How-To: gFM-Business ERP-software uitbreiden met FileMaker

Een van de grote voordelen van gFM Business ERP-software is de FileMaker basis. Met FileMaker Pro kunt u als gebruiker alle afdruklay-outs in alle versies naar wens aanpassen en/of uitbreiden. Daarnaast zijn alle gegevenstabellen in alle versies geschikt voor toegang tot externe FileMaker databases. U kunt FileMaker Pro ook gebruiken om uw eigen FileMaker-oplossingen te ontwikkelen die gegevens uit gFM Business wijzigen of toevoegen. In het volgende artikel leert u hoe u een kleine FileMaker-oplossing maakt om artikelen uit een materiaallijst als Excel-bestand te importeren.Tabel van de software 3CAD evolutie als items in een offerte van gFM-Business. In principe kunnen dergelijke oplossingen op alle gebieden van gFM-Business worden gemaakt, omdat alle gegevenstabellen worden vrijgegeven voor externe toegang. De in dit artikel gepresenteerde oplossing kan ook worden gekocht als een kant-en-klare module die kan worden aangepast met FileMaker Pro.

Een nieuwe FileMaker-database maken

In ons voorbeeld willen we artikelitems selecteren uit een productlijst van 3CAD evolutie als offerte-items in een bestaande offerte. Om dit te doen, hebben we eerst een nieuwe FileMakerDatabasewaarin we de gegevens uit de Excel-tabellen kunnen importeren. Om dit te doen, opent u FileMaker Pro en selecteert u het item in de menubalk [Bestand > Nieuwe oplossing...].

Selecteer in het volgende dialoogvenster voor bestandsselectie eerst de map waarin de databases van gFM-Business zich bevinden (gFM_Business.fmp12 of gFM_Business.gfm). In het veld [Opslaan als] een nieuwe naam voor uw FileMaker oplossing, in ons geval voeren we "3CAD-FileMaker.fmp12" in.

Excel-tabel importeren als nieuwe FileMaker-tabel

Zodra de nieuwe FileMaker database is aangemaakt op de gegevensdrager, is de tweede stap het importeren van de Excel tabel die later als items in de offerte zullen worden ingevoerd. Selecteer hiervoor in de menubalk het item [Bestand > Records importeren > Bestand...]. van.

Selecteer in het dialoogvenster Bestandselectie onder [Toon] Selecteer het item "Excel-werkmappen (xlsx)" en vervolgens uw Excel-spreadsheet die door de software "3CAD-Evolution" is geëxporteerd. Nadat u het bestand hebt geselecteerd, selecteert u in het volgende dialoogvenster de werkmap waarin de gegevens in de Excel-spreadsheet zijn opgeslagen, waarna een dialoogvenster voor het toewijzen van de invoervelden verschijnt:

Activeer in het onderste gebied de optie [Eerste gegevensrecord niet importeren]. Selecteer rechtsboven onder [Doel] de optie [Nieuwe tabel] knop. Klik vervolgens op de knop [Import]om de Excel-tabel in uw oplossing te importeren als een nieuwe FileMaker-tabel. Er wordt nu automatisch een nieuwe tabel gemaakt in FileMaker met de veldnamen die waren opgegeven als veldnamen in de Excel-tabel. Alle gegevens in de Excel-tabel worden ook geïmporteerd in de nieuwe tabel. FileMaker maakt ook twee lay-outs voor de nieuwe tabel, die de velden van de tabel bevatten. Deze lay-outs worden later in dit artikel bewerkt.

Externe gegevensbronnen aanmaken voor gFM-Business

Vervolgens integreren we de databases met de vereiste tabellen van gFM-Business in onze nieuwe FileMaker-oplossing. Selecteer hiervoor het item in de menubalk [Bestand > Beheren > Externe gegevensbronnen] van. Klik op de knop [Nieuw...].om een nieuwe externe gegevensbron aan te maken.

Klik op de knop [Bestand toevoegen] en selecteer in je gFM Business map het bestand [gFMw_Article.fmp12] resp. [...gfm] knop. Bevestig het dialoogvenster met de knop [OK]. Herhaal dit proces voor de volgende bestanden:

• gFMw_Faktura.fmp12 (of .gfm)
• gFMw_Contacts.fmp12 (of .gfm)
• gFMw_Stammdaten.fmp12 (of .gfm)

Aan het einde zou de dialoog van de externe gegevensbronnen er als volgt uit moeten zien:

ID van aanbieding en globale sleutel maken

Nu hebben we een veld nodig waarin later de aanbiedings-ID van de aanbieding kan worden ingevoerd waarin de artikelen van de materiaallijst moeten worden geïmporteerd. Dit veld moet globaal worden opgeslagen, zodat de waarde hetzelfde is voor alle gegevensrecords die worden opgeroepen. Om de nieuwe velden in FileMaker aan te maken, selecteert u het item [Bestand > Beheer > Database]. tabblad. Selecteer het tabblad Centrum [Velden] en voer in onder [Veldnaam] voer de naam van het nieuwe veld in: [_fk_Angebot_ID]. Klik op de knop [Creëer] en klik vervolgens op de knop [Opties]. Selecteer het tabblad [Geheugen], Activeer daar de optie "Globale opslag gebruiken" en bevestig het dialoogvenster.

