10.9 Facturering > Bestellingen

10.9 Facturering > Bestellingen

Onder Facturatie > Bestellingen Alle eerder aangemaakte inkooporders voor inkoop kunnen worden teruggevonden in de ordergeschiedenis en er kunnen nieuwe inkooporders worden aangemaakt. De eenvoudigste manier om een inkooporder aan te maken voor een bestaande klant is door de knop Nieuwe bestellingdie u kunt vinden in het programmadeel Klanten beschikbaar is. Als een bestelling rechtstreeks in de Facturatie > Bestellingen gemaakt, kan de gewenste klant ook worden ingevoerd in de Klantnummer geselecteerd worden. Een order kan ook worden aangemaakt op basis van een offerte of een order. Selecteer hiervoor de functie Bestel aanmaken van.

10.9.1 Velden in Factuur > Bestellingen

• Bedrijf/Naam (Bedrijfsnaam of achternaam, afzonderlijk voor de leverancier en voor het afleveradres)
• Bedrijf/voornaam (Bedrijfsnaam of voornaam, apart voor de leverancier en voor het afleveradres)
• Straat/huisnummer (Straat en huisnummer, afzonderlijk voor de leverancier en voor het afleveradres)
• Land/PLZ/stad (Landcode, postcode en plaats, afzonderlijk voor de leverancier en voor het afleveradres).
• Bestel ID (Unieke ID van de bestelling, wordt automatisch gegenereerd tijdens het aanmaken volgens het patroon beschreven onder Instellingen > Voorkeuren > Facturering werd opgegeven voor bestelnummers)
• datum (datum van bestelling)
• Leverancier ID (klantnummer van de leverancier)
• Besteller ID (Klantnummer van de besteller voor afleveradres, kan identiek zijn aan de ID van de leverancier of leeg zijn)
• Adres (adresnummer van de leverancier)
• Positie: Nee. (Volgnummer van het item voor sorteren binnen het document)
• Positie: Opslaglocatie (Opslaglocatie van de huidige positie)
• Positie: Boekingshoeveelheid (aantal items geboekt in het magazijn)
• Positie: Boekingsdatum (datum van de voorraadboeking)
• Positie: Hoeveelheid (aantal producten op de huidige positie)
• Positie: Artikelnr. (artikelnummer van de huidige positie)
• Positie: Artikelomschrijving (artikelbeschrijving van de huidige positie)
• Positie: BTW (BTW-tarief van de huidige positie)
• Positie: Enkel net (Nettoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Enkel bruto (brutoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Totaal bruto (bruto totale prijs van de huidige positie)
• Positie: Item beschrijving (Beschrijving van het huidige item)
• Positie: Status (Status van de huidige positie)
• Betaalmethode (Betalingsmethode volgens welke de bestelling moet worden betaald)
• Status afdrukken (Status, of en wanneer de bestelling is afgedrukt)
• Opmerkingen (Commentaar op de bestelling, alleen zichtbaar in de database)
• Kop (Kopregel op de bestelling, zichtbaar op het ontvangstbewijs)
• Voettekst (Voettekst op de bestelling, zichtbaar op de kassabon)
• Subtotaal (Subtotaal van de bestelling, netto en bruto)
• Korting (Toegekende korting, netto en bruto)
• Belasting toegevoegde waarde (BTW inbegrepen in de bestelling)
• Totaal bedrag (totaalbedrag van de bestelling, netto en bruto)
• Status goederenontvangst (Status, of goederen zijn ontvangen)
• Datum van goederenontvangst (datum van ontvangst van goederen)
• Factuurstatus (Status na ontvangst van de factuur van de leverancier)
• Factuur van (datum factuur leverancier)
• Factuurnr. (Factuurnummer van de factuur van de leverancier)
• Factuur verschuldigd op (vervaldatum van de leveranciersfactuur)
• Registreer [+]: Vrije velden (Tot 20 vrij definieerbare velden per document)

