8.2 Klanten > Adressen
In het masker Klanten > Adressen Bij de opgevraagde klantgegevensrecord kan een willekeurig aantal adressen en bankgegevens worden ingevoerd. Voor elke opgeroepen klant kan één adresrecord als standaardadres worden gemarkeerd. Adressen kunnen in de lijst worden beveiligd zodat ze niet kunnen worden verwijderd en bovenaan de lijst worden geplaatst. Adressen kunnen worden geëxporteerd als een vCard of worden overgezet naar het OS X-adresboek of Microsoft Outlook. Elke record met adresgegevens bevat velden voor bankgegevens, zodat een willekeurig aantal adressen en bankgegevens kan worden beheerd voor elke record met klantgegevens.
8.2.1 Registreer knoppen in Klanten > Adressen
- Adressen - Weergave en invoer van een willekeurig aantal adressen voor de opgeroepen record met contactgegevens.
- Kaart - Weergave van alle gebelde klanten op een kaart van Google Maps.
- Routes - Weergave van alle opgeslagen routeplannen voor de geselecteerde record met contactgegevens.
8.2.2 Velden in Klanten > Adressen
- Adres ID (nummer, adres-ID, wordt automatisch gegenereerd)
- Soort adres (Adrestype - adrestypes kunnen Instellingen > Stamgegevens bedrijf kan worden gedefinieerd. Standaard: 10 - standaardadres, 20 - verzendadres, 30 - hoofdkantoor, 40 - vestigingsadres, 50 - overig)
- Bedrijf/Naam (Bedrijfsnaam of achternaam)
- Bedrijf/voornaam (2e regel bedrijfsnaam of voornaam)
- Straat/huisnr. (Adres van de klant)
- Land/PLZ/stad (land, postcode en plaats van de klant)
- Telefoon, fax (Telefoon- en faxnummer van de klant)
- E-mail, internet URL (faxnummer van de klant)
- Brief aanhef (Brief aanhef voor gebruik in correspondentie)
- Rekening/BLZ/BIC/IBAN/Bankinstelling (Bankgegevens van de klant)
8.2.3 Functies in Klanten > Adressen
Alle dataset-gerelateerde functies bevinden zich linksonder in de functieknop van de functiebalk en worden weergegeven in een pop-upmenu wanneer erop wordt geklikt.
- Nieuwe klant - Wordt gebruikt om een nieuwe klant aan te maken. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt automatisch een nieuw klantnummer gegenereerd en kun je beginnen met het invoeren van het adres.
- Nieuw adres - Opent een dialoogvenster om een nieuwe adresgegevensrecord in te voeren die wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen record met klantgegevens. De titel en locatie worden automatisch behouden wanneer een nieuw adres wordt aangemaakt.
- Nieuwe contactpersoon - Opent een dialoogvenster om een nieuwe contactpersoon in te voeren die wordt toegewezen aan de klantrecord die momenteel wordt opgeroepen.
- Nieuwe actie - Opent een dialoogvenster om een nieuwe actie in te voeren die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen.
- Nieuwe service - Opent een dialoogvenster om een nieuwe dienst aan te maken in de tijdregistratie, die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen. Bij het selecteren van artikelnummers verschijnen alle artikelen die in artikelbeheer zijn gemarkeerd als serviceartikelen.
- Nieuw document - Wordt gebruikt om een nieuw document voor de klant aan te maken via de module Correspondentie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuw document gemaakt in de Correspondentiedie wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen klant. Het standaardadres van de opgeroepen klant wordt gebruikt voor het aanmaken.
- Nieuw seriedocument - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuw samenvoegdocument te maken dat moet worden verzonden naar alle klantgegevensrecords die momenteel worden opgeroepen. Om deze functie effectief te gebruiken, moeten eerst alle gewenste klantgegevensrecords worden opgeroepen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het hoofdstuk "Gegevensrecords zoeken, selecteren en sorteren". Na het selecteren van deze functie verschijnt een dialoogvenster waarin de datum, de verantwoordelijke, de documentnaam, het te gebruiken documentsjabloon en de te gebruiken printlay-out worden geselecteerd. Nadat u op de knop [Nieuw] er wordt een corresponderend document aangemaakt in de module Correspondentie voor elke opgeroepen record met klantgegevens.
