8.5 Klanten > Diensten

8.5 Klanten > Diensten

Onder het masker Klanten > Diensten kan worden gebruikt om diensten te documenteren in een tijdregistratietabel die zijn toegewezen aan de klant die op dat moment wordt opgeroepen. Elke regel in de lijst komt overeen met een voltooide dienst, waarvan de begin- en einddatum en andere details worden opgeslagen in het gegevensrecord.

8.5.1 Velden in Klanten > Diensten

• datum (Datum van de verleende dienst)
• Protocol-ID (ID van het servicelogboek waarmee de boeking is gemaakt. Wordt alleen ingevuld als er al een servicelogboek is aangemaakt en geboekt)
• Vakgebied (Afdeling, waardenlijst aanpassen in Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten)
• Startdatum (Begindatum van de geleverde dienst. Het veld wordt automatisch gevuld met de huidige datum wanneer een nieuwe service wordt aangemaakt)
• Starttijd (Begintijd van de geleverde dienst. Veld wordt automatisch gevuld met het huidige tijdstip wanneer een nieuwe service wordt aangemaakt)
• Einddatum (Einddatum van de geleverde dienst. Het veld wordt automatisch gevuld met de huidige datum wanneer een nieuwe service wordt aangemaakt)
• Eindtijd (Eindtijd van de geleverde dienst. Veld wordt automatisch gevuld met het huidige tijdstip wanneer een nieuwe service wordt aangemaakt)
• minuten (automatisch berekende formule, aantal minuten)
• Artikelnr. (Artikelnummer van het item. De waardelijst bestaat uit alle artikelen met de status Tijdregistratie actief is. Deze status kan worden geactiveerd op het tabblad Stamgegevens onder Artikel > Artikelmaster.
• Artikel beschrijving (artikelaanduiding van het geselecteerde artikelnr.)
• Tekst notitie/artikel beschrijving (Tekstuele aanduiding van welke dienst werd verleend. Als er een artikelomschrijving is opgeslagen in het onderliggende artikel, dan wordt deze standaard ingevuld in het veld.

8.5.2 Functies in Klanten > Diensten

Alle dataset-gerelateerde functies bevinden zich linksonder in de functieknop van de functiebalk en worden weergegeven in een pop-upmenu wanneer erop wordt geklikt.

• Nieuwe klant - Wordt gebruikt om een nieuwe klant aan te maken. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt automatisch een nieuw klantnummer gegenereerd en kun je beginnen met het invoeren van het adres.
• Nieuw adres - Opent een dialoogvenster om een nieuwe adresgegevensrecord in te voeren die wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen record met klantgegevens. De titel en locatie worden automatisch behouden wanneer een nieuw adres wordt aangemaakt.
• Nieuwe contactpersoon - Opent een dialoogvenster om een nieuwe contactpersoon in te voeren die wordt toegewezen aan de klantrecord die momenteel wordt opgeroepen.
• Nieuwe actie - Opent een dialoogvenster om een nieuwe actie in te voeren die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen.
• Nieuwe service - Opent een dialoogvenster om een nieuwe dienst aan te maken in de tijdregistratie, die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen. Bij het selecteren van artikelnummers verschijnen alle artikelen die in artikelbeheer zijn gemarkeerd als serviceartikelen.
• Nieuw document - Wordt gebruikt om een nieuw document voor de klant aan te maken via de module Correspondentie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuw document gemaakt in de Correspondentiedie wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen klant. Het standaardadres van de opgeroepen klant wordt gebruikt voor het aanmaken.
• Nieuw seriedocument - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuw samenvoegdocument te maken dat moet worden verzonden naar alle klantgegevensrecords die momenteel worden opgeroepen. Om deze functie effectief te gebruiken, moeten eerst alle gewenste klantgegevensrecords worden opgeroepen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het hoofdstuk "Gegevensrecords zoeken, selecteren en sorteren". Na het selecteren van deze functie verschijnt een dialoogvenster waarin de datum, de verantwoordelijke, de documentnaam, het te gebruiken documentsjabloon en de te gebruiken printlay-out worden geselecteerd. Nadat u op de knop [Nieuw] er wordt een corresponderend document aangemaakt in de module Correspondentie voor elke opgeroepen record met klantgegevens.
• Document scannen - Deze functie kan worden gebruikt om een papieren document te scannen en op te slaan in de opgeroepen klantgegevensrecord. De tekst van het document wordt automatisch herkend en opgeslagen tijdens het scannen als deze functie is geactiveerd onder [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]. werd geactiveerd.
• Archiefbestand - Deze functie kan worden gebruikt om een bestand op te slaan voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
• Nieuw aanbod - Gebruikt om een nieuwe aanbieding in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe aanbieding gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
• Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
• Nieuwe creditnota - Wordt gebruikt om een nieuwe creditnota in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe creditnota aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
• Nieuwe factuur - Wordt gebruikt om een nieuwe factuur in te voeren bij de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe factuur gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
• Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
• Nieuwe automatische incasso - Gebruik deze functie om een nieuwe binnenlandse domiciliëring aan te maken voor de opgeroepen gegevensrecord van de klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, bank sorteercode, rekeningnummer, reden van betaling en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe incasso aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
• Nieuwe SEPA-overboeking - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuwe SEPA-overboeking (SEPA-incasso of EU/SEPA-overboeking) aan te maken voor de opgeroepen klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de volgende velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, BIC, IBAN, reden van betaling, EzE-referentie en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe SEPA-overboeking aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
• Nieuw SEPA-mandaat - Om SEPA-incasso's of EU/SEPA-overschrijvingen uit te voeren, is eerst een door de klant ondertekende SEPA-machtiging nodig. Een formulier voor een nieuwe SEPA-machtiging kan direct vanuit gFM Business worden gegenereerd. Vul hiervoor in het betreffende dialoogvenster de velden Betalingstype, Referentie, Naam, Adres, Postcode/plaats, Land, SWIFT BIC en IBAN in. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuw SEPA-mandaat aangemaakt voor het opgeroepen record met klantgegevens, dat wordt opgeslagen onder Facturatie > Kasboek > SEPA-mandaten kan worden bekeken en afgedrukt.
• Gegevens exporteren - Hiermee kunnen alle opgehaalde klantgegevens worden geëxporteerd naar een extern bestand. Verschillende bestandsformaten en speciale formaten van logistieke dienstverleners worden ondersteund.
• Gegevens importeren - Deze functie kan worden gebruikt om adressen van klanten te importeren in gFM-Business.
• Klanten verwijderen - Deze functie kan worden gebruikt om de momenteel opgeroepen klantgegevensrecord uit de database te verwijderen.

