Häufige Fragen (FAQ)

Im folgenden finden Sie häufig gestellte Fragen zur Unternehmenssoftware gFM-Business. Bei gFM-Business handelt es sich um ein auf der FileMaker Plattform basierendes CRM-, Fakturierung- und Warenwirtschaftssystem, das unter Mac OS X, Windows und auf dem Apple iPad lauffähig ist.

Inhaltsverzeichnis

gFM-Business Professional Unternehmenssoftware

Systemvoraussetzungen und Installation

Für welche Versionen von gFM-Business wird eine Lizenz von FileMaker Pro benötigt?

Eine Lizenz von FileMaker Pro wird immer dann benötigt, wenn Nutzer mit einem Mac oder PC über das Netzwerk auf gFM-Business zugreifen sollen, was bei allen Mehrplatzlizenzen zutrifft. gFM-Business Professional benötigt grundsätzlich eine FileMaker-Lizenz für jeden gleichzeitigen Zugriff auf die Datenbank.

Für die individuelle Anpassung von Drucklayouts wird in allen Versionen eine Lizenz von FileMaker Pro benötigt. Einmalige Änderungen können ggf. auch mit der Demoversion von FileMaker Pro durchgeführt werden, die für einen Zeitraum von 30 Tagen uneingeschränkt lauffähig ist.

Mit welchen FileMaker-Versionen ist gFM-Business kompatibel?

  • OS X: Apple Macintosh Computer mit Intel-Prozessor, Mac OS X 10.9 „Mavericks“ oder höher, mindestens 4GB Arbeitsspeicher, mindestens 200MB Festplattenspeicher, FileMaker Pro 14 oder höher
  • Windows: Mindestens Microsoft Windows 7 SP1, mindestens 4GB Arbeitsspeicher, mindestens 200MB Festplattenspeicher, FileMaker Pro 14 oder höher
  • Apple iPad: FileMaker Go 14 oder höher, iOS 8.1.2 oder höher, iTunes 10.x oder höher

Welche Lizenzen benötige ich für die Nutzung von gFM-Business im Netzwerk?

Um gFM-Business im Netzwerk zu nutzen, ist eine Mehrplatzlizenz von gFM-Business mit der gewünschten Anzahl an Netzplatzlizenzen (gleichzeitige Verbindungen) erforderlich. Soll die Anwendung beispielsweise auf insgesamt sechs Computern installiert werden, von denen jedoch grundsätzlich maximal vier gleichzeitig auf die Datenbank zugreifen, sind drei Netzplatzlizenzen erforderlich (Mehrplatzlizenz + 3 Netzplatzlizenzen = 4 gleichzeitige Zugriffe). Für die Nutzung im Netzwerk ist ausserdem auf jedem Mac OS X- oder Windows-Arbeitsplatz eine Lizenz von FileMaker Pro erforderlich.

Was benötige ich für die Ausführung von gFM-Business auf dem iPad?

Um die gFM-Business Unternehmenssoftware auf dem Apple iPad auszuführen, benötigen Sie FileMaker Go 13, 14 oder 15, das kostenlos im App Store heruntergeladen werden kann. Wenn Sie gFM-Business als Einzelplatzlizenz auf dem iPad ausführen möchten, müssen alle Datenbanken (.fmp12 oder .gfm) via iTunes auf das iPad übertragen werden. Wählen Sie dazu in iTunes die App „FileMaker Go“ aus und übertragen daraufhin die Datenbanken. Wenn von einem iPad aus über das Netzwerk auf gFM-Business zugegriffen werden soll, wählen Sie in FileMaker Go den Host und die Datenbank „gFM-Business“ aus.

Auf welchen Betriebssystemen ist gFM-Business lauffähig?

gFM-Business erfordert mindestens Mac OS X 10.7 „Lion“ oder Windows 7, 4 GB Arbeitsspeicher und 200 MB Speicherkapazität. Für die Ausführung auf dem Apple iPad ist mindestens iOS 7.1 und FileMaker Go 13 erforderlich. gFM-Business kann auch mit FileMaker Go 14 oder 15 ausgeführt werden.

Wird für die Nutzung im Netzwerk immer ein Server benötigt?

