12.1 Bedrijf > Projecten

12.1 Planning en beheer van projecten

In de omgeving [Bedrijf] In gFM-Business is nu een projectbeheerfunctie beschikbaar voor het plannen van een willekeurig aantal projecten. Aan elk project kan een willekeurig aantal van de volgende gegevens worden toegewezen:

• Klanten - Wijs een willekeurig aantal klanten toe aan een project. Een klant kan eenvoudig aan meerdere projecten worden toegewezen.
• Contacten - Aan elk project kan een willekeurig aantal contactpersonen worden toegewezen.
• diensten - Wijs diensten van tijdregistratie toe aan projecten.
• Werknemers - Aan elk project kan een willekeurig aantal medewerkers uit de gebruikersadministratie worden toegewezen.
• Documenten - Wijs een willekeurig aantal documenten toe vanuit de [Correspondentie] naar.
• Aanbiedingen - Hiermee kan een willekeurig aantal offertes van facturering worden toegewezen aan een project.
• Bestellingen - Hiermee kan een willekeurig aantal orders van facturering worden toegewezen aan een project.
• Facturen - Toegewezen facturen verhogen automatisch de werkelijke waarde van de inkomsten.
• Kredietnota's - Toegewezen creditnota's verhogen automatisch de werkelijke waarde van de kosten.
• Bestellingen - Wijs een willekeurig aantal orders toe aan een project.
• Processen - Aan elk project kan een willekeurig aantal taken worden toegewezen met behulp van mijlpalen.
• Bestanden - Wijs een willekeurig aantal externe bestanden toe aan een project.

De volgende stamgegevens kunnen voor elk project worden beheerd:

• Naam project - Naam van het project
• Type project - Type project met bewerkbare Waardelijst
• Projectmanager - Gebruikers selecteren uit de gebruikersadministratie
• Beschrijving van de - Tekstbeschrijving van het project
• Status - Activiteitsstatus van het project
• Fase - Projectfase met bewerkbare waardelijst
• Prioriteit - Prioriteit van het project
• Afbeelding - Projectfoto
• datum - Ingangsdatum van het project
• Begin- en einddatum Streefcijfer en werkelijke waarde
• Gepland budget
• Opbrengsten en kosten Doel met automatische berekening van de Totaal
• Werkelijke opbrengsten en kosten met automatische berekening van de Totaal van opbrengsten, kosten en toegerekende documenten
• Vijf Vrij definieerbare velden voor individuele gegevens
• Projectenlijst - Voor elk project kun je een map opgeven op je harde schijf of op een netwerkstation waarin de documenten die bij het project horen opgeslagen kunnen worden. De bijbehorende map kan worden geselecteerd door op de knop voor het veld te klikken. Klik op de inhoud van het veld om de bijbehorende map te openen in de Finder (Mac) of Windows Verkenner (Windows). Als je op de knop Verwijderen klikt, wordt de map verwijderd uit het geselecteerde project.

12.1.1 Een nieuw project maken

Om een nieuw project te maken, roep je eerst het selectiepunt op [Bedrijf > Projecten] en klik op de knop [New] in de werkbalk.

Voer alle vereiste gegevens voor het nieuwe project in de velden van het popover-dialoogvenster in. Nadat u op de knop [Toevoegen] het nieuwe project in de Database en kan verder bewerkt worden.

12.1.2 Klanten toevoegen aan een project

Om een klant aan een project toe te voegen, ga je naar de [Aangesloten gegevens]. op [Klanten]en klik op de knop aan de rechterkant van het gegevensportaal [+]. In het volgende dialoogvenster kun je klanten vinden met een full-text zoekopdracht en ze met een muisklik toevoegen aan het project.

In het veld [Zoekterm] Er kan een volledige tekstzoekopdracht worden uitgevoerd in alle beschikbare klanten om de selectie in het dialoogvenster te beperken. Na het selecteren van een klant met een muisklik, wordt de klant toegevoegd aan het opgeroepen project. Het is niet mogelijk om een klant meer dan één keer aan een project toe te voegen.

12.1.3 Contactpersonen aan een project toevoegen

Je kunt aan elk project een willekeurig aantal contactpersonen toewijzen. Om een contactpersoon aan een project toe te voegen, ga je naar de [Aangesloten gegevens]. op [Contacten] en klik op de knop aan de rechterkant van het gegevensportaal [+].

