Inhoudsopgave
9.1 Correspondentie > Documenten
In het masker Correspondentie > Documenten bevat alle documenten die zijn aangemaakt, afgedrukt en verzonden voor klanten. Dit scherm bevat alle documentvelden en het postadres van de ontvanger.
9.1.1 Velden in Correspondentie > Documenten
- Klantnr. (klantnummer van de ontvanger)
- Adres nr. (adresnummer van de ontvanger)
- Bedrijf/Naam (Bedrijfsnaam of naam van de ontvanger)
- Bedrijf/voornaam (Regel 2 van de bedrijfsnaam of voornaam van de ontvanger)
- adres (straat en huisnummer van de ontvanger)
- Land/PLZ/stad (landcode, postcode en plaats van de ontvanger)
- Fax (faxnummer van de ontvanger, alleen nodig voor faxen)
- e-mail (e-mailadres van de ontvanger, alleen vereist voor e-mails)
- Contactpersoon (contactpersoon bij de ontvanger)
- datum (datum waarop het document is gemaakt)
- Griffier (persoon die het document heeft gemaakt)
- Naam document (naam van het document)
- Sjabloon-ID/Naam (ID en naam van de documentsjabloon waarop het document is gebaseerd)
- Print lay-out (afdruklay-out waarmee het document moet worden afgedrukt)
- Uw teken (Veld voor het dossiernummer van de ontvanger)
- Ons uithangbord (Veld voor eigen dossiernummer)
- Direct kiezen (Veld voor eigen toestelnummer. Wordt automatisch ingevuld als een toestelnummer is bijgehouden in de gebruikersadministratie van de medewerker)
- Onderwerp (Onderwerpregel van het document)
- Doorlopende tekst (doorlopende tekst van het document)
- Groet (Begroetingsformule die werd opgegeven in de gebruikersadministratie)
- Handtekening (Grafisch veld voor digitale handtekening)
- Automatische actie (Als de automatische actievelden zijn gevuld, wordt er automatisch een nieuwe actie aangemaakt in het gekoppelde klantgegevensrecord wanneer het document wordt afgedrukt. Dit betekent bijvoorbeeld dat later kan worden bijgehouden of en wanneer een document naar een klant is verzonden bij elke klant die betrokken is bij een seriebrief).
9.1.2 Functies in Correspondentie > Documenten
- Nieuw document - U kunt deze functie gebruiken in het programmagedeelte Correspondentie een nieuw document maken. Als u op deze manier een nieuw document maakt, moet u alle gegevens van de ontvanger handmatig invoeren. Dit is niet nodig als u een nieuw document maakt in de Klanten rechtstreeks vanuit het record met klantgegevens.
- Document afdrukken - Deze functie opent het afdrukdialoogvenster om het document af te drukken. Gedetailleerde informatie over het afdrukken van documenten vindt u in hoofdstuk 6.
- Per e-mail verzenden - Deze functie kan worden gebruikt om het opgeroepen document per e-mail te verzenden.
- Stuur alles per e-mail - Gebruik deze functie om alle opgehaalde documenten per e-mail te verzenden. Het wordt aanbevolen om deze functie alleen te gebruiken voor documenten die rechtstreeks via een SMTP-mailserver moeten worden verzonden.
- Automatische actie uitvoeren - Voert de automatische actie van het huidige document uit en voegt een overeenkomstige actie in het gekoppelde klantgegevensrecord in.
- Automatische actie verwijderen - Verwijdert alle velden die zijn gekoppeld aan de automatische functie in het document dat momenteel wordt opgeroepen.
- Document verwijderen - Deze functie verwijdert het huidige opgeroepen document uit de database.
9.1.3 Nieuwe documenten aanmaken vanuit de CRM-module [Klanten]
Nieuwe documenten kunnen direct in de [Correspondentie] of van de module [Klanten] kunnen worden gegenereerd vanuit de klantmodule. In de klantmodule zijn de twee functies "Nieuw document" en "Nieuw mailmergedocument" beschikbaar om nieuwe documenten, seriebrieven, e-mails of nieuwsbrieven aan te maken, optioneel gebaseerd op een documentsjabloon. Seriële documenten worden altijd aangemaakt voor alle opgeroepen records met klantgegevens.
9.1.4 Video tutorial: Brieven en formulierbrieven schrijven met gFM-Business
Door de video te laden, accepteer je het privacybeleid van YouTube.
Meer informatie
9.1.5 HTML e-mails en rich text editor (alleen voor Professional)
De module [Correspondentie] bevat een nieuwe rich text editor voor het maken van grafische e-mails, waarmee je eenvoudig de HTML-code voor grafische e-mails kunt maken zonder programmeerkennis.
De rich text editor wordt opgeroepen als je klikt op [Correspondentie > Documenten > E-mail]. het formaat van de e-mail instellen op "HTML". De werking van de rich text editor komt grotendeels overeen met die van een standaard tekstverwerkingsprogramma. Als je afbeeldingen wilt invoegen, moeten deze eerst worden geüpload naar een webserver en toegankelijk zijn via het internet, omdat je de bijbehorende URL voor afbeeldingen moet invoeren.