Desde hace algunos años, existe una tendencia a archivar y almacenar cada vez más datos en servidores basados en la nube. Casi todos los grandes fabricantes informáticos ofrecen a sus clientes servicios basados en la nube, como Apple con iCloud, Microsoft OneDrive o Azure Cloud, Dropbox Cloud o sistemas ERP que almacenan sus datos en la nube. En la nube almacenar y poner a disposición. La ventaja de las soluciones basadas en la nube es el almacenamiento centralizado de los datos y la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar, siempre que haya acceso a Internet.
Sin embargo, como siempre, donde hay luces también hay sombras, y los sistemas en la nube no son una excepción. De hecho, las desventajas de los sistemas basados en la nube son bastante evidentes, ya que el usuario cede el control de sus datos al proveedor de la nube, lo que puede provocar la pérdida de datos en el peor de los casos. En el siguiente artículo, te mostraremos las características de los sistemas basados en la nube, así como la normativa legal, y te enseñaremos cómo puedes montar tu propia nube con las mismas ventajas, pero sin perder el control sobre tus datos.
De las cajas de cartón a las soluciones en la nube
Hasta los años 90, los datos de las empresas solían archivarse en papel y, a menudo, en carpetas individuales dentro de grandes archivadores. Para cada proceso, el empleado tenía que ir hasta el archivador y buscar el expediente correspondiente. En el mejor de los casos, el expediente estaba en el lugar donde debía estar, pero no era raro que los expedientes estuvieran mal clasificados o que los estuviera procesando otro empleado y, por tanto, no se pudieran encontrar rápidamente.
Algo más tarde, algunas empresas empezaron a fotografiar sus archivos en papel en microfilmes para poder leerlos de forma centralizada con un proyector adecuado. En comparación con los archivos en papel, esto sólo aportaba algunas ventajas a un coste más elevado. El principal inconveniente de estas dos antiguas formas de archivar era que los datos sólo estaban disponibles una vez en un único lugar y a menudo se tardaba mucho tiempo en encontrarlos. Pero también tenían una ventaja: la empresa era la propietaria de los datos y también tenía soberanía sobre ellos.
De Word y Excel a la solución ERP local
En la segunda mitad de los años 90, la mayoría de las empresas empezaron a almacenar sus datos de forma centralizada en servidores, que luego se creaban con programas como Microsoft Word o Excel o se escaneaban a partir de documentos en papel. Esto eliminó el tedioso proceso de buscar archivos en papel en los sistemas de archivo, pero debido al volumen de nuevos documentos digitales, la visión de conjunto de los documentos creados solía perderse al cabo de un tiempo. Para tener una mejor visión de conjunto, muchas empresas introdujeron sistemas ERP, que solían almacenarse localmente en un ordenador o en un Servidor se pusieron en marcha. Incluso con estas soluciones, la empresa tenía pleno control sobre sus datos, pero también debía garantizar la seguridad de los propios datos, por ejemplo en forma de copias de seguridad.
De la sociedad de la información a la sociedad del conocimiento
El siglo pasado fue testigo de la transición de una sociedad industrializada a una sociedad de la información, en la que Internet se popularizó y se puede acceder libremente a más información que nunca en cuestión de segundos. Hoy en día, estamos evolucionando de una sociedad de la información a una sociedad del conocimiento, en la que la soberanía sobre los datos utilizados está cobrando especial importancia. Incluso hoy en día, cada vez hay más datos en Internet a los que no se puede acceder libremente. Quien no tiene soberanía sobre sus datos está a merced del proveedor, en este caso el proveedor de la nube, en todos los aspectos, porque sólo él tiene la capacidad técnica de administrar sus datos. Esto también se aplica a la seguridad de sus datos en servidores externos a los que no tiene acceso ni ninguna otra influencia.
Nube: cómoda, inflexible y no del todo segura
En los últimos años, cada vez hay más proveedores en el mercado que ofrecen sistemas ERP basados en la nube. En este caso, todos los datos se almacenan en un servidor en la nube proporcionado por el proveedor del sistema. Las ventajas son obvias: el tiempo de configuración suele ser muy corto y la empresa puede acceder a los datos desde cualquier parte del mundo. Sin embargo, la mayor desventaja de los sistemas en la nube es que el cliente deja de tener soberanía sobre sus datos y los envía "a un agujero negro", por así decirlo. En el mejor de los casos, algunos sistemas basados en la nube ofrecen al menos funciones de exportación para que al menos parte de los datos puedan utilizarse con otros programas, por ejemplo. Sin embargo, normalmente sólo es posible exportar datos de clientes o artículos, por ejemplo, y no todos los datos. Si la soberanía de los datos ya no recae en la empresa, pueden surgir los siguientes riesgos:
- No se puede acceder a los datos si no hay acceso a Internet
- Dependencia del proveedor en términos de acceso y seguridad de los datos
- Pérdida y manipulación de datos
- Acceso a los datos por parte del proveedor de la nube, terceros o servicios de inteligencia
- Robo y uso indebido de cuentas
- ¿Qué ocurre si el proveedor de la nube tiene problemas técnicos o, en el peor de los casos, deja de operar el software?