In het dialoogvenster voor het toevoegen van contactpersonen worden alleen contactpersonen weergegeven van klanten die aan het project zijn gekoppeld. In het veld [Zoekterm] Er kan in alle beschikbare contactpersonen in de volledige tekst worden gezocht om de selectie in het dialoogvenster te beperken. Na het selecteren van een contactpersoon met een muisklik, wordt de contactpersoon toegevoegd aan het opgeroepen project. Het is niet mogelijk om een contactpersoon meer dan één keer aan een project toe te voegen.

12.1.4 Diensten toevoegen aan een project

De in gFM-Business geïntegreerde tijdregistratie is uitgebreid voor gebruik in projectbeheer. Dit betekent dat geregistreerde diensten ook kunnen worden geregistreerd in de [Klanten > Diensten] van de CRM kunnen worden toegewezen aan een specifiek project. Om een nieuwe service direct aan een project toe te voegen, ga je naar de [Aangesloten gegevens]. op [Diensten] en klik op de knop aan de rechterkant van het gegevensportaal [+].

Na bevestiging van het popover-dialoogvenster met de knop [Nieuwe service] de ingevoerde service wordt toegevoegd aan het opgeroepen project. De opgeslagen service is ook beschikbaar voor de toegewezen klant in het CRM onder [Klanten > Diensten] zichtbaar.

12.1.5 Documenten aan een project toevoegen

Voor elk project kan een willekeurig aantal documenten uit de [Correspondentie] kunnen worden toegewezen aan een project. Om een document aan een project toe te voegen, ga je naar de [Aangesloten gegevens]. op [Documenten] en klik op de knop aan de rechterkant van het gegevensportaal [+].

In het veld [Zoekterm] Er kan een full-text zoekopdracht worden uitgevoerd in alle beschikbare documenten om de selectie in het dialoogvenster te beperken. Na het selecteren van een document met een muisklik, wordt het document toegevoegd aan het opgeroepen project. Het is niet mogelijk om een document meer dan één keer aan een project toe te voegen.

12.1.6 Onderdelen toevoegen aan een project

Voor elk project kan een willekeurig aantal producten uit de [Artikel] kunnen worden toegewezen aan een project. Om een item aan een project toe te voegen, ga je naar de [Aangesloten gegevens]. op [Artikel] en klik op de knop aan de rechterkant van het gegevensportaal [+].

In het veld [Zoekterm] Er kan in alle beschikbare artikelen in de volledige tekst worden gezocht om de selectie in het dialoogvenster te beperken. Na het selecteren van een artikel met een muisklik, wordt het artikel toegevoegd aan het opgeroepen project. Het is niet mogelijk om een artikel meer dan één keer aan een project toe te voegen.

12.1.7 Medewerkers aan een project toewijzen

Onder het selectie-item [Werknemers] in de omgeving [Aangesloten gegevens]. Er kunnen meerdere medewerkers van je eigen bedrijf worden toegewezen aan een project. Om een medewerker aan een project toe te voegen, ga je naar het relevante gebied en klik je op de knop aan de rechterkant van het dataportaal. [+].

Alle werknemers die zijn ingevoerd in de personeelsadministratie zijn beschikbaar in het popover-dialoogvenster voor het selecteren van werknemers. In het veld [Zoekterm] Er kan een full-text zoekopdracht worden uitgevoerd in alle beschikbare medewerkers om de selectie in het dialoogvenster te beperken. Na het selecteren van een medewerker met een muisklik, wordt de medewerker toegevoegd aan het geselecteerde project. Het is niet mogelijk om een medewerker meer dan één keer aan een project toe te voegen.

12.1.8 Taken aan een project toewijzen

Onder het selectie-item [Taken] in de omgeving [Aangesloten gegevens]. Er kunnen meerdere taken worden toegewezen aan een project. Om een taak aan een project toe te voegen, ga je naar het overeenkomstige gebied en klik je op de knop aan de rechterkant van het dataportaal [+].

Alle producten die zijn ingevoerd in het artikelbeheer zijn beschikbaar in het popover-dialoogvenster voor het selecteren van taken. In het veld [Zoekterm] er kan een volledige tekstzoekopdracht worden uitgevoerd in alle beschikbare taken om de selectie in de dialoog te beperken. Na het selecteren van een taak met een muisklik wordt de taak toegevoegd aan het opgeroepen project. Het is niet mogelijk om een taak meer dan één keer aan een project toe te voegen.

12.1.9 Documenten toevoegen aan een project

gFM-Business ondersteunt de toevoeging van een willekeurig aantal offertes, orders, afleverbonnen, facturen, creditnota's, aanvragen en inkooporders aan een project. Om een document aan een project toe te wijzen, selecteert u in het menu [Aangesloten gegevens]. het gewenste documenttype en klik op de knop aan de rechterkant van het gegevensportaal. [+].

