Inhoudsopgave
Wat is artikelbeheer?
Een Artikel beheer maakt meestal deel uit van een facturerings- of goederenbeheersysteem en wordt gebruikt om producten en diensten op te slaan en te beheren. In deze context wordt de term Artikel meester Dit komt omdat de producten die zijn opgeslagen in een artikelbeheersysteem kunnen worden ingevoegd als artikelen in facturen en andere documenten. Alle relevante gegevens kunnen worden opgeslagen voor elk product, zoals artikelnummer, naam, beschrijving, categorie, verpakkingseenheid, omzetrekeningen, inkoopprijs, verschillende verkoopprijzen, fabrikant, RRP en vele andere artikelgerelateerde gegevens.
Beheer van leveranciers
In een goed artikelbeheersysteem kunnen voor elk artikel meerdere leveranciers worden opgeslagen om flexibele leveringsbronnen te realiseren en in elk geval de gunstigste inkoopprijs te kunnen bepalen. Leveranciers worden meestal opgeslagen in een gekoppeld CRM-systeem.
Prijsgroepen en speciale prijzen
Om verkoopprijzen klantspecifiek te kunnen gebruiken, moet een artikelbeheersysteem het aanmaken van prijsgroepen en staffelprijzen ondersteunen. Voor elk artikel kan dan een willekeurig aantal prijsgroepen met een willekeurig aantal prijsstaffels worden aangemaakt. Als een prijsgroep is ingesteld in een document dat beschikbaar is in het gewenste artikel, bevat het document niet de standaardprijs van het artikel, maar de prijs die vooraf is ingesteld in de bijbehorende prijsgroep. Het zou ook mogelijk moeten zijn om een prijsgroep vooraf in te stellen binnen het CRM bij de klant om zo automatisch klantgerelateerde prijzen te kunnen invoegen bij facturatie.
Voorraadbeheer
Een goed artikelbeheersysteem slaat niet alleen de stamgegevens van een artikel op, maar beheert ook de voorraad, idealiter op meerdere magazijnlocaties. Het moet mogelijk zijn om in het individuele product aan te geven of het product automatisch naar de magazijnvoorraad moet worden geboekt of niet, aangezien serviceartikelen bijvoorbeeld meestal niet naar de magazijnvoorraad worden geboekt. Met betrekking tot de voorraad moet het artikelbeheersysteem een logboek bijhouden van alle voorraadboekingen, zodat goederenbewegingen achteraf kunnen worden gevolgd.
Naast het voorraadniveau moet een artikelbeheersysteem ook de specificatie van een minimum voorraadniveau ondersteunen. Als het voorraadniveau onder het ingevoerde minimumvoorraadniveau komt, wordt een bijbehorend bericht weergegeven of wordt het artikel getoond in een lijst met alle artikelen onder het minimumvoorraadniveau.
Artikelvarianten en -attributen
Voor configuratieartikelen moet een artikelbeheersysteem de mogelijkheid bieden om voor elk product overeenkomstige varianten of artikelattributen in te voeren. Een artikelattribuut bevat een artikeloptie met een bijbehorende optiewaarde, het voorraadniveau, het over- of ondergewicht en de over- of onderprijs.
Barcode en EAN-code
Voor het labelen van artikelen moet een artikelbeheersysteem barcodes en, indien nodig, de EAN13-barcode voor elk artikel kunnen genereren. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld etiketten en productlijsten rechtstreeks vanuit het artikelbeheersysteem worden gelabeld met barcodes of EAN13-codes, zodat de artikelen later kunnen worden gescand.
Verbinding met online winkels
In tijden van digitale lifestyle moet een artikelbeheersysteem ook een verbinding hebben met een online winkel, zodat artikelgegevens en voorraadniveaus gesynchroniseerd kunnen worden met de online winkel.
Onderdelenlijsten voor productconfiguraties
Voor productconfiguraties en productieartikelen moet het mogelijk zijn om stuklijsten voor elk artikel te beheren. Elk artikel dat in een stuklijst voor een artikel staat, wordt automatisch vanuit de magazijnvoorraad geplaatst wanneer het corresponderende hoofdartikel op een document wordt geplaatst. Sommige artikelbeheersystemen ondersteunen ook combinatie-artikelen, waarbij elk gekoppeld artikel op een document automatisch wordt toegevoegd aan het hoofdartikel.