- Incertidumbres jurídicas en relación con la protección de datos y el GDPR
- Modelo de alquiler forzoso: los datos sólo están disponibles con un pago regular
Riesgos jurídicos del almacenamiento en la nube
El uso del almacenamiento en la nube conlleva diversos riesgos legales, que varían en función del tipo de servicio de almacenamiento en la nube y del tipo de datos almacenados en ella. Algunos de los riesgos legales más importantes son
Protección de datosLos proveedores de almacenamiento en la nube pueden almacenar datos personales y otra información confidencial. Esto suele requerir el cumplimiento de estrictas leyes y normativas de protección de datos. Si una empresa o particular almacena datos personales en la nube, debe asegurarse de que el proveedor de almacenamiento en la nube cumple la normativa de protección de datos.
Seguridad de los datosLos proveedores de almacenamiento en la nube deben tomar las medidas adecuadas para garantizar la seguridad e integridad de los datos en la nube. Esto incluye el uso de tecnologías de cifrado para garantizar que los datos no puedan ser leídos o robados por personas no autorizadas.
ConformidadLas empresas y organizaciones sujetas a requisitos legales específicos deben asegurarse de que sus datos en la nube cumplen dichos requisitos. Por ejemplo, las instituciones financieras deben cumplir los requisitos de los reguladores financieros, mientras que los proveedores sanitarios deben seguir la normativa HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos).
ContratosCuando una empresa o un particular utiliza un proveedor de almacenamiento en la nube, normalmente tiene que firmar un contrato. Es importante que el contrato cubra todos los aspectos legales y financieros relevantes del uso del almacenamiento en la nube. Los términos pueden incluir la disponibilidad de los datos, limitaciones de responsabilidad y disposiciones de indemnización.
Restricciones geográficasLos proveedores de almacenamiento en la nube pueden tener restricciones geográficas para el almacenamiento de datos. Por ejemplo, una empresa que almacena datos personales de ciudadanos de la UE puede verse obligada a elegir un proveedor de almacenamiento en la nube que esté ubicado en la UE para cumplir los requisitos del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
En general, existen varios riesgos legales que deben tenerse en cuenta al utilizar el almacenamiento en la nube. Las empresas y organizaciones deben asegurarse de comprender los requisitos legales y tomar las medidas adecuadas para proteger los datos en la nube y garantizar su cumplimiento.
¿Qué dice el GDPR sobre los sistemas basados en la nube?
La contratación de subcontratistas está sujeta a requisitos más estrictos en virtud del artículo 28 del RGPD que en la legislación alemana anterior. Sin embargo, muchos acuerdos ya contienen este tipo de disposiciones. Pero también en estos casos es necesario un examen detallado. En el caso de un sistema en la nube cuyos servidores no gestiona usted mismo, traspasa la responsabilidad, de la que puede ser responsable en caso de duda, a un subcontratista que no puede controlar.
Según el artículo 28 del RGPD, el contratista debe ser más responsable de apoyar al cliente en el cumplimiento de sus derechos. Con los servicios en nube en particular, sin embargo, esto solo es parcialmente coherente con la realidad del servicio en nube utilizado.
Según el artículo 25 del RGPD, la obligación de garantizar la protección de datos mediante el diseño tecnológico y la configuración por defecto de la protección de datos se aplica formalmente al cliente. Sin embargo, como la aplicación de la obligación no puede garantizarse únicamente mediante el uso del servicio, estas obligaciones se "transfieren" efectivamente al proveedor de la nube, sobre el que el cliente ya no tiene ninguna influencia.
Muchos proveedores no almacenan los datos en servidores de la UE. Sin embargo, la celebración de contratos de tramitación de pedidos no basta por sí sola para la transferencia de datos a un tercer país. Desde la sentencia del TJUE, las empresas ya no pueden confiar en la certificación del Escudo de Privacidad para los proveedores en nube de Estados Unidos.
Más información sobre la nube y el GDPR
Bundestag alemán - GDPR y uso de servicios en nube estadounidenses (elaboración WD 3 - 3000 - 102/21)
TÜV Süd: Lista de comprobación - ