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Qu'est-ce qu'une liste de valeurs dans FileMaker ?
Sous une Liste de valeurs on entend par FileMaker-est une liste de valeurs qui peut être utilisée dans la solution FileMaker, par exemple dans des listes déroulantes, des menus déroulants ou des rubriques de marquage. Une liste de valeurs peut être constituée soit de valeurs statiques prédéfinies, soit de valeurs dynamiques générées par la base de données elle-même. La définition des listes de valeurs dans FileMaker s'effectue sous l'élément de menu [Fichier/Documents > Gérer > Listes de valeurs].
Listes de valeurs statiques dans FileMaker
Les listes de valeurs statiques sont utilisées lorsque toutes les valeurs d'une liste de valeurs peuvent être définies sans problème à l'avance. C'est par exemple le cas lorsque certains champs de statut doivent contenir ou non une certaine valeur. Dans l'exemple suivant, vous voyez une liste de valeurs correspondante pour un champ de statut "Enregistrer automatiquement".
Pour créer une liste de valeurs statiques, la dernière option [Utiliser des valeurs spéciales] et les valeurs correspondantes sont saisies dans le champ de texte affiché. Il est également possible d'insérer des tirets dans une liste de valeurs statique, en créant simplement une ligne avec un tiret (-).
Si cette liste de valeurs est utilisée, par exemple, avec une case à cocher, un bouton radio ou une liste déroulante, il est possible d'indiquer dans l'inspecteur FileMaker, pour l'objet de rubrique concerné, si la liste de valeurs peut être modifiée et étendue par l'utilisateur. Lors de la sélection de la rubrique et de la configuration du type de rubrique avec liste de valeurs, une autre entrée apparaît alors [Modifier...]L'utilisateur peut alors modifier et étendre les entrées de la liste de valeurs correspondante pendant la durée de vie de la base de données. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît alors à l'écran pour l'édition de la liste de valeurs.
Listes de valeurs dynamiques dans FileMaker
Les listes de valeurs peuvent également être configurées dans FileMaker de manière à contenir des données dynamiques provenant de bases de données liées. Pour ce faire, lors de la définition de la liste de valeurs, l'option [Utiliser les valeurs du champ :] et la boîte de dialogue suivante s'affiche :
Dans la colonne de gauche, on définit quel champ d'une table liée doit être utilisé pour remplir la liste de valeurs. En dessous, on peut définir si la liste de valeurs doit contenir toutes les valeurs du champ de la table liée ou uniquement les valeurs de référence basées sur une relation existante. Cela peut être nécessaire si, par exemple, la liste de valeurs doit afficher exclusivement les données relatives au client appelé.
Dans la colonne de droite, il est possible de définir un deuxième champ dont les données doivent être affichées en plus du premier champ. Si l'option [Afficher les valeurs uniquement du 2e champ] est sélectionnée, seules les valeurs du deuxième champ sont affichées. Attention : avec cette option, le résultat est quand même la valeur du premier champ !
Avec l'option [réorganiser les valeurs en fonction de :] permet de choisir un ordre de tri différent pour la liste de valeurs. Par défaut, les listes de valeurs dans FileMaker sont triées par ordre alphabétique (texte), ce qui a pour conséquence que les chiffres sont également triés par ordre alphabétique et non numérique.
Listes de valeurs provenant d'un autre fichier
Cette option permet de créer une liste de valeurs sur la base d'une liste de valeurs provenant d'un autre fichier. Dans ce cas, la liste de valeurs de l'autre fichier est "transférée" dans le fichier actuel et affichée.
Listes de valeurs dans la gestion des marchandises gFM-Business
Dans le système de CRM, de facturation et de gestion des marchandises gFM-Business, une liste de valeurs sert à pouvoir définir des valeurs par défaut pour certains champs. Certaines listes de valeurs statiques peuvent être modifiées dans gFM-Business en cliquant sur le point de sélection inférieur [Modifier...] peuvent être éditées. Après avoir sélectionné cette option de menu, une boîte de dialogue pour l'édition d'une liste de valeurs apparaît.
Ce type de listes de valeurs n'est utilisé que pour certains champs d'état qui, en règle générale, sont rarement modifiés par rapport au standard. Les modifications individuelles dans ces listes de valeurs ne sont pas reprises lors de la mise à jour et doivent être adaptées à nouveau après une mise à jour.
Listes de valeurs configurables dans gFM-Business
Toutes les listes de valeurs définies par l'utilisateur peuvent être consultées sous [Paramètres > Préférences > Listes de valeurs] peuvent être modifiées. Toutes les listes de valeurs sont marquées en couleur selon le module correspondant dans gFM-Business. Toutes les modifications et extensions effectuées dans ce masque sont prises en compte lors d'une mise à jour du programme et reprises dans la nouvelle version.
Attention ! Si vous modifiez ou supprimez une entrée dans une liste de valeurs existante, assurez-vous qu'il n'y a plus d'enregistrements qui contiennent encore la valeur avant les modifications. Sinon, ces valeurs ne seront plus affichées, par exemple dans les champs de marquage ou d'option, car la valeur précédente ne se trouve alors plus dans la liste de valeurs.
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