Inhoudsopgave
12.2 Taakbeheer
gFM-Business Light en Professional inbegrepen in de module [Bedrijf] de module [Taken]die in veel andere modules in het systeem is geïntegreerd. Met de nieuwe takenmodule kunnen bepaalde processen en taken snel en eenvoudig worden gedelegeerd aan een medewerker. Een taak kan worden gekoppeld aan veel gegevens uit gFM Business, zodat deze gegevens met één muisklik direct vanuit de taak kunnen worden opgeroepen.
Taken kunnen worden uitgevoerd in andere modules zoals CRM, Factuur, Artikel beheer of Projectbeheer kunnen rechtstreeks worden aangemaakt met de functie "Nieuwe taak" en bevatten dan automatisch een link naar het overeenkomstige gegevensrecord van de respectieve module.
Om een bestand aan een taak toe te voegen, klik je op het gewenste bestandsveld, waarna een popovervenster wordt geopend met een vergroot voorbeeld. Klik met de rechtermuisknop in het witte voorbeeldveld en selecteer de optie "Bestand invoegen". Nadat u uw bestand hebt geselecteerd, wordt het bestand opgeslagen in het geselecteerde bestandsveld. Als je het bestand weer wilt verwijderen, klik je op het bestandsveld in de voorbeeldpopover en druk je op de toets "Verwijderen" op het toetsenbord.
12.2.1 Functies van de takenmodule
In de module [Bedrijf > Taken]. Alle bestaande taken worden weergegeven in lijstvorm en in aflopende volgorde. Een lijst van alle voltooide taken wordt weergegeven in het onderste gedeelte. In de titelbalk van het tabblad [Taken] de weergegeven lijst kan worden gefilterd op klant, werknemer of een andere zoekterm.
Een nieuwe taak kan worden toegevoegd met het [+] symbool aan de rechterkant van de titelbalk. De volgende gegevens kunnen worden opgeslagen voor een taak in het popover-dialoogvenster:
- Klant (aan wie de taak moet worden toegewezen, alleen beroepsbeoefenaar)
- Titel (Naam van de taak)
- Werknemers (aan wie de taak moet worden toegewezen)
- Prioriteit
- Vervaldatum en -tijd
- Bestand 1 en bestand 2 (in elke taak kunnen maximaal twee bestanden worden opgeslagen)
- Opmerkingen
Het [x]-symbool aan de linkerkant van een taak kan worden gebruikt om de taak te selecteren uit de Database kan worden verwijderd. De taak kan worden overgebracht naar de agenda in gFM-Business Professional met behulp van het kalenderpictogram hieronder.
12.2.2 Koppeling met andere gegevens
Elke taak kan worden gekoppeld aan andere gegevens van gFM Business. Voor een overzicht van alle gekoppelde gegevens wordt een bijbehorend popovervenster geopend wanneer je op het serienummer van een taak klikt.
In dit popovervenster worden alle gekoppelde gegevens van een taak weergegeven en deze kunnen direct worden opgeroepen met een muisklik. Gegevens kunnen aan de taak worden gekoppeld door op de ID aan de linkerkant te klikken. Er wordt dan een overlayvenster geopend waarin de gewenste gegevensrecord kan worden gezocht en geselecteerd.
Klik op de naam (hier bijv. "Falk Scherer GmbH") om het weergegeven gegevensrecord in de betreffende module op te roepen.
Klik op het rode symbool [x] aan de rechterkant om de koppeling tussen de taak en de bijbehorende gegevensrecord te verwijderen.
12.2.3 Taakvenster voor systeembrede weergave van taken
Met de functie [Taakvenster] kunnen de taken worden weergegeven in een nieuw, zwevend venster. Alle functies voor het filteren van de items zijn beschikbaar in het taakvenster. Het taakvenster wordt altijd op de voorgrond weergegeven ten opzichte van alle andere gFM Business-vensters. Door op het veld [FD-nr.] te klikken, kan het popover-venster "Gekoppelde gegevens" worden geopend, waarin alle gekoppelde gegevens kunnen worden weergegeven en opgeroepen.
Vanaf gFM Business 6.0 kan het taakvenster ook worden geopend of gesloten in de werkbalk van de linker navigatie.
12.2.4 Nieuwe taken aanmaken vanuit andere modules
Alle modules waarvan de gegevensrecords kunnen worden gekoppeld aan taken bevatten nu de functie [Nieuwe taak]om bijvoorbeeld direct vanuit een klant of een offerte een nieuwe taak aan te maken. Alle andere mogelijke koppelingen worden automatisch gemaakt - in het geval van een offerte wordt de taak niet alleen gekoppeld aan de offerte, maar ook aan de klant die aan de offerte is toegewezen.
De functie [Nieuwe taak] is nu beschikbaar in de volgende modules:
- Beheer van klanten op alle maskers
- Correspondentie, documenten en sjablonen
- Factuur, aanbiedingen
- Facturering, bestellingen
- Factuur, leveringsbonnen
- Facturen, rekeningen
- Facturen, creditnota's
- Facturen, herinneringen
- Facturering, bestellingen
- Artikelbeheer op alle maskers
- Artikelen, partijen
- Bedrijf, inventaris
- Bedrijf, Projecten