10.9.2 Functies in Facturering > Bestellingen

• Nieuwe bestelling - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe ordergegevensrecord aan te maken. Er wordt automatisch een nieuw order-ID gegenereerd.
• Dubbele bestelling - Dupliceert de opgeroepen order inclusief alle documentitems.
• Bestelling afdrukken - Opent het afdrukdialoogvenster om een order naar een printer uit te voeren.
• Per e-mail verzenden - Opent het afdrukdialoogvenster om de bestelling per e-mail te verzenden.
• Stuur alle - Deze functie kan worden gebruikt om alle momenteel opgeroepen bestellingen per e-mail te verzenden. Gegevensrecords waarvoor geen e-mailadres voor de ontvanger is ingevoerd, worden met deze functie overgeslagen.
• Voorraden plaatsen - Deze functie boekt de voorraad van alle items in het document naar een magazijn, op voorwaarde dat er een opslaglocatie is opgegeven in de items. Na succesvolle boeking worden de velden [Opslaglocatie], [Boekingshoeveelheid] en [Reserveringsdatum]. groen gemarkeerd in de positie.
• Inventaris bestellen - Voegt alle items van de bestelling in voorraadbeheer toe aan de bedrijfsinventaris.
• Bestelling verwijderen - Verwijdert de huidige ordergegevensrecord inclusief alle toegewezen items uit de database.

10.9.3 Contextgevoelige functies in Facturering >Orders

• Nieuwe positie - Wordt gebruikt om een nieuw item te maken. De cursor springt naar de laatste regel van de itemgegevensrecords om een nieuw item te maken.
• Dubbele positie - Deze functie kan worden gebruikt om het geselecteerde item te dupliceren, waarna een nieuw item wordt gemaakt met identieke veldinhoud als het geselecteerde item.
• < Positie terug - Sorteert het geselecteerde item in het document één positie terug.
• > Positie vóór - Schuift het geselecteerde item in het document één positie op.
• Postinventaris - Deze functie boekt de voorraad van het geselecteerde item als er een opslaglocatie is opgegeven in het item. Na het boeken worden de velden [Opslaglocatie], [Boekingshoeveelheid] en [Reserveringsdatum]. groen gemarkeerd in de positie.
• Plaats alle voorraden - Deze functie boekt de voorraad van alle items in het document naar een magazijn, op voorwaarde dat er een opslaglocatie is opgegeven in de items. Na succesvolle boeking worden de velden [Opslaglocatie], [Boekingshoeveelheid] en [Reserveringsdatum]. groen gemarkeerd in de positie.
• Inventarisartikel - Voegt het geselecteerde item toe aan de bedrijfsinventaris in voorraadbeheer.
• Positie verwijderen - Verwijdert de geselecteerde positie uit de database.
• Geselecteerde verwijderen - Verwijdert alle geselecteerde items uit het geselecteerde document.

10.9.4 Facturering > Bestellingen > Gebeurtenissen

Als het vastleggen van gebeurtenissen is geactiveerd in de instellingen, worden alle veldwijzigingen of gemaakte processen die betrekking hebben op de opgeroepen bestelling weergegeven onder de knop Gebeurtenissen op het tabblad.

10.9.5 Nieuwe regelitems invoeren

Voer nieuwe bonitems in door te klikken op de [+] knop rechtsboven in de itemlijst, waarna een popover dialoog opent voor het invoeren van nieuwe bonitems. Het aantal in te voeren items kan worden ingesteld onder [Instellingen > Gebruiker > Dialogen]. kan voor elke gebruiker afzonderlijk een standaardwaarde worden opgegeven. Als je maar een paar items hebt opgeslagen in je item master, kun je nu een standaardwaarde instellen in het pop-upmenu van de [Artikelnr.] Selecteer het gewenste artikel. Voor aanvragen en bestellingen wordt het artikelnummer van de leverancier (artikelhoofdartikel: "Artikelnr. leverancier") in dit veld weergegeven.

Aankoopprijs bewerken

Als u de aankoopprijs van het artikel wijzigt in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe artikelitems, wordt deze wijziging van kracht in de artikelmaster en geldt deze dus voor alle toekomstige artikelen van dit artikel. In het veld [Formule/meting] de waarde in het veld [Hoeveelheid] worden automatisch berekend.