In het veld [Zoekterm] Er kan een volledige tekstzoekopdracht worden uitgevoerd in de items van alle beschikbare documenten om de selectie in het dialoogvenster te beperken. Na het selecteren van een bon met een muisklik, wordt de bon toegevoegd aan het opgeroepen project. Het is niet mogelijk om een bon meer dan één keer aan een project toe te voegen. De werkelijke waarden van opbrengsten en kosten worden automatisch herberekend voor facturen, creditnota's en orders die aan het project zijn toegewezen.

12.1.10 Taken toevoegen aan een project

Er kan een willekeurig aantal taken worden toegevoegd aan een project, die individuele stappen binnen een project vertegenwoordigen. Een taak kan worden gedefinieerd als een mijlpaal om deze dienovereenkomstig te markeren in de takenlijst. Om een nieuwe taak aan een project toe te voegen, ga je naar de tabbladknop [Verwerkt] en klik op de knop in de titelbalk aan de rechterkant. [+].

Voor elke taak kan een externe afbeelding en een extern document worden opgeslagen. Als de activiteit is gemarkeerd als een mijlpaal, wordt deze gemarkeerd in de activiteitenlijst. Bij elke activiteit kun je aangeven of de bedragen die zijn ingevoerd in de velden voor kosten en opbrengsten de algemene berekening in het project moeten beïnvloeden. Door op de knop [Toevoegen] wordt de nieuwe taak toegevoegd aan het opgeroepen project.

12.1.11 Processen bewerken

Om een bestaande taak te bewerken, klik op het overeenkomstige item in de takenlijst, waarna het hierboven getoonde dialoogvenster voor het bewerken van de taak wordt geopend. In dit dialoogvenster is het ook mogelijk om de taak met begin- en einddatum over te brengen als een afspraak in de groepsagenda.

In de takenlijst vindt u het pictogram voor het oproepen van de overeenkomstige functies voor de taak aan de linkerkant van een item. De volgende functies zijn beschikbaar voor taken:

• Nieuw proces - Wordt gebruikt om een nieuwe activiteit aan te maken voor het opgeroepen project.
• Duplicaat proces - Creëert een nieuwe bewerking gebaseerd op de geselecteerde bewerking.
• < Proces terug - Voert de geselecteerde bewerking uit vóór de vorige bewerking.
• > Doorgaan met proces - Schikt de geselecteerde bewerking na de volgende bewerking.
• Proces verwijderen - Verwijdert de geselecteerde taak uit het geselecteerde project.
• Geselecteerde verwijderen - Verwijdert alle geselecteerde activiteiten van het geselecteerde project.

Met de knop rechts van de functieknop kan een proces worden ingesteld op de status [Gedaan] worden ingesteld. Rechts hiervan kunnen processen worden gemarkeerd in de lijst, bijvoorbeeld om meerdere processen in één stap te verwijderen. Taken met de status [Mijlpaal] zijn geel gemarkeerd in de lijst.

12.1.12 Externe bestanden aan een project toevoegen

Aan elk project kan een willekeurig aantal externe bestanden worden toegewezen. Onder de knop Registreren [Bestanden] alle bestanden die bij het project horen worden weergegeven in lijstvorm.

Als je op een bestandsnaam klikt, wordt een voorbeeld van het document weergegeven in een popover-dialoogvenster. Het document kan worden geopend in een extern programma door op het voorbeeld van het document te klikken. Bestandsbijlagen kunnen worden geopend, afgedrukt en verwijderd uit het project.

12.1.13 Gebeurtenissenlogboek van projecten

Onder de knop Registreren [Evenementen] Alle wijzigingen die in het verleden zijn aangebracht in het geselecteerde project worden in chronologische volgorde weergegeven.

12.1.14 Projectlijst en projectoverzicht afdrukken

Om een lijst met alle projecten of een overzicht van een project af te drukken, klikt u op het pictogram [Afdrukken] in de werkbalk, waarna het afdrukdialoogvenster voor projecten verschijnt.

Standaard heeft gFM-Business de afdruklay-outs "Projectlijst" (lijst met alle opgeroepen projecten) en "Projectoverzicht" (overzicht van het opgeroepen project met alle activiteiten) in het projectbeheer. Met FileMaker Pro kunnen de afdruklay-outs worden aangepast aan individuele vereisten of kunnen extra afdruklay-outs voor projecten worden toegevoegd.

12.1.15 Projectbeheer op de iPad

Projectbeheer is ook beschikbaar voor gebruik op de Apple iPad met geoptimaliseerde maskers. Het toevoegen van externe bestanden wordt niet ondersteund op de iPad.