8.1 Klanten > Overzicht
In het masker Klanten > Overzicht De belangrijkste gegevens van een record met contactgegevens worden weergegeven in een overzicht. Het overzicht is verdeeld in twee kolommen - de linkerkolom bevat de adresmaster, waarin het standaardadres wordt weergegeven dat is geselecteerd voor de huidige gegevensrecord. De rechterkolom bevat de stamgegevens en de volgende extra tabbladen:
- detailsInformatie over de facturering van diensten, prijsgroep, leveranciersnummer, klantgerelateerde kortingen en toeslagen op artikelen of artikelcategorieën en de primaire contactpersoon.
- SelectiesBevat vier vrije selectievelden waarvan je de basiswaarden kunt vinden onder Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijstenkan worden opgegeven.
- VeldenDit tabblad bevat alle vrij definieerbare velden die zijn ingesteld voor de stamgegevens van de klant. Er kunnen maximaal twintig vrije velden met individuele invoertypes worden gedefinieerd. Met gFM-Business Custom Professional of de open licentie kunnen ook nieuwe aangepaste velden in alle relevante tabellen worden aangemaakt.
- MediaSla tot zes belangrijke documenten rechtstreeks op in het klantrecord in dit tabblad. Voor elk document kan een aparte titel worden opgegeven. Om een nieuw document in te voegen, klikt u met de rechtermuisknop in het relevante mediaveld en selecteert u de functie [Bestand invoegen] van.
- BestandenSla een willekeurig aantal bestanden voor je klant op in dit tabblad met voorbeeld en invoermogelijkheid voor opmerkingen
- BenaderingBevat een Google Maps-kaart voor alle adressen die zijn opgeslagen in de opgeroepen klantgegevensrecord.
Wanneer een nieuwe klantgegevensrecord wordt ingevoerd, worden de gegevens die zijn ingevoerd in de Algemeen - Overzicht automatisch ingevoerd als het standaardadres.
8.1.1 Velden in Klanten > Overzicht - Stamgegevens
- Begroeting (Meneer, Mevrouw, Bedrijf)
- Klantnummer (automatisch gegenereerd klantnummer)
- Bedrijf/Naam (Bedrijfsnaam of achternaam)
- Bedrijf/voornaam (2e regel bedrijfsnaam of voornaam)
- Straat/huisnr. (Adres van de klant)
- Land/PLZ/stad (land, postcode en plaats van de klant)
- Telefoon, fax (Telefoon- en faxnummer van de klant)
- E-mail, internet URL (faxnummer van de klant)
- Brief aanhef (Brief aanhef voor gebruik in correspondentie)
- Rekening/BLZ/BIC/IBAN/Bankinstelling (Bankgegevens van de klant)
- Industrie (vrij tekstveld voor de bedrijfstak van de klant)
- Type klant (Standaard: potentiële klant, klant, leverancier, reclame, kan worden aangepast)
- Classificatie (Classificatie van de klant volgens A, B en C)
- Koper/Verzorger (Acquirer en klantenadviseur)
- Fibu klant/Fibu leverancier (rekening in de financiële boekhouding voor klant of leverancier)
- BTW-tarief (BTW-tarief)
- Kredietlimiet/Kredietwaardigheidsindex (kredietlimiet en kredietwaardigheidsindex van de klant uit kredietrapport)
- BTW-NUMMER (BTW-ID van de klant)
- Betaalmethode (standaard betalingsmethode voor facturen)
- Statusvelden (herinneringen, levering blok of zonder BTW voor buitenlandse klanten)
- Opmerkingen (vrij tekstveld voor opmerkingen)
- Valuta (standaardvaluta van de gebelde klant voor vouchers)
- Klantenlijst (Voor elke klant kun je een map specificeren op je harde schijf of op een netwerkschijf waarin documenten met betrekking tot de klant kunnen worden opgeslagen. De betreffende map kan worden geselecteerd door op de knop voor het veld te klikken. Als je op de inhoud van het veld klikt, wordt de bijbehorende map geopend in de Finder (Mac) of Windows Verkenner (Windows). Door op de verwijderknop te klikken wordt de map verwijderd uit de geselecteerde klant).
