9.2 Correspondentie > Sjablonen

9.2 Correspondentie > Sjablonen

In dit scherm kunnen documentsjablonen worden gemaakt voor gebruik in het programmadeel Correspondentie worden aangemaakt. Nieuwe documenten in het programmaonderdeel Correspondentie kunnen worden gebaseerd op een sjabloon dat is gemaakt onder Correspondentie > Sjablonen kunnen worden aangemaakt.

9.2.1 Velden in Correspondentie > Sjablonen

• Sjabloon-ID (Unieke ID van de sjabloon)
• datum (Aanmaakdatum van de sjabloon)
• Griffier (verantwoordelijke die de sjabloon heeft gemaakt)
• Naam document (naam van de sjabloon)
• Print lay-out (Lay-out van Lay-outs.fmp12 afdrukkenwaarop de sjabloon moet worden afgedrukt)
• Uw teken (Veld voor het dossiernummer van de ontvanger)
• Ons uithangbord (Veld voor eigen dossiernummer)
• Direct kiezen (Veld voor eigen toestelnummer. Wordt automatisch ingevuld als een toestelnummer is bijgehouden in de gebruikersadministratie van de medewerker)
• Onderwerp (Onderwerpregel van het document)
• Doorlopende tekst (doorlopende tekst van het document)
• Groet (Begroetingsformule die werd opgegeven in de gebruikersadministratie)
• Handtekening (Grafisch veld voor digitale handtekening)
• Automatische actie (Als de automatische actievelden zijn gevuld, wordt er automatisch een nieuwe actie aangemaakt in het gekoppelde klantgegevensrecord wanneer het document wordt afgedrukt. Dit betekent bijvoorbeeld dat later kan worden bijgehouden of en wanneer een document naar een klant is verzonden bij elke klant die betrokken is bij een seriebrief).

9.2.2 Plaatshouders in Documenten > Sjablonen

De hoofdtekst in documentsjablonen kan worden voorzien van bepaalde plaatsaanduidingen. Plaatsaanduidingen kunnen overal in de tekst worden ingevoegd en bestaan altijd uit een plaatsaanduiding omgeven door accolades. Wanneer een nieuw document wordt gemaakt op basis van de sjabloon, worden de plaatsaanduidingen automatisch vervangen door de overeenkomstige waarden.

• {e-bedrijf1} {e-bedrijf2} {e-bedrijf3} - Adresregel 1 tot 3 van de ontvanger
• {e-strasse} - Straat van de ontvanger
• {e-house no} - Huisnummer van de ontvanger
• {e-plz} - Postcode van de ontvanger
• {\a6} - Locatie van de ontvanger
• {e-telefoon} - Telefoonnummer van de ontvanger
• {e-telefax} - Faxnummer van de ontvanger
• {e-tel-mobil} - Mobiel telefoonnummer van de ontvanger
• {e-email} - E-mailadres van de ontvanger
• {e-landcode} - Landcode van de ontvanger
• {e-land} - Land van de ontvanger
• {e-bank-instituut} - Bank van de ontvanger
• {e-bank-bic} - BIC van de ontvanger
• {e-bank-blz} - Bank sorteercode van de ontvanger
• {e-bank-iban} - IBAN van de ontvanger
• {e-bankrekening} - Rekeningnummer van de ontvanger
• {e-adresnr} - Adresnummer van de ontvanger
• {klantnr} - Klantnummer van de ontvanger
• {e-notes} - Opmerkingen uit de klantgegevensrecord van de ontvanger
• {e-letter aanhef} - Begroeting van de ontvanger
• {e-adres} - Aanhef van de ontvanger
• {s-company1} - Adresregel 1 van de afzender
• {s-bedrijf2} - Adresregel 2 van de afzender
• {s-bedrijf3} - Adresregel 3 van de afzender
• {s-strasse} - Straat van de verzender
• {huisnr} - Huisnummer van de afzender
• {s-plz} - Postcode van de afzender
• {plaats} - Plaats van de afzender
• {s-telefoon} - Telefoonnummer van de afzender
• {s-telefax} - Faxnummer van de afzender
• {s-tel-mobile} - Mobiel telefoonnummer van de afzender
• {s-email} - E-mailadres van de afzender
• {s-internet} - Internetadres van de afzender
• {-belasting nee} - Belastingnummer van de verzender
• {s-ustid} - BTW-ID van de afzender
• {s-bank1} {s-bank2} {s-bank3} - Bankgegevens 1 tot 3 van de verzender

