10.6 Facturatie > Kredietnota's

10.6 Facturatie > Kredietnota's

Onder Facturatie > Creditnota's Alle eerder aangemaakte creditnota's kunnen hier worden gevonden en er kunnen nieuwe creditnota's worden aangemaakt. De eenvoudigste manier om een creditnota aan te maken voor een bestaande klant is door gebruik te maken van de Nieuwe creditnotadie u kunt vinden in het programmadeel Klanten beschikbaar is. Als een creditnota direct in de Facturatie > Creditnota's gemaakt, kan de gewenste klant ook worden ingevoerd in de Klantnummer geselecteerd worden. Er kan ook een creditnota worden aangemaakt op basis van een bestaande factuur. Selecteer hiervoor Facturen de functie Creditnota genereren van.

10.6.1 Velden in Factuur > Creditnota's

• Bedrijf/Naam (Bedrijfsnaam of achternaam, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Bedrijf/voornaam (Bedrijfsnaam of voornaam, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Straat/huisnummer (Straat en huisnummer, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Land/PLZ/stad (Landcode, postcode en plaats, afzonderlijk voor de ontvanger van de voucher en voor het afleveradres).
• Kredietnota nr. (Unieke ID van de creditnota wordt automatisch gegenereerd tijdens het aanmaken volgens het patroon beschreven onder Instellingen > Voorkeuren > Facturering werd opgegeven voor creditnota nummers)
• datum (datum van creditering)
• Klantnummer (Klantnummer van de ontvanger van de creditnota)
• Adres (adresnummer van de ontvanger van de creditnota)
• Positie: Nee. (Volgnummer van het item voor sorteren binnen het document)
• Positie: Opslaglocatie (Opslaglocatie van de huidige positie)
• Positie: Serienr. (serienummer(s) van de huidige positie)
• Positie: Hoeveelheid (aantal producten op de huidige positie)
• Positie: Artikelnr. (artikelnummer van de huidige positie)
• Positie: Artikelomschrijving (artikelbeschrijving van de huidige positie)
• Positie: BTW (BTW-tarief van de huidige positie)
• Positie: Enkel net (Nettoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Enkel bruto (brutoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Totaal bruto (bruto totale prijs van de huidige positie)
• Positie: Item beschrijving (Beschrijving van het huidige item)
• Betaalmethode ( Betalingsmethode waarmee de creditnota moet worden terugbetaald)
• Originele factuur (facultatief - factuur waarop de creditnota oorspronkelijk gebaseerd was)
• Status afdrukken (Status, of en wanneer de creditnota is afgedrukt)
• Boekingsstatus (Status, of de creditnota is geboekt. Een geboekte creditnota kan niet meer achteraf worden gewijzigd).
• Opmerkingen (Opmerkingen op de creditnota, alleen zichtbaar in de database)
• Opmerkingen (Opmerkingen op de creditnota, zichtbaar op het ontvangstbewijs)
• Subtotaal (Subtotaal van de creditnota, netto en bruto)
• Korting (Toegekende korting, netto en bruto)
• Belasting toegevoegde waarde (BTW inbegrepen in de creditnota)
• Totaal bedrag (totaalbedrag van de kredietnota, netto en bruto)
• Registreer [+]: Vrije velden (Tot 20 vrij definieerbare velden per document)

10.6.2 Functies in facturering > Creditnota's

• Nieuwe creditnota - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe creditnota gegevensrecord aan te maken. Er wordt automatisch een nieuw creditnota nummer gegenereerd.
• Dubbele creditnota - Dupliceert de opgeroepen creditnota inclusief alle voucheritems.
• Creditnota afdrukken - Opent het afdrukdialoogvenster om de opgevraagde creditnota af te drukken op een printer.
• Post creditnota - Post de opgevraagde creditnota zodat deze in de toekomst niet meer kan worden gewijzigd.
• Boek genaamd - Boekt alle opgevraagde creditnota's zodat ze in de toekomst niet meer kunnen worden gewijzigd. Er worden ook boekingsrecords aangemaakt in het kasboek voor alle opgevraagde creditnota's.
• Per e-mail verzenden - Verstuurt de aangevraagde creditnota per e-mail. In het volgende dialoogvenster kunt u een e-mailadres invoeren voor de ontvanger en optioneel voor een kopie.
• Stuur alle - Verstuurt alle opgeroepen facturen per e-mail. Gegevensrecords waarin geen e-mailadres is opgeslagen in het opgegeven factuuradres, worden overgeslagen.
• Voorraden plaatsen - Deze functie plaatst de voorraad van alle items in het document, op voorwaarde dat er een opslaglocatie is opgegeven in de items.
• Creditnota annuleren - Annuleert de creditnota door de boekingsstatus te verwijderen, waarna er weer wijzigingen in de creditnota kunnen worden aangebracht. Deze functie is mogelijk niet voor alle gebruikers beschikbaar.

