10.1 Factuur > Offertes

10.1 Factuur > Offertes

Onder Factuur > Offertes kunnen alle eerder gemaakte offertes worden gevonden en kunnen nieuwe offertes worden gemaakt. De eenvoudigste manier om een offerte te maken voor een bestaande klant is door gebruik te maken van de Nieuw aanboddie u kunt vinden in het programmadeel Klanten beschikbaar is. Als er direct een aanbod wordt gedaan in het programmaonderdeel Factuur > Offertes gemaakt, kan de gewenste klant ook worden ingevoerd in de Klantnummer kan worden geselecteerd. Voor het adresblok "Afleveradres" kan hetzelfde of optioneel een ander klantnummer worden geselecteerd.

10.1.1 Velden in Factuur > Offertes

• Bedrijf/Naam (Bedrijfsnaam of achternaam, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Bedrijf/voornaam (Bedrijfsnaam of voornaam, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Straat/huisnummer (Straat en huisnummer, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Land/PLZ/stad (Landcode, postcode en plaats, afzonderlijk voor de ontvanger van de voucher en voor het afleveradres).
• Aanbieding nr. (Unieke ID van de aanbieding, wordt automatisch gegenereerd tijdens het maken volgens het patroon beschreven onder Instellingen > Voorkeuren > Factureringwerd opgegeven voor offertenummers)
• datum (datum van de aanbieding)
• Klantnummer (Klantnummer van de klant die de aanbieding moet ontvangen)
• Adres (Adresnummer van de klant die de aanbieding moet ontvangen)
• Positie: Nee. (Volgnummer van het item voor sorteren binnen het document)
• Positie: Hoeveelheid (aantal producten op de huidige positie)
• Positie: Artikelnr. (artikelnummer van de huidige positie)
• Positie: Artikelomschrijving (artikelbeschrijving van de huidige positie)
• Positie: BTW (BTW-tarief van de huidige positie)
• Positie: Enkel net (Nettoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Enkel bruto (brutoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Totaal bruto (bruto totale prijs van de huidige positie)
• Positie: Item beschrijving (Beschrijving van het huidige item)
• Positie: Status (Status van de huidige positie)
• Betaalmethode (Aangeboden betalingsmethode)
• Status afdrukken (Status, of en wanneer de aanbieding al is afgedrukt)
• Opmerkingen (Opmerkingen over de aanbieding, alleen zichtbaar in de database)
• Opmerkingen (Opmerkingen over de offerte, zichtbaar op het ontvangstbewijs)
• Subtotaal (Subtotaal van de offerte, netto en bruto)
• Korting BTW (BTW-tarief waarop een eventuele korting moet worden geboekt)
• Korting (Facultatieve korting toegekend in procenten)
• Korting (Toegekende korting, netto en bruto)
• Belasting toegevoegde waarde (BTW inbegrepen in de aanbieding)
• Totaal bedrag (totaalbedrag van de aanbieding, netto en bruto)
• Registreer [+]: Vrije velden (Tot 20 vrij definieerbare velden per document)