Nein, für kleine Arbeitsgruppen von bis zu drei Anwendern kann gFM-Business auch mit FileMaker Pro im Netzwerk freigegeben werden. Die Freigabe im Netzwerk kann entweder auf durch einen Benutzer oder auf einem dedizierten Computer erfolgen. Der Nachteil dieser Lösung besteht darin, dass Backups der Datenbanken manuell durchgeführt werden müssen. Ab vier Benutzern empfehlen wir den Einsatz eines FileMaker Server. Dieser bietet viele weitere Vorteile wie automatische Backups, Zeitpläne für automatisch ausgeführte Scripte und Vieles mehr.

Wie kann über das Internet auf gFM-Business zugegriffen werden?

Wenn über das Internet auf die Datenbanken zugegriffen werden soll, kann ein FileMaker Server eingesetzt werden, der über eine Freigabe im Internet verfügt. Möglich sind ausserdem Zugriffe über VPN, Terminal Services, Citrix oder VNC. Als „Out-of-the-box“-Lösung bieten wir die Nutzung der gFM-Business Cloud an, in der Ihre Datenbanken auf einem FileMaker Server im Internet freigegeben werden. Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, über das Internet auf gFM-Business zuzugreifen, weshalb an dieser Stelle eine individuelle Auswahl auf Basis der gewünschten Anforderungen empfehlenswert ist.

Ist gFM-Business mit der FileMaker Cloud kompatibel?

gFM-Business kann selbstverständlich generell problemlos mit der FileMaker Cloud im Internet freigegeben werden. Dies ist sowohl mit den Datenbanken der Professional-Versionen (.fmp12) als auch mit denen der free-/Basic und Light-Version (.gfm) möglich. Für den Zugriff auf die mit der FileMaker Cloud freigegebenen gFM-Business-Datenbanken ist FileMaker Pro erforderlich.

Kann die Einzelplatzversion auf einem USB-Stick installiert werden?

Um die Software abwechselnd auf mehreren Computern zu nutzen, können die Einzelplatzversionen gFM-Business free, Basic und Light problemlos auch auf einem USB-Stick oder auf einer externen Festplatte installiert werden. Mit Ausnahme der Schriftart für EAN13-Barcodes (nur Light) werden keine Dateien in Ihrem System installiert.

Kann gFM-Business innerhalb des Dateisystems verschoben werden?

Sie können gFM-Business problemlos auch an eine andere Stelle auf Ihrer Festplatte kopieren. Wenn das gFM-Business Dokumentverzeichnis verschoben wird, berücksichtigen Sie bitte, den System-/Dokumentpfad sowie die Speicherpfade aller Drucklayouts entsprechend anzupassen.

Kann die Einzelplatzversion auf einer Dropbox installiert werden?

Sie können gFM-Business Basic und Light auch als Einzelplatzversion auf einer Dropbox installieren, um von mehreren Standorten aus auf die Datenbank zugreifen zu können. Dabei ist zu beachten, dass gleichzeitig nur von einem Standort aus auf die Datenbanken zugegriffen werden kann. Sobald gFM-Business nach der Nutzung geschlossen wird, werden alle Datenbanken automatisch mit der Dropbox synchronisiert und stehen daraufhin in aktualisierter Form an allen Standorten zur Verfügung.

Welche Drucker und Scanner werden unterstützt?

Prinzipiell arbeitet gFM-Business mit jedem Drucker zusammen, der unter Mac OS X oder Windows im System eingerichtet wurde. gFM-Business unterstützt alle Scanner, die eine Twain-Schnittstelle zur Verfügung stellen. Wird gFM-Business als 32-Bit-Anwendung eingesetzt, ist ein 32-Bit-Twain-Treiber erforderlich, bei Nutzung als 64-Bit-Anwendung mit FileMaker 14 oder 15 ist ein 64-Bit-Twain-Treiber erforderlich.

Welche Telefonanlagen werden unterstützt?

Unter Windows wird die Windows-TAPI-Funktion unterstützt, so dass jede Telefonanlage genutzt werden kann, die über Windows-TAPI angebunden werden kann. Unter Mac OS X wird die Fritz!Box mit DialList, DialFritz und fritz.mac Suite unterstützt sowie Telefonanlagen über den STARFACE Client, TeamCall direct und Gigaset QuickSync.

