5. gegevensrecords selecteren en sorteren

Er zijn verschillende manieren om in gFM Business naar gegevensrecords te zoeken en bepaalde selecties te maken. Gegevensrecords moeten meestal in twee gevallen worden gevonden:

• Gericht zoeken naar een specifieke gegevensrecord
• Selectie van een bepaalde hoeveelheid gegevensrecords volgens vooraf gedefinieerde criteria; bijvoorbeeld voor het maken van een mailing.

Om naar een specifiek gegevensrecord te zoeken, kunt u bijvoorbeeld zoeken naar het klantnummer, factuurnummer of de naam van een bedrijf. Voor dit zoeken kan de hieronder beschreven zoekmodus of de snelzoekfunctie in een lijstweergave worden gebruikt (zie sectie 5.6.1).

5.1 De zoekmodus

Klik op de knop Zoek op in de werkbalk om de zoekmodus te activeren (zie sectie 5.4). De zoekmodus wordt gekenmerkt door het feit dat alle velden een gestippeld kader en een vergrootglassymbool hebben. De zoekmodus kan worden opgeroepen vanuit alle schermlay-outs, behalve in het programmadeel Instellingen, omdat instellingen slechts uit één gegevensrecord bestaan.

Na het oproepen van de zoekmodus kunnen willekeurige zoektermen worden ingevoerd en met elkaar worden gecombineerd. Bij het uitvoeren van een zoekopdracht doorzoekt gFM-Business alle gegevensrecords in een tabel en vergelijkt de ingevoerde criteria met de gegevens in de database. Alleen gegevensrecords die aan de zoekcriteria voldoen, worden vervolgens in de selectie weergegeven. De gevonden gegevensrecords, de zogenaamde Resultaatis een subset van alle bestaande gegevensrecords in de databank die worden opgeroepen. Gegevensrecords die niet overeenkomen met de zoekopdracht worden niet weergegeven en zijn uitgesloten. Met de knop Vraag wijzigen knoppen in de werkbalk om de resultatenverzameling te beperken of uit te breiden (zie sectie 5.2).

5.1.1 Zoeken naar tekst

Zoeken naar tekst of tekstpassages in tekstvelden. Tenzij u zoekt naar woordcombinaties en exacte overeenkomsten, kan het gevonden veld niet alleen de opgegeven tekst bevatten, maar ook andere waarden in een willekeurige volgorde. Als u bijvoorbeeld "Hotel" invoert in het veld "Bedrijf", vindt gFM-Business records voor "Hotel", "Wellness Hotel" en "Hotel & Restaurant".

Woorden die beginnen met bepaalde tekens:
Chris Schmidt
...vindt Chris Schmidt, Chris Schmidtmeyer en Schmidt Christiane.

Een zin of tekenreeks waar precies naar gezocht moet worden:
"Hotel Jonas & Fischer"
...vindt alleen "Hotel Jonas & Fischer".

Woorden met een onbekend variabel karakter:
B@rg
...vindt Berg, Burg en Borg.

Ongeldige tekens
? (vraagteken)
...vindt ongeldige tekens

Verschillende onbekende personages:
Mei*er
...vindt Meier, Meisner en Meitinger.

Cijfers in een tekstveld
# (voor elk cijfer)
...vindt 3, maar geen 30

Delen van een zin (een reeks woorden of tekens):
*"zoon & Philips
...vindt "Johnson & Philips", maar ook "Paulson & Philips".

Exacte overeenkomst:
== (twee gelijke tekens)
==Johann
...vindt Johann, maar niet Johann Schmidt.

Exacte overeenkomst met de opgegeven hele woorden:
= (een gelijkteken)
=Chris Schmidt
...vindt Chris Schmidt of Schmidt Chris, maar niet Chris of Christoph Schmidtmer.

5.1.2 Zoeken naar getallen en datums

Een getal in een nummerveld
0,50
...vindt 0,50 en 50%.

Een datum in een datumveld
3.3.2005
...vindt plaats op 3.3.2005, 3 maart 2005 en 03-03.2005.

De datum van vandaag in een datumveld
// (twee streepjes)
...vindt de datum van vandaag

Ongeldige data
? (vraagteken)
...vindt ongeldige invoer

Datumwaarden op een specifieke dag van de week in een datumveld
Dinsdag
...vindt alle items die op een dinsdag vallen

Alle geldige waarden voor een datum- of tijdcomponent
* (ster)
...vindt alle geldige waarden

5.1.3 Zoeken naar waardebereiken

Kleiner dan de opgegeven waarde
Voorbeeld: <40, <31.12.2005

Lager dan of gelijk aan de opgegeven waarde
Voorbeeld: <=40, <=31.12.2005

Groter dan de opgegeven waarde
Voorbeeld: >40, >01.01.2006

Groter dan of gelijk aan de opgegeven waarde
Voorbeeld: >=40, >=31.12.2005

Binnen een opgegeven bereik. Een bereik verschilt afhankelijk van het gegevenstype. Getallen (kleinste tot grootste), datum (vroegste tot laatste), tijd (vroegste tot laatste), tekst (eerste tot laatste woord).
... (drie punten)

Voorbeelden:

In juni 2005
6.2005

Van juli 1997 tot oktober 1998
7.1997…10.1998

Van 1 juli 1997 tot 31 oktober 1998
01.07.1997…31.10.1998

Tussen 8:00 en 20:00 uur
8:00…20:00

5.1.4 Zoeken naar lege of niet-lege velden

Zoek naar niet-lege velden (d.w.z. velden die gegevens bevatten):
* (ster)

Zoeken naar lege velden
= (gelijkheidsteken)

5.1.5 Zoeken naar dubbele waarden

Je kunt alle gegevensrecords vinden waarvan één of meer velden dubbele waarden bevatten. Voorbeeld: U wilt alle niet-unieke gegevensrecords controleren en beslissen welke van deze gegevensrecords u wilt behouden en welke u wilt verwijderen. Om alle dubbele datasets te vinden, voert u in de zoekmodus het volgende in Uitroepteken (!) in het te vergelijken veld.

