5. sélectionner et trier les enregistrements

Dans gFM-Business, il existe plusieurs possibilités de rechercher des enregistrements et de créer certaines sélections. Les enregistrements doivent généralement être trouvés dans deux cas :

  • Recherche ciblée d'un ensemble de données spécifique
  • Sélection d'une certaine quantité d'enregistrements selon des critères préalablement définis ; par exemple pour la création d'un mailing.

Pour la recherche ciblée d'un enregistrement particulier, on recherche par exemple le numéro de client, le numéro de facture ou le nom d'une entreprise. Pour cette recherche, il est possible d'utiliser soit le mode de recherche décrit ci-dessous, soit la recherche rapide dans une vue en liste (voir chapitre 5.6.1).

5.1 Le mode Recherche

En cliquant sur le bouton Rechercher dans la barre d'outils, le mode Recherche est activé (voir chapitre 5.4). Le mode Recherche se caractérise par le fait que tous les champs disposent d'un cadre en pointillés et d'un symbole de loupe. Le mode Recherche peut être appelé à partir de tous les layouts d'écran, sauf dans la partie de programme Réglages, car les réglages ne se composent que d'un seul enregistrement.

Après avoir accédé au mode de recherche, il est possible de saisir n'importe quel terme de recherche et de le combiner entre eux. Lors de l'exécution d'une requête de recherche, gFM-Business parcourt tous les enregistrements d'une table et compare les critères saisis avec les données de la base de données. Seuls les enregistrements qui répondent aux critères de recherche sont ensuite affichés dans la sélection. Les enregistrements trouvés, appelés Ensemble de résultatsest un sous-ensemble de tous les enregistrements existants dans la base de données appelée. Les enregistrements qui ne correspondent pas à la requête de recherche ne sont pas affichés et sont exclu. Avec le bouton Modifier la requête dans la barre d'outils, vous pouvez limiter ou étendre le jeu d'enregistrements trouvés (voir chapitre 5.2).

5.1.1 Recherche de texte

Recherchez du texte ou des passages de texte dans les champs de texte. À moins que vous ne recherchiez des combinaisons de mots et des correspondances exactes, le champ trouvé peut contenir non seulement le texte indiqué, mais aussi d'autres valeurs dans n'importe quel ordre. Par exemple, si vous saisissez "hôtel" dans le champ "entreprise", gFM-Business trouvera des enregistrements pour "hôtel", "hôtel bien-être" et "hôtel & restaurant".

Mots commençant par certains caractères :
Chris Schmidt
...trouve Chris Schmidt, Chris Schmidtmeyer et Schmidt Christiane.

Une phrase ou une chaîne de caractères qui doit être recherchée avec précision :
"Hôtel Jonas & Fischer"
...ne trouve que "Hôtel Jonas & Fischer".

Mots contenant un caractère variable inconnu :
B@rg
trouve la montagne, le château et le borg.

Caractères non valides
? (point d'interrogation)
...trouve les caractères non valides

Plusieurs signes inconnus :
Mei*er
trouve Meier, Meisner et Meitinger.

Chiffres dans une zone de texte
# (pour chaque chiffre)
...trouve 3, mais pas 30

parties d'une phrase (une suite de mots ou de caractères) :
*"son & Philips"
... trouve "Johnson & Philips", mais aussi "Paulson & Philips".

Correspondance exacte :
== (deux signes d'égalité)
==Johann
...trouve Johann, mais pas Johann Schmidt.

Correspondance exacte avec les mots entiers indiqués :
= (un signe d'égalité)
=Chris =Schmidt
...trouve Chris Schmidt ou Schmidt Chris, mais pas Chris ou Christoph Schmidtmer.

5.1.2 Recherche de nombres et de dates

Un nombre dans un champ numérique
0,50
...trouve 0,50 et 50%.

Une date dans un champ de date
3.3.2005
...trouve 3.3.2005, 3 mars 2005 et 03-03.2005.

Date du jour dans un champ de date
// (deux barres transversales)
...trouve la date d'aujourd'hui

Dates non valables
? (point d'interrogation)
...trouve les entrées non valides

Valeurs de date à un jour de la semaine donné dans un champ de date
Mardi
...trouve toutes les entrées qui tombent un mardi

Toutes les valeurs valables pour une composante de date ou d'heure
* (étoile)
...trouve toutes les valeurs valables

5.1.3 Rechercher des domaines de valeur

Inférieur à la valeur indiquée
exemple : <40, <31.12.2005

Inférieur ou égal à la valeur indiquée
exemple : <=40, <=31.12.2005

Supérieur à la valeur indiquée
exemple : >40, >01.01.2006

Supérieur ou égal à la valeur indiquée
exemple : >=40, >=31.12.2005

Dans une plage spécifiée. Une plage diffère selon le type de données. Chiffres (du plus petit au plus grand), date (du plus tôt au plus tard), heure (du plus tôt au plus tard), texte (du premier au dernier mot).
... (trois points)

Exemples :

En juin 2005
6.2005

De juillet 1997 à octobre 1998
7.1997…10.1998

Du 1.7.1997 au 31.10.1998
01.07.1997…31.10.1998

Entre 8h00 et 20h00
8:00…20:00

5.1.4 Recherche de champs vides ou non vides

Recherche de champs non vides (c'est-à-dire de champs contenant des données) :
* (étoile)

Recherche de champs vides
= (signe d'égalité)

5.1.5 Recherche de valeurs en double

Vous pouvez trouver tous les enregistrements pour lesquels un ou plusieurs champs contiennent des valeurs en double. Exemple : vous souhaitez vérifier tous les enregistrements non uniques et décider lesquels de ces enregistrements vous souhaitez conserver et lesquels vous souhaitez supprimer. Pour trouver tous les enregistrements en double, entrez en mode recherche Point d'exclamation ( !) dans le champ à comparer.