Unterstützt gFM-Business die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) – BDSG?

gFM-Business enthält alle erforderlichen Komponenten, um die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) einzuhalten. Mit der integrierten Benutzerverwaltung können Sie den Zugriff auf die Software personenbezogen einrichten oder beschränken. Bitte berücksichtigen Sie, dass jedes Unternehmen selbst für die Einhaltung der Verordnung verantwortlich ist und beispielsweise personenbezogene Daten nicht unverschlüsselt an Dritte weitergegeben werden dürfen. So muss also beispielsweise eine exportierte Excel-Tabelle verschlüsselt und mit einem Passwort versehen werden, bevor sie an Dritte weitergegeben wird.

Ist die gFM-Business ERP-Software GoBD-konform?

gFM-Business unterstützt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Mit der integrierten Benutzerverwaltung können Sie den Zugriff auf die Software personenbezogen einrichten oder beschränken. An allen buchungsrelevanten Belegen können nach dem Buchungsvorgang keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Alle Dokumente werden beim Druck oder Versand per E-Mail automatisch als PDF-Datei archiviert. Bitte berücksichtigen Sie, dass jedes Unternehmen selbst für die Einhaltung dieser Verordnung verantwortlich ist, und dass einige Bestandteile der Verordnung wie bspw. zeitnahe Erfassung auch für Vorgänge außerhalb von gFM-Business gelten.

Können Daten aus free/Basic nach einem Upgrade nach Light/Pro übernommen werden?

Bei einem Upgrade von gFM-Business free oder Basic zu gFM-Business Light oder Professional können alle Daten aus der alten Version problemlos in die neue Light- oder Professional-Version übernommen werden.

Können angepasste Drucklayouts aus free nach Light/Pro übernommen werden?

Wenn Sie Drucklayouts in der Freeware-Version oder in gFM-Business Basic nach eigenen Vorstellungen angepaßt haben, kann die Datei „gFM_Drucklayouts“ nicht übernommen werden, wenn Sie ein Upgrade auf gFM-Business Light oder Professional vornehmen. Wie Sie alle angepaßten Drucklayouts problemlos von der Freeware-Version zu gFM-Business Light oder Professional übertragen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wie lade ich gFM-Business auf meinen Computer?

Im folgenden finden Sie alle Versionen der Unternehmenssoftware gFM-Business zum Download. Nach Klick auf die Schaltfläche erhalten Sie eine E-Mail, die Ihren persönlichen Download-Link für gFM-Business enthält.

Download gFM-Business Free

Maximal 100 Datensätze pro Modul. Uneingeschränkt mit gFM-Business Basic.

Download gFM-Business free

Download gFM-Business Light (Einzelplatzlizenz)

Download gFM-Business Light

Download gFM-Business Professional (FileMaker 14-16)

Download gFM-Business Professional

Funktionen, Bedienung und Navigation

Wo finde ich die Dokumentation zu gFM-Business?

In allen Versionen von gFM-Business befindet sich ein Benutzerhandbuch im Verzeichnis „Dokumentation“ des gFM-Business Dokumentordners. Der gFM-Business Dokumentordner befindet sich standardmäßig im Dokumentverzeichnis des angemeldeten Benutzers. In jeder Maske von gFM-Business kann in der Symbolleiste mit dem Fragezeichen-Symbol [?] die kontextsensitive Hilfe aufgerufen werden.

Gibt es Video-Anleitungen zu gFM-Business?

Ja, zum gFM-Business Rechnungsprogramm haben wir mehrere Video-Anleitungen und Einführungs-Videos veröffentlicht. Alle Videos können auf der Seite Video-Anleitungen oder direkt in der gFM-Business Unternehmenssoftware aufgerufen werden. Für den Aufruf in gFM-Business klicken Sie auf das Symbol „Videos“, das sich am rechten Rand der Symbolleiste befindet.

In welcher Hinsicht unterscheiden sich die verschiedenen Versionen?