5.1.6 Meerdere zoekcriteria gebruiken

Je kunt je zoekopdracht verfijnen of verbreden door een reeks zoekcriteria in te voeren.

Logisch EN zoeken

Voer de gewenste zoektermen in in de zoekmodus en bevestig de invoer met . Alle gegevensrecords die aan alle ingevoerde criteria voldoen, worden dan gevonden.

Logisch OR-zoeken

Klik op de knop "Nieuwe zoekopdracht" in de werkbalk in de zoekmodus om uw zoekopdracht uit te breiden met zoekcriteria die ook kunnen overeenkomen met de resultatenreeks.

Er verschijnt dan een nieuwe lege zoekopdracht waarin je verdere zoektermen kunt invoeren. U kunt zoveel zoekopdrachten maken als u wilt en erin navigeren op dezelfde manier als in gegevensrecords in bladermodus. Een zoekopdracht kan weer worden verwijderd met de knop "Verwijderen" in de werkbalk.

5.1.7 Een resultatenreeks beperken

Je kunt het zoekresultaat stap voor stap verfijnen en zoeken naar meer specifieke details in je database. Je kunt bijvoorbeeld eerst zoeken naar alle contactpersonen van het klanttype "Klant" en vervolgens de zoekopdracht beperken tot alle klanten in een bepaald postcodegebied.

• Zoek in de zoekmodus naar alle contactpersonen met het klanttype "Klant" en bevestig de zoekopdracht met .
• Schakel terug naar de zoekmodus en voer een postcodegebied in het veld <> in.
• Selecteer "Query's > Resultaatset beperken" in de menubalk.

5.1.8 Een resultatenset uitbreiden

Je kunt een resultatenverzameling uitbreiden en je zoekopdracht uitbreiden zodat er extra geldige gegevensrecords worden gevonden zonder dat je helemaal opnieuw hoeft te beginnen. Je kunt bijvoorbeeld eerst zoeken naar klanten uit het postcodegebied 26125 en dan de zoekopdracht uitbreiden naar klanten uit het postcodegebied 26131.

• Zoek in de zoekmodus naar alle klanten in het postcodegebied 26125 en bevestig de zoekopdracht met .
• Schakel terug naar de zoekmodus en voer 26131 in het veld <> in.
• Selecteer "Query's > Resultatenverzameling uitbreiden" in de menubalk.

5.1.9 De laatste zoekopdracht wijzigen

Als u een zoekopdracht hebt uitgevoerd en deze later wilt uitbreiden, klikt u op de knop "Wijzigen" in de werkbalk. gFM-Business schakelt dan over naar de zoekmodus met de zoekcriteria die u in de laatste zoekopdracht hebt ingevoerd.

5.1.10 Gegevens verbergen en tonen in een resultatenreeks

Alle gegevensrecords die niet in een resultatenset voorkomen, zijn uitgesloten en dus niet zichtbaar. U kunt meer gegevensrecords van de resultatenset uitsluiten zonder een andere zoekopdracht uit te voeren.

Belangrijk! Uitgesloten gegevensrecords worden tijdelijk verwijderd uit de resultatensetgroep. Ze worden echter niet verwijderd uit de database.

Om een of meer gegevensrecords uit te sluiten van de resultatenset, klik je op de knop "Uitsluiten" in de werkbalk.

Er verschijnt dan een dialoogvenster waarin u het aantal gegevensrecords kunt opgeven dat moet worden uitgesloten, gebaseerd op het huidige gegevensrecord. Na bevestiging van het dialoogvenster wordt het opgegeven aantal gegevensrecords uitgesloten van de huidige reeks resultaten.

5.1.11 Snel zoeken op basis van veldinhoud

Je kunt snelle zoekopdrachten uitvoeren op basis van veldgegevens zonder dat je naar de zoekmodus hoeft te schakelen. Je kunt snelle zoekopdrachten uitvoeren op basis van een heel veld of een tekstselectie binnen een veld.

• In de bladermodus selecteert u de tekst in een veld dat u wilt gebruiken voor de zoekopdracht.
• Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde tekst en selecteer Zoeken naar overeenkomende gegevensrecords in het contextmenu.

5.2 Help popover in zoekmodus

Als basis van gFM-Business biedt FileMaker een bovengemiddeld aantal flexibele opties voor het zoeken en selecteren van gegevensrecords. Het bedieningsconcept van gFM-Business maakt het mogelijk om zoekopdrachten uit te voeren op alle velden van de database. FileMaker biedt een overvloed aan plaatshouders voor zoekopdrachten om elke mogelijke zoekopdracht optimaal te kunnen uitvoeren.

gFM-Business 3.6 bevat in alle maskers in de Zoekmodus heeft nu een help popover waarin alle beschikbare plaatshouders voor de zoekopdracht worden gedocumenteerd. Op deze manier kun je zelfs complexe zoekopdrachten eenvoudig uitvoeren met plaatshouders voor bijvoorbeeld gevulde of lege velden en heb je altijd een overzicht van alle beschikbare opdrachten.