10.2 Facturatie > Bestellingen

10.2 Facturatie > Bestellingen

Onder Facturatie > Bestellingen kunnen alle eerder aangemaakte bestellingen worden gevonden en kunnen nieuwe bestellingen worden aangemaakt. De eenvoudigste manier om een bestelling aan te maken voor een bestaande klant is door de knop Nieuwe bestellingdie u kunt vinden in het programmadeel Klanten beschikbaar is. Als een bestelling rechtstreeks in de Facturatie > Bestellingen gemaakt, kan de gewenste klant ook worden ingevoerd in de Klantnummer geselecteerd worden. Er kan ook een bestelling worden aangemaakt op basis van een offerte. Selecteer hiervoor Aanbiedingen de functie Bestel aanmaken van.

10.2.1 Velden in Factuur > Bestellingen

• Bedrijf/Naam (Bedrijfsnaam of achternaam, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Bedrijf/voornaam (Bedrijfsnaam of voornaam, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Straat/huisnummer (Straat en huisnummer, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Land/PLZ/stad (Landcode, postcode en plaats, afzonderlijk voor de ontvanger van de voucher en voor het afleveradres).
• Bestelnr. (Unieke ID van de bestelling, wordt automatisch gegenereerd tijdens het aanmaken volgens het patroon beschreven onder Instellingen > Voorkeuren > Factureringwerd opgegeven voor bestelnummers)
• datum (datum van het bevel)
• Klantnummer (klantnummer van de klant)
• Adres (adresnummer van de klant)
• Positie: Nee. (Volgnummer van het item voor sorteren binnen het document)
• Positie: Opslaglocatie (Opslaglocatie van de huidige positie)
• Positie: Serienr. (serienummer(s) van de huidige positie)
• Positie: Hoeveelheid (aantal producten op de huidige positie)
• Positie: Artikelnr. (artikelnummer van de huidige positie)
• Positie: Artikelomschrijving (artikelbeschrijving van de huidige positie)
• Positie: BTW (BTW-tarief van de huidige positie)
• Positie: Enkel net (Nettoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Enkel bruto (brutoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Totaal bruto (bruto totale prijs van de huidige positie)
• Positie: Item beschrijving (Beschrijving van het huidige item)
• Positie: Status (Status van de huidige positie)
• Betaalmethode (Betalingsmethode volgens welke de bestelling moet worden betaald)
• Status afdrukken (Status, of en wanneer de orderbevestiging is afgedrukt)
• Aanbod van (Datum van de offerte, als de bestelling is aangemaakt op basis van een offerte)
• Opmerkingen (Commentaar op de bestelling, alleen zichtbaar in de database)
• Opmerkingen (Opmerkingen op de orderbevestiging, zichtbaar op het ontvangstbewijs)
• Subtotaal (Subtotaal van de bestelling, netto en bruto)
• Korting (Toegekende korting, netto en bruto)
• Belasting toegevoegde waarde (BTW inbegrepen in de bestelling)
• Totaal bedrag (totaalbedrag van de bestelling, netto en bruto)
• Registreer [+]: Vrije velden (Tot 20 vrij definieerbare velden per document)

