Artikelverwaltung

Was ist eine Artikelverwaltung?

Eine Artikelverwaltung ist in den meisten Fällen Bestandteil einer Fakturierung bzw. von einem Warenwirtschaftssystem und dient der Speicherung und Verwaltung von Produkten und Dienstleistungen. Vielfach wird in diesem Zusammenhang auch vom Artikelstamm gesprochen, denn die in einer Artikelverwaltung gespeicherten Produkte können in Rechnungen und anderen Belegen als Positionen eingefügt werden. Für jedes Produkt können alle relevanten Daten gespeichert werden wie Artikelnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Kategorie, Verpackungseinheit, Erlöskonten, Einkaufspreis, verschiedene Verkaufspreise, Hersteller, UVP und viele weitere Artikelbezogene Daten.

Verwaltung von Lieferanten

In einer guten Artikelverwaltung lassen sich pro Artikel mehrere Lieferanten speichern, um flexible Bezugsquellen zu realisieren und den jeweils günstigsten Einkaufspreis ermitteln zu können. Lieferanten werden im Regelfall in einem verbundenen CRM-System gespeichert.

Preisgruppen und Sonderpreise

Preisgruppen in einer ArtikelverwaltungUm Verkaufspreise kundenbezogen nutzen zu können, sollte eine Artikelverwaltung die Anlage von Preisgruppen und Staffelpreisen unterstützen. Pro Artikel können dann beliebig viele Preisgruppen mit beliebigen Preisstaffeln angelegt werden. Wird in einem Beleg eine Preisgruppe eingestellt, die im gewünschten Artikel verfügbar ist, enthält der Beleg nicht den Standardpreis des Artikels, sondern den Preis, der in der entsprechenden Preisgruppe voreingestellt wurde. Eine Preisgruppe sollte auch innerhalb des CRM im Kunden voreingestellt werden können, um in der Fakturierung automatisch kundenbezogene Preise einfügen zu können.

Verwaltung des Lagerbestandes

Eine gute Artikelverwaltung speichert nicht nur die Stammdaten eines Artikels, sondern verwaltet auch den Lagerbestand, idealerweise auch an mehreren Lagerstandorten. Dabei sollte im einzelnen Produkt gekennzeichnet werden können, ob das Produkt automatisch in den Lagerbestand gebucht werden soll oder nicht, denn beispielsweise Dienstleistungsartikel werden in der Regel nicht in den Lagerbestand gebucht. In Bezug auf den Lagerbestand sollte die Artikelverwaltung ein Protokoll mit allen Lagerbuchungen führen, um Warenbewegungen auch im Nachhinein nachvollziehen zu können.

Zusätzlich zum Lagerbestand sollte eine Artikelverwaltung auch die Angabe eines Mindestbestandes unterstützen. Wird der eingetragene Mindestbestand unterschritten, erfolgt eine entsprechende Meldung, oder der Artikel wird in einer Liste aller Artikel mit unterschrittenem Mindestbestand angezeigt.

Artikelvarianten und -Attribute

Für Konfigurationsartikel sollte eine Artikelverwaltung die Möglichkeit bieten, für jedes Produkt entsprechende Varianten oder beispielsweise Artikelattribute zu erfassen. Ein Artikelattribut enthält eine Artikeloption mit entsprechendem Optionswert, den Lagerbestand, das Mehr- oder Mindergewicht sowie den Mehr- oder Minderpreis.

Barcode und EAN-Code

Barcode in einer ArtikelverwaltungFür die Auszeichnung von Artikeln sollte eine Artikelverwaltung Barcodes und ggf. auch den EAN13-Barcode für jeden Artikel erzeugen können. Auf diese Weise können beispielsweise Etiketten und Produktlisten direkt aus der Artikelverwaltung mit Barcode oder EAN13-Code versehen werden, um die Artikel später per Scanner erfassen zu können.

Anbindung an Onlineshops

In Zeiten des digitalen Lifestyle sollte eine Artikelverwaltung auch über eine Anbindung an einen Onlineshop verfügen, um Artikeldaten und den Lagerbestand mit dem Onlineshop abgleichen zu können.

