5. seleccionar y ordenar registros de datos

En gFM-Business existen varias formas de buscar registros de datos y crear determinadas selecciones. Los registros de datos suelen tener que buscarse en dos casos:

• Búsqueda específica de un registro de datos concreto
• Selección de una determinada cantidad de registros de datos según criterios previamente definidos; por ejemplo, para la creación de un mailing.

Para buscar un registro de datos concreto, puede buscar, por ejemplo, el número de cliente, el número de factura o el nombre de una empresa. Para esta búsqueda puede utilizarse el modo de búsqueda descrito a continuación o la búsqueda rápida en una vista de lista (véase el apartado 5.6.1).

5.1 El modo de búsqueda

Pulse el botón Buscar en en la barra de herramientas para activar el modo de búsqueda (véase el apartado 5.4). El modo de búsqueda se caracteriza porque todos los campos tienen un marco discontinuo y un símbolo de lupa. El modo de búsqueda puede activarse desde todos los diseños de pantalla, excepto en la sección del programa Ajustes, ya que los ajustes sólo constan de un registro de datos.

Tras activar el modo de búsqueda, se puede introducir cualquier término de búsqueda y combinarlo entre sí. Al realizar una consulta de búsqueda, gFM-Business busca en todos los registros de datos de una tabla y compara los criterios introducidos con los datos de la base de datos. A continuación, sólo se muestran en la selección los registros de datos que cumplen los criterios de búsqueda. Los registros de datos encontrados, los llamados Conjunto de resultadoses un subconjunto de todos los registros de datos existentes en la base de datos consultada. Los registros de datos que no coinciden con la consulta de búsqueda no se muestran y son excluido. Con el botón Cambiar consulta de la barra de herramientas para restringir o ampliar el conjunto de resultados (véase la sección 5.2).

5.1.1 Búsqueda de texto

Buscar texto o pasajes de texto en campos de texto. A menos que busque combinaciones de palabras y coincidencias exactas, el campo encontrado puede contener no sólo el texto especificado, sino también otros valores en cualquier orden. Por ejemplo, si introduce "Hotel" en el campo "Empresa", gFM-Business encontrará registros de "Hotel", "Wellness Hotel" y "Hotel & Restaurante".

Palabras que empiezan por determinados caracteres:
Chris Schmidt
...encuentra a Chris Schmidt, Chris Schmidtmeyer y Schmidt Christiane.

Frase o cadena de caracteres que debe buscarse exactamente:
"Hotel Jonas & Fischer"
...sólo encuentra "Hotel Jonas & Fischer"

Palabras con carácter variable desconocido:
B@rg
...encuentra a Berg, Burg y Borg.

Caracteres no válidos
? (signo de interrogación)
...encuentra caracteres no válidos

Varios personajes desconocidos:
Mei*er
...encuentra a Meier, Meisner y Meitinger.

Dígitos en un campo de texto
# (para cada dígito)
...encuentra 3, pero no 30

Partes de una frase (cadena de palabras o caracteres):
*son & Philips
...encuentra "Johnson & Philips", pero también "Paulson & Philips".

Coincidencia exacta:
== (dos signos iguales)
==Johann
...encuentra a Johann, pero no a Johann Schmidt.

Coincidencia exacta con las palabras completas dadas:
= (signo de igualdad)
=Chris =Schmidt
...encuentra a Chris Schmidt o Schmidt Chris, pero no a Chris o Christoph Schmidtmer.

5.1.2 Búsqueda de números y fechas

Un número en un campo numérico
0,50
...encuentra 0,50 y 50%.

Una fecha en un campo de fecha
3.3.2005
...tiene lugar el 3.3.2005, el 3 de marzo de 2005 y el 03-03.2005.

Fecha de hoy en un campo de fecha
// (dos guiones)
...encuentra la fecha de hoy

Fechas no válidas
? (signo de interrogación)
...encuentra entradas no válidas

Valores de fecha en un día concreto de la semana en un campo de fecha
Martes
...encuentra todas las entradas que caen en martes

Todos los valores válidos para un componente de fecha u hora
* (estrella)
...encuentra todos los valores válidos

5.1.3 Búsqueda de rangos de valores

Menor que el valor especificado
Ejemplo: <40, <31.12.2005

Menor o igual que el valor especificado
Ejemplo: <=40, <=31.12.2005

Mayor que el valor especificado
Ejemplo: >40, >01.01.2006

Mayor o igual que el valor especificado
Ejemplo: >=40, >=31.12.2005

Dentro de un rango especificado. Un intervalo varía en función del tipo de datos. Números (del más pequeño al más grande), fecha (de la más antigua a la más reciente), hora (de la más antigua a la más reciente), texto (de la primera a la última palabra).
... (tres puntos)

Ejemplos:

En junio de 2005
6.2005

De julio de 1997 a octubre de 1998
7.1997…10.1998

Del 1 de julio de 1997 al 31 de octubre de 1998
01.07.1997…31.10.1998

Entre las 8.00 y las 20.00 horas
8:00…20:00

5.1.4 Búsqueda de campos vacíos o no vacíos

Búsqueda de campos no vacíos (es decir, campos que contienen datos):
* (estrella)

Buscar campos vacíos
= (signo igual)

5.1.5 Búsqueda de valores duplicados

Puede encontrar todos los registros de datos para los que uno o más campos contienen valores duplicados. Ejemplo: Desea comprobar todos los registros de datos no únicos y decidir cuáles de estos registros de datos desea conservar y cuáles desea eliminar. Para encontrar todos los registros de datos duplicados, introduzca lo siguiente en el modo de búsqueda Signo de exclamación (!) en el campo a comparar.

