Inhoudsopgave
8.4 Klanten > Contacten > Acties
Elk aantal acties kan worden opgeslagen in elk record met klantgegevens. Een actie wordt altijd vastgelegd als er op de een of andere manier contact is geweest met de klant. Dit betekent dat de chronologische contactgeschiedenis van een klant altijd achteraf kan worden getraceerd. Aan elke actie kan een datum voor herindiening en/of voor een afspraak worden toegewezen.
8.4.1 Velden in Klanten > Contacten > Acties
- datum (Datum van de actie, wordt standaard gevuld met de huidige datum)
- Soort actie (Soort actie, bijv. bellen met, bellen vanaf, e-mailen vanaf, enz.) De waardenlijst voor de beschikbare actietypes kan worden aangepast onder Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten.
- Contactpersoon (Contactpersoon met wie het contact plaatsvond. Waardelijst van de beschikbare contactpersonen voor de gebelde klant)
- Beheerder/wijziging (verantwoordelijke persoon en laatste wijzigingsdatum van de actie)
- Opnieuw indienen (optioneel, datum van herindiening, verschijnt automatisch op de herindienlijst van de in de actie aangegeven medewerker)
- Actie tekst (Vrij tekstveld voor opmerkingen over de actie)
- Startdatum (optioneel, begindatum en -tijd van een afspraak, verschijnt automatisch op de afsprakenlijst van de medewerker die in de actie is opgegeven)
- Einddatum (optioneel, einddatum en -tijd van een afspraak, verschijnt automatisch op de afsprakenlijst van de in de actie opgegeven medewerker)
- Datum Plaats (Plaats waar de afspraak is gepland)
8.4.2 Functies in Klanten > Contacten > Acties
Alle dataset-gerelateerde functies bevinden zich linksonder in de functieknop van de functiebalk en worden weergegeven in een pop-upmenu wanneer erop wordt geklikt.
- Nieuwe klant - Wordt gebruikt om een nieuwe klant aan te maken. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt automatisch een nieuw klantnummer gegenereerd en kun je beginnen met het invoeren van het adres.
- Nieuw adres - Opent een dialoogvenster om een nieuwe adresgegevensrecord in te voeren die wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen record met klantgegevens. De titel en locatie worden automatisch behouden wanneer een nieuw adres wordt aangemaakt.
- Nieuwe contactpersoon - Opent een dialoogvenster om een nieuwe contactpersoon in te voeren die wordt toegewezen aan de klantrecord die momenteel wordt opgeroepen.
- Nieuwe actie - Opent een dialoogvenster om een nieuwe actie in te voeren die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen.
- Nieuwe service - Opent een dialoogvenster om een nieuwe dienst aan te maken in de tijdregistratie, die wordt toegewezen aan de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen. Bij het selecteren van artikelnummers verschijnen alle artikelen die in artikelbeheer zijn gemarkeerd als serviceartikelen.
- Nieuw document - Wordt gebruikt om een nieuw document voor de klant aan te maken via de module Correspondentie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuw document gemaakt in de Correspondentiedie wordt toegewezen aan de momenteel opgeroepen klant. Het standaardadres van de opgeroepen klant wordt gebruikt voor het aanmaken.
- Nieuw seriedocument - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuw samenvoegdocument te maken dat moet worden verzonden naar alle klantgegevensrecords die momenteel worden opgeroepen. Om deze functie effectief te gebruiken, moeten eerst alle gewenste klantgegevensrecords worden opgeroepen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het hoofdstuk "Gegevensrecords zoeken, selecteren en sorteren". Na het selecteren van deze functie verschijnt een dialoogvenster waarin de datum, de verantwoordelijke, de documentnaam, het te gebruiken documentsjabloon en de te gebruiken printlay-out worden geselecteerd. Nadat u op de knop [Nieuw] er wordt een corresponderend document aangemaakt in de module Correspondentie voor elke opgeroepen record met klantgegevens.
- Document scannen - Deze functie kan worden gebruikt om een papieren document te scannen en op te slaan in de opgeroepen klantgegevensrecord. De tekst van het document wordt automatisch herkend en opgeslagen tijdens het scannen als deze functie is geactiveerd onder [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]. werd geactiveerd.
- Archiefbestand - Deze functie kan worden gebruikt om een bestand op te slaan voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuw aanbod - Gebruikt om een nieuwe aanbieding in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe aanbieding gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe creditnota - Wordt gebruikt om een nieuwe creditnota in te voeren voor de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een zoekopdracht wordt een nieuwe creditnota aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe factuur - Wordt gebruikt om een nieuwe factuur in te voeren bij de gebelde klant via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe factuur gemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe bestelling - Gebruikt om een nieuwe bestelling voor de gebelde klant in te voeren via de module Facturatie. Na het bevestigen van een query wordt een nieuwe order aangemaakt in de Facturatie wordt aangemaakt. Het standaardadres van de momenteel opgeroepen klant wordt gebruikt.