Om de globale sleutel aan te maken, voert u het volgende in het venster [Veldnaam] de naam [_sGlobal] en selecteer het type [Formule]. Klik op de knop [Creëer] en voer alleen een 1 in in het volgende dialoogvenster. Na het bevestigen van het dialoogvenster zou je veldbeheervenster er zo uit moeten zien:

Relaties maken tussen gegevenstabellen

Nu hebben we een aantal relaties nodig zodat we de gegevens op de juiste manier kunnen toewijzen binnen gFM-Business. De eerste relatie wijst naar de tabel [Artikel meester]. van gFM Business, die groen gekleurd is in de relatiegrafiek. In dit voorbeeld hebben we onze importeertabel lichtrood gekleurd.

Maak een relatie met de article master

Over de nieuwe relatie [Artikel meester]. klik op de [+]-pictogram linksonder in het venster. Selecteer onder Gegevensbron eerst het bestand [gFMw_Article] en dan de tabel [Artikel meester].. Bevestig het dialoogvenster met OK. Het veld waaraan u de relatie in de artikelmaster koppelt, is afhankelijk van het veld waarin u het geleverde nummer in de Artikel beheer opslaan. In ons geval geeft het Excel-bestand het artikelnummer van de leverancier, dat in ons voorbeeld wordt bijgehouden in het veld "Article_No_Supplier". Klik in dit geval met de muis op het veld "ART. NR." in de tabel "CAD_Evolution" en sleep de muisknop ingedrukt houdend naar het veld "Article_No_Supplier" in de tabel "Article Master". U hebt nu de eerste relatie gemaakt.

Wereldwijde relaties creëren

De relaties "glo_Offers" en "glo_Master_Data" worden gedefinieerd via de globale sleutel [_sGlobal] gekoppeld. Maak deze twee relaties aan volgens het bovenstaande patroon en koppel de tabellen zoals in de bovenstaande afbeelding (beide pagina's elk met de globale sleutel). Selecteer de tabel "Aanbiedingsartikelen" van de gegevensbron "gFMw_Faktura" en de tabel "Stamgegevens" van de gegevensbron "gFMw_Stammdaten" als de tabellen.

Maak een relatie met de aanbiedingsitems

Vervolgens hebben we een relatie nodig met de offerte-items. Aangezien de offerte-items in gFM Business geen globale sleutel hebben, koppelen we de invoertabel aan het veld [_sGlobal] en de aanbiedingsitems met [_Offer_ID].. Dubbelklik vervolgens op de verbindingslijn en selecteer "x" als verbindingstype (pop-upveld tussen de tabellen).

Relaties voor gegevens die moeten worden overgedragen vanuit gFM-Business

Tot slot hebben we de relaties "Offers" en "Offers_Customers" nodig. Om dit te doen, maak je eerst de tabel "Offers" zoals hierboven beschreven en koppel je ze met behulp van de [_pk_Offer_ID] met het veld [_Offer_ID]. van de offerteartikelen. Maak vervolgens de tabel "Offertes/klanten" aan (tabel "Klanten" uit de gegevensbron "gFMw_Customers") en koppel het veld [_pk_Customer_ID] met het veld [_Customer_ID]. uit de tabel "Aanbiedingen".

Gebruikersinterface en systeemlay-outs maken

We hebben drie lay-outs nodig voor onze kleine importoplossing:

• De gebruikersinterface waarop de import vervolgens wordt uitgevoerd
• Een systeemlayout van de tabel "CAD_Evolutie
• Een systeemlay-out van de tabel "Aangeboden items

Voor de gebruikersinterface kunnen we de eerste lay-out gebruiken die FileMaker al automatisch heeft gemaakt. Schakel over naar de Lay-outmodus onder [Weergave > Lay-outmodus].. Selecteer in de menubalk het item [Lay-outs > Lay-out instelling] vanaf. Hernoem de lay-out naar "scr.data transfer" en selecteer "CAD_Evolution" onder "Show data sets from". Plaats nu het globale veld [_fk_Angebot_ID] uit de tabel "CAD_Evolutie" op de lay-out en een knop voor je uitvoeringsscript, die je bijvoorbeeld kunt labelen met "Gegevens importeren".

Systeemlay-outs maken voor exportgegevens en offerte-items

Zodat onze Script gegevens uit de tabel met exportgegevens en de tabel met offerte-items op de conventionele manier kunnen openen, hebben we twee systeemlay-outs nodig. Schakel in de lay-outmodus over naar de tweede lay-out die FileMaker heeft gemaakt en hernoem deze naar [sys.CAD_Evolution].

