Desde há alguns anos que se verifica uma tendência para que cada vez mais dados sejam arquivados e armazenados em servidores baseados na nuvem. Quase todos os grandes fabricantes de TI oferecem aos seus clientes serviços baseados na nuvem, como a Apple com o iCloud, o Microsoft OneDrive ou o Azure Cloud, o Dropbox Cloud ou os sistemas ERP que armazenam os seus dados na nuvem. Baseado na nuvem armazenar e disponibilizar. A vantagem das soluções baseadas na nuvem é o armazenamento centralizado dos dados e a possibilidade de aceder aos dados a partir de qualquer lugar, desde que haja acesso à Internet.
No entanto, como sempre, onde há luz, há também sombra, e os sistemas de nuvem não são exceção. As desvantagens dos sistemas baseados na nuvem são, na verdade, bastante evidentes, uma vez que o utilizador entrega o controlo dos seus dados ao fornecedor da nuvem, o que pode levar à perda de dados na pior das hipóteses. No artigo seguinte, vamos mostrar-lhe as caraterísticas dos sistemas baseados na nuvem, bem como os regulamentos legais e mostrar-lhe como pode criar a sua própria nuvem com as mesmas vantagens, mas sem perder o controlo sobre os seus dados.
Das caixas de cartão às soluções na nuvem
Até à década de 1990, os dados nas empresas eram frequentemente arquivados em papel e, muitas vezes, guardados em grandes armários de arquivo em pastas individuais. Para cada processo, o empregado tinha de se deslocar ao armário de arquivo e procurar o ficheiro para o processo. Na melhor das hipóteses, o ficheiro estava no local onde deveria estar, mas não era invulgar que os ficheiros estivessem ordenados incorretamente ou estivessem a ser processados por outro funcionário, pelo que não podiam ser encontrados rapidamente.
Um pouco mais tarde, algumas empresas começaram a fotografar os seus ficheiros em papel em microfilme, de modo a poderem ser lidos centralmente através de um projetor adequado. Em comparação com os ficheiros em papel, isto só trouxe algumas vantagens a um custo mais elevado. A principal desvantagem destas duas formas antigas de arquivamento era o facto de os dados só estarem disponíveis uma vez, num único local, e muitas vezes demorarem muito tempo a ser encontrados. Mas também tinham uma vantagem: a empresa era a proprietária dos dados e também tinha soberania sobre os seus dados.
Do Word e Excel à solução ERP local
Na segunda metade da década de 1990, a maioria das empresas começou a armazenar os seus dados centralmente em servidores, que eram depois criados utilizando programas como o Microsoft Word ou Excel ou digitalizados a partir de documentos em papel. Isto eliminou o tedioso processo de procura de ficheiros em papel nos sistemas de arquivo, mas devido ao volume de novos documentos digitais, a visão geral dos documentos criados perdia-se frequentemente ao fim de algum tempo. Para obter uma melhor visão geral, muitas empresas introduziram sistemas ERP, que eram normalmente armazenados localmente num computador ou numa Servidor foram criadas. Mesmo com estas soluções, a empresa tinha controlo total sobre os seus dados, mas também tinha de garantir a segurança dos próprios dados, por exemplo, sob a forma de cópias de segurança.
Da sociedade da informação à sociedade do conhecimento
O século passado assistiu à transição de uma sociedade industrializada para uma sociedade da informação, em que a Internet se popularizou e em que é possível aceder livremente a mais informação do que nunca em segundos. Atualmente, estamos a evoluir de uma sociedade da informação para uma sociedade do conhecimento, na qual a soberania sobre os dados utilizados se está a tornar particularmente importante. Ainda hoje, cada vez mais dados na Internet já não estão disponíveis gratuitamente. Qualquer pessoa que não tenha soberania sobre os seus dados está à mercê do fornecedor, neste caso o fornecedor de serviços de computação em nuvem, em todos os aspectos, porque só ele tem a capacidade técnica para administrar os seus dados. Isto também se aplica à segurança dos seus dados em servidores externos aos quais não tem acesso nem qualquer outra influência.
Nuvem: cómoda, inflexível e não totalmente segura
Nos últimos anos, tem havido cada vez mais fornecedores no mercado que oferecem sistemas ERP baseados na nuvem. Aqui, todos os dados são armazenados num servidor em nuvem fornecido pelo fornecedor do sistema. As vantagens são óbvias: o tempo de instalação é geralmente muito curto e a empresa pode aceder aos dados a partir de qualquer parte do mundo. No entanto, a maior desvantagem dos sistemas de nuvem é que o cliente deixa de ter soberania sobre os seus dados e está a empurrar os seus dados "para um buraco negro", por assim dizer. Na melhor das hipóteses, alguns sistemas baseados na nuvem oferecem, pelo menos, funções de exportação para que pelo menos uma parte dos dados possa ser utilizada noutros programas, por exemplo. No entanto, normalmente só é possível exportar dados de clientes ou artigos, por exemplo, e não todos os dados. Se a soberania dos dados já não pertencer à empresa, podem surgir os seguintes riscos:
- Sem acesso aos dados se não houver acesso à Internet
- Dependência do fornecedor em termos de acesso e segurança dos dados
- Perda e manipulação de dados
- Acesso aos dados pelo fornecedor de serviços de computação em nuvem, por terceiros ou por serviços de informações
- Roubo e utilização abusiva de contas
- O que acontece se o fornecedor da nuvem tiver problemas técnicos ou, na pior das hipóteses, deixar de operar o software?
