Inhoudsopgave
Alle beschikbare programmaonderdelen worden na de eerste start weergegeven in het hoofdmenu van gFM-Business. Elk programmaonderdeel heeft een kleurcode - maskers op lagere niveaus hebben dezelfde kleur.
Door de video te laden, accepteer je het privacybeleid van YouTube.
Meer informatie
3.1.2 Klanten en contacten (CRM)
De linkerkolom van het hoofdmenu bevat alle beschikbare menu-items voor de klanten- en contactendatabase (Customer Relationship Management, CRM).
- Klanten - Hoofdscherm voor het beheren van klanten en contactpersonen. Bevat registerknoppen voor Details, selecties en Benadering met verbinding met Google Maps.
- Adressen - Wordt gebruikt voor het vastleggen van een willekeurig aantal extra adressen van de klantgegevensrecord die wordt opgeroepen met geotagging, routeplanning en automatische vastlegging van afstanden tussen verschillende locaties.
- Contactpersonen - Wordt gebruikt om een willekeurig aantal contactpersonen te beheren voor de opgeroepen klantgegevensrecord. Bevat een registerknop voor het invoeren van een willekeurig aantal contactpersonen. Acties en Herindiening.
- diensten - Tijdregistratie voor het factureren van diensten aan de opgeroepen klant.
- Bonnen - Bevat een overzicht van alle documenten in de opgeroepen klantgegevensrecord: Aanbiedingen, Bestellingen, Facturen, Opmerkingen bij levering, Kredietnota's en Herinneringen. Evenals SEPA-mandaten en Bankoverschrijvingen.
- Evenementen - Bevat alle gebeurtenissen van database- of veldwijzigingen in de opgeroepen klantgegevensrecord in chronologische volgorde. Bevat tabbladen voor Afdruktaken en gegenereerd Correspondentie naar de opgeroepen klantgegevensrecord
- Statistieken - Bevat klantgerelateerde statistieken zoals maandelijkse, wekelijkse en voorgaande jaarstatistieken.
De klantendatabase bevat alle contacten en adressen van klanten, leveranciers, geïnteresseerden of andere contacten. Klanten en contactpersonen kunnen vanuit dit deel van het programma worden beheerd, adressen, contactpersonen en acties kunnen worden ingevoerd en e-mails, brieven of faxen kunnen naar klanten of andere contactpersonen worden verzonden. In de knop Registreren Overzicht > Selecties Er kunnen maximaal vier verschillende waardenlijsten worden ingevoerd voor een willekeurig aantal vrij definieerbare selecties. Het programmagedeelte diensten wordt gebruikt om de werktijden te registreren gedurende welke diensten werden verleend aan de gebelde klant. Het programmadeel Bonnen toont alle documenten die zijn ingevoerd in de facturering voor de opgeroepen klant, gescheiden volgens het type document dat is opgeroepen. In de rubriek programma Evenementen alle wijzigingen in gegevens met betrekking tot de klantgegevensrecord worden weergegeven in een chronologische lijst.
Het programmadeel Herindiening is de enige die geen klantgerelateerde gegevens weergeeft, maar een lijst van alle openstaande herbeoordelingen, ongeacht de opgeroepen klant. In deze lijst kun je met een muisklik direct naar het actieoverzicht van de betreffende klant gaan.
3.1.3 Correspondentie
Het programmadeel Correspondentie bevat alle e-mails, brieven en faxen die tot nu toe naar klanten of contactpersonen zijn verzonden. In de sjablonensectie van het programma kunnen documentsjablonen worden gemaakt die met één druk op de knop kunnen worden verzonden in het klant- en contactbeheer.
Brieven en faxen zijn gebaseerd op afdruklay-outs die vrij kunnen worden gedefinieerd in het bestand gFM afdruklay-outs. Meer informatie over het definiëren van je eigen afdruklay-outs vind je in hoofdstuk 14. Evenementen alle wijzigingen in gegevens met betrekking tot het opgeroepen correspondentiegegevensrecord worden weergegeven in een chronologische lijst.