Stücklisten für Produktkonfigurationen

Für Produktkonfigurationen und Fertigungsartikel sollten für jeden Artikel Stücklisten verwaltet werden können. Jeder Artikel, der sich in einer Stückliste eines Artikels befindet, wird automatisch zusätzlich aus dem Lagerbestand gebucht, wenn der entsprechende Stammartikel auf einem Beleg gebucht wird. Manche Artikelverwaltungen unterstützen auch Kombiartikel, bei denen jeder verbundene Artikel auf einem Beleg automatisch zusätzlich zum Stammartikel eingefügt wird.

Artikelverwaltung in gFM-Business

Das CRM-, Fakturierung- und Warenwirtschaftssystem gFM-Business enthält eine integrierte Artikelverwaltung, die alle oben genannten Funktionen unterstützt und insgesamt folgende Funktionen bietet:

  • Verwaltung von materiellen- und Dienstleistungsartikeln.
  • Frei definierbare Selektionsfelder.
  • Automatische Kalkulation für bis zu drei unterschiedliche Verkaufspreise (empfohlen, Mindest-VK, Online-VK).
  • Artikel können in unterschiedlichen Währungen angelegt werden.
  • Automatische Generierung von EAN13-Codes, z.B. für Listendruck.
  • Eigener Barcode-Typ für alle Artikel.
  • Beliebig viele Preisgruppen mit Unterstützung von Staffelpreisen.
  • iPad: Schnittstelle zu CNS Barcode zum Scannen von Barcodes mit der Kamera des iPad.
  • iPad: Aufnahme von Produktfotos direkt mit der Kamera des iPad.
  • Beliebig viele Artikelattribute pro Artikel zur Erfassung von Produktvarianten.
  • Stücklisten für die automatische Bestandsbuchung beliebig vieler zusammenhängender Artikel.
  • Kombiartikel zum automatischen Hinzufügen beliebig vieler weiterer Belegpositionen pro Artikel.
  • Zubehörartikel zur Verwaltung beliebig vieler zusammenhängender Artikel.
  • Beliebig viele Lieferanten pro Artikel mit Berechnung des günstigsten Einkaufspreises.
  • Verwaltung des Artikelbestandes unter Berücksichtigung beliebig vieler Standorte und Filialen.
  • Bestandsreservierung aus Auftragspositionen mit Anzeige aller reservierten Produkte.
  • Bestandsliste mit Übersicht aller Artikelbestände an allen Standorten.
  • Bestandsprotokoll mit automatischer Aufzeichnung aller Änderungen des Lagerbestandes.
  • Erfassung von Inventarprodukten aus der Artikelverwaltung heraus.
  • Vier frei definierbare Artikel-Erlöskonten für Buchungen.
  • Markierung für Inventur und Verwaltung der letzten Inventur.
  • Druck und Datenexport direkt aus allen Eingabemasken heraus. Datenexport mit beliebiger Feldfolge als Textdatei (.csv, .txt), dBase (.dbf), Microsoft Serienbriefdaten, HTML, Excel (.xlsx) oder XML.
  • Druck von Artikeletiketten mit Unterstützung von Dymo Etikettendruckern und Zweckform-Etiketten.
  • Datenimport von Artikeln aus externen Textdateien, Datenbanken und Excel-Tabellen.
  • Import von Artikeldaten aus Gambio GX2 Onlineshops über enthaltene Schnittstelle möglich.
  • Export von Artikeldaten in Gambio-basierte Onlineshops über Gambio GX2-Schnittstelle möglich unter Berücksichtigung beliebig vieler Artikelbilder, von Artikelattributen und bis zu fünf Kundengruppen mit Staffelpreisen.
  • Erfassung von HTML-Artikelbeschreibungen mit Vorschau und Unterstützung für suchmaschinenfreundliche Meta-Angaben mit optionaler Schnittstelle möglich.
  • Ereignisprotokoll, das jede Änderung an der Datenbank aufzeichnet.

Artikelverwaltung in gFM-Business

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.