10.7 Facturation > Rappels

10.7 Facturation > Rappels

Sur Facturation > Rappels se trouvent tous les rappels créés jusqu'à présent et de nouveaux rappels peuvent être créés. Le moyen le plus simple de créer un rappel pour un client existant est d'utiliser la fonction Nouveau rappelqui a été créé dans la partie du programme Clients est disponible. Si une note de crédit est établie directement dans la partie de programme Facturation > Rappels le client souhaité peut également être saisi dans le champ Numéro de client peut être sélectionné. Un rappel peut également être créé sur la base d'une facture existante. Pour cela, sélectionnez sous Factures la fonction Créer un rappel de.

10.7.1 Champs dans Facturation > Rappels

• Société/nom (Nom de la société ou nom de famille, séparément pour le destinataire du document et pour l'adresse de livraison)
• Société/Prénom (Nom ou prénom de la société, séparément pour le destinataire du document et pour l'adresse de livraison)
• Rue/numéro de maison (rue et numéro, séparément pour le destinataire du document et pour l'adresse de livraison)
• Pays/PLZ/Lieu (Code de pays, code postal et ville, séparément pour le destinataire du document et pour l'adresse de livraison).
• N° de rappel (ID unique du rappel, généré automatiquement lors de la création selon le modèle défini sous Préférences > Préférences > Facturationpour les numéros de rappel)
• Date (date du rappel)
• Numéro de client (numéro de client du destinataire du rappel)
• Numéro d'adresse (numéro d'adresse du destinataire du rappel)
• Position : n (numéro d'ordre du poste pour le tri dans le document)
• Position : Nombre (nombre de produits de la position actuelle)
• Position : N° d'article (numéro d'article de la position actuelle)
• Position : Désignation de l'article (désignation de l'article de la position actuelle)
• Poste : TVA (taux de TVA de la position actuelle)
• Poste : Individuel net (prix unitaire net de la position actuelle)
• Poste : Individuel brut (prix unitaire brut de la position actuelle)
• Poste : Total brut (prix brut total de la position actuelle)
• Position : Description de l'article (description de l'article de la position actuelle)
• Position : État (statut du poste)
• Mode de paiement (mode de paiement avec lequel le rappel doit être remboursé)
• Facture d'origine (facultatif - facture sur laquelle le rappel est initialement basé)
• Échéance le (date d'échéance du rappel)
• Niveau de relance (indique le nombre de rappels déjà envoyés)
• Niveau 1 dû le (date d'échéance du premier niveau de relance)
• Niveau de relance 2 (date d'échéance du deuxième niveau de relance)
• Remarques (Remarques sur le rappel, visibles uniquement dans la base de données)
• Notes (remarques sur le rappel, visibles sur le justificatif)
• Statut du document (Statut de la relance - Imprimée, remise à l'agence de recouvrement, procédure judiciaire d'injonction de payer ou payée)
• Sous-total (Sous-total de la relance, net et brut)
• Réduction TVA (taux de TVA sur lequel une éventuelle remise doit être imputée)
• Pourcentage de réduction (pourcentage de remise accordé en option)
• Réduction (Remise éventuellement accordée, nette et brute)
• Taxe sur la valeur ajoutée (TVA incluse dans le rappel)
• Somme totale (montant total du rappel, net et brut)