Hoeveelheid en artikelselectie

Voer gewoon de bijbehorende formule in (bijvoorbeeld 2*2+5) in het veld [Formule/meting] op. Extra kortingen en toeslagen kunnen worden ingevoerd in het dialoogvenster Itemdetails zodra het item is aangemaakt. Als er klantgerelateerde kortingen of toeslagen zijn ingevoerd voor dit artikel of deze artikelcategorie, wordt hier automatisch rekening mee gehouden wanneer een artikel wordt aangemaakt.

Door op het groene veld te klikken [Artikelnr.] opent het zoekdialoogvenster voor items om een item voor de positie te selecteren. Aan de rechterkant kan het item gedefinieerd worden als een alternatief item of tekstitem. Als het item itemattributen (productvarianten) heeft ingevoerd, kunnen deze worden geselecteerd voor het nieuwe item. Eventuele extra of gereduceerde prijzen worden automatisch toegevoegd aan de verkoopprijs wanneer het item wordt geselecteerd.

Klik op het [>] symbool voor het artikelnummer om een ander venster te openen waarin je een full-text zoekopdracht kunt uitvoeren naar alle opgeslagen artikelen.

In het veld [Zoekterm] om de lijst in realtime te filteren. In het veld [Sorteer] kun je een sorteervolgorde selecteren voor de weergegeven lijst. Als er meerdere items zijn geselecteerd, worden alle items overgebracht naar het document in de volgorde van de geselecteerde sorteervolgorde.

• Om een enkel item aan de bon toe te voegen, klik je gewoon op het gewenste item. Het zoekvenster wordt dan gesloten en het geselecteerde item wordt ingevoegd in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe regelitems.
• Als je meerdere items tegelijk aan de kassabon wilt toevoegen, voer je het gewenste aantal in vóór het item. Nadat u op de knop [Selectie toevoegen] worden alle overeenkomstige artikelen automatisch in het document ingevoegd.

Vrije tekstposities

Vrije tekstitems kunnen nu worden toegevoegd aan alle vouchers in gFM-Business Light en Professional. Als de optie [Tekstpositie] is geselecteerd, bevat het positiedialoogvenster alleen een veld voor het selecteren van een tekstartikel en een tekstveld voor het invoeren van een vrije tekst.

Tekstitems in documenten gedragen zich op dezelfde manier als normale items en kunnen omhoog of omlaag worden verplaatst in het document. Op deze manier kunnen documentitems bijvoorbeeld worden verdeeld in gebieden en deze gebieden kunnen elk worden beschreven met een tekstitem. Tekst items worden automatisch overgezet naar het nieuwe document wanneer je converteert naar een ander documenttype, net als normale items.

10.9.6 Prijzen in artikelen bewerken

Door te klikken op een eenheidsprijs of totaalprijs van een item wordt een popover-dialoog geopend waarin de netto- of bruto-eenheidsprijs kan worden bewerkt. De popover-dialoog is ook beschikbaar met alle velden in de zoekmodus om documenten volgens deze criteria te selecteren.

Item korting of toeslag toevoegen

In de roodgekleurde velden kan een korting worden ingevoerd als een percentage, netto of bruto waarde die van toepassing is op de overeenkomstige regel. De groengekleurde velden kunnen een toeslag bevatten, die als bruto, netto of procentuele waarde kan worden ingevoerd. Met klantgerelateerde kortingen en toeslagen wordt automatisch rekening gehouden wanneer het artikel wordt aangemaakt.

10.9.7 Alle gekoppelde documenten in de documentgeschiedenisbalk

De titelbalk van de bonhistorie bevat nu ook een popover-venster waarin alle bijbehorende bonnen van de opgeroepen bon worden weergegeven en met een muisklik kunnen worden opgeroepen. Als er voor een bon meerdere identieke opvolgende documenten zijn, wordt de bijbehorende titel vet en rood gemarkeerd.