3.1.4 Facturering
In de programmamodule Facturatie offertes, orderbevestigingen, facturen, afleverbonnen, creditnota's of herinneringen voor contactadressen uit het programmagedeelte Klanten worden gegenereerd. Het bevat een apart schermmasker voor elk documenttype, waarin alle gegevens, document en afleveradres en een willekeurig aantal items voor het betreffende document worden bijgehouden.
Elk scherm bevat de knop Registreren Evenementenwaarin alle wijzigingen in gegevens met betrekking tot de opgeroepen documentgegevensrecord worden weergegeven in een chronologische lijst.
3.1.5 Kasboek en boekingen
Het programmaonderdeel "Kasboek & boekingen" maakt deel uit van de factureringsmodule en bevat alle boekingen van bonnen, bankboekingen (rekeningoverzichten), incasso's, SEPA-overboekingen en het beheer van SEPA-mandaten.
In de Kasboek bevat de boekingslijst van alle boekingsdocumenten (facturen en creditnota's) uit de facturatiemodule. Alle boekingen kunnen worden geëxporteerd in tekst- of DATEV-formaat.
Onder Bank boekingen De gFM-Business rekeningafschriftendatabase bevat rekeningafschriften voor een willekeurig aantal bankrekeningen die kunnen worden geïmporteerd uit bankprogramma's zoals MacGiro, Bank X of StarMoney. Als rekeningafschriften in gFM Business zijn geïmporteerd, kunnen betalingen automatisch worden toegewezen aan openstaande posten.
In het programmadeel Automatische incasso's kan worden gebruikt om eenmalige en terugkerende incasso's te beheren. Opgenomen incasso's kunnen worden geëxporteerd naar bankprogramma's zoals MacGiro, Bank X of StarMoney.
In het programmadeel SEPA-overschrijvingen kan worden gebruikt om eenmalige en terugkerende SEPA-overboekingen te beheren. Vastgelegde incasso's kunnen worden geëxporteerd als SEPA XML-formaat of naar bankprogramma's zoals MacGiro, Bank X of StarMoney.
Onder SEPA-mandaten vindt u het SEPA-mandaatbeheer. Hier vindt u alle SEPA-mandaten die zijn ingevoerd in gFM Business.
3.1.6 Artikelbeheer
Het programmadeel Artikel wordt gebruikt om materiële en immateriële goederen te beheren die bestemd zijn voor verkoop aan klanten. Artikelbeheer dient ook als basis voor serviceartikelen die kunnen worden gebruikt voor tijdregistratie en facturering voor geleverde diensten.
- Het masker voor de Artikel meester bevat de registerknop Beschrijving van dewaarin een gedetailleerde beschrijving, een korte beschrijving en trefwoorden kunnen worden ingevoerd.
- In het programmadeel Artikel kenmerken verschillende configuraties van een artikel kunnen worden vastgelegd.
- In het masker Leveranciers kun je voor elk artikel een willekeurig aantal leveranciers invoeren, elk met maximaal drie kortingsschalen.
- In het programmadeel Artikel voorraad de voorraad van het artikel kan worden bijgehouden, waarbij een willekeurig aantal voorraden op elke locatie mogelijk is.
- In het programmadeel Evenementen Alle wijzigingen in gegevens met betrekking tot het opgeroepen itemgegevensrecord worden weergegeven in een chronologische lijst.
3.1.7 Onderneming
De volgende modules zijn beschikbaar in het programmadeel [Bedrijf]:
- Projecten - Projectbeheer voor het aanmaken en beheren van projecten met koppeling naar CRM, facturatie en tijdregistratie.
- Inventaris - Inventarisbeheer voor het registreren en beheren van de bedrijfsinventaris.
- Logboeken - Aanmaken en beheren van logboeken voor een willekeurig aantal voertuigen.
- Statistieken - Bedrijfsgerelateerde statistieken zoals jaarstatistieken, maandstatistieken en weekstatistieken.
3.1.8 Instellingen
In het programmadeel Instellingen gFM-Business kan worden aangepast aan de individuele behoeften van het bedrijf.