10.2.2 Functies in Facturatie > Bestellingen

• Nieuwe bestelling - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe ordergegevensrecord aan te maken. Er wordt automatisch een nieuw ordernummer gegenereerd.
• Dubbele bestelling - Dupliceert de opgeroepen bestelling inclusief alle documentitems.
• Bestelling afdrukken - Opent het afdrukdialoogvenster om een orderbevestiging voor de opgeroepen order uit te voeren op een printer.
• Per e-mail verzenden - Opent het afdrukdialoogvenster om de orderbevestiging van de opgeroepen order per e-mail te verzenden.
• Stuur alle - Met deze functie kun je alle momenteel opgeroepen aanbiedingen per e-mail verzenden. Gegevensrecords waarvoor geen e-mailadres voor de ontvanger is ingevoerd, worden met deze functie overgeslagen.
• Leveringsbon maken - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe leveringsbon te genereren op basis van de opgeroepen bestelling. Alle gegevens en artikelen in de bestelling worden overgenomen op de nieuwe leveringsbon.
• Factuur genereren - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe factuur te genereren op basis van de opgeroepen bestelling. Alle gegevens en artikelen in de bestelling worden overgezet naar de nieuwe factuur.
• Bestel aanmaken - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe bestelling aan te maken op basis van de opgeroepen bestelling. Alle gegevens en artikelen in de bestelling worden overgezet naar de nieuwe bestelling.
• Verzamelbon - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe leveringsbon aan te maken op basis van meerdere bestellingen. Alle gegevens en artikelen van de geselecteerde bestellingen worden overgenomen op de nieuwe leveringsbon. Deze functie kan alleen worden uitgevoerd als de opgeroepen bestelling nog niet is omgezet in een leveringsbon en er andere openstaande bestellingen zijn voor het betreffende contact die nog niet zijn omgezet in een leveringsbon.
• Verzamelfactuur - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe factuur te maken op basis van verschillende bestellingen. Alle gegevens en artikelen in de geselecteerde orders worden overgenomen op de nieuwe factuur. Deze functie kan alleen worden uitgevoerd als de opgeroepen order nog niet is omgezet in een factuur en er andere openstaande orders zijn voor de betreffende contactpersoon die nog niet zijn omgezet in een factuur.
• Voorraden afschrijven - Deze functie wist de voorraad van alle items in het document, op voorwaarde dat er een opslaglocatie is opgegeven in de items. Na een succesvolle opruiming worden de velden [Opslaglocatie] en [Serienummer]. groen gelabeld.
• Bestelling verwijderen - Verwijdert de huidige ordergegevensrecord inclusief alle toegewezen items uit de database.
• Import bestellen - Opent een dialoogvenster voor het importeren van bestellingen van een Gambio GX2-gebaseerde online shop.

10.2.3 Contextgevoelige functies in Facturering > Bestellingen

• Nieuwe positie - Wordt gebruikt om een nieuw item te maken. De cursor springt naar de laatste regel van de itemgegevensrecords om een nieuw item te maken.
• Dubbele positie - Deze functie kan worden gebruikt om het geselecteerde item te dupliceren, waarna een nieuw item wordt gemaakt met identieke veldinhoud als het geselecteerde item.
• < Positie terug - Sorteert het geselecteerde item in het document één positie terug.
• > Positie vóór - Schuift het geselecteerde item in het document één positie op.
• Voorraad afschrijven - Deze functie wist de voorraad van het geselecteerde item als er een opslaglocatie is opgegeven in het item. Na een succesvolle opruiming worden de velden [Opslaglocatie] en [Serienummer]. groen gelabeld.
• Positie verwijderen - Verwijdert de geselecteerde positie uit de database.
• Geselecteerde verwijderen - Verwijdert alle geselecteerde items uit het geselecteerde document.

10.2.4 Facturering > Bestellingen > Gebeurtenissen

Als de registratie van gebeurtenissen is geactiveerd in de instellingen, worden alle veldwijzigingen of gemaakte processen die zijn gekoppeld aan de opgeroepen bestelling weergegeven onder de knop Gebeurtenissen op het tabblad.

10.2.5 Nieuwe regelitems invoeren

Voer nieuwe bonitems in door te klikken op de [+] knop rechtsboven in de itemlijst, waarna een popover dialoog opent voor het invoeren van nieuwe bonitems. Het aantal in te voeren items kan worden ingesteld onder [Instellingen > Gebruiker > Dialogen]. kan voor elke gebruiker afzonderlijk een standaardwaarde worden opgegeven. Als je maar een paar items hebt opgeslagen in je item master, kun je nu een standaardwaarde instellen in het pop-upmenu van de [Artikelnr.] om het gewenste artikel te selecteren.

Aankoopprijs bewerken

Als u de aankoopprijs van het artikel wijzigt in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe artikelitems, wordt deze wijziging van kracht in de artikelmaster en geldt deze dus voor alle toekomstige artikelen van dit artikel. In het veld [Formule/meting] de waarde in het veld [Hoeveelheid] worden automatisch berekend.