10.1.2 Functies in Facturatie > Offertes

• Nieuw aanbod - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe gegevensrecord voor offertes aan te maken. Er wordt automatisch een nieuw offertenummer gegenereerd.
• Dubbele aanbieding - Dupliceert de aangevraagde offerte inclusief alle documentitems.
• Aanbieding afdrukken - Opent het afdrukdialoogvenster om de geselecteerde aanbieding op een printer af te drukken.
• Stuur offerte - Opent het afdrukdialoogvenster om de geselecteerde aanbieding per e-mail te verzenden.
• Stuur alle - Met deze functie kun je alle momenteel opgeroepen aanbiedingen per e-mail verzenden. Gegevensrecords waarvoor geen e-mailadres voor de ontvanger is ingevoerd, worden met deze functie overgeslagen.
• Bestel aanmaken - Met deze functie wordt een nieuwe bestelling aangemaakt op basis van de opgevraagde offerte. Alle gegevens en artikelen in de offerte worden overgezet naar de nieuwe order.
• Factuur genereren - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe factuur te genereren op basis van de opgevraagde offerte. Alle gegevens en artikelen in de offerte worden overgenomen op de nieuwe factuur.
• Bestel aanmaken - Met deze functie wordt een nieuwe bestelling aangemaakt op basis van de opgevraagde offerte. Alle gegevens en artikelen in de offerte worden overgezet naar de nieuwe order.
• Collectieve bestelling - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe order aan te maken op basis van meerdere offertes. Alle gegevens en artikelen in de geselecteerde offertes worden overgenomen in de nieuwe order. Deze functie kan alleen worden uitgevoerd als de opgevraagde offerte nog niet is omgezet in een order en er voor de betreffende contactpersoon nog andere openstaande offertes zijn die nog niet zijn omgezet in een order.
• Verzamelfactuur - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe factuur te maken op basis van meerdere offertes. Alle gegevens en items in de geselecteerde offertes worden overgezet naar de nieuwe factuur. Deze functie kan alleen worden uitgevoerd als de geselecteerde offerte nog niet is omgezet in een factuur en er nog andere openstaande offertes zijn voor de betreffende contactpersoon die nog niet zijn omgezet in een factuur.
• Aanbod verwijderen - Verwijdert de huidige gegevensrecord van de aanbieding inclusief alle toegewezen items uit de database.

10.1.3 Contextgevoelige functies in Facturering > Offertes

• Nieuwe positie - Wordt gebruikt om een nieuw item te maken. De cursor springt naar de laatste regel van de itemgegevensrecords om een nieuw item te maken.
• Dubbele positie - Deze functie kan worden gebruikt om het geselecteerde item te dupliceren, waarna een nieuw item wordt gemaakt met identieke veldinhoud als het geselecteerde item.
• < Positie terug - Sorteert het geselecteerde item in het document één positie terug.
• > Positie vóór - Schuift het geselecteerde item in het document één positie op.
• Alternatief standpunt - Markeert de huidige regelitem als een alternatieve regelitem. Alternatieve posten worden niet opgeteld bij het totaal op de bon.
• Positie verwijderen - Verwijdert de geselecteerde positie uit de database.
• Geselecteerde verwijderen - Verwijdert alle geselecteerde items uit het geselecteerde document.

10.1.4 Facturering > Offertes > Gebeurtenissen

Als de registratie van gebeurtenissen is geactiveerd in de instellingen, worden alle veldwijzigingen of gemaakte processen die betrekking hebben op de opgeroepen aanbieding weergegeven onder de tabblad Gebeurtenissen.

10.1.5 Nieuwe regelitems invoeren

Voer nieuwe bonitems in door te klikken op de [+] knop rechtsboven in de itemlijst, waarna een popover dialoog opent voor het invoeren van nieuwe bonitems. Het aantal in te voeren items kan worden ingesteld onder [Instellingen > Gebruiker > Dialogen]. kan voor elke gebruiker afzonderlijk een standaardwaarde worden opgegeven. Als je maar een paar items hebt opgeslagen in je item master, kun je nu een standaardwaarde instellen in het pop-upmenu van de [Artikelnr.] om het gewenste artikel te selecteren. Door het keuzerondje [Alternatief standpunt] het geselecteerde item wordt toegevoegd aan de aanbieding als een alternatief item.

Aankoopprijs bewerken

Als u de aankoopprijs van het artikel wijzigt in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe artikelitems, wordt deze wijziging van kracht in de artikelmaster en geldt deze dus voor alle toekomstige artikelen van dit artikel. In het veld [Formule/meting] de waarde in het veld [Hoeveelheid] worden automatisch berekend.

Hoeveelheid en artikelselectie

Voer gewoon de bijbehorende formule in (bijvoorbeeld 2*2+5) in het veld [Formule/meting] op. Extra kortingen en toeslagen kunnen worden ingevoerd in het dialoogvenster Itemdetails zodra het item is aangemaakt. Als er klantgerelateerde kortingen of toeslagen zijn ingevoerd voor dit artikel of deze artikelcategorie, wordt hier automatisch rekening mee gehouden wanneer een artikel wordt aangemaakt.

Door op het groene veld te klikken [Artikelnr.] opent het zoekdialoogvenster voor items om een item voor de positie te selecteren. Aan de rechterkant kan het item gedefinieerd worden als een alternatief item of tekstitem. Als het item itemattributen (productvarianten) heeft ingevoerd, kunnen deze worden geselecteerd voor het nieuwe item. Eventuele extra of gereduceerde prijzen worden automatisch toegevoegd aan de verkoopprijs wanneer het item wordt geselecteerd.