10.6.3 Contextgevoelige functies in Facturatie > Kredietnota's

• Nieuwe positie - Wordt gebruikt om een nieuw item te maken. De cursor springt naar de laatste regel van de itemgegevensrecords om een nieuw item te maken.
• Dubbele positie - Deze functie kan worden gebruikt om het geselecteerde item te dupliceren, waarna een nieuw item wordt gemaakt met identieke veldinhoud als het geselecteerde item.
• < Positie terug - Sorteert het geselecteerde item in het document één positie terug.
• > Positie vóór - Schuift het geselecteerde item in het document één positie op.
• Postinventaris - Deze functie plaatst de voorraad van het geselecteerde item als er een opslaglocatie is opgegeven in het item.
• Positie verwijderen - Verwijdert de geselecteerde positie uit de database.
• Geselecteerde verwijderen - Verwijdert alle geselecteerde items uit het geselecteerde document.

10.6.4 Facturering > Kredietnota's > Gebeurtenissen

Als de registratie van gebeurtenissen is geactiveerd in de instellingen, worden alle veldwijzigingen of gemaakte processen die zijn gekoppeld aan de opgeroepen creditnota weergegeven onder de tabblad Gebeurtenissen.

10.6.5 Nieuwe regelitems invoeren

Voer nieuwe bonitems in door te klikken op de [+] knop rechtsboven in de itemlijst, waarna een popover dialoog opent voor het invoeren van nieuwe bonitems. Het aantal in te voeren items kan worden ingesteld onder [Instellingen > Gebruiker > Dialogen]. kan voor elke gebruiker afzonderlijk een standaardwaarde worden opgegeven. Als je maar een paar items hebt opgeslagen in je item master, kun je nu een standaardwaarde instellen in het pop-upmenu van de [Artikelnr.] om het gewenste artikel te selecteren.

Aankoopprijs bewerken

Als u de aankoopprijs van het artikel wijzigt in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe artikelitems, wordt deze wijziging van kracht in de artikelmaster en geldt deze dus voor alle toekomstige artikelen van dit artikel. In het veld [Formule/meting] de waarde in het veld [Hoeveelheid] worden automatisch berekend.

Hoeveelheid en artikelselectie

Voer gewoon de bijbehorende formule in (bijvoorbeeld 2*2+5) in het veld [Formule/meting] op. Extra kortingen en toeslagen kunnen worden ingevoerd in het dialoogvenster Itemdetails zodra het item is aangemaakt. Als er klantgerelateerde kortingen of toeslagen zijn ingevoerd voor dit artikel of deze artikelcategorie, wordt hier automatisch rekening mee gehouden wanneer een artikel wordt aangemaakt.

Door op het groene veld te klikken [Artikelnr.] opent het zoekdialoogvenster voor items om een item voor de positie te selecteren. Aan de rechterkant kan het item gedefinieerd worden als een alternatief item of tekstitem. Als het item itemattributen (productvarianten) heeft ingevoerd, kunnen deze worden geselecteerd voor het nieuwe item. Eventuele extra of gereduceerde prijzen worden automatisch toegevoegd aan de verkoopprijs wanneer het item wordt geselecteerd.

Klik op het [>] symbool voor het artikelnummer om een ander venster te openen waarin je een full-text zoekopdracht kunt uitvoeren naar alle opgeslagen artikelen.