10.7.2 Fonctions dans Facturation > Rappels

• Nouveau rappel - Cette fonction permet de créer un nouvel enregistrement de rappel. Un nouveau numéro de rappel est alors automatiquement généré.
• Dupliquer un rappel - Duplique le rappel appelé, y compris tous les postes du document.
• > Niveau de relance 2 - Cette fonction permet de transférer le rappel au niveau de rappel 2. Le statut du document est modifié en conséquence.
• > Recouvrement de créances - Cette fonction permet de transmettre le rappel à un institut de recouvrement. Le statut du document est modifié en conséquence.
• > Judiciaire - Cette fonction permet de transférer le rappel à une procédure de rappel judiciaire. Le statut du document est modifié en conséquence.
• Imprimer un rappel - Ouvre la boîte de dialogue d'impression afin d'éditer le rappel appelé sur une imprimante.
• Envoyer par e-mail - Envoie le rappel appelé par e-mail. Dans le dialogue suivant, il est possible d'indiquer une adresse e-mail et, en option, une adresse pour une copie.
• Envoyer tout - Envoie tous les rappels appelés par e-mail. Les rappels dont l'adresse du document ne dispose pas d'une adresse e-mail enregistrée sont ignorés.
• Supprimer un rappel - Cette commande permet de supprimer le rappel appelé de la base de données.

10.7.3 Fonctions contextuelles dans Facturation > Rappels

• Nouvelle position - Sert à créer une nouvelle position. Le curseur se déplace alors vers la dernière ligne des enregistrements de poste pour créer un nouveau poste.
• Dupliquer le poste - Cette fonction permet de dupliquer la position sélectionnée, après quoi une nouvelle position est créée avec un contenu de champ identique à la position sélectionnée.
• < Position en arrière - Trie la position sélectionnée dans le document d'une position en arrière.
• > Position avant - Trie la position sélectionnée dans le document d'une position vers l'avant.
• Supprimer un poste - Supprime la position sélectionnée de la base de données.
• Supprimer les personnes sélectionnées - Supprime tous les postes sélectionnés du document appelé.

10.7.4 Facturation > Rappels > Evénements

Si l'enregistrement des événements a été activé dans les paramètres, toutes les modifications de champs ou opérations effectuées en rapport avec l'avoir appelé sont affichées sous le bouton d'onglet Événements.

10.7.5 Saisir de nouvelles positions de document

Saisissez de nouvelles positions de document en cliquant sur le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions, ce qui ouvre une boîte de dialogue popover pour la saisie de nouvelles positions de document. Le nombre d'articles à insérer peut être défini sous [Réglages > Utilisateur > Dialogues] une valeur par défaut peut être définie séparément pour chaque utilisateur. Si vous n'avez enregistré que quelques articles dans votre base de données articles, vous pouvez maintenant choisir dans le menu déroulant du champ [N° d'article] sélectionner l'article souhaité.

Traiter le prix d'achat

Si vous modifiez le prix d'achat de l'article dans la boîte de dialogue d'ajout de nouvelles positions d'article, cette modification prend effet dans la base de données articles et s'applique donc à toutes les positions futures de cet article. Dans le champ [Formule/surépaisseur] la valeur du champ [nombre] être calculé automatiquement.

Nombre et sélection d'articles

Pour cela, il suffit de saisir la formule correspondante (par exemple 2*2+5) dans le champ [Formule/surépaisseur] est activée. Des remises et des suppléments supplémentaires peuvent être saisis dans la boîte de dialogue des détails de la position, dès que la position a été créée. Si des remises ou des suppléments liés au client ont été saisis pour cet article ou cette catégorie d'articles, ils sont automatiquement pris en compte lors de la création d'une position.

En cliquant sur le champ vert [N° d'article] la boîte de dialogue de recherche des articles s'ouvre pour sélectionner un article pour la position. À droite, la position peut être définie comme position alternative ou position de texte. Si l'article dispose d'attributs d'article enregistrés (variantes de produit), ceux-ci peuvent être sélectionnés pour la nouvelle position. Les éventuelles plus-values ou moins-values sont automatiquement ajoutées au prix de vente lors de la sélection.

Cliquez sur le symbole [>] devant le numéro d'article pour ouvrir une autre fenêtre dans laquelle vous pouvez effectuer une recherche plein texte pour tous les articles enregistrés.

Dans le champ [Critère de recherche] saisissez un terme (partiel) de votre choix pour filtrer la liste en temps réel. Dans le champ [Trier] vous pouvez sélectionner un ordre de tri pour la liste affichée. Si plusieurs articles ont été sélectionnés, tous les postes seront transférés dans le document dans l'ordre de l'ordre de tri que vous avez choisi.