- Gebeurtenislogboek- Bevat alle ingangen van het gebeurtenissenlogboek van alle programmaonderdelen. Terwijl in andere programmaonderdelen de gebeurtenissen worden weergegeven in relatie tot het opgeroepen gegevensrecord, bevat het gebeurtenissenlogboek op dit punt alle programmabrede gebeurtenissen.
- Stamgegevens bedrijf- Voer hier alle stamgegevens van het bedrijf in, zoals adres, communicatiekanalen, bankgegevens, juridische informatie, afdelingen, adressoorten, bedrijfslogo of omzetrekeningen.
- Bankgegevens- Onder dit menu kun je een aantal bankgegevens van je bedrijf opslaan.
- Locaties- In dit deel van het programma kun je de vestigingen en locaties van je bedrijf invoeren.
- Gegevens importeren/Gegevensexport - Hier kunt u gegevens importeren in gFM-Business of exporteren uit gFM-Business.
- Specificaties- Teksten en paden - Voer hier standaardteksten in voor alle documenttypes van facturatie, evenals het systeempad en het pad voor opgeslagen acties.
- Facturatie- Specificaties voor betaalsoorten, nummerreeksen, boekingsrekeningen, inkomstenrekeningen, btw, standaardvaluta en statistische records.
- Valuta- Wisselkoersen voor de vreemde valuta's AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD en ZAR met automatische updates via de Europese Centrale Bank.
- Artikel- Productcategorieën, productopties en bijbehorende productoptiewaarden en waardelijsten voor artikelbeheer kunnen in dit instellingenscherm worden bijgehouden.
- Waardenlijsten- Aanpassing van alle waardelijsten die in gFM-Business worden gebruikt.
- Dialogen- Standaardgebruikersinstellingen voor dialoogvensters in gFM-Business.
- Lay-outs afdrukken- Dit scherm toont alle afdruklay-outs in het bestand gFM-Drucklayouts.fmp12. Elke weergegeven afdruklay-out kan worden toegewezen aan een onderdeel van het programma en, indien gewenst, worden voorzien van een functie. Voor elke afdruklay-out kan ook een pad worden opgegeven waaronder afdrukken op basis van de respectieve lay-out als PDF-bestand moeten worden gearchiveerd.
- Uiterlijk- In dit deel van het programma kun je selecteren welk uiterlijk moet worden opgeroepen als er geen uiterlijk aan de gebruiker is toegewezen. Standaard zijn gebruikersinterfaces voor Mac OS X, Windows en "Internetverbinding" beschikbaar. Deze laatste kan gebruikt worden bij trage internetverbindingen om de snelheid van de software te verhogen bij lage bandbreedtes.
- Dit deel van het programma bevat de Knoppendie kan worden gebruikt om tot vijf vrij definieerbare knoppen (favoriete knoppen) toe te wijzen aan elke schermoplossing-breed.
- Gebruikers- In het gebruikersbeheer kan een willekeurig aantal gebruikers worden ingevoerd die toegang moeten hebben tot gFM-Business. Onder de knop Registreren Algemeen de accountnaam, naam en voornaam, afdeling, begroetingsafkorting, afkorting, extensie en, indien nodig, een grafische handtekening worden beheerd.
- De knop Registreren Instellingen bevat informatie over het e-mailadres, het standaard uiterlijk, tooltips, telefoonnummer, pad naar de werkmap, positie van het hoofdmenu en een e-mailhandtekening voor elke gebruiker.
- Onder de knop Registreren Rechten/hoofdmenu kan voor elke gebruiker afzonderlijk worden ingesteld welke programmaonderdelen voor hem zichtbaar zijn en welke programmaonderdelen zichtbaar zijn in het hoofdmenu.
- In het register Knoppen Tot vijf door de gebruiker gedefinieerde knoppen voor veelgebruikte functies kunnen op elk scherm oplossingsbreed worden ingesteld voor elke gebruiker.
Gebruik de tab Dialogenom standaardwaarden te definiëren voor dialoogvensters in gFM Business. De standaardwaarden kunnen voor elke gebruiker afzonderlijk worden gedefinieerd en zijn gebaseerd op de standaardwaarden die zijn gedefinieerd onder Specificaties > Dialogen werden geregistreerd.