Hoeveelheid en artikelselectie

Voer gewoon de bijbehorende formule in (bijvoorbeeld 2*2+5) in het veld [Formule/meting] op. Extra kortingen en toeslagen kunnen worden ingevoerd in het dialoogvenster Itemdetails zodra het item is aangemaakt. Als er klantgerelateerde kortingen of toeslagen zijn ingevoerd voor dit artikel of deze artikelcategorie, wordt hier automatisch rekening mee gehouden wanneer een artikel wordt aangemaakt.

Door op het groene veld te klikken [Artikelnr.] opent het zoekdialoogvenster voor items om een item voor de positie te selecteren. Aan de rechterkant kan het item gedefinieerd worden als een alternatief item of tekstitem. Als het item itemattributen (productvarianten) heeft ingevoerd, kunnen deze worden geselecteerd voor het nieuwe item. Eventuele extra of gereduceerde prijzen worden automatisch toegevoegd aan de verkoopprijs wanneer het item wordt geselecteerd.

Klik op het [>] symbool voor het artikelnummer om een ander venster te openen waarin je een full-text zoekopdracht kunt uitvoeren naar alle opgeslagen artikelen.

In het veld [Zoekterm] om de lijst in realtime te filteren. In het veld [Sorteer] kun je een sorteervolgorde selecteren voor de weergegeven lijst. Als er meerdere items zijn geselecteerd, worden alle items overgebracht naar het document in de volgorde van de geselecteerde sorteervolgorde.

• Om een enkel item aan de bon toe te voegen, klik je gewoon op het gewenste item. Het zoekvenster wordt dan gesloten en het geselecteerde item wordt ingevoegd in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe regelitems.
• Als je meerdere items tegelijk aan de kassabon wilt toevoegen, voer je het gewenste aantal in vóór het item. Nadat u op de knop [Selectie toevoegen] worden alle overeenkomstige artikelen automatisch in het document ingevoegd.

Vrije tekstposities

Vrije tekstitems kunnen nu worden toegevoegd aan alle vouchers in gFM-Business Light en Professional. Als de optie [Tekstpositie] is geselecteerd, bevat het positiedialoogvenster alleen een veld voor het selecteren van een tekstartikel en een tekstveld voor het invoeren van een vrije tekst.

Tekstitems in documenten gedragen zich op dezelfde manier als normale items en kunnen omhoog of omlaag worden verplaatst in het document. Op deze manier kunnen documentitems bijvoorbeeld worden verdeeld in gebieden en deze gebieden kunnen elk worden beschreven met een tekstitem. Tekst items worden automatisch overgezet naar het nieuwe document wanneer je converteert naar een ander documenttype, net als normale items.

10.2.6 Prijzen in artikelen bewerken

Door te klikken op een eenheidsprijs of totaalprijs van een item wordt een popover-dialoog geopend waarin de netto- of bruto-eenheidsprijs kan worden bewerkt. De popover-dialoog is ook beschikbaar met alle velden in de zoekmodus om documenten volgens deze criteria te selecteren.

Item korting of toeslag toevoegen

In de roodgekleurde velden kan een korting worden ingevoerd als een percentage, netto of bruto waarde die van toepassing is op de overeenkomstige regel. De groengekleurde velden kunnen een toeslag bevatten, die als bruto, netto of procentuele waarde kan worden ingevoerd. Met klantgerelateerde kortingen en toeslagen wordt automatisch rekening gehouden wanneer het artikel wordt aangemaakt.

Aankoopprijs bewerken

Als u de aankoopprijs van het artikel aanpast in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe artikelitems, wordt deze wijziging van kracht in de artikelmaster en is deze dus van toepassing op alle toekomstige artikelen van dit artikel.

Leveringsdatums bewerken

Voor elk regelitem kan een leveringsdatum worden opgegeven in de vorm van een aangevraagde datum en een bevestigde datum.

