10.3 Factuur > Leveringsbonnen

10.3 Factuur > Leveringsbonnen

Onder Factuur > Leveringsbonnen kunnen alle eerder aangemaakte leveringsbonnen worden gevonden en kunnen nieuwe leveringsbonnen worden aangemaakt. De eenvoudigste manier om een leveringsbon aan te maken voor een bestaande klant is door de functie Nieuwe leveringsbondie u kunt vinden in het programmadeel Klanten beschikbaar is. Als een leveringsbon rechtstreeks in de Factuur > Leveringsbonnen gemaakt, kan de gewenste klant ook worden ingevoerd in de Klantnummer worden geselecteerd. Er kan ook een leveringsbon worden aangemaakt op basis van een bestaande factuur. Selecteer hiervoor Facturen de functie Factuur genereren van.

10.3.1 Velden in Factuur > Leveringsbonnen

• Bedrijf/Naam (Bedrijfsnaam of achternaam, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Bedrijf/voornaam (Bedrijfsnaam of voornaam, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Straat/huisnummer (Straat en huisnummer, afzonderlijk voor de ontvanger van de bon en voor het afleveradres)
• Land/PLZ/stad (Landcode, postcode en plaats, afzonderlijk voor de ontvanger van de voucher en voor het afleveradres).
• Leveringsbon nr. (Unieke ID van de leveringsbon wordt automatisch gegenereerd tijdens het aanmaken volgens de sjabloon die is opgegeven onder Instellingen > Voorkeuren > Facturering werd gespecificeerd voor afleveringsbonnummers)
• datum (datum van de leveringsbon)
• Klantnummer (klantnummer van de ontvanger)
• Adres (adresnummer van de ontvanger)
• Positie: Hoeveelheid (aantal producten op de huidige positie)
• Positie: Artikelnr. (artikelnummer van de huidige positie)
• Positie: Artikelomschrijving (artikelbeschrijving van de huidige positie)
• Positie: BTW (BTW-tarief van de huidige positie)
• Positie: Enkel net (Nettoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Enkel bruto (brutoeenheidsprijs van het huidige artikel)
• Positie: Totaal bruto (bruto totale prijs van de huidige positie)
• Positie: Opslaglocatie (Opslaglocatie van de huidige positie)
• Positie: Serienr. (serienummer(s) van de huidige positie)
• Positie: Status (Status van de huidige positie)
• Positie: Item beschrijving (Beschrijving van het huidige item)
• Betaalmethode (Betalingsmethode volgens welke de bestelling moet worden betaald)
• Status afdrukken (Status, of en wanneer de leveringsbon werd afgedrukt)
• Bestellen bij (Datum van de bestelling als de leveringsbon is aangemaakt op basis van een bestelling)
• Bestelnr. (Nummer van de bestelling als de leveringsbon is aangemaakt op basis van een bestelling)
• Factuur van (Datum van de bestelling als de leveringsbon is aangemaakt op basis van een bestelling)
• Factuurnr. (Nummer van de bestelling als de leveringsbon is aangemaakt op basis van een bestelling)
• Opmerkingen (Commentaar op de bestelling, alleen zichtbaar in de database)
• Kop (Kopregel op de leveringsbon, zichtbaar op het ontvangstbewijs)
• Voettekst (voettekst op de factuur, zichtbaar op de kassabon)
• Registreer [+]: Vrije velden (Tot 20 vrij definieerbare velden per document)

10.3.2 Functies in facturatie > Leveringsbonnen

• Nieuwe leveringsbon - Deze functie wordt gebruikt om een nieuw gegevensrecord voor leveringsnota's aan te maken. Er wordt automatisch een nieuw leveringsbonnummer gegenereerd.
• Dubbele leveringsbon - Dupliceert de opgeroepen leveringsnota, inclusief alle documentitems.
• Afleverbon afdrukken - Opent het afdrukdialoogvenster om de geselecteerde leveringsnota af te drukken op een printer.
• Per e-mail verzenden - Verstuurt de gevraagde leveringsbon per e-mail. In het volgende dialoogvenster kan een e-mailadres voor de ontvanger en optioneel voor een kopie worden opgegeven.
• Stuur alle - Verstuurt alle aangevraagde afleverbonnen per e-mail. Als er geen e-mailadres is opgeslagen in een documentadres, wordt de bijbehorende gegevensrecord overgeslagen.
• Factuur genereren - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe factuur te genereren op basis van de opgeroepen leveringsbon. Alle gegevens en items op de leveringsbon worden overgenomen op de nieuwe factuur.
• Verzamelfactuur - Deze functie wordt gebruikt om een nieuwe factuur te maken op basis van meerdere leveringsbonnen. Alle gegevens en artikelen op de geselecteerde leveringsbonnen worden overgezet naar de nieuwe factuur. Deze functie kan alleen worden uitgevoerd als de opgeroepen leveringsbon nog niet is omgezet in een factuur en er andere open leveringsbonnen voor het betreffende contact zijn die nog niet zijn omgezet in een factuur.
• Voorraden afschrijven - Deze functie wist de voorraad van alle items in het document, op voorwaarde dat er een opslaglocatie is opgegeven in de items. Na een succesvolle opruiming worden de velden [Opslaglocatie] en [Serienummer]. groen gelabeld.
• Gegevens exporteren - Opent de dialoog voor het exporteren van afleveringsbonnen in vele doelformaten voor gratis export of logistieke dienstverleners.
• Leveringsbon verwijderen - Verwijdert de huidige gegevensrecord van de leveringsbon inclusief alle toegewezen items uit de database.

