Inhoudsopgave
Wat is een CRM-systeem (Customer Relationship Management)?
CRM is de afkorting voor "Customer Relationship Management". Een CRM-systeem wordt gebruikt om klantgerelateerde gegevens op een gestructureerde manier te beheren om de operationele processen in de verkoop te optimaliseren. In geïntegreerde bedrijfssoftware worden de opgeslagen klantgegevens ook gebruikt voor andere bedrijfsprocessen zoals het maken van documenten.
Wikipedia definieert de term "CRM" als volgt:
"Customer relationship management, kortweg CRM, verwijst naar de consistente focus van een bedrijf op zijn klanten en de systematische organisatie van klantrelatieprocessen. De bijbehorende documentatie en het beheer van klantrelaties is een belangrijke bouwsteen en maakt diepgaande relatiemarketing mogelijk. In veel bedrijfstakken (bijv. telecommunicatie, postorderbedrijven, dienstverlenende bedrijven) zijn de relaties tussen bedrijven en klanten langetermijnrelaties. CRM wordt gebruikt om deze klantrelaties te onderhouden, wat een significante impact moet hebben op het succes van het bedrijf."
Een CRM-systeem dient daarom om marketingprocessen voor acquisitie en klantenbinding te optimaliseren door alle klantgerelateerde gegevens direct samen te brengen in het klantgegevensrecord.
CRM-systemen zijn beschikbaar als stand-alone softwaresystemen en als onderdeel van geïntegreerde bedrijfssoftware. Stand-alone CRM-systemen kunnen zeer gespecialiseerd zijn en in bepaalde opzichten veel verder gaan dan de functies van standaardsoftware. Met op maat gemaakte systemen kunnen nieuwe functies worden toegevoegd aan bestaande systemen volgens individuele vereisten.
Welke gegevens slaat een CRM-systeem op?
In de regel kunnen de volgende gegevens worden opgeslagen in een uitgebreid CRM-systeem:
- Stamgegevens van klanten met meerdere klantadressen
- Classificatie van contactgegevens in categorieën (klant, leverancier, enz.) en prioriteiten (A-klant, B-klant, enz.)
- Meerdere contactpersonen per klant met aanvullende gegevens
- Meerdere bankrekeningen per klant
- Actielogboek en herindiening voor het verwerken van klantgerelateerde gebeurtenissen
- Klantgerelateerde definities zoals betaalsoort, valuta, prijsgroep, enz.
- Opslag van klantgerelateerde externe documenten, scannen en archiveren van documenten in het klantgegevensbestand indien nodig
- Debiteuren- en crediteurenrekeningen voor het creëren van boekhoudgegevens
Welke functies bevat een CRM-systeem?
Een CRM-systeem heeft meestal de volgende functies als onderdeel van geïntegreerde bedrijfssoftware:
- Aanmaken en factureren van ontvangstbewijzen, SEPA-mandaten, incasso's en creditnota's vanuit het klantgegevensrecord
- Opslag van een actiekroniek met herindienlijsten
- Door gebruiker gedefinieerde velden voor aangepaste gegevens
- Toewijzing van externe bestanden aan het klantgegevensrecord of aan de actiekroniek
- Registratie van diensten die aan de klant kunnen worden gefactureerd
- Exporteer adres- en afspraakgegevens als bestand en zet deze gegevens over naar Outlook of de agenda- en contactenapp
- Scannen van papieren documenten en toewijzen aan het klantgegevensrecord
- Routeplanning met geocodering en routes opslaan
- Klantgerelateerde statistische analyses
- Afdrukken van contactvellen, lijsten en labels
- Aansluiting op telefoonsystemen of de Fritz!Box voor softwarematige telefonie
- Gegevens importeren uit andere systemen
- Exporteren van gegevens in verschillende formaten
Met welke modules is een CRM-systeem verbonden?
In geïntegreerde bedrijfssoftware is de CRM-module gekoppeld aan vele andere modules:
- diensten voor het registreren van diensten aan de klant
- Correspondentie bevat alle documenten die gekoppeld zijn aan de klant.
- Facturatie bevat offertes, orderbevestigingen, afleverbonnen, facturen, creditnota's, herinneringen en bestellingen, maar ook boekingen, SEPA-mandaten, incasso's en creditnota's aan de klant.
- Projectbeheer voor het maken en beheren van projecten. Een klant moet aan meerdere projecten kunnen deelnemen en een project kan een willekeurig aantal klanten bevatten. Veel andere gegevens kunnen vaak worden opgeslagen met betrekking tot projecten, zoals facturatiedocumenten, projectprocessen, bestanden of contactpersonen.
In gangbare CRM-systemen kunnen alle gegevens die zijn opgeslagen voor de klant direct worden opgeroepen in het record met klantgegevens. Als er een nieuw document wordt aangemaakt in facturatie vanuit de klantgegevensrecord, wijst het systeem automatisch de corresponderende klant toe aan het nieuwe document.
CRM voor Mac, Windows en Apple iOS
De Zakelijke software gFM-Business heeft een geïntegreerd CRM-systeem voor het beheren van klanten, leveranciers en andere contacten. De software is gebaseerd op het FileMaker-platform, biedt veel van de functies die in dit artikel worden genoemd en kan worden uitgevoerd op Mac, Windows en de Apple iPad.
De ERP-software gFM-Business biedt verschillende modules die de operationele processen van een bedrijf kunnen verbeteren. Hier volgen enkele voordelen van de CRM-, ERP- en factureringsmodules in gFM-Business:
- CRMMet de CRM-module in gFM-Business kunnen bedrijven klantcontacten en zakelijke relaties bijhouden. Het biedt een gecentraliseerde database voor klantgegevens, die bedrijven kunnen gebruiken om het verkoopproces efficiënter te maken. Met CRM kunnen bedrijven potentiële verkoopkansen identificeren, verkoop- en marketingactiviteiten automatiseren, de klantenservice verbeteren en de klanttevredenheid verhogen.
- Beheer van koopwaarMet voorraadbeheer in gFM-Business kunnen bedrijven hun voorraad effectief beheren en optimaliseren. Ze kunnen hun voorraad in realtime controleren en beheren, bestellingen en leveringen beheren, verzendetiketten maken, bestelgeschiedenis bekijken en nog veel meer. Met voorraadbeheer in gFM-Business kunnen bedrijven hun kosten verlagen, de klanttevredenheid verhogen en knelpunten voorkomen.
- FactuurMet de facturatiemodule in gFM-Business kunnen bedrijven hun facturatie automatiseren en vereenvoudigen. Het biedt een gecentraliseerde database voor facturen en betalingen, zodat bedrijven hun financiën effectief kunnen beheren. De module biedt functies zoals automatische facturatie, de mogelijkheid om offertes en leveringsbonnen te maken en te beheren, betalingsbeheer en de mogelijkheid om financiële gegevens in realtime te controleren. Met Faktura kunnen bedrijven hun boekhouding en financiën automatiseren, betalingen sneller verwerken en tijd besparen.
Over het geheel genomen bieden de CRM-, merchandise management- en facturatiemodules in gFM-Business talloze voordelen die bedrijven kunnen helpen hun operationele processen te optimaliseren, de klanttevredenheid te verhogen, kosten te verlagen en hun financiën effectief te beheren.