- Document scannen - Deze functie kan worden gebruikt om een papieren document te scannen en op te slaan in de opgeroepen klantgegevensrecord. De tekst van het document wordt automatisch herkend en opgeslagen tijdens het scannen als deze functie is geactiveerd onder [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]. werd geactiveerd.
- Archiefbestand - Deze functie kan worden gebruikt om een bestand op te slaan voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuw aanbod - Gebruikt om een nieuwe aanbieding in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe aanbieding gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe creditnota - Wordt gebruikt om een nieuwe creditnota in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe creditnota aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe factuur - Wordt gebruikt om een nieuwe factuur in te voeren bij de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe factuur gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe automatische incasso - Gebruik deze functie om een nieuwe binnenlandse domiciliëring aan te maken voor de opgeroepen gegevensrecord van de klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, bank sorteercode, rekeningnummer, reden van betaling en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe incasso aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuwe SEPA-overboeking - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuwe SEPA-overboeking (SEPA-incasso of EU/SEPA-overboeking) aan te maken voor de opgeroepen klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de volgende velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, BIC, IBAN, reden van betaling, EzE-referentie en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe SEPA-overboeking aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuw SEPA-mandaat - Om SEPA-incasso's of EU/SEPA-overschrijvingen uit te voeren, is eerst een door de klant ondertekende SEPA-machtiging nodig. Een formulier voor een nieuwe SEPA-machtiging kan direct vanuit gFM Business worden gegenereerd. Vul hiervoor in het betreffende dialoogvenster de velden Betalingstype, Referentie, Naam, Adres, Postcode/plaats, Land, SWIFT BIC en IBAN in. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuw SEPA-mandaat aangemaakt voor het opgeroepen record met klantgegevens, dat wordt opgeslagen onder Facturatie > Kasboek > SEPA-mandaten kan worden bekeken en afgedrukt.
- Gegevens exporteren - Hiermee kunnen alle opgehaalde klantgegevens worden geëxporteerd naar een extern bestand. Verschillende bestandsformaten en speciale formaten van logistieke dienstverleners worden ondersteund.
- Gegevens importeren - Deze functie kan worden gebruikt om adressen van klanten te importeren in gFM-Business.
- Klanten verwijderen - Deze functie kan worden gebruikt om de momenteel opgeroepen klantgegevensrecord uit de database te verwijderen.
8.2.4 Contextgevoelige functies in Klanten > Adressen
- Nieuw adres - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuw adres in te voeren dat wordt toegewezen aan de record met klantgegevens die op dat moment wordt opgeroepen. Het adrestype kan worden gebruikt om aan te geven om welk type adres het gaat.
- Duplicaat adres - Wordt gebruikt om de geselecteerde record met adresgegevens te dupliceren. Er wordt een nieuw adres met een nieuwe adres-ID gemaakt op basis van de gegevens van het geselecteerde adres.
- Adres (de)bescherming - Deze functie kan worden gebruikt om een adres te beveiligen of de beveiliging van een beveiligd adres op te heffen. Een beschermd adres kan niet worden verwijderd en verschijnt bovenaan in de adreslijst.
- Standaard adres - Hiermee wordt het geselecteerde adres als standaardadres ingevoerd voor de record met klantgegevens die wordt opgeroepen. Voor elke klant kan slechts één adres als standaardadres worden gedefinieerd. Elk ander standaardadres wordt tijdens dit proces voortgezet als een normaal adres.
- Adresboek - Zet het geselecteerde adres over naar het adresboek van Mac OS X of naar het adresboek van Microsoft Outlook. Het adresboek dat is gedefinieerd als het standaard adresboek op het systeem in kwestie wordt gebruikt. Je vindt meer informatie in de documentatie van je besturingssysteem.
- Als VCard exporteren - Exporteert het geselecteerde adres als een digitaal visitekaartje (vCard, .vcf-bestand), dat kan worden geïmporteerd in andere toepassingen of mobiele telefoons.
- Nieuwe brief - Wordt gebruikt om een nieuwe brief aan de klant te maken via de module Correspondentie gebaseerd op het geselecteerde adres.
- Nieuwe e-mail - Wordt gebruikt om een nieuwe e-mail naar de klant te maken via de module Correspondentie gebaseerd op het geselecteerde adres.