• Pour ajouter un seul article au document, il suffit de cliquer sur l'article souhaité. La fenêtre de recherche se ferme et l'article sélectionné est inséré dans la boîte de dialogue permettant d'ajouter de nouvelles lignes au document.
• Pour insérer plusieurs articles en même temps dans le document, inscrivez le nombre souhaité devant l'article. Après avoir cliqué sur le bouton [Ajouter une sélection] tous les articles correspondants sont automatiquement insérés dans le document.

Positions de texte libres

Il est désormais possible d'insérer des positions de texte libres dans tous les documents dans gFM-Business Light et Professional. Si, lors de l'ajout d'un nouveau poste de document, l'option [position du texte] est sélectionné, la boîte de dialogue de position ne contient plus qu'un champ pour la sélection d'un article de texte ainsi qu'un champ de texte pour la saisie d'un texte libre.

Les positions de texte se comportent dans les documents de la même manière que les positions normales et peuvent être déplacées vers le haut ou vers le bas sur le document. De cette manière, les postes du document peuvent par exemple être divisés en zones et chaque zone peut être décrite par un poste de texte. Les positions de texte sont automatiquement reprises dans le nouveau document lors de la conversion en un autre type de document, comme les positions normales.

10.7.6 Modifier les prix dans les positions

En cliquant sur un prix unitaire ou total d'une position, une boîte de dialogue popover s'ouvre, dans laquelle le prix unitaire net ou brut peut être édité. La boîte de dialogue popover est également disponible avec tous les champs en mode recherche, afin de sélectionner les documents selon ces critères.

Ajouter un rabais ou un supplément de position

Les champs colorés en rouge peuvent contenir une remise sous forme de pourcentage, de valeur nette ou brute, qui s'applique au poste individuel concerné. Les champs colorés en vert peuvent contenir un supplément qui peut être saisi sous forme de valeur brute, nette ou en pourcentage. Les remises et les suppléments liés au client sont automatiquement pris en compte lors de la création du poste.

Traiter le prix d'achat

Si vous modifiez le prix d'achat de l'article dans le dialogue d'ajout de nouvelles positions d'article, cette modification prend effet dans la base de données articles et s'applique donc à toutes les positions futures de cet article.

Traiter les dates de livraison

Pour chaque poste du document, il est possible d'indiquer une date de livraison sous la forme d'une date souhaitée et d'une date confirmée.

10.7.7 Affichage des recettes totales et de la marge bénéficiaire

En cliquant sur le total d'un document, une fenêtre popover s'ouvre avec des informations sur les recettes totales et la marge bénéficiaire du document consulté. Dans cette fenêtre popover, il est également possible d'indiquer une remise en pourcentage ou en montant absolu, qui s'applique à l'ensemble du document. Pour la remise, il est possible d'indiquer le taux de TVA auquel la remise doit s'appliquer.

10.7.8 Documents partiels avec tous les documents suivants en un coup d'œil

La fenêtre popover [État/Document de suivi]indique, pour chaque poste de document, sur quel document suivant le poste peut être trouvé. Le document suivant peut être appelé par un clic de souris.

La fenêtre contextuelle des documents liés est disponible dans les devis, les commandes, les bons de livraison et les factures. Si un document lié a été créé pour un poste, le bouton [État/Document de suivi] en rouge pour voir d'un coup d'œil quels postes d'un document ont déjà été traités.

10.7.9 Tous les documents liés dans la barre d'historique des documents

La barre de titre de la barre d'historique des documents contient désormais également une fenêtre popover dans laquelle tous les documents correspondants du document appelé sont affichés et peuvent être appelés par un clic de souris. S'il existe plusieurs documents consécutifs identiques pour un document, le titre correspondant est mis en évidence en gras et en rouge.