10.9 Facturation > Commandes

10.9 Facturation > Commandes

Sur Facturation > Commandes se trouvent toutes les commandes créées jusqu'à présent pour l'achat et de nouvelles commandes peuvent être créées. La manière la plus simple de créer une commande pour un client existant est d'utiliser la fonction Nouvelle commandequi a été créé dans la partie du programme Clients est disponible. Si une commande est passée directement dans la partie de programme Facturation > Commandes le client souhaité peut également être saisi dans le champ Numéro de client peut être sélectionné. Une commande peut également être créée sur la base d'une offre ou d'une commande. Pour cela, sélectionnez la fonction Créer une commande de.

10.9.1 Champs dans Facturation > Commandes

• Société/nom (nom de la société ou nom de famille, séparément pour le fournisseur et pour l'adresse de livraison)
• Société/Prénom (Nom ou prénom de la société, séparément pour le fournisseur et pour l'adresse de livraison)
• Rue/numéro de maison (rue et numéro, séparément pour le fournisseur et pour l'adresse de livraison)
• Pays/PLZ/Lieu (code pays, code postal et ville, séparément pour le fournisseur et pour l'adresse de livraison).
• ID de commande (ID unique de la commande, généré automatiquement lors de la création selon le modèle défini sous Préférences > Préférences > Facturation pour les numéros de commande)
• Date (date de la commande)
• ID du fournisseur (numéro de client du fournisseur)
• ID de l'acheteur (numéro de client de l'acheteur pour l'adresse de livraison, peut être identique au numéro d'identification du fournisseur ou vide)
• Numéro d'adresse (numéro d'adresse du fournisseur)
• Position : n (numéro d'ordre du poste pour le tri dans le document)
• Position : Lieu de stockage (emplacement de stockage de la position actuelle)
• Poste : quantité d'écritures (nombre de positions enregistrées dans l'entrepôt)
• Poste : date comptable (date de l'enregistrement en stock)
• Position : Nombre (nombre de produits de la position actuelle)
• Position : N° d'article (numéro d'article de la position actuelle)
• Position : Désignation de l'article (désignation de l'article de la position actuelle)
• Poste : TVA (taux de TVA de la position actuelle)
• Poste : Individuel net (prix unitaire net de la position actuelle)
• Poste : Individuel brut (prix unitaire brut de la position actuelle)
• Poste : Total brut (prix brut total de la position actuelle)
• Position : Description de l'article (description de l'article de la position actuelle)
• Position : État (statut de la position actuelle)
• Mode de paiement ( mode de paiement selon lequel la commande doit être payée)
• État de l'impression (statut, si et quand la commande a été imprimée)
• Remarques (Remarques sur la commande, visibles uniquement dans la base de données)
• En-tête (En-tête sur la commande, visible sur le document)
• Pied de page (pied de page sur la commande, visible sur le justificatif)
• Sous-total (Sous-total de la commande, net et brut)
• Réduction (Remise éventuellement accordée, nette et brute)
• Taxe sur la valeur ajoutée (TVA incluse dans la commande)
• Somme totale (montant total de la commande, net et brut)
• Statut de la réception des marchandises (statut, si la marchandise a été reçue)
• Date de réception des marchandises (date de réception des marchandises)
• Statut de la facture (statut à la réception de la facture du fournisseur)
• Facture du (date de la facture du fournisseur)
• N° de facture (numéro de la facture du fournisseur)
• Date d'échéance de la facture (date d'échéance de la facture du fournisseur)
• Registre [+] : Champs libres (jusqu'à 20 champs librement définissables par document)

10.9.2 Fonctions dans Facturation > Commandes

• Nouvelle commande - Cette fonction permet de créer un nouvel enregistrement de commande. Un nouvel identifiant de commande est alors automatiquement généré.
• Dupliquer la commande - Duplique la commande appelée, y compris tous les postes du document.
• Imprimer la commande - Ouvre la boîte de dialogue d'impression pour éditer une commande sur une imprimante.
• Envoyer par e-mail - Ouvre la boîte de dialogue d'impression pour envoyer la commande par e-mail.
• Envoyer tout - Cette fonction permet d'envoyer par e-mail toutes les commandes actuellement consultées. Les enregistrements dont le destinataire n'a pas d'adresse e-mail sont ignorés par cette fonction.
• Enregistrer les stocks - Cette fonction enregistre le stock de marchandises de tous les postes contenus dans le document dans un magasin, à condition qu'un magasin ait été indiqué dans les postes. Une fois l'enregistrement effectué avec succès, les champs [lieu de stockage], [Quantité comptabilisée] et [date comptable] en vert dans le poste.
• Commande d'inventaire - Ajoute à l'inventaire de l'entreprise tous les postes de la commande dans la gestion de l'inventaire.
• Supprimer la commande - Supprime l'enregistrement de commande actuel, y compris toutes les positions attribuées, de la base de données.

10.9.3 Fonctions contextuelles dans Facturation >Commandes

• Nouvelle position - Sert à créer une nouvelle position. Le curseur se déplace alors vers la dernière ligne des enregistrements de poste pour créer un nouveau poste.
• Dupliquer le poste - Cette fonction permet de dupliquer la position sélectionnée, après quoi une nouvelle position est créée avec un contenu de champ identique à la position sélectionnée.
• < Position en arrière - Trie la position sélectionnée dans le document d'une position en arrière.
• > Position avant - Trie la position sélectionnée dans le document d'une position vers l'avant.
• Enregistrer le stock - Cette fonction enregistre le stock de marchandises du poste sélectionné, à condition qu'un magasin ait été indiqué dans le poste. Une fois l'enregistrement effectué avec succès, les champs [lieu de stockage], [Quantité comptabilisée] et [date comptable] en vert dans le poste.
• Enregistrer tous les stocks - Cette fonction enregistre le stock de marchandises de tous les postes contenus dans le document dans un magasin, à condition qu'un magasin ait été indiqué dans les postes. Une fois l'enregistrement effectué avec succès, les champs [lieu de stockage], [Quantité comptabilisée] et [date comptable] en vert dans le poste.
• Position par rapport à l'inventaire - Ajoute la position d'article sélectionnée à l'inventaire de l'entreprise dans la gestion de l'inventaire.
• Supprimer un poste - Supprime la position sélectionnée de la base de données.
• Supprimer les personnes sélectionnées - Supprime tous les postes sélectionnés du document appelé.

