13.1 Bewerken en toevoegen

13.1 Afdruklay-outs bewerken, aanpassen en toevoegen

In alle versies van gFM-Business kunnen alle afdruklay-outs worden aangepast en uitgebreid met FileMaker Pro (of -Advanced). Om een afdruklay-out aan te passen, schakelt u in gFM-Business eerst over naar Instellingen > Lay-outs afdrukken.

Selecteer nu de functie voor de gewenste afdruklay-out Lay-out oproepen knop. gFM-Business opent dan de geselecteerde afdruklay-out in het bestand gfmw_Drucklayouts.fmp12 en er verschijnt een dialoogvenster waarin wordt uitgelegd hoe u naar de lay-outmodus kunt overschakelen om het document te bewerken of een nieuw document toe te voegen. Nadat u de vraagdialoog hebt bevestigd, bevindt u zich in de gewenste lay-out en kunt u overschakelen naar de lay-outmodus om het document te bewerken of een nieuw document te maken.

13.1.1 Documenten bewerken en toevoegen in lay-outmodus

Als u zich in de gewenste lay-out bevindt of een nieuw document wilt toevoegen, selecteert u de functie Weergave > Lay-outmodus of druk op de toetsencombinatie

- (Mac) of - (Windows)

Het bestand met de afdruklay-out staat nu in de lay-outmodus en u kunt alle lay-outs bewerken. Je herkent de opmaakmodus aan de pictogrammen en knoppen in de FileMaker werkbalk, waarvan de pictogrammen zijn veranderd van pictogrammen in de opmaakmodus in pictogrammen die nodig zijn voor het bewerken in de opmaakmodus:

FileMaker Pro lay-outs bepalen hoe gegevens eruit zien wanneer ze worden weergegeven, afgedrukt, gecombineerd in een rapport, doorzocht en ingevoerd. Lay-outs worden soms "rapporten" genoemd, vooral in gedrukte vorm.

In het bestand gFM_Print_layouts.fmp12 kun je een willekeurig aantal afdruklay-outs maken (bijv. lay-outs voor correspondentie, statistieken, lijsten, flyers of zelfs adresetiketten). Je kunt een lay-out wijzigen zonder je gegevens of andere lay-outs in het bestand te beïnvloeden. Lay-outs kunnen bepaalde velden bevatten en andere uitsluiten. Als je de gegevens in een veld wijzigt (in scrollmodus), worden de wijzigingen in dit veld voor dezelfde gegevensrecord weerspiegeld in alle lay-outs in het bestand.

13.1.2 Uitleg van lay-outtypes

In de volgende secties wordt elke lay-out beschreven die u kunt maken met de wizard Nieuwe lay-out.

• Lijst, verslag - Gebruik een Lijst, rapportopmaak als je meerdere gegevensrecords in rijen wilt afdrukken (een lijst met gegevensrecords). Je kunt de wizard Nieuwe opmaak gebruiken om veel varianten van de opmaak Lijst, rapport te definiëren. Je kunt een lay-out maken met eenvoudige gegevensrijen en -kolommen of een complex rapport met gegevens gegroepeerd op gespecificeerde waarden met subtotalen en eindtotalen. Een opmaak Lijst, rapport bevat de geselecteerde velden in de opgegeven volgorde van links naar rechts, met veldnamen als kolomtitels.
• Formulieren, documenten - Gebruik een lay-out van het formuliertype als je meerdere velden van een gegevensrecord op één formulier wilt afdrukken (bv. serieverzending, annuleringsbevestiging, enz.). Formulieren bestaan normaal uit een koptekst, en in het geval van documenten die uit meerdere pagina's bestaan, een 1e pagina koptekst, gegevenssectie en een voettekst.
• Etiketten - Gebruik een etiketindeling om velden te ordenen voor afdrukken op een van de vooraf gedefinieerde standaardetiketformaten. (FileMaker Pro biedt de afmetingen van een groot aantal standaardetikettypes waaruit u kunt kiezen). Als het gewenste etikettype niet beschikbaar is, kunt u aangepaste etiketafmetingen opgeven.
• Envelop - Gebruik een envelop lay-out om de geselecteerde velden te rangschikken voor afdrukken op een standaard envelop.