- Nieuwe fax - Wordt gebruikt om een nieuwe fax naar de klant in te voeren via de module Correspondentie gebaseerd op het geselecteerde adres.
- Nieuwe route starten - Met deze functie kun je een nieuwe route maken waarbij het geselecteerde adres automatisch wordt ingevoerd als startadres.
- Bestemming nieuwe route - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuwe route aan te maken waarbij het geselecteerde adres automatisch wordt ingevoerd als bestemmingsadres.
- Adres verwijderen - Verwijdert het geselecteerde adres uit de database na een zoekopdracht. Als het het standaardadres is, moet een ander adres worden gedefinieerd als het standaardadres voor de record met klantgegevens die wordt opgevraagd.
8.2.5 Geocodering en routeplanning
gFM-Business bevat geocoderingsfuncties die automatisch de bijbehorende geocoördinaten voor geregistreerde adressen bepalen. Hierdoor kunnen adressen geografisch worden toegewezen en op een kaart worden weergegeven. In het nieuwe masker [Klanten > Adressen > Kaart]. Alle opgeroepen contactpersonen worden op een kaart weergegeven. Als de resultatenset meer dan 100 opgehaalde gegevensrecords bevat, worden de eerste 100 contactpersonen op de kaart weergegeven.
De CRM-module bevat nu de optie om een willekeurig aantal routes tussen locaties op te slaan voor elke contactpersoon. In adresbeheer zijn de twee nieuwe contextgevoelige functies [Start Route].en [Bestemmingsroute] De routeplanner kan worden gebruikt om een adres op te slaan als start- of bestemmingslocatie voor een route. Voor elke klant kan een willekeurig aantal routes tussen verschillende locaties worden opgeslagen. De afstand tussen de locaties wordt automatisch bepaald en ingevoerd in de gegevensrecord.
Als u op de afstand klikt, wordt een popover-dialoog geopend met de Google-routeplanner, waarin de geselecteerde route kan worden bewerkt of afgedrukt. In de popover van de routeplanner kunt u ook direct in gFM Business een vlucht- of treinticket boeken voor de geselecteerde route. Met de knop [Rittenboek]. de geselecteerde route kan worden ingevoerd als een nieuw item in een logboek.
8.3 - Gegevens importeren uit externe gegevensbronnen
Met de functie [Importgegevens]. Klantadressen kunnen worden geïmporteerd in gFM Business. De import kan worden uitgevoerd vanuit een extern bestand (bijv. Excel, CSV, enz.) of vanuit een bestand dat is opgeslagen onder [Instellingen > Online winkels]. online winkel die is opgezet.
Voor het importeren van klanten uit de online shop moet de CRM-module [Klanten] binnen het bereik van de functie [Importgegevens]. alle online shops die zijn ingesteld. Roep deze functie op via het functiemenu linksonder in het scherm of in de menubalk via het menu [Functies] op.
Automatisch importeren uit de online shop
Met de automatische importmethode moet je na het selecteren van de relevante online winkel en het klikken op de knop [Importgegevens]. zet automatisch alle klanten over die nog niet zijn geïmporteerd naar gFM-Business. Zodra het importeren is voltooid, verschijnt er een dialoogvenster op het scherm waarin u wordt geïnformeerd over het aantal gegevensrecords dat is overgezet.
Selectie importeren uit de online shop
Als de selectie-import is opgegeven als importmethode (standaard), verschijnt er een nieuw venster na het selecteren van de online shop om alle klanten te selecteren die moeten worden geïmporteerd. Het nieuwe venster toont alle klanten die zich in de betreffende online shop bevinden.
Klanten die al geïmporteerd zijn, worden blauw gemarkeerd in het importvenster en de klant-ID van gFM Business wordt weergegeven in de bijbehorende kolom. Door op de klant-ID te klikken, kan een bestaande klant direct vanuit het importvenster worden opgeroepen. Het venster voor het importeren van gegevens wordt niet gesloten.
In de eerste kolom van de lijst kunnen items worden geselecteerd om te importeren. Klik op de knop [Selecteer alles] knop om automatisch alle items te selecteren die nog niet zijn geïmporteerd. Klik op de knop [Import] alle geselecteerde items met alle adressen die in de shop zijn ingevoerd, worden geïmporteerd in het CRM van gFM-Business.