10.9.4 Facturation > Commandes > Evénements

Si l'enregistrement des événements a été activé dans les paramètres, toutes les modifications de champs ou opérations effectuées en rapport avec la commande appelée sont affichées sous le bouton d'onglet Événements.

10.9.5 Saisir de nouvelles positions de document

Saisissez de nouvelles positions de document en cliquant sur le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions, ce qui ouvre une boîte de dialogue popover pour la saisie de nouvelles positions de document. Le nombre d'articles à insérer peut être défini sous [Réglages > Utilisateur > Dialogues] une valeur par défaut peut être définie séparément pour chaque utilisateur. Si vous n'avez enregistré que quelques articles dans votre base de données articles, vous pouvez maintenant choisir dans le menu déroulant du champ [N° d'article] sélectionner l'article souhaité. Pour les demandes et les commandes, le numéro d'article du fournisseur (base de données articles : "N° d'article fournisseur") s'affiche à chaque fois dans ce champ.

Traiter le prix d'achat

Si vous modifiez le prix d'achat de l'article dans la boîte de dialogue d'ajout de nouvelles positions d'article, cette modification prend effet dans la base de données articles et s'applique donc à toutes les positions futures de cet article. Dans le champ [Formule/surépaisseur] la valeur du champ [nombre] être calculé automatiquement.

Nombre et sélection d'articles

Pour cela, il suffit de saisir la formule correspondante (par exemple 2*2+5) dans le champ [Formule/surépaisseur] est activée. Des remises et des suppléments supplémentaires peuvent être saisis dans la boîte de dialogue des détails de la position, dès que la position a été créée. Si des remises ou des suppléments liés au client ont été saisis pour cet article ou cette catégorie d'articles, ils sont automatiquement pris en compte lors de la création d'une position.

En cliquant sur le champ vert [N° d'article] la boîte de dialogue de recherche des articles s'ouvre pour sélectionner un article pour la position. À droite, la position peut être définie comme position alternative ou position de texte. Si l'article dispose d'attributs d'article enregistrés (variantes de produit), ceux-ci peuvent être sélectionnés pour la nouvelle position. Les éventuelles plus-values ou moins-values sont automatiquement ajoutées au prix de vente lors de la sélection.

Cliquez sur le symbole [>] devant le numéro d'article pour ouvrir une autre fenêtre dans laquelle vous pouvez effectuer une recherche plein texte pour tous les articles enregistrés.

Dans le champ [Critère de recherche] saisissez un terme (partiel) de votre choix pour filtrer la liste en temps réel. Dans le champ [Trier] vous pouvez sélectionner un ordre de tri pour la liste affichée. Si plusieurs articles ont été sélectionnés, tous les postes seront transférés dans le document dans l'ordre de l'ordre de tri que vous avez choisi.

• Pour ajouter un seul article au document, il suffit de cliquer sur l'article souhaité. La fenêtre de recherche se ferme et l'article sélectionné est inséré dans la boîte de dialogue permettant d'ajouter de nouvelles lignes au document.
• Pour insérer plusieurs articles en même temps dans le document, inscrivez le nombre souhaité devant l'article. Après avoir cliqué sur le bouton [Ajouter une sélection] tous les articles correspondants sont automatiquement insérés dans le document.

Positions de texte libres

Il est désormais possible d'insérer des positions de texte libres dans tous les documents dans gFM-Business Light et Professional. Si, lors de l'ajout d'un nouveau poste de document, l'option [position du texte] est sélectionné, la boîte de dialogue de position ne contient plus qu'un champ pour la sélection d'un article de texte ainsi qu'un champ de texte pour la saisie d'un texte libre.

Les positions de texte se comportent dans les documents de la même manière que les positions normales et peuvent être déplacées vers le haut ou vers le bas sur le document. De cette manière, les postes du document peuvent par exemple être divisés en zones et chaque zone peut être décrite par un poste de texte. Les positions de texte sont automatiquement reprises dans le nouveau document lors de la conversion en un autre type de document, comme les positions normales.

10.9.6 Modifier les prix dans les positions

En cliquant sur un prix unitaire ou total d'une position, une boîte de dialogue popover s'ouvre, dans laquelle le prix unitaire net ou brut peut être édité. La boîte de dialogue popover est également disponible avec tous les champs en mode recherche, afin de sélectionner les documents selon ces critères.

Ajouter un rabais ou un supplément de position

Les champs colorés en rouge peuvent contenir une remise sous forme de pourcentage, de valeur nette ou brute, qui s'applique au poste individuel concerné. Les champs colorés en vert peuvent contenir un supplément qui peut être saisi sous forme de valeur brute, nette ou en pourcentage. Les remises et les suppléments liés au client sont automatiquement pris en compte lors de la création du poste.

10.9.7 Tous les documents liés dans la barre d'historique des documents

La barre de titre de la barre d'historique des documents contient désormais également une fenêtre popover dans laquelle tous les documents correspondants du document appelé sont affichés et peuvent être appelés par un clic de souris. S'il existe plusieurs documents consécutifs identiques pour un document, le titre correspondant est mis en évidence en gras et en rouge.