Klik op het [>] symbool voor het artikelnummer om een ander venster te openen waarin je een full-text zoekopdracht kunt uitvoeren naar alle opgeslagen artikelen.

In het veld [Zoekterm] om de lijst in realtime te filteren. In het veld [Sorteer] kun je een sorteervolgorde selecteren voor de weergegeven lijst. Als er meerdere items zijn geselecteerd, worden alle items overgebracht naar het document in de volgorde van de geselecteerde sorteervolgorde.

• Om een enkel item aan de bon toe te voegen, klik je gewoon op het gewenste item. Het zoekvenster wordt dan gesloten en het geselecteerde item wordt ingevoegd in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe regelitems.
• Als je meerdere items tegelijk aan de kassabon wilt toevoegen, voer je het gewenste aantal in vóór het item. Nadat u op de knop [Selectie toevoegen] worden alle overeenkomstige artikelen automatisch in het document ingevoegd.

Vrije tekstposities

Vrije tekstitems kunnen worden toegevoegd aan alle bonnen in gFM-Business Light en Professional. Als bij het toevoegen van een nieuw regelitem de optie [Tekstpositie] is geselecteerd, bevat het positiedialoogvenster alleen een veld voor het selecteren van een tekstartikel en een tekstveld voor het invoeren van een vrije tekst.

Tekstitems in documenten gedragen zich op dezelfde manier als normale items en kunnen omhoog of omlaag worden verplaatst in het document. Op deze manier kunnen documentitems bijvoorbeeld worden verdeeld in gebieden en deze gebieden kunnen elk worden beschreven met een tekstitem. Tekst items worden automatisch overgezet naar het nieuwe document wanneer je converteert naar een ander documenttype, net als normale items.

10.1.6 Prijzen in artikelen bewerken

Door te klikken op een eenheidsprijs of totaalprijs van een item wordt een popover-dialoog geopend waarin de netto- of bruto-eenheidsprijs kan worden bewerkt. De popover-dialoog is ook beschikbaar met alle velden in de zoekmodus om documenten volgens deze criteria te selecteren.

Item korting of toeslag toevoegen

In de roodgekleurde velden kan een korting worden ingevoerd als een percentage, netto of bruto waarde die van toepassing is op de overeenkomstige regel. De groengekleurde velden kunnen een toeslag bevatten, die als bruto, netto of procentuele waarde kan worden ingevoerd. Met klantgerelateerde kortingen en toeslagen wordt automatisch rekening gehouden wanneer het artikel wordt aangemaakt.

Aankoopprijs bewerken

Als u de aankoopprijs van het artikel aanpast in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe artikelitems, wordt deze wijziging van kracht in de artikelmaster en is deze dus van toepassing op alle toekomstige artikelen van dit artikel.

Leveringsdatums bewerken

Voor elk regelitem kan een leveringsdatum worden opgegeven in de vorm van een aangevraagde datum en een bevestigde datum.

10.1.7 Weergave van totale omzet en winstmarge

Als je op het totaalbedrag van een voucher klikt, wordt er een popovervenster geopend met informatie over de totale omzet en de winstmarge van de opgeroepen voucher. In dit popover-venster kunt u ook een korting invoeren als percentage of als een absoluut bedrag dat van toepassing is op de hele bon. Voor de korting kun je het btw-tarief opgeven waarop de korting moet worden toegepast.

10.1.8 Alle gekoppelde documenten in de documentgeschiedenisbalk

De titelbalk van de bonhistorie bevat nu ook een popover-venster waarin alle bijbehorende bonnen van de opgeroepen bon worden weergegeven en met een muisklik kunnen worden opgeroepen. Als er voor een bon meerdere identieke opvolgende documenten zijn, wordt de bijbehorende titel vet en rood gemarkeerd.

10.1.9 Video tutorial: Offertes maken met de factuur in gFM-Business

Door de video te laden, accepteer je het privacybeleid van YouTube.
Meer informatie

Video laden

YouTube altijd deblokkeren