5.1.6 Utilizar varios criterios de búsqueda

Puede limitar o ampliar su búsqueda introduciendo una serie de criterios.

Búsqueda lógica AND

Introduzca los términos de búsqueda deseados en el modo de búsqueda y confirme la entrada con . A continuación, se encontrarán todos los registros de datos que coincidan con todos los criterios introducidos.

Búsqueda lógica OR

Para ampliar su consulta de búsqueda con criterios de búsqueda que PUEDAN coincidir también con el conjunto de resultados, haga clic en el botón "Nueva consulta" de la barra de herramientas en el modo de búsqueda.

Aparece entonces una nueva consulta de búsqueda vacía en la que puede introducir más términos de búsqueda. Puede crear tantas consultas de búsqueda como desee y navegar en ellas del mismo modo que en los registros de datos en el modo de navegación. Una consulta puede volver a borrarse con el botón "Borrar" de la barra de herramientas.

5.1.7 Restringir un conjunto de resultados

Puede limitar el resultado de la búsqueda paso a paso y buscar detalles más específicos en su base de datos. Por ejemplo, puede buscar primero todos los contactos del tipo de cliente "Cliente" y luego limitar la búsqueda a todos los clientes de una zona de código postal específica.

• En el modo de búsqueda, busque todos los contactos con el tipo de cliente "Cliente" y confirme la consulta de búsqueda con .
• Vuelva al modo de búsqueda e introduzca un código postal en el campo "Código postal".
• Seleccione "Consultas > Restringir conjunto de resultados" en la barra de menús.

5.1.8 Ampliar un conjunto de resultados

Puede ampliar un conjunto de resultados y extender su consulta de búsqueda para que encuentre registros de datos válidos adicionales sin tener que empezar de nuevo. Por ejemplo, puede buscar primero clientes del área de código postal 26125 y después ampliar la búsqueda a clientes del área de código postal 26131.

• En el modo de búsqueda, busque todos los clientes de la zona del código postal 26125 y confirme la consulta de búsqueda con .
• Vuelva al modo de búsqueda e introduzca 26131 en el campo "Código postal".
• Seleccione "Consultas > Ampliar conjunto de resultados" en la barra de menús.

5.1.9 Modificar la última consulta de búsqueda

Si ha realizado una consulta de búsqueda y desea ampliarla posteriormente, haga clic en el botón "Cambiar" de la barra de herramientas. gFM-Business pasa entonces al modo de búsqueda con los criterios de búsqueda introducidos en la última consulta de búsqueda.

5.1.10 Ocultar y mostrar datos en un conjunto de resultados

Todos los registros de datos que no están contenidos en un conjunto de resultados han sido excluidos y, por lo tanto, no son visibles. Puede excluir más registros de datos del conjunto de resultados sin realizar otra consulta de búsqueda.

¡Importante! Los registros de datos excluidos se eliminan temporalmente del grupo de conjuntos de resultados. Sin embargo, no se eliminan de la base de datos.

Para excluir uno o varios registros de datos del conjunto de resultados, haga clic en el botón "Excluir" de la barra de herramientas.

A continuación, aparece un cuadro de diálogo para especificar el número de registros de datos que deben excluirse, basándose en el registro de datos actual. Tras confirmar el cuadro de diálogo, el número especificado de registros de datos se excluye del conjunto de resultados actual.

5.1.11 Búsqueda rápida basada en el contenido de los campos

Puede realizar búsquedas rápidas basadas en datos de campo sin tener que cambiar al modo de búsqueda. Puede realizar búsquedas rápidas basadas en un campo completo o en una selección de texto dentro de un campo.

• En el modo de búsqueda, seleccione el texto de un campo que desee utilizar para la búsqueda.
• Haga clic con el botón derecho del ratón en el texto seleccionado y seleccione Buscar registros de datos coincidentes en el menú contextual.

5.2 Ventana emergente de ayuda en modo de búsqueda

Como base de gFM-Business, FileMaker ofrece un número superior a la media de opciones flexibles para buscar y seleccionar registros de datos. El concepto de manejo de gFM-Business permite realizar consultas de búsqueda en todos los campos de la base de datos. FileMaker ofrece una gran cantidad de marcadores de posición para las consultas de búsqueda con el fin de poder ejecutar de forma óptima todas las consultas de búsqueda posibles.

gFM-Business 3.6 contiene en todas las máscaras del Modo de búsqueda dispone ahora de una ventana emergente de ayuda en la que se documentan todos los marcadores de posición disponibles para la búsqueda. De este modo, puede ejecutar fácilmente incluso consultas de búsqueda complejas con marcadores de posición para, por ejemplo, campos rellenos o vacíos, y tener siempre una visión general de todos los comandos disponibles.