7.3 Specificaties in gFM-Business

7.3 Specificaties voor gFM-Business

Dit menu-item wordt gebruikt om alle standaardinstellingen in te voeren die moeten worden gebruikt voor het werken met gFM Business. Dit zijn onder andere nummerreeksen, betaalsoorten, btw en rekeningen, boekingsrekeningen, inkomstenrekeningen, statistische records, valuta's, artikelspecificaties, waardelijsten, apparaatinstellingen en specificaties voor dialogen.

7.3.1 Specificaties > Facturatie

Voer in dit menu alle specificaties in die van toepassing zijn op de factureringsmodule.

• Artikel inkomstenrekeningen - Er zijn maximaal vier verschillende artikelinkomstenrekeningen beschikbaar in artikelbeheer, die hier kunnen worden ingesteld. Het bovenste veld is voor de labeling en het onderste veld voor de inkomstenrekening.
• Automatische bonkopie - Maakt automatisch een kopie van een kassabon tijdens het afdrukken.
• Bank X Rekeningnaam - Wordt gebruikt in de module Kasboek Als het programma Bank X wordt gebruikt om bankboekingen (rekeningafschriften) over te boeken, moet hier de naam van de rekening van Bank X worden ingevoerd. Dit is nodig voor de overboeking van automatische incasso's en/of SEPA-overboekingen.
• Barcode - Instellingen voor het automatisch aanmaken van barcodes voor alle bontypes.
• Rekeningen plaatsen - In gFM-Business kun je een onbeperkt aantal boekingsaccounts aanmaken die kunnen worden gebruikt voor boekingen in de Kasboek worden gebruikt. Rekeningen die gedefinieerd zijn als financiële rekeningen zijn beschikbaar in de Kasboek is ook beschikbaar voor het importeren van bankboekingen. Boekingsrekeningen kunnen gebaseerd zijn op een DATEV-rekening. gFM-Business bevat de SKR03 en SKR04 rekeningstelsels voor eenmanszaken, vennootschappen en partnerschappen.
• CRM opmerkingen - Met deze instelling worden vrije opmerkingen uit het CRM automatisch gekopieerd naar het veld [Opmerkingen] van het document wanneer documenten worden aangemaakt in facturatie.
• Decimale plaatsen - Geef hier het aantal decimalen op dat moet worden gebruikt voor het berekenen van bedragen bij facturering.
• Aantal bereiken - Alle nummerreeksen kunnen worden ingesteld voor alle documenttypes en voor klanten en servicelogboeken. Voor elk nummerbereik kan een voorvoegsel, het verschil tussen twee waarden en het aantal cijfers worden opgegeven. De functiepijl kan worden gebruikt om de telling van het corresponderende nummerbereik op een willekeurige waarde te resetten, bijvoorbeeld aan het begin van het jaar.
• Standaard Financiële rekening - Geef hier op welke financiële rekening standaard moet worden gebruikt voor boekingen en voor functies in de module "Kasboek".
• Standaard Vorderingen - Geef hier op welke debiteurenrekening gFM-Business standaard moet gebruiken.
• Statistische gegevens - In dit gebied kun je een willekeurig aantal statistieken bijhouden, die beschikbaar zijn als een snelle selectie in de klant- of algemene statistieken.
• Functieberekening - In dit veld kun je het aantal decimalen achter de komma configureren waarmee documentitems moeten worden berekend.
• Belasting over de toegevoegde waarde en boekhouding - Voer hier het standaard BTW-tarief in (Duitsland momenteel 19%), het verlaagde BTW-tarief en de bijbehorende boekingsrekeningen en voorbelastingrekening.
• Valuta - Hier kun je instellen welke valuta gFM-Business standaard moet gebruiken.

7.3.2 Betaal- en verzendbedrijven

In dit scherm kun je zoveel betaalmethoden en verzendbedrijven opgeven als je wilt.

• Betaalmethoden - Alle onderhouden betalingsmethoden kunnen worden gebruikt in de facturatiemodule. De volgende velden zijn beschikbaar voor elke betaalwijze: Korte beschrijving, tekstbeschrijving, boekingsrekening, vervaldatums, dagen tot aanmaningsniveau 1, dagen tot aanmaningsniveau 2.
• Scheepvaartmaatschappij - Alle opgeslagen verzendbedrijven kunnen worden gebruikt in de factureringsmodule. In het veld [Bedrijf] voer een naam in voor het verzendbedrijf. Optioneel kun je een sjabloon voor een tracking URL zonder parameters invoeren. Voor interfaces kunt u het volgende invoeren in de velden [Producten] en [Key] Voer zoveel producten en bijbehorende boekingssleutels van het verzendbedrijf in als je wilt. In deze twee velden moet de volgorde van de ingevoerde producten en sleutels absoluut worden aangehouden.