10.2.7 Weergave van totale omzet en winstmarge

Als je op het totaalbedrag van een voucher klikt, wordt er een popovervenster geopend met informatie over de totale omzet en de winstmarge van de opgeroepen voucher. In dit popover-venster kunt u ook een korting invoeren als percentage of als een absoluut bedrag dat van toepassing is op de hele bon. Voor de korting kun je het btw-tarief opgeven waarop de korting moet worden toegepast.

10.2.8 Deelvouchers met alle opvolgende vouchers in één oogopslag

Het popover-venster [Status-/volgdocument].toont voor elk documentitem op welk vervolgdocument het item kan worden gevonden. Het vervolgdocument kan met een muisklik worden opgeroepen.

Het popover-venster voor vervolgdocumenten is beschikbaar in offertes, orders, afleverbonnen en facturen. Als er voor een artikel een vervolgdocument is aangemaakt, wordt in het popovervenster [Status-/volgdocument]. rood gemarkeerd, zodat je in één oogopslag kunt zien welke onderdelen van een document al verwerkt zijn.

10.2.9 Alle gekoppelde documenten in de documentgeschiedenisbalk

De titelbalk van de bonhistorie bevat nu ook een popover-venster waarin alle bijbehorende bonnen van de opgeroepen bon worden weergegeven en met een muisklik kunnen worden opgeroepen. Als er voor een bon meerdere identieke opvolgende documenten zijn, wordt de bijbehorende titel vet en rood gemarkeerd.

10.2.10 Pro-formafacturen

Orderbevestigingen kunnen ook worden afgedrukt als pro-formafacturen. Klik hiervoor op de [Afdrukken] Open het afdrukdialoogvenster en selecteer de afdruklay-out "Proforma factuur".

10.2.11 Bestellingen importeren uit een online shop

Voor het importeren van bestellingen uit de online shop zijn de volgende functies beschikbaar [Importgegevens]. alle online shops die zijn opgezet. Shopbestellingen kunnen als bestelling of als factuur naar gFM-Business worden overgedragen. Roep deze functie op via het functiemenu linksonder in het scherm of in de menubalk via het menu [Functies] op.

Automatisch importeren uit de online shop

Met de automatische importmethode moet je na het selecteren van de relevante online winkel en het klikken op de knop [Importgegevens]. brengt automatisch alle orders over die nog niet zijn geïmporteerd naar gFM-Business. Zodra het importeren is voltooid, verschijnt er een dialoogvenster op het scherm waarin u wordt geïnformeerd over het aantal gegevensrecords dat is overgebracht.

Selectie importeren uit de online shop

Als de selectie-import is opgegeven als importmethode (standaard), verschijnt er na het selecteren van de online shop een nieuw venster voor het selecteren van alle orders die moeten worden geïmporteerd. Het nieuwe venster toont alle items in de overeenkomstige online shop.

Orders die al zijn geïmporteerd, worden in het importvenster in kleur gemarkeerd en de order-ID en/of factuur-ID van gFM Business wordt in de bijbehorende kolom weergegeven. Door op een order- en factuur-ID te klikken, kan een bestaand document direct vanuit het importvenster worden opgeroepen. Het venster voor het importeren van gegevens wordt niet gesloten.

In de eerste kolom van de lijst kunnen items worden geselecteerd om te importeren. Klik op de knop [Selecteer alles] knop om automatisch alle items te selecteren die nog niet zijn geïmporteerd. Klik op de knop [Importeren als bestelling] Alle geselecteerde winkelorders worden als een order geïmporteerd in gFM-Business. Met de knop [Importeren als factuur]. De geselecteerde shopbestellingen worden als factuur geïmporteerd in gFM Business. Als de status "Betaald" vooraf is ingesteld in de instellingen voor deze online shop, wordt er automatisch een betaling ingevoerd op de factuur als de status van de bestelling overeenkomt met de ingestelde status "Betaald".

Bij het importeren van orders uit Gambio GX3 webshops worden bestaande artikelopties of artikelattributen ingevoegd als tekst in de artikelomschrijving. Shopware voegt artikelvarianten in als tekst in de artikelomschrijving tijdens het importeren.