Inhoudsopgave
Wat is een waardenlijst in FileMaker?
Onder een Waardelijst wordt begrepen in de FileMakeromgeving een lijst met waarden die binnen de FileMaker-oplossing kunnen worden gebruikt, bijvoorbeeld in pop-uplijsten, pop-upmenu's of selectievakjes. Een waardenlijst kan bestaan uit vooraf gedefinieerde statische waarden of dynamische waarden die worden gegenereerd vanuit de database zelf. De definitie van waardenlijsten in FileMaker vindt plaats onder het menu-item [Bestand > Beheren > Waardelijsten].
Statische waardenlijsten in FileMaker
Statische waardenlijsten worden gebruikt als alle waarden in een waardenlijst vooraf zonder problemen kunnen worden gedefinieerd. Dit is bijvoorbeeld het geval als bepaalde statusvelden een bepaalde waarde wel of niet moeten bevatten. Het volgende voorbeeld toont een overeenkomstige waardenlijst voor een statusveld "Automatisch boeken".
Om een statische waardenlijst te maken, is de laatste optie [Gebruik speciale waarden]. en voer de overeenkomstige waarden in het weergegeven tekstveld in. Koppeltekens kunnen ook worden ingevoegd in een statische waardenlijst door simpelweg een regel met een koppelteken (-) te maken.
Als deze waardenlijst nu bijvoorbeeld wordt gebruikt met een selectievakje, keuzerondje of vervolgkeuzelijst, kunt u voor het betreffende veldobject in de FileMaker-inspector aangeven of de waardenlijst door de gebruiker kan worden gewijzigd en uitgebreid. Als u het veld selecteert en het veldtype met waardelijst instelt, verschijnt er nog een item [Bewerken...].waarna de gebruiker de items in de respectievelijke waardenlijst kan bewerken en uitbreiden tijdens de runtime van de database. Hiervoor verschijnt een nieuw dialoogvenster op het scherm voor het bewerken van de waardenlijst.
Dynamische waardenlijsten in FileMaker
Waardenlijsten kunnen in FileMaker ook zo worden ingesteld dat ze dynamische gegevens uit gekoppelde databases bevatten. Hiervoor moet bij het definiëren van de waardenlijst de optie [Gebruik waarden uit veld:] wordt geselecteerd, waarna het volgende dialoogvenster verschijnt:
De linkerkolom definieert welk veld van een referentietabel moet worden gebruikt om de waardenlijst te vullen. Daaronder kun je definiëren of de waardenlijst alle waarden in het veld van de referentietabel moet bevatten of alleen referentiewaarden op basis van een bestaande relatie. Dit kan nodig zijn als bijvoorbeeld alleen gegevens met betrekking tot de opgeroepen klant in de waardenlijst moeten worden weergegeven.
In de rechterkolom kan een tweede veld worden gedefinieerd waarvan de gegevens moeten worden weergegeven naast het eerste veld. Als de optie [Toon alleen waarden uit het 2e veld] is geselecteerd, worden alleen waarden van het tweede veld weergegeven. Let op: Met deze optie is het resultaat nog steeds de waarde van het eerste veld!
Met de optie [Sorteer waarden opnieuw op basis van:] kan een andere sortering worden geselecteerd voor de waardenlijst. Standaard worden waardenlijsten in FileMaker alfabetisch (tekst) gesorteerd, wat betekent dat getallen ook alfabetisch worden gesorteerd en niet numeriek.
Waardelijsten uit een ander bestand
Deze optie kan gebruikt worden om een waardenlijst te maken op basis van een waardenlijst uit een ander bestand. In dit geval wordt de waardenlijst uit het andere bestand "overgezet" naar het huidige bestand en weergegeven.
Waardenlijsten in gFM-Bedrijfsgoederenbeheer
In het CRM-, facturatie- en goederenbeheersysteem gFM-Business wordt een waardenlijst gebruikt om standaardwaarden voor bepaalde velden te definiëren. Sommige statische waardenlijsten kunnen in gFM-Business worden gewijzigd door op het onderste selectiepunt te klikken [Bewerken...]. kan worden bewerkt. Na het selecteren van dit menu-item verschijnt een dialoog voor het bewerken van een waardenlijst.
Dit type waardenlijst wordt alleen gebruikt voor bepaalde statusvelden die over het algemeen zelden worden gewijzigd ten opzichte van de standaard. Individuele wijzigingen in deze waardenlijsten worden niet overgenomen tijdens een update en moeten na een update opnieuw worden aangepast.
Configureerbare waardenlijsten in gFM-Business
Alle door de gebruiker gedefinieerde waardenlijsten zijn te vinden onder [Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten]. kunnen worden bewerkt. Alle waardenlijsten hebben een kleurcode die overeenkomt met de corresponderende module in gFM Business. Alle wijzigingen en verbeteringen die in dit scherm worden aangebracht, worden meegenomen wanneer het programma wordt bijgewerkt en overgezet naar de nieuwe versie.
Attentie: Als je een item in een bestaande waardenlijst wijzigt of verwijdert, zorg er dan voor dat er geen gegevensrecords meer zijn die de waarde van voor de wijziging nog bevatten. Anders worden deze waarden bijvoorbeeld niet meer weergegeven in selectievakjes of keuzerondjes, omdat de vorige waarde niet meer in de waardenlijst staat.
Hebt u nog vragen over FileMaker? Persoonlijk is sneller.
Als onderdeel van onze Coaching en training informeren wij u graag persoonlijk over de FileMaker functies die u nodig hebt voor de ontwikkeling van uw FileMaker oplossing. Natuurlijk spelen we graag in op uw individuele behoeften. Facturering is op maat en eerlijk in stappen van 15 minuten. Betaal gemakkelijk via bankoverschrijving of PayPal.
