9.2 Correspondance > Modèles

9.2 Correspondance > Modèles

Ce masque permet de créer des modèles de documents à utiliser dans la partie de programme Correspondance peuvent être créés. Les nouveaux documents dans la partie Correspondance du programme peuvent se baser sur un modèle qui a été créé sous Correspondance > Modèles peuvent être créés.

9.2.1 Champs dans Correspondance > Modèles

• ID du modèle (ID unique du modèle)
• Date (date de création du modèle)
• Gestionnaire de dossier (gestionnaire qui a créé le modèle)
• Nom du document (nom du modèle)
• Mise en page pour l'impression (mise en page de Layouts d'impression.fmp12(le nom de l'imprimante sur laquelle le modèle doit être imprimé)
• Votre signe (champ pour le numéro de dossier du destinataire)
• Notre marque (champ pour votre propre numéro de dossier)
• Poste (champ pour le numéro de poste personnel. Est automatiquement rempli si un numéro de poste a été géré dans la gestion des utilisateurs du gestionnaire)
• Sujet (ligne d'objet du document)
• Texte courant (texte courant du document)
• Formule de salutation (formule de salutation prédéfinie dans l'administration des utilisateurs)
• Signature (champ graphique pour la signature numérique)
• Action automatique (Si les champs de l'action automatique sont remplis, une nouvelle action est automatiquement créée dans l'enregistrement client lié lors de l'impression du document. Ainsi, par exemple, il sera possible plus tard, dans le cas d'une lettre en série, de savoir dans chaque client impliqué si et quand un document a été envoyé au client).

9.2.2 Caractères génériques dans Documents > Modèles

Le corps du texte dans les modèles de document peut être pourvu de certains espaces réservés. Les caractères de remplacement peuvent être insérés à n'importe quel endroit dans le corps du texte et sont toujours constitués d'un texte de caractère de remplacement entouré d'accolades. Lors de la création d'un nouveau document sur la base du modèle, les caractères de remplacement sont automatiquement remplacés par les valeurs correspondantes.

• {e-entreprise1} {e-entreprise2} {e-entreprise3} - Ligne d'adresse 1 à 3 du destinataire
• {e-route} - Rue du destinataire
• {e-numéro de maison} - Numéro de rue du destinataire
• {e-plz} - Code postal du destinataire
• {e-lieu} - Lieu du destinataire
• {e-téléphone} - Numéro de téléphone du destinataire
• {e-téléfax} - Numéro de télécopie du destinataire
• {e-tel-mobile} - Numéro de téléphone mobile du destinataire
• {e-email} - Adresse e-mail du destinataire
• {e-code pays} - Code pays du destinataire
• {e-land} - Pays du destinataire
• {e-banque-institut} - Établissement bancaire du bénéficiaire
• {e-bank-bic} - BIC du bénéficiaire
• {e-banque-blz} - Code bancaire du bénéficiaire
• {e-banque-iban} - IBAN du bénéficiaire
• {compte bancaire} - Numéro de compte du bénéficiaire
• {e-adressnr} - Numéro d'adresse du destinataire
• {numéro de client} - Numéro de client du destinataire
• {e-remarques} - Remarques issues de l'enregistrement du client du destinataire
• {e-briefing} - Titre de la lettre du destinataire
• {e-appel} - Titre du destinataire
• {-société1} - Ligne d'adresse 1 de l'expéditeur
• {-société2} - Ligne d'adresse 2 de l'expéditeur
• {-société3} - Ligne d'adresse 3 de l'expéditeur
• {-rue} - Rue de l'expéditeur
• {-numéro de maison} - Numéro de rue de l'expéditeur
• {s-plz} - Code postal de l'expéditeur
• {-lieu} - Lieu de l'expéditeur
• {-téléphone} - Numéro de téléphone de l'expéditeur
• {-téléfax} - Numéro de télécopieur de l'expéditeur
• {-tel-mobile} - Numéro de téléphone portable de l'expéditeur
• {-email} - Adresse e-mail de l'expéditeur
• {s-internet} - Adresse Internet de l'expéditeur
• {n° de commande} - Numéro fiscal de l'expéditeur
• {-ustid} - Numéro de TVA de l'expéditeur
• {-banque1} {-banque2} {-banque3} - Coordonnées bancaires 1 à 3 de l'expéditeur