7.3.3 Specificaties > Valuta's

Dit scherm bevat de wisselkoersen van de volgende vreemde valuta's ten opzichte van de euro: AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD, ZAR.

De wisselkoersen van alle valuta kunnen automatisch worden bijgewerkt wanneer het programma wordt gestart. Door op de knop [Update] Alle wisselkoersen worden onmiddellijk bijgewerkt. De update vindt plaats via een dienst van de Europese Centrale Bank (ECB).

7.3.4 Specificaties > Productcategorieën en opties

Productcategorieën, artikelopties en bijbehorende optiewaarden voor artikelbeheer kunnen in dit scherm worden gespecificeerd. Productopties worden gebruikt als artikelen configureerbare opties moeten bevatten, bijvoorbeeld kleding in verschillende kleuren en maten of hardware met verschillende uitrustingsopties en hogere of lagere prijzen.

Instellingen voor artikelbeheer in één oogopslag:

• Productcategorieën: Voer hier een willekeurig aantal categorieën voor producten in
• ProductoptiesOpties van een product, die elk verschillende kenmerken (optiewaarden) kunnen hebben (bijv. kleur: geel, blauw, rood, of geheugen: 2GB, 4GB en 8GB. Geheugen" is de productoptie)
• ProductoptiewaardenOptiewaarde voor een productoptie, bijv. geel, blauw, rood of 2GB, 4GB en 8GB voor geheugen
• Vrije selectieVrij selectieveld in artikelbeheer
• BedrijfsgebiedenProducten kunnen worden toegewezen aan een willekeurig aantal bedrijfsgebieden
• Vrije velden 1-3Vrije selectievelden in artikelbeheer
• Standaard eenheidAantal en eenheid bij het maken van een nieuw product
• Artikel voorraadActivering van automatisch voorraadbeheer met voorraadreservering, automatische boekingen en stuklijsten.
• Prijsgroepen/klantengroepenSpecificatie van een willekeurig aantal prijsgroepen of klantgroepen voor klantgerelateerde verkoopprijzen.
• BarcodesInstelling voor artikelgerelateerde barcodes.

7.3.5 Specificaties > Waardenlijsten

Onder Specificaties > Waardenlijsten kunnen alle specificaties worden ingevoerd die in de waardelijsten van gFM-Business merchandise management moeten verschijnen.

• Soorten actiesAlle actietypen die worden gebruikt in acties en heruitzendingen
• Redenen voor actieAlle actieredenen die worden gebruikt in acties en herinzendingen
• Redenen voor herindieningRedenen voor acties en herindiening
• BetaalmethodenBetalingsmethode (kredietwaardigheid) van de klant. Standaard: Creditreform
• Contactpersonen > FunctiesFunctie van contactpersonen in het bedrijf
• KlantenVrije selectie 1-4: Vrije keuze velden in de klantenadministratie
• Typen klantenSpecificeert het type record met klantgegevens
• Typen documentenBeschrijft documenttypes in documentarchivering
• Landcode, Landen en KloktijdenStandaard selectielijsten
• BTW-tarievenAlle btw-tarieven die worden gebruikt bij facturering
• DocumentaantekeningenWaardelijst voor het toevoegen van documentannotaties (voettekst)
• Koptekst documentWaardelijst voor het toevoegen van documentkoppen
• KostenplaatsenAlle kostenplaatsen die in het kasboek worden gebruikt
• Teksten boekenBeschikbare detacheringsteksten in het kasboek
• Vertakkingen - Vrije selectie en tekstveldenVrije keuzevelden in winkelmanagement
• Standaard Teksten boekenStandaardwaarden voor inkomsten en uitgaven
• Logboek redenenRedenen voor reizen voor opname in logboeken

7.3.6 Voorkeuren > Velden

Alle door de gebruiker gedefinieerde velden in alle tabellen kunnen in dit scherm worden ingesteld. Voor elk vrij definieerbaar veld kan een titel, het invoertype en optioneel een bijbehorende waardenlijst worden gedefinieerd. Vanaf gFM-Business Custom Professional kunnen in alle weergegeven tabellen nieuwe velden worden aangemaakt met het [+] symbool rechtsboven de veldenlijst.

Voor elk vrij veld kan een van de volgende invoertypes worden gedefinieerd:

• Invoerveld - Normaal invoerveld voor het invoeren van tekst
• Fade-in lijst - Invoerveld met vervolgkeuzelijst en standaardwaarden uit de bijbehorende waardenlijst. Er kan vrije tekst worden ingevoerd.
• Pop-up menu - Selectieveld met pop-upmenu en standaardwaarden uit de bijbehorende waardelijst. Vrije tekstinvoer is niet mogelijk.
• Velden markeren - Hiermee kunt u een of meer waarden selecteren uit de opgegeven waardenlijst.
• Optievelden - Hiermee kunt u slechts één waarde selecteren uit de lijst met opgegeven waarden.
• Fade-in kalender - Invoerveld met pop-up kalender voor het invoeren van datumwaarden.