In het veld [Zoekterm] om de lijst in realtime te filteren. In het veld [Sorteer] kun je een sorteervolgorde selecteren voor de weergegeven lijst. Als er meerdere items zijn geselecteerd, worden alle items overgebracht naar het document in de volgorde van de geselecteerde sorteervolgorde.

• Om een enkel item aan de bon toe te voegen, klik je gewoon op het gewenste item. Het zoekvenster wordt dan gesloten en het geselecteerde item wordt ingevoegd in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe regelitems.
• Als je meerdere items tegelijk aan de kassabon wilt toevoegen, voer je het gewenste aantal in vóór het item. Nadat u op de knop [Selectie toevoegen] worden alle overeenkomstige artikelen automatisch in het document ingevoegd.

Vrije tekstposities

Vrije tekstitems kunnen nu worden toegevoegd aan alle vouchers in gFM-Business Light en Professional. Als de optie [Tekstpositie] is geselecteerd, bevat het positiedialoogvenster alleen een veld voor het selecteren van een tekstartikel en een tekstveld voor het invoeren van een vrije tekst.

Tekstitems in documenten gedragen zich op dezelfde manier als normale items en kunnen omhoog of omlaag worden verplaatst in het document. Op deze manier kunnen documentitems bijvoorbeeld worden verdeeld in gebieden en deze gebieden kunnen elk worden beschreven met een tekstitem. Tekst items worden automatisch overgezet naar het nieuwe document wanneer je converteert naar een ander documenttype, net als normale items.

10.6.6 Prijzen in artikelen bewerken

Door te klikken op een eenheidsprijs of totaalprijs van een item wordt een popover-dialoog geopend waarin de netto- of bruto-eenheidsprijs kan worden bewerkt. De popover-dialoog is ook beschikbaar met alle velden in de zoekmodus om documenten volgens deze criteria te selecteren.

Item korting of toeslag toevoegen

In de roodgekleurde velden kan een korting worden ingevoerd als een percentage, netto of bruto waarde die van toepassing is op de overeenkomstige regel. De groengekleurde velden kunnen een toeslag bevatten, die als bruto, netto of procentuele waarde kan worden ingevoerd. Met klantgerelateerde kortingen en toeslagen wordt automatisch rekening gehouden wanneer het artikel wordt aangemaakt.

Aankoopprijs bewerken

Als u de aankoopprijs van het artikel aanpast in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe artikelitems, wordt deze wijziging van kracht in de artikelmaster en is deze dus van toepassing op alle toekomstige artikelen van dit artikel.

Leveringsdatums bewerken

Voor elk regelitem kan een leveringsdatum worden opgegeven in de vorm van een aangevraagde datum en een bevestigde datum.

10.6.7 Weergave van totale omzet en winstmarge

Als je op het totaalbedrag van een voucher klikt, wordt er een popovervenster geopend met informatie over de totale omzet en de winstmarge van de opgeroepen voucher. In dit popover-venster kunt u ook een korting invoeren als percentage of als een absoluut bedrag dat van toepassing is op de hele bon. Voor de korting kun je het btw-tarief opgeven waarop de korting moet worden toegepast.

10.6.8 Deelvouchers met alle opvolgende vouchers in één oogopslag

Het popover-venster [Status-/volgdocument].toont voor elk documentitem op welk vervolgdocument het item kan worden gevonden. Het vervolgdocument kan met een muisklik worden opgeroepen.

Het popover-venster voor vervolgdocumenten is beschikbaar in offertes, orders, afleverbonnen en facturen. Als er voor een artikel een vervolgdocument is aangemaakt, wordt in het popovervenster [Status-/volgdocument]. rood gemarkeerd, zodat je in één oogopslag kunt zien welke onderdelen van een document al verwerkt zijn.

10.6.9 Alle gekoppelde documenten in de documentgeschiedenisbalk

De titelbalk van de bonhistorie bevat nu ook een popover-venster waarin alle bijbehorende bonnen van de opgeroepen bon worden weergegeven en met een muisklik kunnen worden opgeroepen. Als er voor een bon meerdere identieke opvolgende documenten zijn, wordt de bijbehorende titel vet en rood gemarkeerd.