Die Unternehmenssoftware gFM-Business ist auf zwei Plattformen erhältlich. Die Freeware-Version gFM-Business free und gFM-Business Basic verfügen im Vergleich zu gFM-Business Light und Professional über einen eingeschränkten Funktionsumfang. gFM-Business Light verfügt über den identischen Funktionsumfang von gFM-Business Professional mit Ausnahme des Gruppenkalenders, der nur in der Professional-Version zur Verfügung steht. In unserem Versionsvergleich finden Sie alle verfügbaren Funktionen mit Vergleich, in welcher Version die Funktion zur Verfügung steht. Der Funktionsumfang von gFM-Business Basic entspricht dem von gFM-Business free ohne Datensatzlimit.

Funktionsumfang von gFM-Business free und Basic

Funktionsübersicht: Basic Einzelplatz

Funktionsumfang von gFM-Business Light und Professional (Light ohne Kalender)

Funktionsübersicht: Professional Einzelplatz

Welche Unterschiede bestehen zwischen gFM-Business Custom und der offenen Lizenz?

Mit gFM-Business Custom können Sie alle Bildschirmmasken und Listenansichten selbst nach individuellen Anforderungen anpassen und erweitern. gFM-Business Custom enthält ein Konto, mit dem der FileMaker Layoutmodus zugänglich ist, um entsprechende Änderungen durchführen zu können. gFM-Business Custom kann außerdem durch uns um neue Tabellen, Felder und Funktionen erweitert werden.

Die offene Lizenz von gFM-Business enthält ein Konto, mit dem alle Funktionen von FileMaker zugänglich sind. Neben dem Layoutmodus können auch Scripte, Wertelisten, eigene Funktionen, Datenquellen und alle weiteren Datenbankspezifischen Parameter bearbeitet werden. Käufer einer offenen Lizenz können die Software also vollständig nach individuellen Anforderungen selbst anpassen und erweitern.

Können Benutzerrechte vergeben und Bereiche für Benutzer gesperrt werden?

Ja, die Benutzerverwaltung enthält die Möglichkeit, Benutzerrechte separat für alle Module zu vergeben. Für jeden Benutzer kann sowohl das Hauptmenü als auch die interne Navigation individuell angepasst werden. Dabei können sowohl einzelne Menüpunkte als auch ganze Module ein- oder ausgeblendet werden. Für jeden Benutzer stehen viele weitere benutzerdefinierte Einstellungen zur Verfügung.

Bietet goFileMaker.de Schulungen zu gFM-Business oder FileMaker an?

Ja, Schulungen zu gFM-Business oder FileMaker können entweder via Telefon und Fernwartung oder auf Wunsch auch vor Ort durchgeführt werden.

Ist gFM-Business mandantenfähig?

Nein, gFM-Business ist nicht mandantenfähig.

Welche Daten können aus anderen Systemen importiert werden?

gFM-Business erlaubt den Datenimport von Kundenadressen und Artikelstammdaten aus beliebigen Datenquellen. Dabei kann die Feldreihenfolge direkt während des Imports angepasst werden. Sollen weitere Daten als Kundenadressen und Artikelstammdaten aus Drittsystemen importiert werden, kann optional ein manueller Import durch uns in Auftrag gegeben werden.

Welche Onlinebanking-Programme werden von gFM-Business unterstützt?

gFM-Business unterstützt den direkten Datenimport von Kontoauszügen unter Mac OS X aus Bank X, MacGiro und StarMoney. Die Software unterstützt außerdem das MT940-Format nach Swift-Standard und kann damit im Normalfall mit jedem beliebigen Onlinebanking-Programm zusammenarbeiten.

Wie können Daten an einen Steuerberater übergeben werden?

Buchungsbelege wie Rechnungen und Gutschriften werden in gFM-Business automatisch im Kassenbuch verbucht. Dabei werden die im Vorfeld vorgegebenen Konten verwendet. Alle Buchungen aus dem Kassenbuch können entweder über die integrierte DATEV-Schnittstelle oder im beliebigen Textformat (.txt oder .csv) oder auch als Excel-Tabelle exportiert werden.

Welche Onlineshops werden derzeit unterstützt?

Die automatische Übertragung von Kunden, Bestellungen und Artikeln steht in gFM-Business Light und Professional serienmäßig für Gambio GX2 Onlineshops zur Verfügung. Eine optionale Schnittstelle für Shopware 5 Onlineshops kann als externes Modul erworben werden.

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