Questions fréquentes (FAQ)

Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées sur le logiciel d'entreprise gFM-Business. gFM-Business est un logiciel de gestion d'entreprise basé sur la technologie de l'information. FileMaker Système de gestion de la relation client, de facturation et de gestion des marchandises basé sur une plate-forme et fonctionnant sous Mac OS X, Windows et sur l'iPad d'Apple.

Configuration requise et installation

Quelles sont les versions de gFM-Business qui nécessitent une licence FileMaker Pro ?

Les versions monopostes de gFM-Business Free/Basic et Light ne nécessitent pas de licence FileMaker séparée pour fonctionner sur un PC Windows ou un Mac. Une licence FileMaker Pro (Advanced) est toujours nécessaire si les utilisateurs doivent accéder à gFM-Business via le réseau avec un Mac ou un PC, ce qui est le cas pour toutes les licences multi-utilisateurs. gFM-Business Professional nécessite en principe une licence FileMaker pour chaque accès simultané à la base de données.

Pour la personnalisation des modèles d'impression, une licence de FileMaker Pro est nécessaire dans toutes les versions. Le cas échéant, des modifications ponctuelles peuvent également être effectuées avec la Version de démonstration de FileMaker Pro Advanced, qui peut être exécuté sans restriction pendant une période de 60 jours.

Avec quelles versions de FileMaker gFM-Business est-il compatible ?

• OS X : Ordinateur Apple Macintosh avec processeur Intel, Mac OS X 10.14 "Mojave" ou supérieur, au moins 4 Go de mémoire vive, au moins 200 Mo d'espace disque, FileMaker Pro 17 ou supérieur
• Windows : Microsoft Windows 7 SP1 minimum, 4 Go de mémoire vive minimum, 200 Mo d'espace disque minimum, FileMaker Pro 17 ou version ultérieure
• iPad d'Apple : FileMaker Go 17 ou version ultérieure, iOS 8.1.2 ou version ultérieure, iTunes 10.x ou version ultérieure

De quelles licences ai-je besoin pour utiliser gFM-Business en réseau ?

Pour utiliser gFM-Business en réseau, une licence multi-utilisateurs de gFM-Business avec le nombre souhaité de licences réseau (connexions simultanées) est nécessaire. Par exemple, si l'application doit être installée sur six ordinateurs au total, mais que quatre d'entre eux au maximum accèdent simultanément à la base de données, trois licences réseau sont nécessaires (licence multi-utilisateurs + 3 licences réseau = 4 accès simultanés). Pour une utilisation en réseau, une licence FileMaker Pro est également requise sur chaque poste de travail Mac OS X ou Windows.

De quoi ai-je besoin pour exécuter gFM-Business sur l'iPad ?

Pour exécuter le logiciel d'entreprise gFM-Business sur l'iPad d'Apple, vous avez besoin de l'application "FileMaker Go", qui peut être téléchargée gratuitement dans l'App Store. Si vous souhaitez exécuter gFM-Business en tant que licence monoposte sur l'iPad, toutes les bases de données (.fmp12 ou .gfm) sur l'iPad via iTunes. Pour ce faire, sélectionnez dans iTunes l'application "FileMaker Go"et transférer les bases de données. Si vous souhaitez accéder à gFM-Business depuis un iPad via le réseau, sélectionnez l'hôte et la base de données "gFM-Business" dans FileMaker Go.

Sur quels systèmes d'exploitation gFM-Business peut-il fonctionner ?

gFM-Business nécessite au moins Mac OS X 10.14 ".Mojave" ou Windows 7, 4 Go de mémoire vive et 200 Mo d'espace disque. L'exécution sur l'iPad d'Apple requiert au moins iOS 8.1 et FileMaker Go 17.

Un serveur est-il toujours nécessaire pour l'utilisation en réseau ?

Non, pour les petits groupes de travail de trois utilisateurs maximum, gFM-Business peut également être partagé en réseau avec FileMaker Pro. Le partage sur le réseau peut être effectué soit par un utilisateur, soit sur un ordinateur dédié. L'inconvénient de cette solution est que les sauvegardes des bases de données doivent être effectuées manuellement. À partir de quatre utilisateurs, nous recommandons l'utilisation d'un FileMaker Server. Celui-ci offre de nombreux autres avantages tels que des sauvegardes automatiques, des programmes pour l'exécution automatique de scripts et bien d'autres choses encore.

Comment accéder à gFM-Business via Internet ?