9.2.3 Fonctions dans Correspondance > Modèles

• Nouveau modèle - Sert à créer un nouveau modèle de document.
• Imprimer le modèle - Ouvre la boîte de dialogue pour une impression d'essai du modèle de document actuel.
• Envoyer le modèle par e-mail - envoie le modèle actuel à une adresse e-mail quelconque, qui peut être indiquée dans le dialogue correspondant.
• Supprimer l'action automatique - Supprime tous les champs associés à la fonction automatique dans le document actuellement appelé.
• Supprimer un document - Cette fonction supprime le document actuellement appelé de la base de données.

9.2.4 Modèles de documents pour les e-mails et les newsletters

Un modèle de document pour les e-mails et les newsletters contient en principe les mêmes champs que tout autre modèle de document. L'objet correspond au champ objet de l'e-mail, le texte de la lettre correspond au texte de l'e-mail. Le masque sous [Correspondance > Modèles] dispose des trois boutons d'onglet [Modèle], [e-mail] et [Fichiers joints].

Sous l'onglet [Modèle] toutes les données relatives au modèle de document lui-même sont gérées, comme par exemple l'objet, le texte de la lettre, les champs pour les références commerciales ou une action automatique avec option de resoumission. Ces champs sont également disponibles pour les modèles de documents de lettres, de télécopies ou de lettres en série.

Sous l'onglet [e-mail] permet de gérer toutes les données nécessaires à l'envoi d'e-mails et de newsletters, comme l'adresse d'envoi, le mode d'envoi et le format du document. L'onglet [e-mail] contient trois autres registres subordonnés [vue du texte], [Modèle HTML] et [Aperçu]. Sous l'onglet [vue du texte] permet d'éditer et de formater le texte de la lettre comme dans l'affichage principal. Dans l'onglet [Modèle HTML] permet de saisir n'importe quel modèle HTML sur lequel l'e-mail ou la newsletter à envoyer doit se baser. Dans notre exemple, nous avons utilisé un modèle HTML très simple, qui peut bien entendu être structuré de manière plus complexe et contenir par exemple aussi des images et des boutons.

Exemple de modèle HTML

<div>
     {sujet}
</div>
<div>
     {document}
</div>

Dans cet exemple de modèle HTML, il y a simplement deux paragraphes qui commencent chacun par un <div>-et contiennent l'objet et le corps du texte du document. Le modèle HTML peut bien entendu contenir d'autres éléments, par exemple pour intégrer des graphiques ou des boutons. L'aspect de l'e-mail et du modèle HTML une fois reçu par le destinataire peut être consulté sous l'onglet [Aperçu] être considérées.

9.2.5 Envoyer des e-mails avec des fichiers joints

Sous l'onglet [Fichiers joints] il est possible de joindre autant de fichiers que l'on veut au modèle de document. Lors de l'envoi d'un e-mail via un serveur SMTP, tous les fichiers joints sont envoyés avec l'e-mail. L'onglet [Fichiers joints] se trouve également dans le document sous [Correspondance > Documents] à disposition.

Veuillez noter que lors de l'envoi via le client de messagerie local, seule la première pièce jointe peut être envoyée avec le courriel pour des raisons techniques. L'envoi de plusieurs pièces jointes n'est possible que lors d'un envoi direct via un serveur SMTP. Les adresses d'envoi SMTP peuvent être consultées sous [Paramètres > Préférences > Appareils] être mis en place et géré.

9.2.6 Instruction vidéo : écrire des lettres et des lettres en série avec gFM-Business

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