9.2.3 Functies in Correspondentie > Sjablonen

• Nieuw sjabloon - Wordt gebruikt om een nieuwe documentsjabloon te maken.
• Sjabloon afdrukken - Opent het dialoogvenster voor een testafdruk van de huidige documentsjabloon.
• Sjabloon per e-mail verzenden - stuurt de huidige sjabloon naar een e-mailadres dat kan worden opgegeven in het bijbehorende dialoogvenster.
• Automatische actie verwijderen - Verwijdert alle velden die zijn gekoppeld aan de automatische functie in het document dat momenteel wordt opgeroepen.
• Document verwijderen - Deze functie verwijdert het huidige opgeroepen document uit de database.

9.2.4 Documentsjablonen voor e-mails en nieuwsbrieven

In principe bevat een documentsjabloon voor e-mails en nieuwsbrieven dezelfde velden als elke andere documentsjabloon. Het onderwerp komt overeen met het onderwerpveld van de e-mail, de brieftekst komt overeen met de tekst van de e-mail. Het masker onder [Correspondentie > Sjablonen] heeft de drie registerknoppen [Sjabloon], [E-Mail] en [Bestandsbijlagen].

Onder het register [Sjabloon] alle details voor de documentsjabloon zelf worden bijgehouden, zoals het onderwerp, de brieftekst, velden voor referentienummers of een automatische actie met optionele herindiening. Deze velden zijn ook beschikbaar voor documentsjablonen voor brieven, faxen of seriebrieven.

Onder het register [E-Mail] alle informatie wordt bijgehouden die nodig is voor het verzenden van e-mails en nieuwsbrieven, zoals het verzendadres, het type verzending en het documentformaat. Het register [E-Mail] bevat nog drie ondergeschikte registers [Tekst bekijken], [HTML-sjabloon] en [Preview]. Onder het register [Tekst bekijken] kan de brieftekst op dezelfde manier bewerkt en opgemaakt worden als in de hoofdweergave. In de tab [HTML-sjabloon] kun je een willekeurig HTML-sjabloon invoeren waarop de te versturen e-mail of nieuwsbrief gebaseerd moet zijn. In ons voorbeeld hebben we een heel eenvoudig HTML-sjabloon gebruikt, dat natuurlijk ook een complexere structuur kan hebben en bijvoorbeeld ook afbeeldingen en knoppen kan bevatten.

Voorbeeld HTML-sjabloon

<div>
     {onderwerp}
</div>
<div>
     {document}
</div>

In dit HTML-sjabloonvoorbeeld zijn er gewoon twee alinea's, die elk beginnen met een <div>-tag en bevat het onderwerp en de hoofdtekst van het document. De HTML-sjabloon kan natuurlijk andere elementen bevatten, bijvoorbeeld afbeeldingen of knoppen. Je kunt zien hoe de e-mail en de HTML-sjabloon eruit zullen zien als de ontvanger ze ontvangt onder de knop [Preview] worden overwogen.

9.2.5 E-mails versturen met bestandsbijlagen

Onder het register [Bestandsbijlagen] Er kan een onbeperkt aantal bestanden worden toegevoegd aan de documentsjabloon. Als je een e-mail verstuurt via een SMTP-server, worden alle bijgevoegde bestanden meegestuurd met de e-mail. Het tabblad [Bestandsbijlagen] staat ook in het document onder [Correspondentie > Documenten]. beschikbaar.

Houd er rekening mee dat bij verzending via de lokale e-mailclient om technische redenen alleen de eerste bestandsbijlage met de e-mail kan worden meegestuurd. Het verzenden van meerdere bestandsbijlagen is alleen mogelijk wanneer de e-mail rechtstreeks via een SMTP-server wordt verzonden. SMTP verzendadressen zijn te vinden onder [Instellingen > Voorkeuren > Apparaten]. kan worden ingesteld en beheerd.

9.2.6 Video tutorial: Brieven en formulierbrieven schrijven met gFM-Business

Door de video te laden, accepteer je het privacybeleid van YouTube.
Meer informatie

Video laden

YouTube altijd deblokkeren