10.3.3 Contextgevoelige functies in Facturering > Leveringsbonnen

• Nieuwe positie - Wordt gebruikt om een nieuw item te maken. De cursor springt naar de laatste regel van de itemgegevensrecords om een nieuw item te maken.
• Dubbele positie - Deze functie kan worden gebruikt om het geselecteerde item te dupliceren, waarna een nieuw item wordt gemaakt met identieke veldinhoud als het geselecteerde item.
• < Positie terug - Sorteert het geselecteerde item in het document één positie terug.
• > Positie vóór - Schuift het geselecteerde item in het document één positie op.
• Voorraad afschrijven - Deze functie wist de voorraad van het geselecteerde item als er een opslaglocatie is opgegeven in het item. Na een succesvolle opruiming worden de velden [Opslaglocatie] en [Serienummer]. groen gelabeld.
• Positie verwijderen - Verwijdert de geselecteerde positie uit de database.
• Geselecteerde verwijderen - Verwijdert alle geselecteerde items uit het geselecteerde document.

10.3.4 Factuur > Leveringsbonnen > Gebeurtenissen

Als de registratie van gebeurtenissen is geactiveerd in de instellingen, worden alle veldwijzigingen of processen die verband houden met de opgeroepen leveringsbon weergegeven onder de knop Gebeurtenissen op het tabblad Gebeurtenissen.

10.3.5 Nieuwe regelitems invoeren

Voer nieuwe bonitems in door te klikken op de [+] knop rechtsboven in de itemlijst, waarna een popover dialoog opent voor het invoeren van nieuwe bonitems. Het aantal in te voeren items kan worden ingesteld onder [Instellingen > Gebruiker > Dialogen]. kan voor elke gebruiker afzonderlijk een standaardwaarde worden opgegeven. Als je maar een paar items hebt opgeslagen in je item master, kun je nu een standaardwaarde instellen in het pop-upmenu van de [Artikelnr.] om het gewenste artikel te selecteren.

Hoeveelheid en artikelselectie

Voer gewoon de bijbehorende formule in (bijvoorbeeld 2*2+5) in het veld [Formule/meting] op. Extra kortingen en toeslagen kunnen worden ingevoerd in het dialoogvenster Itemdetails zodra het item is aangemaakt. Als er klantgerelateerde kortingen of toeslagen zijn ingevoerd voor dit artikel of deze artikelcategorie, wordt hier automatisch rekening mee gehouden wanneer een artikel wordt aangemaakt.

Door op het groene veld te klikken [Artikelnr.] opent het zoekdialoogvenster voor items om een item voor de positie te selecteren. Aan de rechterkant kan het item gedefinieerd worden als een alternatief item of tekstitem. Als het item itemattributen (productvarianten) heeft ingevoerd, kunnen deze worden geselecteerd voor het nieuwe item. Eventuele extra of gereduceerde prijzen worden automatisch toegevoegd aan de verkoopprijs wanneer het item wordt geselecteerd.

Klik op het [>] symbool voor het artikelnummer om een ander venster te openen waarin je een full-text zoekopdracht kunt uitvoeren naar alle opgeslagen artikelen.

In het veld [Zoekterm] om de lijst in realtime te filteren. In het veld [Sorteer] kun je een sorteervolgorde selecteren voor de weergegeven lijst. Als er meerdere items zijn geselecteerd, worden alle items overgebracht naar het document in de volgorde van de geselecteerde sorteervolgorde.

• Om een enkel item aan de bon toe te voegen, klik je gewoon op het gewenste item. Het zoekvenster wordt dan gesloten en het geselecteerde item wordt ingevoegd in het dialoogvenster voor het toevoegen van nieuwe regelitems.
• Als je meerdere items tegelijk aan de kassabon wilt toevoegen, voer je het gewenste aantal in vóór het item. Nadat u op de knop [Selectie toevoegen] worden alle overeenkomstige artikelen automatisch in het document ingevoegd.

Vrije tekstposities

Vrije tekstitems kunnen nu worden toegevoegd aan alle vouchers in gFM-Business Light en Professional. Als de optie [Tekstpositie] is geselecteerd, bevat het positiedialoogvenster alleen een veld voor het selecteren van een tekstartikel en een tekstveld voor het invoeren van een vrije tekst.

Tekstitems in documenten gedragen zich op dezelfde manier als normale items en kunnen omhoog of omlaag worden verplaatst in het document. Op deze manier kunnen documentitems bijvoorbeeld worden verdeeld in gebieden en deze gebieden kunnen elk worden beschreven met een tekstitem. Tekst items worden automatisch overgezet naar het nieuwe document wanneer je converteert naar een ander documenttype, net als normale items.

10.3.6 Itemdetails bewerken

Door te klikken op een eenheidsprijs of totaalprijs van een item wordt een popover-dialoog geopend waarin de netto- of bruto-eenheidsprijs kan worden bewerkt. De popover-dialoog is ook beschikbaar met alle velden in de zoekmodus om documenten volgens deze criteria te selecteren.

10.3.5 Alle gekoppelde documenten in de documentgeschiedenisbalk

De titelbalk van de bonhistorie bevat nu ook een popover-venster waarin alle bijbehorende bonnen van de opgeroepen bon worden weergegeven en met een muisklik kunnen worden opgeroepen. Als er voor een bon meerdere identieke opvolgende documenten zijn, wordt de bijbehorende titel vet en rood gemarkeerd.