10.1 Facturation > Offres

10.1 Facturation > Offres

Sur Facturation > Offres Toutes les offres créées jusqu'à présent s'y trouvent et il est possible d'en créer de nouvelles. La façon la plus simple de créer une offre pour un client existant est d'utiliser la fonction Nouvelle offrequi a été créé dans la partie du programme Clients est disponible. Si une offre est proposée directement dans la partie du programme Facturation > Offres le client souhaité peut également être saisi dans le champ Numéro de client peut être sélectionné. Pour le bloc d'adresses "Adresse de livraison", il est possible de sélectionner soit le même numéro de client, soit un autre numéro en option.

10.1.1 Champs dans Facturation > Offres

• Société/nom (Nom de la société ou nom de famille, séparément pour le destinataire du document et pour l'adresse de livraison)
• Société/Prénom (Nom ou prénom de la société, séparément pour le destinataire du document et pour l'adresse de livraison)
• Rue/numéro de maison (rue et numéro, séparément pour le destinataire du document et pour l'adresse de livraison)
• Pays/PLZ/Lieu (Code de pays, code postal et ville, séparément pour le destinataire du document et pour l'adresse de livraison).
• N° de l'offre (ID unique de l'offre, généré automatiquement lors de la création selon le modèle défini sous Préférences > Préférences > Facturationpour les numéros d'offre)
• Date (date de l'offre)
• Numéro de client (numéro de client du client qui doit recevoir l'offre)
• Numéro d'adresse (numéro d'adresse du client qui doit recevoir l'offre)
• Position : n (numéro d'ordre du poste pour le tri dans le document)
• Position : Nombre (nombre de produits de la position actuelle)
• Position : N° d'article (numéro d'article de la position actuelle)
• Position : Désignation de l'article (désignation de l'article de la position actuelle)
• Poste : TVA (taux de TVA de la position actuelle)
• Poste : Individuel net (prix unitaire net de la position actuelle)
• Poste : Individuel brut (prix unitaire brut de la position actuelle)
• Poste : Total brut (prix brut total de la position actuelle)
• Position : Description de l'article (description de l'article de la position actuelle)
• Position : État (statut de la position actuelle)
• Mode de paiement (mode de paiement proposé)
• État de l'impression (statut, si et quand l'offre a déjà été imprimée)
• Remarques (Remarques sur l'offre, visibles uniquement dans la base de données)
• Notes (remarques sur l'offre, visibles sur le justificatif)
• Sous-total (Sous-total de l'offre, net et brut)
• Réduction TVA (taux de TVA sur lequel une éventuelle remise doit être imputée)
• Pourcentage de réduction (pourcentage de remise accordé en option)
• Réduction (Remise éventuellement accordée, nette et brute)
• Taxe sur la valeur ajoutée (TVA incluse dans l'offre)
• Somme totale (montant total de l'offre, net et brut)
• Registre [+] : Champs libres (jusqu'à 20 champs librement définissables par document)

