verzonden per e-mail. Houd er rekening mee dat elk bedrijf verantwoordelijk is voor de naleving van deze regeling en dat sommige elementen van de regeling, zoals onmiddellijke registratie, ook van toepassing zijn op processen buiten gFM-Business.

Kunnen gegevens van free/Basic worden overgezet naar Light/Pro na een upgrade?

Bij het upgraden van gFM-Business free of Basic naar gFM-Business Light of Professional kunnen alle gegevens van de oude versie eenvoudig worden overgezet naar de nieuwe Light of Professional versie.

Kunnen aangepaste afdruklay-outs worden overgezet van gratis naar Light/Pro?

Als u aangepaste afdruklay-outs hebt in de freewareversie of in gFM-Business Basic, kan het bestand "gFM_Print_Layouts" niet worden overgedragen wanneer u een upgrade uitvoert naar gFM-Business Light of Professional. U kunt zien hoe u eenvoudig alle aangepaste afdruklay-outs van de freewareversie kunt overbrengen naar gFM-Business Light of Professional in dit artikel.

Hoe download ik gFM-Business op mijn computer?

Hieronder vindt u alle versies van de bedrijfssoftware gFM-Business om te downloaden. Nadat u op de knop hebt geklikt, ontvangt u een e-mail met uw persoonlijke downloadlink voor gFM-Business.

 gFM-Bedrijfsleven Light

Inclusief FileMaker Pro Runtime, proefversie voor installatie

 gFM-Bedrijfsprofessional

Vereist Claris FileMaker Pro versie 17 of hoger (Proefversie downloaden)

Functies, bediening en navigatie

Waar kan ik de documentatie voor gFM-Business vinden?

In alle versies van gFM-Business is er een gebruikershandleiding in de map "Documentatie" van de gFM Business-documentmap. Standaard bevindt de gFM-Business-documentenmap zich in de documentenmap van de aangemelde gebruiker. De contextgevoelige help kan worden opgeroepen in de werkbalk met het vraagtekensymbool [?] in elk gFM Business-scherm.

Zijn er video-handleidingen voor gFM-Business?

Ja, we hebben verschillende video tutorials en introductievideo's gepubliceerd voor het gFM-Business facturatieprogramma. Alle video's kunnen worden bekeken op de Video-instructies of rechtstreeks in de bedrijfssoftware gFM-Business. Om video's op te roepen in gFM Business, klikt u op het pictogram "Video's" aan de rechterkant van de werkbalk.

Waarin verschillen de verschillende versies?

De bedrijfssoftware gFM-Business is beschikbaar op twee platforms. De freewareversie gFM-Business free en gFM-Business Basic hebben een beperkt aantal functies in vergelijking met gFM-Business Light en Professional. gFM-Business Light heeft hetzelfde aantal functies als gFM-Business Professional met uitzondering van de groepskalender, die alleen beschikbaar is in de Professional-versie. In onze Vergelijking van versies vindt u alle beschikbare functies met een vergelijking van de versie waarin de functie beschikbaar is. De functionele omvang van gFM-Business Basic komt overeen met die van gFM-Business free zonder gegevensrecordlimiet.

Functioneel bereik van gFM-Business free en Basic

Functioneel bereik van gFM-Business Light en Professional (Light zonder kalender)

Hoe en in welke versies kunnen afdruklay-outs worden aangepast?

De software "FileMaker Pro" is vereist om afdruklay-outs aan te passen. Met FileMaker Pro kunnen alle afdruklay-outs in alle versies van gFM-Business worden aangepast en uitgebreid. gFM-Business Light en Professional ondersteunen ook het toevoegen van nieuwe afdruklay-outs of het dupliceren en bewerken van bestaande afdruklay-outs. Alle informatie over het bewerken van afdruklay-outs met FileMaker Pro vindt u in de gFM Bedrijfsdocumentatie.

Wat zijn de verschillen tussen gFM-Business Custom en de open licentie?

Met gFM-Bedrijf op maat kunt u alle schermmaskers en lijstweergaven aanpassen en uitbreiden volgens uw individuele vereisten. gFM-Business Custom bevat een account waarmee de FileMaker lay-outmodus kan worden geopend om de juiste wijzigingen aan te brengen. gFM-Business Custom kan ook door ons worden uitgebreid met nieuwe tabellen, velden en functies.

De open licentie van gFM-Business bevat een account waarmee alle FileMaker-functies toegankelijk zijn. Naast de lay-outmodus kunnen ook scripts, waardenlijsten, aangepaste functies, gegevensbronnen en alle andere databasespecifieke parameters worden bewerkt. Kopers van een open licentie kunnen de software dus volledig aanpassen en uitbreiden volgens hun individuele vereisten.

Kunnen gebruikersrechten worden toegewezen en gebieden worden geblokkeerd voor gebruikers?

Ja, het gebruikersbeheer bevat de mogelijkheid om voor alle modules afzonderlijk gebruikersrechten toe te wijzen. Zowel het hoofdmenu als de interne navigatie kan per gebruiker worden aangepast. Zowel individuele menu-items als volledige modules kunnen getoond of verborgen worden. Vele andere aangepaste instellingen zijn beschikbaar voor elke gebruiker.

Biedt goFileMaker.de training aan voor gFM-Business of FileMaker?

Ja, training voor gFM-Business of FileMaker kan worden uitgevoerd per telefoon en onderhoud op afstand of, op verzoek, op locatie.

Is gFM-Business geschikt voor meerdere clients?

gFM-Business Professional is geschikt voor meerdere clients en ondersteunt het gebruik van een willekeurig aantal clients met afzonderlijke bedrijfsmasters en afzonderlijke nummerreeksen voor documenten. gFM-Business free, Basic en Light zijn niet geschikt voor meerdere clients.

Kunnen ontvangstbewijzen en begeleidende brieven in meerdere talen worden gemaakt?

Ja, het printlay-outbestand is open in alle versies en kan worden bewerkt met FileMaker Pro. gFM-Business Light en Professional maken het ook mogelijk om nieuwe printlay-outs toe te voegen en bevatten alle documenten al in het Engels. Andere anderstalige of afwijkende document- en ontvangstsjablonen kunnen eenvoudig worden gemaakt op basis van een bestaande sjabloon.

Welke gegevens kunnen worden geïmporteerd uit andere systemen?

Met gFM-Business kunt u klantadressen en artikelstamgegevens importeren vanuit elke gegevensbron. De veldvolgorde kan direct tijdens het importeren worden aangepast. Als andere gegevens dan klantadressen en artikelstamgegevens uit systemen van derden moeten worden geïmporteerd, kunnen we optioneel een handmatige import laten uitvoeren.

Welke online bankprogramma's worden ondersteund door gFM-Business?

gFM-Business ondersteunt het rechtstreeks importeren van rekeningafschriften onder Mac OS X van Bank X, MacGiro en StarMoney. De software ondersteunt ook de MT940-indeling volgens de Swift-standaard en kan daarom normaal gesproken met elk programma voor internetbankieren werken.

Hoe kunnen gegevens worden overgedragen aan een belastingadviseur?

Boekhoudkundige documenten zoals facturen en creditnota's worden automatisch geboekt in het kasboek in gFM Business. Hiervoor worden de vooraf gespecificeerde rekeningen gebruikt. Alle boekingen vanuit het kasboek kunnen ofwel via het geïntegreerde DATEV-interface of in elk tekstformaat (.txt of .csv) of als Excel-spreadsheet.