9.2 Correspondencia > Plantillas

9.2 Correspondencia > Plantillas

En esta pantalla, plantillas de documentos para utilizar en la sección del programa Correspondencia pueden crearse. Los nuevos documentos de la sección Programa de correspondencia pueden basarse en una plantilla creada en Correspondencia > Plantillas puede crearse.

9.2.1 Campos de Correspondencia > Plantillas

• ID de plantilla (ID único de la plantilla)
• fecha (Fecha de creación de la plantilla)
• Secretaria (responsable que creó la plantilla)
• Nombre del documento (nombre de la plantilla)
• Impresión (Diseño de Imprimir layouts.fmp12en el que se imprimirá la plantilla)
• Tu signo (Campo para el número de expediente del destinatario)
• Nuestro cartel (Campo para el número de expediente propio)
• Marcación directa (Campo para el número de extensión propio. Se rellena automáticamente si se ha actualizado un número de extensión en la administración de usuarios del empleado)
• Asunto (Asunto del documento)
• Texto continuo (texto continuo del documento)
• Saludos (Fórmula de saludo que se especificó en la administración de usuarios)
• Firma (Campo gráfico para la firma digital)
• Acción automática (Si se rellenan los campos de acción automática, se crea automáticamente una nueva acción en el registro de datos del cliente vinculado cuando se imprime el documento. Esto significa, por ejemplo, que posteriormente es posible realizar un seguimiento de si se ha enviado un documento a un cliente y cuándo en cada cliente implicado en una carta en serie).

9.2.2 Marcadores de posición en Documentos > Plantillas

El cuerpo del texto de las plantillas de documentos puede incluir determinados marcadores de posición. Los marcadores de posición pueden insertarse en cualquier lugar del cuerpo del texto y siempre constan de un texto de marcador de posición rodeado de llaves. Cuando se crea un nuevo documento basado en la plantilla, los marcadores de posición se sustituyen automáticamente por los valores correspondientes.

• {e-empresa1} {e-empresa2} {e-empresa3} - Dirección de las líneas 1 a 3 del destinatario
• {e-strasse} - Calle del destinatario
• {e-house no} - Número de casa del destinatario
• {e-plz} - Código postal del destinatario
• {e-lugar} - Ubicación del destinatario
• {e-telefono} - Número de teléfono del destinatario
• {e-telefax} - Número de fax del destinatario
• {e-tel-mobil} - Número de teléfono móvil del destinatario
• {e-email} - Dirección de correo electrónico del destinatario
• {código del país} - Código del país del destinatario
• {e-land} - País del destinatario
• {e-bank-institute} - Banco del beneficiario
• {e-bank-bic} - BIC del destinatario
• {e-bank-blz} - Código bancario del destinatario
• {e-bank-iban} - IBAN del beneficiario
• {cuenta bancaria} - Número de cuenta del destinatario
• {e-addressnr} - Número de dirección del destinatario
• {e-cliente no} - Número de cliente del destinatario
• {e-notas} - Observaciones del registro de datos del cliente del destinatario
• {e-letter salutation} - Carta de saludo del destinatario
• {e-dirección} - Saludo del destinatario
• {s-empresa1} - Dirección línea 1 del remitente
• {s-empresa2} - Dirección línea 2 del remitente
• {s-empresa3} - Dirección línea 3 del remitente
• {strasse} - Calle del remitente
• {s-casa no} - Número de casa del remitente
• {s-plz} - Código postal del remitente
• {-lugar} - Lugar del remitente
• {s-teléfono} - Número de teléfono del remitente
• {s-telefax} - Número de fax del remitente
• {s-tel-móvil} - Número de teléfono móvil del remitente
• {s-email} - Dirección de correo electrónico del remitente
• {s-internet} - Dirección de Internet del remitente
• {s-tax no} - Número de identificación fiscal del remitente
• {s-ustid} - NIF del remitente
• {s-banco1} {s-banco2} {s-banco3} - Datos bancarios 1 a 3 del remitente

9.2.3 Funciones en Correspondencia > Plantillas

• Nueva plantilla - Permite crear un nuevo modelo de documento.
• Imprimir plantilla - Abre el diálogo para una impresión de prueba de la plantilla de documento actual.
• Enviar plantilla por correo electrónico - envía la plantilla actual a cualquier dirección de correo electrónico que pueda especificarse en el diálogo correspondiente.
• Suprimir la acción automática - Borra todos los campos asociados a la función automática en el documento actualmente llamado.
• Borrar documento - Esta función elimina de la base de datos el documento llamado en ese momento.

9.2.4 Plantillas de documentos para correos electrónicos y boletines informativos

En principio, una plantilla de documento para correos electrónicos y boletines contiene los mismos campos que cualquier otra plantilla de documento. El asunto corresponde al campo asunto del correo electrónico, el texto de la carta corresponde al texto del correo electrónico. La máscara bajo [Correspondencia > Plantillas] tiene los tres botones de registro [Plantilla], [E-Mail] y [Archivos adjuntos].

En el registro [Plantilla] se mantienen todos los detalles de la propia plantilla de documento, como el asunto, el texto de la carta, campos para números de referencia o una acción automática con reenvío opcional. Estos campos también están disponibles para plantillas de documentos para cartas, faxes o cartas en serie.

En el registro [E-Mail] se mantiene toda la información necesaria para el envío de correos electrónicos y boletines, como la dirección de envío, el tipo de envío y el formato del documento. El registro [E-Mail] contiene otros tres registros subordinados [Vista de texto], [Plantilla HTML] y [Vista previa]. En el registro [Vista de texto] el texto de la carta puede editarse y formatearse del mismo modo que en la vista principal. En la pestaña [Plantilla HTML] puede introducir cualquier plantilla HTML en la que deba basarse el correo electrónico o el boletín que se va a enviar. En nuestro ejemplo, hemos utilizado una plantilla HTML muy sencilla, que por supuesto también puede tener una estructura más compleja y contener también imágenes y botones, por ejemplo.

Ejemplo de plantilla HTML

<div>
     {asunto}
</div>
<div>
     {documento}
</div>

En esta plantilla HTML de ejemplo, hay simplemente dos párrafos, cada uno de los cuales comienza con un <div>-y contendrá el asunto y el cuerpo del documento. Por supuesto, la plantilla HTML puede contener otros elementos, por ejemplo para incluir gráficos o botones. Puede ver el aspecto que tendrán el correo electrónico y la plantilla HTML cuando los reciba el destinatario en la sección [Vista previa] a tener en cuenta.

9.2.5 Enviar correos electrónicos con archivos adjuntos

En el registro [Archivos adjuntos] Se puede adjuntar cualquier número de archivos a la plantilla de documento. Cuando se envía un correo electrónico a través de un servidor SMTP, todos los archivos adjuntos se envían con el correo electrónico. La pestaña [Archivos adjuntos] también se encuentra en el documento bajo [Correspondencia > Documentos] disponible.

Tenga en cuenta que, por razones técnicas, cuando se envía a través del cliente de correo electrónico local, sólo puede enviarse el primer archivo adjunto con el mensaje. El envío de varios archivos adjuntos sólo es posible si se realiza directamente a través de un servidor SMTP. Las direcciones de envío SMTP se encuentran en [Ajustes > Preferencias > Dispositivos] pueden configurarse y gestionarse.

9.2.6 Videotutorial: Escribir cartas y cartas-formulario con gFM-Business

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