10.1.2 Fonctions dans Facturation > Offres

• Nouvelle offre - Cette fonction permet de créer un nouvel enregistrement d'offre. Un nouveau numéro d'offre est automatiquement généré.
• Dupliquer l'offre - Duplique l'offre appelée, y compris tous les postes du document.
• Imprimer l'offre - Ouvre la boîte de dialogue d'impression pour sortir l'offre appelée sur une imprimante.
• Envoyer une offre - Ouvre la boîte de dialogue d'impression pour envoyer l'offre consultée par e-mail.
• Envoyer tout - Cette fonction permet d'envoyer par e-mail toutes les offres actuellement consultées. Les enregistrements dont le destinataire n'a pas d'adresse e-mail sont ignorés par cette fonction.
• Créer un ordre - Cette fonction permet de créer une nouvelle commande sur la base de l'offre appelée. Toutes les données et positions se trouvant dans l'offre sont alors reprises dans la nouvelle commande.
• Créer une facture - Cette fonction permet de créer une nouvelle facture sur la base de l'offre appelée. Toutes les données et positions de l'offre sont reprises dans la nouvelle facture.
• Créer une commande - Cette fonction permet de créer une nouvelle commande sur la base de l'offre appelée. Toutes les données et positions de l'offre sont reprises dans la nouvelle commande.
• Ordre groupé - Cette fonction permet de créer une nouvelle commande sur la base de plusieurs offres. Toutes les données et positions se trouvant dans les offres sélectionnées sont alors reprises dans la nouvelle commande. Cette fonction ne peut être exécutée que si l'offre appelée n'a pas encore été transformée en commande et s'il existe d'autres offres ouvertes du contact correspondant qui n'ont pas encore été transformées en commande.
• Facture globale - Cette fonction permet de créer une nouvelle facture sur la base de plusieurs offres. Toutes les données et positions se trouvant dans les offres sélectionnées sont alors reprises dans la nouvelle facture. Cette fonction ne peut être exécutée que si l'offre appelée n'a pas encore été convertie en facture et s'il existe d'autres offres ouvertes du contact correspondant qui n'ont pas encore été converties en facture.
• Supprimer une offre - Supprime de la base de données l'enregistrement actuel de l'offre, y compris toutes les positions qui lui sont attribuées.

10.1.3 Fonctions contextuelles dans Facturation > Offres

• Nouvelle position - Sert à créer une nouvelle position. Le curseur se déplace alors vers la dernière ligne des enregistrements de poste pour créer un nouveau poste.
• Dupliquer le poste - Cette fonction permet de dupliquer la position sélectionnée, après quoi une nouvelle position est créée avec un contenu de champ identique à la position sélectionnée.
• < Position en arrière - Trie la position sélectionnée dans le document d'une position en arrière.
• > Position avant - Trie la position sélectionnée dans le document d'une position vers l'avant.
• Poste alternatif - Marque le poste de document actuel comme poste alternatif. Les postes alternatifs ne sont pas ajoutés au total du document.
• Supprimer un poste - Supprime la position sélectionnée de la base de données.
• Supprimer les personnes sélectionnées - Supprime tous les postes sélectionnés du document appelé.

10.1.4 Facturation > Offres > Evénements

Si l'enregistrement des événements a été activé dans les paramètres, toutes les modifications de champs ou opérations effectuées en rapport avec l'offre consultée s'affichent sous le bouton d'onglet Événements.

10.1.5 Saisir de nouvelles positions de document

Saisissez de nouvelles positions de document en cliquant sur le bouton [+] en haut à droite de la liste des positions, ce qui ouvre une boîte de dialogue popover pour la saisie de nouvelles positions de document. Le nombre d'articles à insérer peut être défini sous [Réglages > Utilisateur > Dialogues] une valeur par défaut peut être définie séparément pour chaque utilisateur. Si vous n'avez enregistré que quelques articles dans votre base de données articles, vous pouvez maintenant choisir dans le menu déroulant du champ [N° d'article] sélectionner l'article souhaité. En sélectionnant le bouton radio [Position alternative] l'article sélectionné est inséré dans l'offre en tant que poste alternatif.

Traiter le prix d'achat

Si vous modifiez le prix d'achat de l'article dans la boîte de dialogue d'ajout de nouvelles positions d'article, cette modification prend effet dans la base de données articles et s'applique donc à toutes les positions futures de cet article. Dans le champ [Formule/surépaisseur] la valeur du champ [nombre] être calculé automatiquement.

Nombre et sélection d'articles

Pour cela, il suffit de saisir la formule correspondante (par exemple 2*2+5) dans le champ [Formule/surépaisseur] est activée. Des remises et des suppléments supplémentaires peuvent être saisis dans la boîte de dialogue des détails de la position, dès que la position a été créée. Si des remises ou des suppléments liés au client ont été saisis pour cet article ou cette catégorie d'articles, ils sont automatiquement pris en compte lors de la création d'une position.

En cliquant sur le champ vert [N° d'article] la boîte de dialogue de recherche des articles s'ouvre pour sélectionner un article pour la position. À droite, la position peut être définie comme position alternative ou position de texte. Si l'article dispose d'attributs d'article enregistrés (variantes de produit), ceux-ci peuvent être sélectionnés pour la nouvelle position. Les éventuelles plus-values ou moins-values sont automatiquement ajoutées au prix de vente lors de la sélection.