8.5.3 Contextgevoelige functies in Klanten > Diensten

• Nieuw item - Wordt gebruikt om een nieuw item aan te maken voor een geleverde dienst. De velden Datum, Begindatum/tijd en Einddatum/tijd worden automatisch gevuld met de huidige waarden wanneer een boeking wordt gemaakt. Als er een itembeschrijving is opgeslagen in het onderliggende item, wordt deze standaard ingevuld in <<.Tekst hint>> geregistreerd.
• Dubbele invoer - Wordt gebruikt om de geselecteerde invoer te dupliceren. Er wordt een nieuwe invoer aangemaakt op basis van de gegevens van de geselecteerde invoer.
• Boeken/annuleren - Deze functie kan worden gebruikt om handmatig een invoer te boeken of te annuleren. Als een item eenmaal geboekt is, verschijnt het niet meer in het volgende servicelogboek. Deze functie is ook beschikbaar als directe knop.
• (De)bescherm de toegang - Deze functie kan gebruikt worden om een actie te beveiligen of een beveiligde actie te de-protecteren. Een beveiligde actie kan niet worden verwijderd en staat bovenaan in de lijst. Deze functie is ook beschikbaar als directe knop.
• Item verwijderen - Deze functie kan worden gebruikt om het geselecteerde item uit de database te verwijderen na een zoekopdracht.
• Facturering zonder boek - Creëert een servicelogboek en een factuur voor alle niet geboekte diensten.
• Gemarkeerde account - Maakt een servicelogboek en een factuur voor alle geselecteerde services.

8.5.4 Klanten > Diensten > Serviceprotocollen

In het register [Prestatie logboeken] knop bevat een lijstweergave van alle servicelogs die zijn aangemaakt voor de opgeroepen klant. Servicelogs van geregistreerde services kunnen worden gegenereerd met de factureringsfuncties voor services. Een servicelog bevat een lijst met alle records voor servicegegevens die zijn opgenomen als onderdeel van een factureringsproces en wordt samen met een factuur gegenereerd.

8.5.5 Contextgevoelige functies in Klanten > Diensten > Servicelogboeken

• Open protocol - Opent het logboek in de preview-app of het standaardprogramma voor PDF-documenten.
• Protocol afdrukken - Voert het logboek uit naar de printer.
• Protocol verzenden - Stuurt het logboek als bestandsbijlage per e-mail.
• Logboek verwijderen - Verwijdert het servicelogboek

8.5.6 Klanten > Diensten > Tickets

In het register [Kaartjes] supporttickets kunnen worden aangemaakt en beheerd voor de opgeroepen klant. Een supportticket wordt gebruikt om de communicatie met de klant voor bepaalde processen te vereenvoudigen. Een nieuw ticket kan worden aangemaakt met de functie [Nieuw ticket] en bevat de volgende gegevens:

• Serienr. (Nr. Nr. van het ticket, kan worden ingevoerd als een nummerreeks onder [Instellingen > Voorkeuren > Nummerreeksen]. worden gedefinieerd)
• Vakgebied (Afdeling van het ticket, lijst met waarden kan worden gedefinieerd in de instellingen)
• Titel (Titel van het ticket)
• Bericht (Bericht/tekst van het ticket)
• Status (Status van het ticket)
• Griffier (Eigen persoon die verantwoordelijk is voor het ticket)
• Schermafbeelding (containerveld voor elk bestand)

Klik op de velden [Datum]. of [Lfd.-Nr.] Er wordt een popover-overzichtsvenster van het ticket geopend.

8.5.7 Contextgevoelige functies in Klanten > Diensten > Tickets

• Nieuw ticket - Opent een popovervenster voor het invoeren van een nieuw ticket.
• Ticket (de)bescherming - Wordt gebruikt om een ticket te beschermen of te de-protecteren (voor verwijdering).
• Per e-mail verzenden - Verstuurt het geselecteerde ticket per e-mail.
• Ticket verwijderen - Verwijdert het geselecteerde ticket uit de database.
• Gemarkeerde tickets verwijderen - Verwijdert alle geselecteerde tickets uit de database.

8.5.8 Vragen over een ticket (ticketberichten)

Maak query's voor een ticket met het querypictogram (3e pictogram links van de record met ticketgegevens onder de [Bescherming]-symbool). Als je op dit pictogram klikt, wordt er een popover geopend met een overzicht van alle vragen met betrekking tot het ticket. Als de e-mailclient is geactiveerd, worden inkomende e-mails automatisch gekoppeld aan een ticket als de ticket-ID wordt gevonden in de onderwerpregel van de e-mail en het matchwoord geschikt is, wat kan worden gedefinieerd in de ticketinstellingen.