Si l'on souhaite accéder aux bases de données via Internet, il est possible d'utiliser un serveur FileMaker disposant d'un partage sur Internet. Il est également possible d'accéder aux données via VPN, Terminal Services, Citrix ou VNC. Comme solution "out-of-the-box", nous proposons l'utilisation du gFM-Business Cloud, dans lequel vos bases de données sont partagées sur un serveur FileMaker sur Internet. En principe, il existe différentes possibilités d'accéder à gFM-Business via Internet, c'est pourquoi il est recommandé ici de faire un choix individuel sur la base des exigences souhaitées.

gFM-Business est-il compatible avec FileMaker Cloud ?

gFM-Business peut bien entendu être partagé sans problème sur Internet avec le FileMaker Cloud. Cela est possible aussi bien avec les bases de données des versions Professional (.fmp12) qu'avec celles des versions free/basic et Light (.gfm). Pour accéder aux bases de données gFM Business partagées avec le FileMaker Cloud, vous devez disposer de FileMaker Pro.

Les fichiers sont-ils installés dans le dossier "Library" ou dans le dossier Windows ?

Non, gFM-Business n'installe pas de fichiers dans le dossier système de l'utilisateur "Library" ou dans le répertoire Windows.

La version monoposte peut-elle être installée sur une clé USB ?

Pour utiliser le logiciel à tour de rôle sur plusieurs ordinateurs, les versions monopostes gFM-Business free, Basic et Light peuvent également être installées sans problème sur une clé USB ou sur un disque dur externe. À l'exception de la police pour les codes-barres EAN13 (Light uniquement), aucun fichier n'est installé dans votre système.

gFM-Business peut-il être déplacé au sein du système de fichiers ?

Vous pouvez sans problème copier gFM-Business à un autre endroit de votre disque dur. Si le répertoire de documents gFM-Business est déplacé, veuillez adapter en conséquence le chemin d'accès au système/document ainsi que les chemins d'enregistrement de toutes les mises en page d'impression.

La version monoposte peut-elle être installée sur une Dropbox ?

Vous pouvez également installer gFM-Business Basic et Light en version monoposte sur une Dropbox afin de pouvoir accéder à la base de données à partir de plusieurs sites. Il convient de noter qu'il n'est possible d'accéder aux bases de données qu'à partir d'un seul site à la fois. Dès que gFM-Business est fermé après utilisation, toutes les bases de données sont automatiquement synchronisées avec la Dropbox et sont alors disponibles sous une forme actualisée sur tous les sites. Cette procédure fonctionne également avec d'autres services de synchronisation tels que Apple iCloud Drive.

Quels comptes de messagerie le client de messagerie intégré prend-il en charge ?

Le client de messagerie intégré dans le logiciel ERP gFM-Business peut être utilisé pour recevoir des e-mails avec des comptes POP3 ou IMAP. L'utilisation d'un nombre quelconque de comptes de messagerie est prise en charge. L'envoi d'e-mails s'effectue via SMTP.

Quelles imprimantes et quels scanners sont pris en charge ?

En principe, gFM-Business fonctionne avec chaque imprimante installée dans le système sous macOS ou Windows. gFM-Business prend en charge tous les scanners qui mettent à disposition une interface Twain. Sous macOS, depuis gFM-Business 3.6.0, les scanners installés dans le système via la technologie ImageCapture sont également pris en charge.

Quels sont les systèmes téléphoniques pris en charge ?

Sous Windows, la fonction Windows TAPI est prise en charge, ce qui permet d'utiliser tout système téléphonique pouvant être connecté via Windows TAPI. Sous Mac OS X, la Fritz!Box est supportée avec DialList, DialFritz et fritz.mac Suite ainsi que les installations téléphoniques via STARFACE Client, TeamCall direct et Gigaset QuickSync.

Quelles sont les boutiques en ligne prises en charge par l'interface de la boutique ?

L'interface de boutique en ligne intégrée dans le logiciel ERP gFM-Business est basée sur la technologie API REST et prend actuellement en charge les boutiques en ligne de Shopware (5.x), Gambio (GX3) et WooCommerce pour WordPress. Dans gFM-Business Light et Professional, plusieurs boutiques en ligne peuvent être connectées en parallèle, même en mode mixte avec différents systèmes de boutiques. Dans le cadre d'une licence personnalisée ou ouverte, l'interface de la boutique en ligne peut également être adaptée à d'autres champs et tables ou étendue pour une utilisation avec d'autres systèmes de boutiques en ligne.