Selecteer voor de tweede systeemlay-out de functie [Lay-outs > Nieuwe lay-out/Nieuw rapport]. van. Voer het volgende in als naam voor de lay-out [sys.offer items] Selecteer onder "Toon records van" de tabel "Offerteposten", selecteer "Computer" en "Formulier" en bevestig het dialoogvenster. Voeg alle velden uit de tabel "Offerteposten" in de nieuwe lay-out in.

Script voor het importeren van gegevens uit 3CAD-Evolution in gFM-Business

Nu moeten we het script programmeren dat de gegevens uit de geëxporteerde tabel in gFM-Business importeert als offerte-items. Houd er rekening mee dat gFM-Business niet automatisch gegevens invoert bij het importeren vanuit externe oplossingen. Alle te importeren waarden moeten daarom worden overgezet. Het script bestaat uit de volgende subscripts:

• Controleer op lege aanbiedings-ID - Controleert of er een waarde is ingevoerd in de aanbiedings-ID. Geannuleerd als er geen waarde aanwezig is. In de eerste regel schakelen we foutregistratie in omdat mogelijke fouten direct in het script worden onderschept.

• Controleer op onjuiste aanbiedings-ID - controleert of de offer-ID bestaat in gFM-Business. Als de ingevoerde offer-ID niet bestaat in gFM-Business, wordt het script geannuleerd.

• Controleren op bestaande posities - controleert of er al items bestaan in de offerte. Zo ja, dan verschijnt er een vraag of u nog wilt importeren in deze offerte. De bestaande artikelen blijven uiteraard behouden.

• Importdialoog en gegevensimport - Vraag of import moet worden uitgevoerd en routine voor gegevensimport. Eerst wordt een dialoogvenster weergegeven waarin staat dat het te importeren bestand moet worden geselecteerd in het volgende dialoogvenster. Vervolgens verschijnt er een dialoog voor bestandsselectie, die is ontwikkeld met MBS-functies om het oorspronkelijke pad van het bestand uit te lezen. Dit pad wordt ingelezen met de functie [PathPluginToFM] in een FileMaker-compatibel pad. Deze functie is een set aangepaste functies die u kunt importeren vanuit gFM-Business. Selecteer hiervoor de functie [Bestand > Beheer > Eigen functies].. Klik op de knop hieronder [Import]. Selecteer je gFM Business database en vervolgens de volgende functies: PathFMToPlugin, PathPluginToFM, Platform, PlatformIsMac, PlatformIsWin, TrimStart en LeftMatch. Bevestig het dialoogvenster om het importeren te starten. [Gegevensrecords importeren]. Selecteer eerst een van uw exportbestanden uit 3CAD-Evolution. Definieer vervolgens de veldvolgorde voor de import in de opdracht en selecteer het volgende als doeltabel [CAD_Evolution] van. Nadat je de veldvolgorde hebt gedefinieerd, klik je nogmaals op de opdracht en selecteer je [Bestand]Verwijder de naam van het lokale bestand dat daar is opgeslagen en voer in plaats daarvan de naam in die in het bovenste gedeelte van het script is gedefinieerd. Variabele $path_fm.

  Na het begin van de uitvoeringslus wordt de tabel [CAD_Evolution] stelt alle vereiste variabelen in die naar de tabel worden geschreven na een query voor een bestaand artikelnummer. [Bied artikelen aan] kunnen worden geschreven. Afhankelijk van welke gegevens de geëxporteerde Excel-tabel bevat en moet worden overgedragen, kunnen de variabele definities en veldwaardevervangingen naar wens worden uitgebreid.

Uitvoeringsscript toewijzen aan knop

De laatste stap is het indrukken van de [Gegevensimport] op de eerste lay-out [Gegevensoverdracht]. met het nieuwe script "sf.data import". Schakel eerst over naar de eerste opmaak "scr.data import" in de opmaakmodus, klik op de knop [Gegevensimport] met de rechtermuisknop en selecteer de functie [Toetsinstelling]. Selecteer in het gebied "Actie" de eerste Pop-up menu de functie [Voer script uit]. Selecteer het script "sf.data import" in het volgende dialoogvenster.

De knop [Gegevensimport] is nu gevuld met het importscript en uw kleine FileMaker-oplossing voor het importeren van een materiaallijst uit 3CAD-Evolution als offerte-items in gFM-Business is nu compleet.

Regelitems importeren uit andere oplossingen van derden

In dit artikel hebben we laten zien hoe u met een eenvoudige FileMaker-oplossing automatisch offerteartikelen uit geëxporteerde materiaallijsten van 3CAD-Evolution kunt importeren in gFM-Business. In principe kan deze procedure ook worden gebruikt voor lijsten uit andere programma's als deze dienovereenkomstig wordt aangepast. Importprocessen in andere gegevenstabellen zoals klanten of artikelen zijn natuurlijk ook denkbaar.