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Mise en page d'impression dans gFM-Business
Dans le logiciel d'entreprise gFM-Busines, on entend par mise en page d'impression une mise en page destinée à l'impression de données quelconques. Dans gFM-Business, toutes les mises en page d'impression se trouvent dans le fichier FileMaker séparé [gFM_Drucklayouts.fmp12]. Lors d'une mise à jour du logiciel, les mises en page d'impression peuvent donc, dans la plupart des cas, être simplement reprises de la version précédente.
Mise en page dans la boîte de dialogue d'impression
Chaque boîte de dialogue d'impression au sein de gFM-Business affiche toutes les mises en page d'impression au choix qui ont été configurées pour le module appelé.
Dans l'exemple ci-dessus, la boîte de dialogue d'impression dans la gestion des articles contient au total huit mises en page d'impression différentes à choisir. Après avoir sélectionné une mise en page, l'aperçu de l'impression est automatiquement actualisé dans la zone de droite. Après avoir cliqué sur le bouton [Imprimer] l'enregistrement appelé ou tous les enregistrements appelés sont imprimés sur le modèle d'impression sélectionné.
Gestion des mises en page d'impression
Toutes les mises en page sont gérées sous l'option de menu [Réglages > Layouts d'impression]. Toutes les informations contenues dans le fichier [gFM_Drucklayouts.fmp12] avec tous les paramètres correspondants.
Dans ce masque, les réglages suivants peuvent être effectués pour chaque mise en page d'impression :
- Nom de la mise en page - Cette valeur est donnée par le fichier de mise en page et ne peut pas être modifiée à cet endroit. Le nom correspond au nom de la mise en page d'impression dans le fichier "gFM_Drucklayouts.fmp12".
- Format du papier - Permet de définir le format de papier pour la mise en page d'impression sélectionnée. Les formats disponibles sont A3 portrait, A3 paysage, A4 portrait, A4 paysage, Dymo 11352, Dymo 11354, Dymo 11355, Dymo 11356 et Dymo 99014. Des formats de papier personnalisés ou différents peuvent être configurés dans gFM-Business Custom et dans la licence ouverte.
- Module - Module attribué pour la mise en page d'impression sélectionnée
- Tableau (TOC) - Origine de la table pour la mise en page d'impression sélectionnée. Pour les documents, on indique ici en principe la table des positions pour le type de document concerné.
- Fonction (en option) - Fonction de la mise en page d'impression, nécessaire uniquement pour les documents.
- Type de mise en page - Type de mise en page de la mise en page d'impression sélectionnée, soit document, soit liste.
- Chemin d'archivage - Pour que le logiciel sache où les documents PDF générés doivent être enregistrés, il faut indiquer ici un chemin d'archivage pour chaque mise en page d'impression. Avec la fonction [Définir tous les chemins], les chemins de la plupart des mises en page d'impression peuvent également être saisis en une seule étape. Le chemin d'archivage peut être indiqué séparément pour les ordinateurs Mac OS X et Windows.
Configurer des modèles d'e-mail
Pour chaque mise en page, il est possible d'ajouter des informations sous l'onglet [Détails] des modèles de texte correspondants sont enregistrés pour les e-mails. Ces textes sont utilisés lorsque des documents sont envoyés par e-mail sous forme de fichiers PDF. De cette manière, il est possible de générer automatiquement des lettres différentes pour les offres et les factures par exemple.
Vous pouvez insérer autant de caractères génériques que vous le souhaitez dans l'objet et le corps du message. Veuillez noter que les caractères de remplacement doivent toujours être insérés entre accolades {}.
Caractères de remplacement pour les modèles d'e-mail
Dans tous les modèles de courriels, il est possible d'utiliser des caractères de remplacement, qui sont définis dans le troisième onglet [Espace réservé aux courriels] peuvent être définis. Plus de 250 caractères de remplacement sont déjà fournis dans gFM-Business, ce qui devrait suffire pour la plupart des besoins.