Est-ce que gFM-Business soutient le règlement général de l'UE sur la protection des données (EU-DSGVO) - BDSG ?

gFM-Business contient tous les composants nécessaires pour respecter le règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD). Grâce à la gestion intégrée des utilisateurs, vous pouvez configurer ou limiter l'accès au logiciel en fonction des personnes. gFM-Business vous aide de manière optimale à respecter le RGPD et comprend une mise en page d'impression pour un renseignement selon l'article 15 du RGPD.

Veuillez noter que chaque entreprise est responsable du respect du règlement et que, par exemple, les données à caractère personnel ne peuvent pas être transmises à des tiers sans être cryptées. Ainsi, par exemple, un tableau Excel exporté doit être crypté et accompagné d'un mot de passe avant d'être transmis à des tiers.

Le logiciel ERP gFM-Business est-il conforme à la GoBD ?

gFM-Business prend en charge les principes de gestion et de conservation des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que d'accès aux données (GoBD). Grâce à la gestion des utilisateurs intégrée, vous pouvez configurer ou restreindre l'accès au logiciel en fonction des personnes. Aucune modification ne peut être apportée à tous les documents relatifs à la comptabilité après le processus de comptabilisation. Tous les documents sont automatiquement archivés au format PDF lors de l'impression ou de l'envoi par e-mail. Veuillez noter que chaque entreprise est responsable du respect de ce règlement et que certains éléments du règlement, tels que la saisie en temps réel, s'appliquent également aux opérations effectuées en dehors de gFM-Business.

Les données de free/Basic peuvent-elles être reprises dans Light/Pro après une mise à niveau ?

Lors d'une mise à niveau de gFM-Business free ou Basic vers gFM-Business Light ou Professional, toutes les données de l'ancienne version peuvent être transférées sans problème vers la nouvelle version Light ou Professional.

Est-il possible de transférer des mises en page d'impression personnalisées de free vers Light/Pro ?

Si vous avez personnalisé des mises en page dans la version freeware ou dans gFM-Business Basic, le fichier "gFM_Mises en page" ne peut pas être transféré lors d'une mise à niveau vers gFM-Business Light ou Professional. Pour savoir comment transférer sans problème toutes les mises en page personnalisées de la version freeware vers gFM-Business Light ou Professional, voir cet article.

Comment télécharger gFM-Business sur mon ordinateur ?

Vous trouverez ci-dessous toutes les versions du logiciel d'entreprise gFM-Business à télécharger. Après avoir cliqué sur le bouton, vous recevrez un e-mail contenant votre lien de téléchargement personnel pour gFM-Business.

 gFM-Business Light

Incl. FileMaker Pro Runtime, version d'essai à installer

 gFM-Business Professional

Nécessite Claris FileMaker Pro à partir de la version 17 (Télécharger la version d'essai)

Fonctions, utilisation et navigation

Où puis-je trouver la documentation relative à gFM-Business ?

Dans toutes les versions de gFM-Business, un manuel d'utilisation se trouve dans le répertoire " ".Documentation"du dossier de documents gFM-Business. Le dossier de documents gFM-Business se trouve par défaut dans le répertoire de documents de l'utilisateur connecté. Dans chaque masque de gFM-Business, l'aide contextuelle peut être appelée dans la barre d'outils avec le symbole du point d'interrogation [ ?].

Existe-t-il des tutoriels vidéo pour gFM-Business ?

Oui, nous avons publié plusieurs vidéos d'instructions et d'introduction au programme de facturation gFM-Business. Toutes les vidéos peuvent être consultées sur la page Instructions vidéo ou directement dans le logiciel d'entreprise gFM-Business. Pour y accéder dans gFM-Business, cliquez sur l'icône "Vidéos" qui se trouve à droite de la barre d'outils.

En quoi les différentes versions diffèrent-elles ?

Le logiciel d'entreprise gFM-Business est disponible sur deux plates-formes. La version freeware gFM-Business free et gFM-Business Basic disposent de fonctionnalités limitées par rapport à gFM-Business Light et Professional. gFM-Business Light dispose de fonctionnalités identiques à celles de gFM-Business Professional, à l'exception du calendrier de groupe qui n'est disponible que dans la version Professional. Dans notre Comparaison des versions vous trouverez toutes les fonctions disponibles avec une comparaison de la version dans laquelle la fonction est disponible. L'étendue des fonctions de gFM-Business Basic correspond à celle de gFM-Business free sans limite d'enregistrement.