8.1.2 Velden in Klanten > Overzicht - Details
- Facturering (voor diensten, vast tarief of uurtarief)
- Contract van (Datum van het servicecontract/de serviceorder)
- Contract tot (optioneel, geldigheidsperiode van het servicecontract)
- Uurloon (Bedrag van het standaard uurtarief voor de gebelde klant)
- Vast tarief (optioneel, bedrag van een maandelijks vast bedrag voor de gebelde klant)
- Kortingsschaal (van aantal uren en uurtarief voor maximaal twee schalen)
- Leverancier nr. (Veld dat automatisch wordt overgezet naar het nieuwe document wanneer nieuwe documenten worden gemaakt)
- Prijsgroep (Standaardinstelling als de klant tot een prijsgroep moet behoren)
- Toewijzing van verdere e-mails (verdere e-mailadressen waaraan inkomende e-mails moeten worden toegewezen)
- Kortingen en toeslagen (klantgerelateerde kortingen en toeslagen op individuele artikelen of artikelcategorieën)
- Primaire contactpersoon (Weergave van de primaire contactpersoon, als die is vermeld onder Contacten & acties > Contactpersonen werd dienovereenkomstig gemarkeerd)
8.1.3 Velden in klanten > Overzicht - Selecties
- Vrij keuzeveld 1 (selectievakjes, waardelijst kan worden gedefinieerd in Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten)
- Vrij keuzeveld 2 (selectievakjes, waardelijst kan worden gedefinieerd in Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten)
- Vrij keuzeveld 3 (selectievakjes, waardelijst kan worden gedefinieerd in Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten)
- Vrij keuzeveld 4 (selectievakjes, waardelijst kan worden gedefinieerd in Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten)
8.1.4 Velden in klanten > Overzicht - Reis
- Adres - wordt gebruikt om het adres te selecteren waarvan de kaart moet worden weergegeven
- Zoomniveau - Met de twee knoppen links en rechts van het zoomniveau kunt u het zoomniveau van de momenteel weergegeven Google Maps-kaart aanpassen.
8.1.5 Functies in klanten > Overzicht
Alle dataset-gerelateerde functies bevinden zich linksonder in de functieknop van de functiebalk en worden weergegeven in een pop-upmenu wanneer erop wordt geklikt.
- Nieuwe klant - Wordt gebruikt om een nieuwe klant aan te maken. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt automatisch een nieuw klantnummer gegenereerd en kun je beginnen met het invoeren van het adres.
- Nieuw adres - Opent een dialoogvenster om een nieuwe adresgegevensrecord in te voeren die wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen record met klantgegevens. De titel en locatie worden automatisch behouden wanneer een nieuw adres wordt aangemaakt.
- Nieuwe contactpersoon - Opent een dialoogvenster om een nieuwe contactpersoon in te voeren die wordt toegewezen aan de klantrecord die momenteel wordt opgeroepen.
- Nieuwe actie - Opent een dialoogvenster om een nieuwe actie in te voeren die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen.
- Nieuwe service - Opent een dialoogvenster om een nieuwe dienst aan te maken in de tijdregistratie, die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen. Bij het selecteren van artikelnummers verschijnen alle artikelen die in artikelbeheer zijn gemarkeerd als serviceartikelen.
- Nieuw document - Wordt gebruikt om een nieuw document voor de klant aan te maken via de module Correspondentie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuw document gemaakt in de Correspondentiedie wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen klant. Het standaardadres van de opgeroepen klant wordt gebruikt voor het aanmaken.
- Nieuw seriedocument - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuw samenvoegdocument te maken dat moet worden verzonden naar alle klantgegevensrecords die momenteel worden opgeroepen. Om deze functie effectief te gebruiken, moeten eerst alle gewenste klantgegevensrecords worden opgeroepen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het hoofdstuk "Gegevensrecords zoeken, selecteren en sorteren". Na het selecteren van deze functie verschijnt een dialoogvenster waarin de datum, de verantwoordelijke, de documentnaam, het te gebruiken documentsjabloon en de te gebruiken printlay-out worden geselecteerd. Nadat u op de knop [Nieuw] er wordt een corresponderend document aangemaakt in de module Correspondentie voor elke opgeroepen record met klantgegevens.
- Document scannen - Deze functie kan worden gebruikt om een papieren document te scannen en op te slaan in de opgeroepen klantgegevensrecord. De tekst van het document wordt automatisch herkend en opgeslagen tijdens het scannen als deze functie is geactiveerd onder [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]. werd geactiveerd.