Si un caractère de remplacement pour un champ que vous souhaitez n'existe pas encore dans la liste, vous pouvez créer un nouveau caractère de remplacement. Pour ce faire, cliquez sur le bouton [+] en haut à droite de la liste et saisissez les données suivantes dans la boîte de dialogue popover :
- COT - Origine de la table à partir de laquelle la mise en page d'impression est appelée. Voir TOC dans la mise en page d'impression
- Espace réservé - Nom du caractère de remplacement entre accolades {}
- Tableau - Table dans laquelle se trouve le champ souhaité
- Champ - Nom du champ souhaité
- Clé de référence - Clé utilisée pour lier la table à l'origine de la table.
Comme les nouveaux caractères de remplacement sont généralement des champs qui se trouvent dans la même table que la plupart des autres champs correspondant à la mise en page d'impression, vous pouvez dans la plupart des cas vous baser sur les caractères de remplacement déjà existants pour la mise en page d'impression concernée.
Adapter et étendre les mises en page d'impression
Tous les modèles d'impression peuvent être adaptés et étendus dans toutes les versions de gFM Business à l'aide du programme FileMaker Pro. FileMaker Pro est disponible pour Mac OS X et Windows. Dans gFM-Business Professional, il est également possible d'ajouter de nouveaux modèles d'impression et de les attribuer à n'importe quel module.
Démarrage de FileMaker et ouverture des modèles d'impression
Après avoir installé FileMaker Pro (ou la version de démonstration) sur votre ordinateur, ouvrez le programme FileMaker Pro. Sélectionnez maintenant dans la barre de menus la fonction [Fichier/Archivage > ouvrir...] dans le menu déroulant. Naviguez maintenant dans le répertoire de votre programme, dans lequel se trouve gFM-Business light ou Free, et sélectionnez le fichier [gFM_Drucklayouts.gfm] de.
Confirmez la sélection en cliquant sur le bouton [Ouvrir] et connectez-vous à la base de données avec vos données de connexion. A la livraison, vous pouvez vous connecter avec l'utilisateur de départ gfmbusiness s'inscrire.
Après l'inscription, la base de données s'ouvre gFM_Mises en page d'impressiondans FileMaker, qui contient tous les modèles d'impression de gFM-Business free ou Light. FileMaker ouvre tout d'abord le fichier en mode Utilisation, que vous connaissez également dans gFM-Business, en plus du mode Recherche.
Le mode peut être changé dans l'élément de menu [Affichage] dans la barre de menu en haut de l'écran. Cet élément de menu met également à disposition d'autres options, comme l'affichage d'autres barres d'état, d'une barre de formatage, de l'inspecteur, de la sélection de champs ou l'affichage ou le masquage de Lignes directrices.
Pour modifier la mise en page du formulaire affiché, passez maintenant au Mode de mise en page en sélectionnant la fonction [Affichage > Mode de mise en page] dans la barre de menus. Le passage d'un mode à l'autre peut également se faire par une combinaison de touches :
- Mode de défilement: [cmd] - [B] sous Mac OS X ou [ctrl] - [B] sous Windows
- Mode de mise en page: [cmd] - [L] sous Mac OS X ou [ctrl] - [L] sous Windows
- Mode d'affichage des pages: [cmd] - [U] sous Mac OS X ou [ctrl] - [U] sous Windows
Toutes les fonctions nécessaires à la personnalisation des modèles d'impression sont désormais disponibles dans la barre d'outils située en haut de la fenêtre FileMaker. Lorsque vous êtes en mode Modèle, vous pouvez basculer entre tous les modèles d'impression disponibles sous la barre d'outils dans le menu contextuel "Modèle :".
Veuillez noter que les rubriques situées dans la zone non imprimable d'un modèle ne sont pas supprimées peuvent être utilisés. Dans l'illustration ci-dessus, par exemple, le champ qui se trouve à droite du champ Prix total a été placée.
Toutes les modifications apportées à vos modèles d'impression sont disponibles après la fermeture de FileMaker et le démarrage de gFM-Business free ou Light. Pour plus d'informations sur la personnalisation des modèles d'impression, consultez le chapitre 14 "Modèles d'impression" du guide de l'utilisateur gFM-Business. Vous y trouverez également une description de la création de nouveaux modèles d'impression dans gFM-Business Light et Professional et de leur affectation à un module dans gFM-Business.
