Werteliste

Was ist eine Werteliste in FileMaker?

Unter einer Werteliste versteht man im FileMaker-Umfeld eine Liste von Werten, die innerhalb der FileMaker-Lösung beispielsweise in Einblendlisten, Einblendmenüs oder Markierungsfeldern verwendet werden kann. Eine Werteliste kann entweder aus vorgegebenen statischen Werten oder aus dynamischen Werten bestehen, die aus der Datenbank selbst generiert werden. Die Definition von Wertelisten in FileMaker erfolgt unter dem Menüpunkt [Ablage/Datei > Verwalten > Wertelisten].

Wertelisten verwalten in FileMaker

Statische Wertelisten in FileMaker

Statische Wertelisten werden verwendet, wenn alle Werte einer Werteliste problemlos im Vorfeld definiert werden können. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bestimmte Statusfelder einen bestimmten Wert enthalten sollen oder nicht. Im folgenden Beispiel sehen Sie eine entsprechende Werteliste für ein Statusfeld „Automatisch buchen“.

Statische Werteliste in FileMaker

Für die Erstellung einer statischen Werteliste wird die letzte Option [Spezialwerte verwenden] ausgewählt und die entsprechenden Werte in das angezeigte Textfeld eingetragen. In eine statische Werteliste können auch Trennstriche eingefügt werden, indem einfach eine Zeile mit einem Bindestrich (-) angelegt wird.

Inspektor: Bearbeitung der Werteliste zulassenWird diese Werteliste nun beispielsweise mit einem Markierungsfeld, Optionsfeld oder einer Einblendliste verwendet, kann für das jeweilige Feldobjekt im FileMaker-Inspektor angegeben werden, ob die Werteliste durch den Benutzer verändert und erweitert werden kann. Bei der Auswahl des Feldes und Einrichtung des Feldtyps mit Werteliste erscheint dann ein weiterer Eintrag [Bearbeiten…], nach dessen Auswahl der Benutzer während der Laufzeit der Datenbank die Einträge in der jeweiligen Werteliste bearbeiten und erweitern kann. Für diesen Zweck erscheint dann ein neuer Dialog auf dem Bildschirm für die Bearbeitung der Werteliste.

Dynamische Wertelisten in FileMaker

Wertelisten können in FileMaker auch so eingerichtet werden, dass sie dynamische Daten aus verbundenen Datenbanken enthalten. Für diesen Zweck wird bei der Definition der Werteliste die Option [Werte verwenden aus Feld:] ausgewählt, woraufhin folgender Dialog erscheint:

Definition dynamischer Wertelisten in FileMaker

In der linken Spalte wird definiert, über welches Feld einer Bezugstabelle sich die Werteliste füllen soll. Darunter kann definiert werden, ob die Werteliste alle Werte des Feldes der Bezugstabelle enthalten soll oder nur Bezugswerte auf Basis einer bestehenden Relation. Dies kann erforderlich sein, wenn in der Werteliste beispielsweise ausschliesslich Daten bezogen auf den aufgerufenen Kunden angezeigt werden sollen.

In der rechten Spalte kann ein zweites Feld definiert werden, dessen Daten zusätzlich zum ersten Feld angezeigt werden sollen. Wird im unteren Bereich die Option [Werte nur aus dem 2. Feld anzeigen] ausgewählt, werden ausschließlich Werte aus dem zweiten Feld angezeigt. Achtung: Das Ergebnis ist bei dieser Option trotzdem der Wert des ersten Feldes!

Mit der Option [Werte neu sortieren basierend auf:] kann für die Werteliste eine abweichende Sortierung gewählt werden. Standardmäßig werden Wertelisten in FileMaker alphabetisch (Text) sortiert, was zur Folge hat, dass Zahlen ebenfalls alphabetisch und nicht numerisch sortiert werden.

Wertelisten aus einer anderen Datei

Mit dieser Option kann eine Werteliste auf Basis einer Werteliste aus einer anderen Datei erzeugt werden. In diesem Fall wird die Werteliste aus der anderen Datei in die aktuelle Datei „übertragen“ und angezeigt.

Wertelisten in der gFM-Business Warenwirtschaft

Wertelisten bearbeiten in der gFM-Business WarenwirtschaftIm CRM-, Fakturierung- und Warenwirtschaftssystem gFM-Business dient eine Werteliste dazu, Vorgabewerte für bestimmte Felder definieren zu können. Einige statischen Wertelisten können in gFM-Business durch Klick auf den unteren Auswahlpunkt [Bearbeiten…] editiert werden. Nach Auswahl dieses Menüpunktes erscheint ein Dialog für die Bearbeitung einer Werteliste.

Diese Art von Wertelisten wird nur für bestimmte Statusfelder verwendet, die in der Regel selten im Vergleich zum Standard verändert werden. Individuelle Änderungen in diesen Wertelisten werden beim Update nicht übernommen und müssen nach einem Update erneut angepaßt werden.

Konfigurierbare Wertelisten in gFM-Business

Alle benutzerdefinierten Wertelisten können unter [Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten] bearbeitet werden. Alle Wertelisten sind farblich markiert nach dem zugehörigen Modul in gFM-Business. Alle in dieser Maske vorgenommen Änderungen und Erweiterungen werden bei einem Programmupdate berücksichtigt und in die neue Version übernommen.

Wertelisten definieren in der gFM-Business Warenwirtschaft

Achtung: Wenn Sie einen Eintrag in einer vorhandenen Werteliste ändern oder entfernen, stellen Sie sicher, dass es keine Datensätze mehr gibt, die noch den Wert vor den Änderungen enthalten. Ansonsten werden diese Werte beispielsweise in Markierungs- oder Optionsfeldern nicht mehr angezeigt, da sich der vorherige Wert dann nicht mehr in der Werteliste befindet.

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.