- Nieuwe automatische incasso - Gebruik deze functie om een nieuwe binnenlandse domiciliëring aan te maken voor de opgeroepen gegevensrecord van de klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, bank sorteercode, rekeningnummer, reden van betaling en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe incasso aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuwe SEPA-overboeking - Deze functie kan worden gebruikt om een nieuwe SEPA-overboeking (SEPA-incasso of EU/SEPA-overboeking) aan te maken voor de opgeroepen klant. Vul hiervoor in het bijbehorende dialoogvenster de volgende velden in Eigen rekening, type overboeking, rekeninghouder, BIC, IBAN, reden van betaling, EzE-referentie en Bedrag vanaf. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuwe SEPA-overboeking aangemaakt voor de opgeroepen klantgegevensrecord.
- Nieuw SEPA-mandaat - Om SEPA-incasso's of EU/SEPA-overschrijvingen uit te voeren, is eerst een door de klant ondertekende SEPA-machtiging nodig. Een formulier voor een nieuwe SEPA-machtiging kan direct vanuit gFM Business worden gegenereerd. Vul hiervoor in het betreffende dialoogvenster de velden Betalingstype, Referentie, Naam, Adres, Postcode/plaats, Land, SWIFT BIC en IBAN in. Nadat u op de knop [Nieuw] hebt geklikt, wordt een nieuw SEPA-mandaat aangemaakt voor het opgeroepen record met klantgegevens, dat wordt opgeslagen onder Facturatie > Kasboek > SEPA-mandaten kan worden bekeken en afgedrukt.
- Gegevens exporteren - Hiermee kunnen alle opgehaalde klantgegevens worden geëxporteerd naar een extern bestand. Verschillende bestandsformaten en speciale formaten van logistieke dienstverleners worden ondersteund.
- Gegevens importeren - Deze functie kan worden gebruikt om adressen van klanten te importeren in gFM-Business.
- Klanten verwijderen - Deze functie kan worden gebruikt om de momenteel opgeroepen klantgegevensrecord uit de database te verwijderen.
8.4.3 Contextgevoelige functies in Klanten > Acties
- Nieuwe actie - Wordt gebruikt om een nieuwe actie in te voeren die wordt toegewezen aan de opgeroepen klant. Als een actie een datum voor herindiening heeft, verschijnt deze op de lijst voor herindiening van de betreffende medewerker.
- Dubbele actie - Wordt gebruikt om de geselecteerde actie te dupliceren. Er wordt een nieuwe actie gemaakt op basis van de gegevens van de geselecteerde actie.
- Afspraak in kalender - Brengt de afspraak die is ingevoerd in de geselecteerde actie over naar de Mac OS X- of Microsoft Outlook-agenda. De overdracht gebeurt naar de agendatoepassing die als standaard is gedefinieerd op het systeem in kwestie.
- Afspraak per e-mail versturen - Verstuurt de afspraak die is ingevoerd in de geselecteerde actie per e-mail als een .ics-bestand. Dit bestand kan worden geïmporteerd in de Mac OS X- of Microsoft Outlook-agenda van de ontvanger. De vrije tekst die is ingevoerd in de actie en de handtekening van de gebruiker die is aangemeld bij gFM-Business verschijnen als de e-mailtekst.
- Actie (on)beschermen - Deze functie kan worden gebruikt om een actie te beveiligen of een beveiligde actie te de-protecteren. Een beveiligde actie kan niet worden verwijderd en staat bovenaan de lijst.
- Actie verwijderen - Deze functie kan worden gebruikt om de geselecteerde actie uit de database te verwijderen na een query.
8.4.4 Klanten > Contacten > Herindiening
In het masker Klanten > Heraanmeldingen Alle verschuldigde herinzendingen worden weergegeven in lijstvorm, ongeacht de klantgegevensrecord die op dat moment wordt opgeroepen. Door op de functiepijl aan de linkerkant van een lijstvermelding te klikken, kan de vermelding worden verwijderd onder Klanten > Contacten & promoties - Promoties kan worden opgeroepen. Het slotsymbool hieronder wordt gebruikt om een invoer te vergrendelen of te ontgrendelen. De herindiening kan rechtsboven worden gefilterd op medewerker.
8.4.5 Velden in Klanten > Contacten > Heraanmeldingen
- datum (Datum van de actie, wordt standaard gevuld met de huidige datum)
- Soort actie (Soort actie, bijv. bellen met, bellen vanaf, e-mailen vanaf, enz.) De waardenlijst voor de beschikbare actietypes kan worden aangepast onder Instellingen > Voorkeuren > Waardenlijsten.
- Contactpersoon (Contactpersoon met wie het contact plaatsvond. Waardelijst van de beschikbare contactpersonen voor de gebelde klant)
- Beheerder/wijziging (verantwoordelijke persoon en laatste wijzigingsdatum van de actie)
- Opnieuw indienen (optioneel, datum van herindiening, verschijnt automatisch op de herindienlijst van de in de actie aangegeven medewerker)
- Actie tekst (Vrij tekstveld voor opmerkingen over de actie)
- Startdatum (optioneel, begindatum en -tijd van een afspraak, verschijnt automatisch op de afsprakenlijst van de medewerker die in de actie is opgegeven)
- Einddatum (optioneel, einddatum en -tijd van een afspraak, verschijnt automatisch op de afsprakenlijst van de in de actie opgegeven medewerker)
- Datum Plaats (Plaats waar de afspraak is gepland)