- Archiefbestand - Deze functie kan worden gebruikt om een bestand op te slaan voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuw aanbod - Gebruikt om een nieuwe aanbieding in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe aanbieding gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe creditnota - Wordt gebruikt om een nieuwe creditnota in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe creditnota aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe factuur - Wordt gebruikt om een nieuwe factuur in te voeren bij de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe factuur gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe automatische incasso - Gebruik deze functie om een nieuwe binnenlandse domiciliëring aan te maken voor de opgeroepen gegevensrecord van de klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, bank sorteercode, rekeningnummer, reden van betaling en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe incasso aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuwe SEPA-overboeking - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuwe SEPA-overboeking (SEPA-incasso of EU/SEPA-overboeking) aan te maken voor de opgeroepen klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de volgende velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, BIC, IBAN, reden van betaling, EzE-referentie en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe SEPA-overboeking aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuw SEPA-mandaat - Om SEPA-incasso's of EU/SEPA-overschrijvingen uit te voeren, is eerst een door de klant ondertekende SEPA-machtiging nodig. Een formulier voor een nieuwe SEPA-machtiging kan direct vanuit gFM Business worden gegenereerd. Vul hiervoor in het betreffende dialoogvenster de velden Betalingstype, Referentie, Naam, Adres, Postcode/plaats, Land, SWIFT BIC en IBAN in. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuw SEPA-mandaat aangemaakt voor het opgeroepen record met klantgegevens, dat wordt opgeslagen onder Facturatie > Kasboek > SEPA-mandaten kan worden bekeken en afgedrukt.
- Gegevens exporteren - Hiermee kunnen alle opgehaalde klantgegevens worden geëxporteerd naar een extern bestand. Verschillende bestandsformaten en speciale formaten van logistieke dienstverleners worden ondersteund.
- Gegevens importeren - Deze functie kan worden gebruikt om adressen van klanten te importeren in gFM-Business.
- Statistieken bijwerken - Deze functie wordt gebruikt om de klantgerelateerde statistieken bij te werken na een query, hetzij voor de huidige gegevensrecord of voor alle opgeroepen gegevensrecords. Afhankelijk van de database kan deze functie enige tijd duren.
- Klanten verwijderen - Deze functie kan worden gebruikt om de momenteel opgeroepen klantgegevensrecord uit de database te verwijderen.
8.1.6 Contextgevoelige functies in klanten > Overzicht
- Telefoon > Omgekeerd zoeken- Achterwaarts zoeken van het geregistreerde telefoonnummer op het web.
- Telefoon > Telefoonnummer kiezen- Het ingevoerde telefoonnummer kiezen als gFM-Business is aangesloten op een telefoonsysteem (alleen Windows)
- Telefoon > Klembord- Kopieert het ingevoerde telefoonnummer naar het klembord
- Fax > Omgekeerd zoeken- Omgekeerd zoeken naar het ingevoerde faxnummer op het web.
- Fax > Faxnummer kiezen- Het ingevoerde telefoonnummer kiezen als gFM-Business is aangesloten op een telefoonsysteem (alleen Windows)
- Fax > Klembord- Kopieert het ingevoerde telefoonnummer naar het klembord
- E-mail/URL oproepen- Stelt een e-mail op of roept de bijbehorende URL op het internet op.
8.2 Gegevens importeren uit externe gegevensbronnen
Met de functie [Importgegevens]. Klantadressen kunnen worden geïmporteerd in gFM Business. De import kan worden uitgevoerd vanuit een extern bestand (bijv. Excel, CSV, enz.) of vanuit een bestand dat is opgeslagen onder [Instellingen > Online winkels]. online winkel die is opgezet.
Voor het importeren van klanten uit de online shop moet de CRM-module [Klanten] binnen het bereik van de functie [Importgegevens]. alle online shops die zijn ingesteld. Roep deze functie op via het functiemenu linksonder in het scherm of in de menubalk via het menu [Functies] op.
Automatisch importeren uit de online shop
Met de automatische importmethode moet je na het selecteren van de relevante online winkel en het klikken op de knop [Importgegevens]. zet automatisch alle klanten over die nog niet zijn geïmporteerd naar gFM-Business. Zodra het importeren is voltooid, verschijnt er een dialoogvenster op het scherm waarin u wordt geïnformeerd over het aantal gegevensrecords dat is overgezet.
Selectie importeren uit de online shop
Als de selectie-import is opgegeven als importmethode (standaard), verschijnt er een nieuw venster na het selecteren van de online shop om alle klanten te selecteren die moeten worden geïmporteerd. Het nieuwe venster toont alle klanten die zich in de betreffende online shop bevinden.
Klanten die al geïmporteerd zijn, worden blauw gemarkeerd in het importvenster en de klant-ID van gFM Business wordt weergegeven in de bijbehorende kolom. Door op de klant-ID te klikken, kan een bestaande klant direct vanuit het importvenster worden opgeroepen. Het venster voor het importeren van gegevens wordt niet gesloten.
In de eerste kolom van de lijst kunnen items worden geselecteerd om te importeren. Klik op de knop [Selecteer alles] knop om automatisch alle items te selecteren die nog niet zijn geïmporteerd. Klik op de knop [Import] alle geselecteerde items met alle adressen die in de shop zijn ingevoerd, worden geïmporteerd in het CRM van gFM-Business.