Inhoudsopgave
8.3 Klanten > Contactpersonen
Voor elke klantgegevensrecord kan een willekeurig aantal contactpersonen worden ingevoerd, die bijvoorbeeld kunnen worden gebruikt voor acties in Klanten > Acties gebruikt worden. Er kan één contactpersoon worden gedefinieerd als de standaard contactpersoon voor elke klantgegevensrecord, die kan worden ingevoerd in de Klanten > Overzicht - Details wordt weergegeven. Het Contacten-scherm bevat een extra registerknop Actieswaaronder alle toegewezen acties zich bevinden.
8.3.1 Registreer knoppen in Klanten > Contacten
- Contactpersonen - Weergave en invoer van een willekeurig aantal contactpersonen voor de opgeroepen record met contactgegevens.
- Acties - Een willekeurig aantal acties voor de opgeroepen record met contactgegevens weergeven en vastleggen.
- Herindiening - Weergave van alle opgeslagen herinzendingen met filteroptie op medewerker.
8.3.2 Velden in Klanten > Contacten
- Achternaam/voornaam (Naam en voornaam van de contactpersoon)
- Functie (Functie van de contactpersoon. De onderliggende waardenlijst is te vinden op Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten kan worden aangepast. Standaard: Boekhouding, directeur, eigenaar, verkoopmedewerker, CEO)
- Telefoon (telefoonnummer van de contactpersoon)
- Aanhef/Brief aanhef (Aanhef en briefsalutatie van de contactpersoon)
- e-mail (e-mailadres van de contactpersoon)
- Opmerkingen (vrij tekstveld voor opmerkingen over de contactpersoon)
8.3.3 Functies in Klanten > Contacten
Alle dataset-gerelateerde functies bevinden zich linksonder in de functieknop van de functiebalk en worden weergegeven in een pop-upmenu wanneer erop wordt geklikt.
- Nieuwe klant - Wordt gebruikt om een nieuwe klant aan te maken. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt automatisch een nieuw klantnummer gegenereerd en kun je beginnen met het invoeren van het adres.
- Nieuw adres - Opent een dialoogvenster om een nieuwe adresgegevensrecord in te voeren die wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen record met klantgegevens. De titel en locatie worden automatisch behouden wanneer een nieuw adres wordt aangemaakt.
- Nieuwe contactpersoon - Opent een dialoogvenster om een nieuwe contactpersoon in te voeren die wordt toegewezen aan de klantrecord die momenteel wordt opgeroepen.
- Nieuwe actie - Opent een dialoogvenster om een nieuwe actie in te voeren die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen.
- Nieuwe service - Opent een dialoogvenster om een nieuwe dienst aan te maken in de tijdregistratie, die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen. Bij het selecteren van artikelnummers verschijnen alle artikelen die in artikelbeheer zijn gemarkeerd als serviceartikelen.
- Nieuw document - Wordt gebruikt om een nieuw document voor de klant aan te maken via de module Correspondentie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuw document gemaakt in de Correspondentiedie wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen klant. Het standaardadres van de opgeroepen klant wordt gebruikt voor het aanmaken.
- Nieuw seriedocument - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuw samenvoegdocument te maken dat moet worden verzonden naar alle klantgegevensrecords die momenteel worden opgeroepen. Om deze functie effectief te gebruiken, moeten eerst alle gewenste klantgegevensrecords worden opgeroepen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het hoofdstuk "Gegevensrecords zoeken, selecteren en sorteren". Na het selecteren van deze functie verschijnt een dialoogvenster waarin de datum, de verantwoordelijke, de documentnaam, het te gebruiken documentsjabloon en de te gebruiken printlay-out worden geselecteerd. Nadat u op de knop [Nieuw] er wordt een corresponderend document aangemaakt in de module Correspondentie voor elke opgeroepen record met klantgegevens.
- Document scannen - Deze functie kan worden gebruikt om een papieren document te scannen en op te slaan in de opgeroepen klantgegevensrecord. De tekst van het document wordt automatisch herkend en opgeslagen tijdens het scannen als deze functie is geactiveerd onder [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]. werd geactiveerd.