5.1.6 Utiliser plusieurs critères de recherche

Vous pouvez limiter ou élargir votre recherche en introduisant une série de critères de recherche.

Recherche logique ET

En mode Recherche, saisissez les termes de recherche souhaités et confirmez votre saisie en cliquant sur . Tous les enregistrements qui correspondent à tous les critères saisis sont alors trouvés.

Recherche logique OU

Pour étendre votre requête avec des critères de recherche qui PEUVENT en plus correspondre à l'ensemble de résultats, cliquez sur le bouton "Nouvelle requête" dans la barre d'outils en mode Recherche.

Une nouvelle requête vide apparaît alors, dans laquelle vous pouvez saisir d'autres termes de recherche. Vous pouvez créer autant de requêtes de recherche que vous le souhaitez et y naviguer de la même manière que dans les ensembles de données en mode Utilisation. Vous pouvez supprimer une requête en cliquant sur le bouton "Supprimer" de la barre d'outils.

5.1.7 Limiter un ensemble de résultats

Vous pouvez affiner progressivement le résultat de la recherche et rechercher des détails plus spécifiques dans votre base de données. Par exemple, vous pouvez d'abord rechercher tous les contacts du type "client", puis limiter la recherche à tous les clients d'une zone de code postal donnée.

  • En mode recherche, effectuez une recherche de tous les contacts avec le type de client "Client" et confirmez la demande de recherche avec .
  • Passez à nouveau en mode recherche et saisissez une plage de codes postaux dans le champ <>.
  • Dans la barre de menus, sélectionnez "Requêtes > Limiter le nombre de résultats".

5.1.8 Étendre un ensemble de résultats

Vous pouvez élargir un jeu d'enregistrements trouvés et étendre votre recherche de manière à trouver des enregistrements valides supplémentaires sans avoir à tout recommencer depuis le début. Par exemple, vous pouvez commencer par rechercher les clients dont le code postal est 26125, puis étendre la recherche aux clients dont le code postal est 26131.

  • En mode recherche, effectuez une recherche de tous les clients de la zone de code postal 26125 et confirmez la demande de recherche avec .
  • Repassez en mode recherche et saisissez maintenant 26131 dans le champ <>.
  • Dans la barre de menus, sélectionnez "Requêtes > Étendre le jeu d'enregistrements trouvés".

5.1.9 Modifier la dernière requête de recherche

Si vous avez effectué une recherche et que vous souhaitez l'étendre ultérieurement, cliquez sur le bouton "Modifier" dans la barre d'outils. gFM-Business passe alors en mode recherche avec les critères de recherche que vous avez déjà saisis lors de la dernière recherche.

5.1.10 Masquer et afficher des données dans un ensemble de résultats

Tous les enregistrements qui ne sont pas contenus dans un jeu d'enregistrements trouvés ont été exclus et ne sont donc pas visibles. Vous pouvez exclure d'autres enregistrements du jeu d'enregistrements trouvés sans effectuer une autre requête de recherche.

Important ! Les enregistrements exclus sont temporairement retirés du groupe du jeu d'enregistrements trouvés. Ils ne sont toutefois pas supprimés de la base de données.

Pour exclure un ou plusieurs enregistrements du jeu d'enregistrements trouvés, cliquez sur le bouton "Exclure" de la barre d'outils.

Une boîte de dialogue apparaît alors pour indiquer le nombre d'enregistrements à exclure, en partant de l'ensemble de données actuel. Après confirmation de la boîte de dialogue, le nombre d'enregistrements indiqué est exclu du jeu d'enregistrements trouvés actuel.

5.1.11 Recherche rapide basée sur le contenu d'un champ

Vous pouvez effectuer des recherches rapides basées sur des données de champ sans devoir passer en mode de recherche. Vous pouvez effectuer des recherches rapides basées sur un champ entier ou sur une sélection de texte à l'intérieur d'un champ.

  • En mode Utilisation, sélectionnez le texte d'un champ que vous souhaitez utiliser pour la recherche.
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le texte sélectionné et choisissez Rechercher les enregistrements correspondants dans le menu contextuel.

5.2 Popover d'aide en mode recherche

En tant que base de gFM-Business, FileMaker offre des possibilités de recherche et de sélection d'enregistrements supérieures à la moyenne et très flexibles. Le concept d'utilisation de gFM-Business permet en principe d'effectuer des recherches sur toutes les rubriques de la base de données. Pour les requêtes de recherche, FileMaker propose une multitude de caractères de remplacement afin de pouvoir exécuter de manière optimale chaque requête de recherche possible.

Popover d'aide en mode recherche

gFM-Business 3.6 contient dans tous les masques en Mode de recherche dispose dès à présent d'un popover d'aide dans lequel sont documentés tous les caractères de remplacement disponibles pour la recherche. De cette manière, vous pouvez facilement exécuter des requêtes de recherche complexes avec des caractères de remplacement pour des champs remplis ou vides, par exemple, et vous avez toujours toutes les commandes disponibles sous les yeux.