Batchbeheer voor het volgen van artikelen
Met batchbeheer kan elk item worden gevolgd van aankoop tot verkoop. Naast gegevens over de leverancier en vervoerder bevat een batch ook een optionele vervaldatum voor elk artikel. De vervaldatum is ook beschikbaar in alle documenten, zodat de vervaldatum van elk verkocht item kan worden gevolgd. Artikelen met onderhouden batches worden uit de batches verwijderd volgens het "First In, First Out" (FIFO) principe, d.w.z. altijd uit de oudste beschikbare batch.
Klantenbeheer (CRM) bevat een overzicht van alle verkochte artikelen voor elke klant, waarvan de herkomst en vervaldatum op elk moment kan worden getraceerd via de batch. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om klanten te selecteren als er bijvoorbeeld een terugroepactie voor een bepaald product of een bepaalde batch heeft plaatsgevonden en er contact moet worden opgenomen met de klanten.
Artikelbeheer in gFM-Business
Het CRM-, facturatie- en goederenbeheersysteem gFM-Bedrijf bevat een geïntegreerd artikelbeheersysteem dat alle bovengenoemde functies ondersteunt en in totaal de volgende functies biedt:
- Beheer van materiaal en service artikelen.
- Vrij definieerbaar Selectievelden.
- Automatische berekening voor maximaal drie verschillende verkoopprijzen (aanbevolen, minimumverkoopprijs, online verkoopprijs).
- Artikelen kunnen verschillende munteenheden worden gemaakt.
- Automatisch genereren van EAN13 codesBijvoorbeeld voor het afdrukken van lijsten.
- Eigen Type streepjescode voor alle artikelen.
- Elk nummer Prijsgroepen met de steun van Gegradueerde prijzen.
- iPad: Interface naar CNS-barcode om barcodes te scannen met de camera van de iPad.
- iPad: Productfoto's maken rechtstreeks met de camera van de iPad.
- Een willekeurig aantal artikelattributen per artikel voor het registreren van productvarianten.
- Onderdelenlijsten voor automatische voorraadboeking van een willekeurig aantal gerelateerde items.
- Combinatie artikel om automatisch een willekeurig aantal extra regelitems per artikel toe te voegen.
- Accessoires voor het beheren van een willekeurig aantal gerelateerde artikelen.
- Een willekeurig aantal leveranciers per item met berekening van de gunstigste aankoopprijs.
- Beheer van de artikelvoorraad rekening houdend met een willekeurig aantal locaties en filialen.
- Voorraadreservering van bestelitems met weergave van alle gereserveerde producten.
- Inventarislijst met een overzicht van alle artikelvoorraden op alle locaties.
- Inventarisatielogboek met automatische registratie van alle wijzigingen in voorraadniveaus.
- Geïntegreerd Beheer van batches met automatische boeking tijdens het inventariseren volgens de FIFO-principe.
- Opname van Inventaris producten van het artikelbeheer.
- Vier vrij definieerbare Artikel inkomstenrekeningen voor boekingen.
- Markering voor Inventaris en beheer van de laatste inventaris.
- Afdrukken en gegevens exporteren rechtstreeks van alle invoermaskers. Gegevensexport met elke veldvolgorde als tekstbestand (.csv, .txt), dBase (.dbf), Microsoft mail merge gegevens, HTML, Excel (.xlsx) of XML.
- Artikellabels afdrukken met de ondersteuning van Dymo labelprinters en Zweckform labels.
- Gegevens importeren van artikelen uit externe tekstbestanden, databases en Excel-tabellen.
- Importeren van artikelgegevens van Gambio GX2 online winkels mogelijk via meegeleverde interface.
- Exporteren van artikelgegevens in Gambio-gebaseerde online shops via de Gambio GX2 interface, rekening houdend met een willekeurig aantal artikelafbeeldingen, artikelattributen en tot vijf klantgroepen met gestaffelde prijzen.
- Opname van HTML-artikelbeschrijvingen met preview en ondersteuning voor zoekmachine vriendelijke meta data mogelijk met optionele interface.
- Gebeurtenislogboekdie elke wijziging in de database vastlegt.