- Archiefbestand - Deze functie kan worden gebruikt om een bestand op te slaan voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuw aanbod - Gebruikt om een nieuwe aanbieding in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe aanbieding gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe creditnota - Wordt gebruikt om een nieuwe creditnota in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe creditnota aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe factuur - Wordt gebruikt om een nieuwe factuur in te voeren bij de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe factuur gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe automatische incasso - Gebruik deze functie om een nieuwe binnenlandse domiciliëring aan te maken voor de opgeroepen gegevensrecord van de klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, bank sorteercode, rekeningnummer, reden van betaling en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe incasso aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuwe SEPA-overboeking - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuwe SEPA-overboeking (SEPA-incasso of EU/SEPA-overboeking) aan te maken voor de opgeroepen klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de volgende velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, BIC, IBAN, reden van betaling, EzE-referentie en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe SEPA-overboeking aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuw SEPA-mandaat - Om SEPA-incasso's of EU/SEPA-overschrijvingen uit te voeren, is eerst een door de klant ondertekende SEPA-machtiging nodig. Een formulier voor een nieuwe SEPA-machtiging kan direct vanuit gFM Business worden gegenereerd. Vul hiervoor in het betreffende dialoogvenster de velden Betalingstype, Referentie, Naam, Adres, Postcode/plaats, Land, SWIFT BIC en IBAN in. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuw SEPA-mandaat aangemaakt voor het opgeroepen record met klantgegevens, dat wordt opgeslagen onder Facturatie > Kasboek > SEPA-mandaten kan worden bekeken en afgedrukt.
- Gegevens exporteren - Hiermee kunnen alle opgehaalde klantgegevens worden geëxporteerd naar een extern bestand. Verschillende bestandsformaten en speciale formaten van logistieke dienstverleners worden ondersteund.
- Gegevens importeren - Deze functie kan worden gebruikt om adressen van klanten te importeren in gFM-Business.
- Klanten verwijderen - Deze functie kan worden gebruikt om de momenteel opgeroepen klantgegevensrecord uit de database te verwijderen.
8.3.4 Contextgevoelige functies in Klanten > Contacten
- Nieuwe contactpersoon - Wordt gebruikt om een nieuwe contactpersoon in te voeren; er verschijnt een bijbehorend dialoogvenster wanneer deze functie wordt opgeroepen.
- Dubbele contactpersoon - Wordt gebruikt om de geselecteerde contactpersoon te dupliceren. Er wordt een nieuwe contactpersoon aangemaakt op basis van de gegevens van de geselecteerde contactpersoon.
- (Des)bescherm contactpersoon - Deze functie kan worden gebruikt om een contactpersoon te beveiligen of de beveiliging van een beveiligde contactpersoon op te heffen. Een beschermde contactpersoon kan niet worden verwijderd en verschijnt bovenaan in de lijst.
- Primaire contactpersoon - Geeft de geselecteerde contactpersoon op als de primaire contactpersoon voor de opgeroepen klantrecord. Voor elke klant kan slechts één contactpersoon als primaire contactpersoon worden gedefinieerd.
- Adresboek - Zet de geselecteerde contactpersoon over naar het adresboek van Mac OS X of naar het adresboek van Microsoft Outlook. Het adresboek dat is gedefinieerd als het standaard adresboek op het systeem in kwestie wordt gebruikt. Je vindt meer informatie in de documentatie van je besturingssysteem.
- Als VCard exporteren - Exporteert de geselecteerde contactpersoon, inclusief het standaardadres van de gebelde klant, als een digitaal visitekaartje (vCard, .vcf-bestand) dat in andere toepassingen of mobiele telefoons kan worden geïmporteerd.
- Nieuwe actie - Als deze functie wordt opgeroepen, verschijnt er een dialoogvenster waarin een nieuwe actie kan worden ingevoerd op basis van de geselecteerde contactpersoon.
- Nieuwe brief - Wordt gebruikt om een nieuwe brief aan de klant te maken via de module Correspondentie gebaseerd op het geselecteerde adres. De geselecteerde contactpersoon wordt ingevoerd als contactpersoon in het gegenereerde document.
- Nieuwe e-mail - Wordt gebruikt om een nieuwe e-mail naar de klant te maken via de module Correspondentie gebaseerd op het geselecteerde adres. De geselecteerde contactpersoon wordt ingevoerd als contactpersoon in het gegenereerde document.
- Nieuwe fax - Wordt gebruikt om een nieuwe fax naar de klant in te voeren via de module Correspondentie gebaseerd op het geselecteerde adres. De geselecteerde contactpersoon wordt ingevoerd als contactpersoon in het gegenereerde document.
- Contactpersoon verwijderen - Verwijdert de geselecteerde contactpersoon uit de database na een query. Als dit de primaire contactpersoon is, moet een andere contactpersoon worden gedefinieerd als de primaire contactpersoon voor de opgevraagde klantgegevensrecord.