Étendue des fonctions de gFM-Business free et Basic

Fonctionnalités de gFM-Business Light et Professional (Light sans calendrier)

Comment et dans quelles versions les mises en page d'impression peuvent-elles être adaptées ?

Le logiciel "FileMaker Pro" est nécessaire pour personnaliser les modèles d'impression. FileMaker Pro permet de personnaliser et d'étendre tous les modèles d'impression dans toutes les versions de gFM-Business. gFM-Business Light et Professional permettent également d'ajouter de nouveaux modèles d'impression ou de dupliquer et de modifier des modèles d'impression existants. Pour plus d'informations sur la modification des modèles d'impression avec FileMaker Pro, consultez le Documentation gFM-Business.

Quelles sont les différences entre gFM-Business Custom et la licence ouverte ?

Avec gFM-Business Custom gFM-Business Custom contient un compte qui permet d'accéder au mode de mise en page FileMaker afin d'effectuer les modifications nécessaires. gFM-Business Custom peut également être complété par nos soins par de nouvelles tables, rubriques et fonctions.

Le site licence ouverte de gFM-Business contient un compte avec lequel toutes les fonctions de FileMaker sont accessibles. Outre le mode de mise en page, il est possible d'éditer des scripts, des listes de valeurs, des fonctions personnalisées, des sources de données et tous les autres paramètres spécifiques aux bases de données. Les acheteurs d'une licence ouverte peuvent donc adapter et étendre eux-mêmes le logiciel entièrement selon leurs exigences individuelles.

Est-il possible d'attribuer des droits d'utilisateur et de bloquer des domaines pour les utilisateurs ?

Oui, la gestion des utilisateurs contient la possibilité d'attribuer des droits d'utilisateur séparément pour tous les modules. Pour chaque utilisateur, il est possible d'adapter individuellement aussi bien le menu principal que la navigation interne. Il est possible d'afficher ou de masquer aussi bien des points de menu individuels que des modules entiers. De nombreux autres paramètres personnalisés sont disponibles pour chaque utilisateur.

goFileMaker.de propose-t-il des formations sur gFM-Business ou FileMaker ?

Oui, les formations sur gFM-Business ou FileMaker peuvent être dispensées soit par téléphone et à distance, soit sur place si vous le souhaitez.

gFM-Business est-il multi-tenant ?

gFM-Business Professional est multi-clients et prend en charge l'utilisation d'un nombre illimité de mandants avec une base d'entreprise et des tranches de numéros séparées pour les documents. gFM-Business free, Basic et Light ne sont pas multi-clients.

Les justificatifs et les lettres de motivation peuvent-ils être rédigés en plusieurs langues ?

Oui, le fichier de modèle d'impression est ouvert dans toutes les versions et peut être édité avec FileMaker Pro. gFM-Business Light et Professional permettent également d'ajouter de nouveaux modèles d'impression et contiennent déjà tous les documents, y compris en anglais. D'autres modèles de documents et de justificatifs en langue étrangère ou différents peuvent être facilement créés sur la base d'un modèle existant.

Quelles données peuvent être importées d'autres systèmes ?

gFM-Business permet d'importer des données d'adresses de clients et des données de base d'articles à partir de n'importe quelle source de données. L'ordre des champs peut être adapté directement pendant l'importation. Si d'autres données que les adresses des clients et les données de base des articles doivent être importées à partir de systèmes tiers, il est possible, en option, de nous demander de procéder à une importation manuelle.

Quels sont les programmes de banque en ligne pris en charge par gFM-Business ?

gFM-Business prend en charge l'importation directe des données des extraits de compte sous Mac OS X à partir de Banque X, MacGiro et StarMoney. Le logiciel prend également en charge le Format MT940 selon la norme Swift et peut donc normalement fonctionner avec n'importe quel programme de banque en ligne.

Comment les données peuvent-elles être transmises à un conseiller fiscal ?

Les documents comptables tels que les factures et les avoirs sont automatiquement comptabilisés dans le livre de caisse dans gFM-Business. Les comptes prédéfinis sont utilisés à cet effet. Toutes les écritures du livre de caisse peuvent être passées soit par l'intermédiaire de l'interface intégrée, soit par l'intermédiaire de l'interface utilisateur. DATEV-Les données peuvent être exportées par l'intermédiaire de l'interface de messagerie électronique ou dans n'importe quel format de texte (.txt ou .csv) ou encore sous forme de tableau Excel.