Cliquez sur le symbole [>] devant le numéro d'article pour ouvrir une autre fenêtre dans laquelle vous pouvez effectuer une recherche plein texte pour tous les articles enregistrés.

Dans le champ [Critère de recherche] saisissez un terme (partiel) de votre choix pour filtrer la liste en temps réel. Dans le champ [Trier] vous pouvez sélectionner un ordre de tri pour la liste affichée. Si plusieurs articles ont été sélectionnés, tous les postes seront transférés dans le document dans l'ordre de l'ordre de tri que vous avez choisi.

• Pour ajouter un seul article au document, il suffit de cliquer sur l'article souhaité. La fenêtre de recherche se ferme et l'article sélectionné est inséré dans la boîte de dialogue permettant d'ajouter de nouvelles lignes au document.
• Pour insérer plusieurs articles en même temps dans le document, inscrivez le nombre souhaité devant l'article. Après avoir cliqué sur le bouton [Ajouter une sélection] tous les articles correspondants sont automatiquement insérés dans le document.

Positions de texte libres

Des positions de texte libres peuvent être insérées dans tous les documents dans gFM-Business Light et Professional. Si, lors de l'ajout d'un nouveau poste de document, l'option [position du texte] est sélectionné, la boîte de dialogue de position ne contient plus qu'un champ pour la sélection d'un article de texte ainsi qu'un champ de texte pour la saisie d'un texte libre.

Les positions de texte se comportent dans les documents de la même manière que les positions normales et peuvent être déplacées vers le haut ou vers le bas sur le document. De cette manière, les postes du document peuvent par exemple être divisés en zones et chaque zone peut être décrite par un poste de texte. Les positions de texte sont automatiquement reprises dans le nouveau document lors de la conversion en un autre type de document, comme les positions normales.

10.1.6 Modifier les prix dans les positions

En cliquant sur un prix unitaire ou total d'une position, une boîte de dialogue popover s'ouvre, dans laquelle le prix unitaire net ou brut peut être édité. La boîte de dialogue popover est également disponible avec tous les champs en mode recherche, afin de sélectionner les documents selon ces critères.

Ajouter un rabais ou un supplément de position

Les champs colorés en rouge peuvent contenir une remise sous forme de pourcentage, de valeur nette ou brute, qui s'applique au poste individuel concerné. Les champs colorés en vert peuvent contenir un supplément qui peut être saisi sous forme de valeur brute, nette ou en pourcentage. Les remises et les suppléments liés au client sont automatiquement pris en compte lors de la création du poste.

Traiter le prix d'achat

Si vous modifiez le prix d'achat de l'article dans le dialogue d'ajout de nouvelles positions d'article, cette modification prend effet dans la base de données articles et s'applique donc à toutes les positions futures de cet article.

Traiter les dates de livraison

Pour chaque poste du document, il est possible d'indiquer une date de livraison sous la forme d'une date souhaitée et d'une date confirmée.

10.1.7 Affichage des recettes totales et de la marge bénéficiaire

En cliquant sur le total d'un document, une fenêtre popover s'ouvre avec des informations sur les recettes totales et la marge bénéficiaire du document consulté. Dans cette fenêtre popover, il est également possible d'indiquer une remise en pourcentage ou en montant absolu, qui s'applique à l'ensemble du document. Pour la remise, il est possible d'indiquer le taux de TVA auquel la remise doit s'appliquer.

10.1.8 Tous les documents liés dans la barre d'historique des documents

La barre de titre de la barre d'historique des documents contient désormais également une fenêtre popover dans laquelle tous les documents correspondants du document appelé sont affichés et peuvent être appelés par un clic de souris. S'il existe plusieurs documents consécutifs identiques pour un document, le titre correspondant est mis en évidence en gras et en rouge.

10.1.9 Instructions vidéo : Créer des offres avec la facturation dans gFM-Business

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