Inhoudsopgave
7.4 Afdruklay-outs
Alle afdruklay-outs die in gFM-Business worden gebruikt, zijn te vinden in het bestand gFM_Print_layouts.fmp12. Als u een nieuwe afdruklay-out wilt maken, kunt u bijvoorbeeld een bestaande afdruklay-out dupliceren en deze aanpassen aan uw wensen. Hoe u nieuwe afdruklay-outs maakt en welke opties u kunt gebruiken, leest u in Bijlage A. Alle afdruklay-outs worden in gFM-Business opgeslagen onder Instellingen > Lay-outs afdrukken elk toegewezen aan een programmadeel, bijvoorbeeld "Klanten", "Artikelen" of "Factuur".
Een nieuwe afdruklay-out wordt pas weergegeven in het afdrukdialoogvenster als deze is toegewezen aan het bijbehorende programmadeel. Tijdens het proces kunnen verdere instellingen worden gemaakt:
- Naam lay-out - Naam van de lay-out in het [gFM_Drucklayouts] bestand
- Papierformaat - het papierformaat van de overeenkomstige lay-out
- Module - Toewijzing bij welk programmaonderdeel de lay-out hoort
- Tabel (TOC) - Toewijzing van de stamtafel voor de opgegeven lay-out
- Functie(optioneel) - Toewijzing van een functie die moet worden uitgevoerd tijdens het afdrukken
- Type lay-out - Document of lijst
- Archiveringspad - Pad waar PDF-documenten van dit document moeten worden opgeslagen. Het pad kan afzonderlijk worden opgegeven voor Windows en Mac OS X of macOS.
7.4.1 Het archiveringspad instellen
Voor elke afdruklay-out kunt u het bestandspad opgeven dat bij het afdrukken automatisch als PDF-bestand moet worden opgeslagen. Voor een individuele afdruklay-out kan het pad worden ingesteld met de contextgevoelige functie [Stel archiveringspad in]. moet worden opgegeven.
Om de paden voor alle standaardlay-outs in één stap te specificeren, is de hoofdfunctie [Alle paden instellen] worden gebruikt. Na een zoekopdracht verschijnt er een dialoog voor het selecteren van de hoofddirectory waarin alle andere directory's ("Offertes", "Orderbevestigingen", enz.) zich bevinden. Na het selecteren van de hoofddirectory worden automatisch de paden van alle standaarddocumenten voor het actieve besturingssysteem ingevoerd.
7.4.2 Sjablonen definiëren voor begeleidende e-mails
In gFM Business kunnen alle afdruklay-outs worden voorzien van standaardteksten voor het verzenden van documenten per e-mail. Zodra een document via de afdrukdialoog per e-mail wordt verzonden, voegt gFM Business automatisch de voor de afdruklay-out opgegeven teksten in het onderwerp en de e-mailtekst in. De sjablonen voor alle printlayouts kunnen centraal worden opgeslagen onder [Instellingen > Afdruklay-outs > Details]. kunnen worden opgegeven. Hier kunnen ook afzonderlijke opslagpaden voor Mac OS X en Windows worden opgegeven voor elke afdruklay-out.
7.4.3 Plaatshouders definiëren voor e-mail begeleidende brieven
Voor het verzenden van documenten per e-mail bevat gFM Business 2.4 een functie voor het beheer van plaatshouders die afzonderlijk kan worden gebruikt voor elke afdruklay-out in de begeleidende e-mailbrief. In het nieuwe masker onder [Instellingen > Afdruklay-outs > E-mailplaatshouders] Een willekeurig aantal plaatshouders kan worden beheerd.
Met de knop [+] rechtsboven in de placeholderlijst kan de gebruiker nieuwe placeholders toevoegen. Voor elke placeholder moeten de volgende gegevens worden ingevoerd:
- Tabel oorsprong - Gegevenstabel die wordt weergegeven in de afdruklay-out onder [TOC] is toegewezen. De oorsprong van de tabel is ook te vinden in het bestand "gFM_Print layouts" in de geopende afdruklay-out onder "Lay-out instellingen".
- Plaatshouder - Naam van de plaatshouder, bij voorkeur tussen accolades.
- Tabel - Gegevenstabel waaruit de gegevens voor de plaatsaanduiding moeten worden gehaald.
- Veld - Naam van het veld dat de inhoud voor de placeholder bevat.
- Referentiesleutel - Sleutelveld dat kan worden gebruikt om het gewenste gegevensrecord te vinden. Bijvoorbeeld "_pk_Angebot_ID" voor offertes, "_pk_Rechnung_ID" voor facturen, enz.
Zodra een plaatsaanduiding in deze lijst is ingevoerd, kan deze worden gebruikt in de sjablonen voor de e-mailteksten, op voorwaarde dat de oorsprong van de tabel overeenkomt met de TOC van de afdruklay-out.