13.1.3 Bestaande afdruklay-outs dupliceren

Het afdruksysteem gFM-Business bevat al veel formulier- en lijstweergaven waarvan de lay-out vaak kan worden hergebruikt voor een nieuwe lijst of een nieuw document. Dit zijn verschillende documenten met de oorspronkelijke tabellen klanten, adressen, aanbiedingsartikelen, enz. Om een bestaande lay-out over te nemen, selecteer je eerst een afdruklay-out die zo dicht mogelijk bij de nieuw te maken lay-out ligt. De opmaak waarvan de elementen moeten worden gekopieerd, moet vervolgens worden gedupliceerd (Lay-outs > Dubbele lay-out). Je kunt de afdruklay-out nu een naam geven, aanpassen en bewerken.

• Nadat de opmaak is gedupliceerd, moeten eerst de instellingen voor het nieuw aangemaakte document worden gemaakt. Het dialoogvenster voor de lay-outinstellingen wordt geopend in het menu onder Lay-outs > Lay-out instellingen open.
• In het veld Naam lay-out Voer een betekenisvolle naam in voor het nieuwe document.
• In het pop-upmenu Gegevensrecords weergeven van kunt u de brontabel selecteren waarvan de gegevensrecords op de lay-out moeten worden weergegeven. De brontabel moet ook geselecteerd zijn in de instellingen in de Lay-outs afdrukken worden ingevoerd.
• Onder de knop Registreren [Views] kun je aangeven of het een formulier (formulierweergave) of een lijst (lijstweergave) is en een standaardweergave selecteren.
• Onder de knop Registreren [Afdrukken] kun je vaste paginamarges instellen en het afdrukken in kolommen activeren. Met afdrukken in kolommen wordt tekst in een tekstveld automatisch uitgevoerd in het opgegeven aantal kolommen.
• Klik op de knop [OK] Uw instellingen worden opgeslagen in de huidige afdruklay-out.

13.1.4 De afdruklay-out toewijzen en configureren

Nadat een nieuwe afdruklay-out is gemaakt, moeten eerst de instellingen voor het nieuw gemaakte document worden gemaakt. Deze instellingen worden gemaakt in gFM-Business onder Instellingen > Lay-outs afdrukken gemaakt.

Een nieuwe afdruklay-out wordt pas weergegeven in het afdrukdialoogvenster als deze is toegewezen aan het bijbehorende programmadeel. Tijdens het proces kunnen verdere instellingen worden gemaakt:

• Papierformaat- het papierformaat van de overeenkomstige lay-out
• Module- Toewijzing bij welk programmaonderdeel de lay-out hoort
• Tabel (TOC)- Toewijzing van de stamtafel voor de opgegeven lay-out
• Functie(optioneel) - Toewijzing van een functie die moet worden uitgevoerd tijdens het afdrukken
• Type lay-out- Document of lijst
• Archiveringspad- Pad waaronder PDF-documenten van dit document moeten worden opgeslagen

13.1.5 Werken met objecten in een lay-out

Een object is een enkel element - een veld, een tekstobject, een grafisch object (bv. een ellips of een geïmporteerde afbeelding) of een uitsnede - dat je kunt vergroten of verkleinen, selecteren, verplaatsen, verwijderen, kopiëren, opmaken en op andere manieren kunt wijzigen. Objecten in een lay-out plaatsen om het ontwerp visueel te verbeteren. Je gebruikt speciale gereedschappen uit het gereedschapspalet in de statuswerkbalk om met elk objecttype te werken (via Werkbalk Beeld > Status).