- Incertezas jurídicas em relação à proteção de dados e ao RGPD
- Modelo de aluguer forçado: os dados só estão disponíveis mediante pagamento regular
Riscos jurídicos da utilização do armazenamento em nuvem
A utilização do armazenamento em nuvem implica vários riscos jurídicos, que variam consoante o tipo de serviço de armazenamento em nuvem e o tipo de dados armazenados na nuvem. Alguns dos riscos jurídicos mais importantes são
Proteção de dadosOs fornecedores de armazenamento na nuvem podem armazenar dados pessoais e outras informações confidenciais. Normalmente, isto exige o cumprimento de leis e regulamentos rigorosos em matéria de proteção de dados. Se uma empresa ou um indivíduo armazenar dados pessoais na nuvem, tem de garantir que o fornecedor de armazenamento na nuvem cumpre os regulamentos de proteção de dados.
Segurança dos dadosOs fornecedores de armazenamento em nuvem devem tomar medidas adequadas para garantir a segurança e a integridade dos dados na nuvem. Tal inclui a utilização de tecnologias de cifragem para garantir que os dados não possam ser lidos ou roubados por pessoas não autorizadas.
ConformidadeAs empresas e organizações que estão sujeitas a requisitos legais específicos devem garantir que os seus dados na nuvem cumprem os requisitos. Por exemplo, as instituições financeiras têm de cumprir os requisitos dos reguladores financeiros, enquanto os prestadores de cuidados de saúde têm de seguir os regulamentos da HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
ContratosQuando uma empresa ou um indivíduo utiliza um fornecedor de armazenamento em nuvem, normalmente tem de assinar um contrato. É importante que o contrato abranja todos os aspectos jurídicos e financeiros relevantes da utilização do armazenamento em nuvem. Os termos podem incluir a disponibilidade de dados, limitações de responsabilidade e disposições de indemnização.
Restrições geográficasOs fornecedores de armazenamento em nuvem podem ter restrições geográficas ao armazenamento de dados. Por exemplo, uma empresa que armazene dados pessoais de cidadãos da UE pode ser obrigada a escolher um fornecedor de armazenamento em nuvem que esteja localizado na UE para cumprir os requisitos do RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).
De um modo geral, há vários riscos legais que devem ser considerados quando se utiliza o armazenamento em nuvem. As empresas e organizações devem certificar-se de que compreendem os requisitos legais e tomar as medidas adequadas para proteger os dados na nuvem e garantir a conformidade.
O que é que o RGPD diz sobre os sistemas baseados na nuvem?
A contratação de subcontratantes está sujeita a requisitos mais rigorosos ao abrigo do art. 28º do RGPD do que ao abrigo da anterior legislação alemã. No entanto, muitos acordos já contêm essas disposições. Mas também nestes casos é necessário um exame pormenorizado. No caso de um sistema de nuvem cujos servidores não são operados por si, transfere a responsabilidade, pela qual pode ser responsabilizado em caso de dúvida, para um subcontratante que não pode controlar.
De acordo com o artigo 28.º do RGPD, o contratante deve ser mais responsável por apoiar o cliente no cumprimento dos seus direitos. No entanto, no caso dos serviços de computação em nuvem, em particular, isto só é parcialmente coerente com a realidade do serviço de computação em nuvem utilizado.
De acordo com o art. 25º do RGPD, a obrigação de garantir a proteção de dados através da conceção da tecnologia e das definições predefinidas de proteção de dados aplica-se formalmente ao cliente. No entanto, como a implementação da obrigação não pode ser assegurada apenas através da utilização do serviço, estas obrigações são efetivamente "transferidas" para o fornecedor de serviços em nuvem, sobre o qual o cliente deixa de ter qualquer influência.
Muitos fornecedores não armazenam os dados em servidores na UE. No entanto, a celebração de contratos de processamento de encomendas não é, por si só, suficiente para a transferência de dados para um país terceiro. Desde o acórdão do TJCE, as empresas deixaram de poder contar com a certificação Privacy Shield para os fornecedores de serviços de computação em nuvem dos EUA.
Mais informações sobre a nuvem e o RGPD
Bundestag alemão - RGPD e utilização de serviços de computação em nuvem dos EUA (elaboração WD 3 - 3000 - 102/21)
TÜV Süd: Lista de controlo - Quando é que um serviço de nuvem está em conformidade com o RGPD?
A solução: A sua própria nuvem com o Claris FileMaker Server
O nosso gFM Business baseado na plataforma FileMaker Software ERP foi concebido para que o utilizador mantenha o controlo total sobre os seus dados, mesmo que configure o software como um sistema em nuvem. Fornecemos o nosso software como bases de dados FileMaker (.formato fmp12), que pode ser aberto com qualquer FileMaker Pro versão 17 ou superior em Apple macOS, Microsoft Windows e iOS. A transmissão de dados através da Internet é encriptada com um certificado SSL à sua escolha para garantir a máxima segurança dos dados. O FileMaker Server pode criar cópias de segurança automáticas várias vezes por dia durante o funcionamento.
Mesmo em todas as versões de utilizador único, o utilizador é sempre o proprietário dos seus dados, que são guardados localmente no seu computador. Isto significa que pode sempre utilizar o software, mesmo que não tenha acesso à Internet. Todas as versões de utilizador único são portáteis e podem ser utilizadas imediatamente, bastando copiá-las para outro computador.
O nosso software permite-lhe exportar os seus dados em qualquer formato e em qualquer altura. As bases de dados estão abertas para acesso a todas as tabelas de dados de outras bases de dados FileMaker. Isto significa que não só mantém o controlo sobre os seus dados, como também pode aceder a todos os dados do gFM-Business a partir das suas próprias soluções FileMaker e, assim, otimizar facilmente os seus processos operacionais. gFM-Business é a solução completa para todos os seus processos empresariais. Gestão de mercadorias para Mac, PC e iOS.