7.3.7 Voorkeuren > Teksten

In dit scherm kunnen alle tekstmodules worden bewerkt en kunnen nieuwe tekstmodules worden toegevoegd. Tekstmodules kunnen in de hele oplossing gebruikt worden en toegewezen worden aan een module zodat ze gemakkelijker terug te vinden zijn in de definitie.

7.3.8 Voorkeuren > Standaard gebruikersvoorkeuren voor dialogen

Dit scherm kan worden gebruikt om standaardinstellingen te definiëren voor dialoogvensters die automatisch worden toegewezen aan nieuwe gebruikers wanneer ze worden aangemaakt.

• Klanten: Nieuw adres- Dialoog standaardwaarden voor het maken van nieuwe adressen
• Klanten: Nieuwe contactpersoon- Dialoog standaardwaarden voor het maken van nieuwe contactpersonen
• Klanten: Nieuwe campagne - Dialoog standaardwaarden voor het maken van nieuwe acties
• Klanten: Nieuwe service- Dialoog standaardwaarden voor de creatie van nieuwe diensten
• Artikel master: Nieuw artikel- Dialoog standaardwaarden voor het maken van nieuwe artikelen en producten
• Aanbiedingen: Nieuwe positie- Dialoog standaardwaarde voor het maken van nieuwe aanbiedingsitems
• Bestellingen: Nieuwe positie- Dialoog standaardwaarde voor het maken van nieuwe bestelitems
• Facturen: Nieuwe positie- Dialoog standaardwaarde voor het maken van nieuwe factuuritems
• Afleveringsbonnen: Nieuwe positie- Dialoog standaardwaarde voor het aanmaken van nieuwe posities
• Kredietnota's: Nieuwe positie- Dialoog standaardwaarde voor het aanmaken van nieuwe posities
• Herinneringen: Nieuwe positie- Dialoog standaardwaarde voor het aanmaken van nieuwe posities
• Kasboek: Nieuw item- Dialoog standaardwaarden voor het maken van nieuwe boekingen
• Dialoog afdrukken- Selectie gegevensrecord, huidige gegevensrecord of alle opgeroepen gegevensrecords

7.3.9 Specificaties > Apparaten

Alle instellingen voor aangesloten apparaten kunnen in dit scherm worden gemaakt. gFM-Business ondersteunt de aansturing van een willekeurig aantal printers en scanners met OCR-lettertypeherkenning in vijf talen, e-mailverzendadressen, telefoonsystemen en Fritz!Box, sms-verzending via smstrade.de en andere functies.

In dit scherm kunnen de volgende instellingen worden gemaakt:

• TWAIN-scanner - Om de apparatenlijst bij te werken, klikt u op de betreffende knop rechts boven de apparatenlijst. Om een scanner standaard te gebruiken in gFM Business, selecteert u de overeenkomstige contextgevoelige functie in de gewenste invoer.
• Geïnstalleerde printers en standaardprinters - Om de apparatenlijst bij te werken, klikt u op de betreffende knop rechts boven de apparatenlijst. Om een printer standaard te gebruiken in gFM Business, klik je op het bijbehorende pictogram in de rechterkolom.
• PDF-printer/pad - In gFM-Business Light kunt u hier optioneel een geïnstalleerde PDF-printerdriver selecteren en een pad opgeven waar de PDF-printerdriver afgedrukte documenten opslaat.
• Voorbeeld afdrukken - Selecteer het zoomniveau van het venster voor het afdrukvoorbeeld.
• OCR-tekenherkenning - Selecteer de taal voor tekenherkenning.
• E-mail verzendadressen en SMTP mailserver - Voer een willekeurig aantal verzendadressen in met aanmeldgegevens voor SMTP-mailservers om e-mails vanuit gFM Business te verzenden. Klik op de knop [+] rechts boven de lijst met verzendadressen om een nieuw verzendadres in te voeren.
• Telefoonsysteem - Selecteer software voor je telefoonsysteem, indien geïnstalleerd. De volgende telefoonsystemen worden ondersteund onder macOS: FritzBox met DialList, DialFritz of fritz.mac Suite, STARFACE Client, TeamCall direct, Gigaset QuickSync en Skype. Onder Windows kunnen telefoonnummers worden gebeld via Windows TAPI.
• SMS gateway - Als je de functie voor het versturen van sms-berichten als herinnering voor afspraken wilt gebruiken, voer dan je gegevens van smstrade.de in de desbetreffende velden in.
• Verzendadres voor herinneringen - Selecteer een mailserver voor het verzenden van herinneringen via e-mail.
• E-mailverzending in de afdrukdialoog en van ontvangstbewijzen - Selecteer of documenten moeten worden verzonden via de e-mailclient van je computer of rechtstreeks via een SMTP-mailserver. Onder BCC kunt u een ontvanger opgeven voor een algemene blinde kopie.