13.1.6 Objecten selecteren

Om met een object in een opmaak te werken, moet je het eerst selecteren in de opmaakmodus. De hoeken van het geselecteerde object hebben kleine zwarte vierkantjes, zogenaamde actieve punten. Om een object te selecteren, klik je op de selectiepijl in het gereedschapspalet. De aanwijzer krijgt de vorm van een pijl. Voer vervolgens een van de volgende acties uit:

• Selecteer een object- Klik op het object met de pijl van de muis. Als het object transparant is, klik dan op de rand ervan
• Meerdere objecten selecteren- Sleep een selectiekader om de objecten te omsluiten of houd de Shift-toets ingedrukt terwijl je op elk object afzonderlijk klikt.
• Alle objecten selecteren- Menubalk Bewerken > Alles selecteren
• Selecteer alle velden- Klik op een veld met de muispijl, houd dan ingedrukt en selecteer Bewerken > Alles selecteren.
• Een uittreksel- Gebruik de pijl van de muis om te klikken op de grens van een sectie of een ander gebied binnen de sectie dat geen object bevat.
• Geselecteerde objecten deactiveren- Klik in een leeg gebied van de lay-out of op een gereedschap in het gereedschapspalet. Als er meerdere objecten geactiveerd zijn, druk dan op de Shift-toets terwijl je klikt.

Opmerking: Als de actieve punten van een object grijs zijn in plaats van zwart, is het object gefixeerd. De fixatie kan dan worden geannuleerd via het contextmenu van de rechtermuisknop.

Je kunt gedetailleerde instellingen maken voor een object in de inspecteur wanneer de lay-outmodus geactiveerd is. Als de inspecteur niet geopend is, kan deze worden geopend in de menubalk onder [Beeld > Inspecteur]. kan worden geopend.

13.1.7 Werken met velden in een lay-out

Zodra je een lay-out hebt gemaakt, kun je velden toevoegen, ongewenste velden verwijderen en de opmaak definiëren waarin de gegevens moeten worden weergegeven. Velden in een lay-out zijn objecten die je kunt selecteren, verplaatsen, schalen en vervormen. In de lay-outmodus geeft elk veld zijn veldnaam weer, opgemaakt met attributen voor lettertype, grootte, stijl, uitlijning, regelafstand en kleur. Alle velden behalve mediavelden gebruiken basislijnen om aan te geven waar de gegevens verschijnen in paginamodus, zodat je de velden op elkaar kunt uitlijnen. Om de standaardopmaak, het uiterlijk en het gedrag van een nieuw veld in te stellen, selecteer je de optie Opties, zonder dat een veld is geselecteerd. FileMaker Pro wijst deze standaardwaarden toe aan alle velden die later worden toegevoegd.

13.1.8 Velden in een lay-out plaatsen en verwijderen

Je kunt een veld overal en zo vaak als je wilt in een lay-out plaatsen.

• In de lay-outmodus selecteert u de lay-out waaraan u wilt werken in het pop-upmenu Lay-out op de statusbalk.
• Houd de muisknop ingedrukt en sleep een veld van het veldgereedschap naar de gewenste positie in de lay-out. Laat de muisknop pas los als het veld op de gewenste positie staat.
• Selecteer in het dialoogvenster Veld specificerenom het veld te selecteren dat moet worden geplaatst.
• Je kunt een veld uit een andere tabel selecteren door de tabel te selecteren in de tabellijst boven de veldlijst. Selecteer vervolgens een veld uit de veldlijst.
• Selecteer Etikettering in het veldom de veldnaam automatisch als tekst op te nemen in de opmaak.
• Klik op de knop [OK].

De veldnaam wordt in de lay-out in het overeenkomstige veld weergegeven, tenzij u de weergave van voorbeeldgegevens uit het huidige gegevensrecord hebt geactiveerd (Beeld > Tonen > Voorbeeldgegevens). Velden uit gerelateerde tabellen worden weergegeven als gerelateerd::veldnaam (voorafgegaan door twee dubbele punten).

Om een veld door een ander veld te vervangen, dubbelklik je op het veld in de lay-outmodus, selecteer je een andere veldnaam in het dialoogvenster Veld opgeven en klik je op de knop [OK].

Als u een veld uit een lay-out wilt verwijderen, selecteert u het veld in de lay-outmodus en drukt u op de backspace- of delete-toets of selecteert u Bewerken > Verwijderen.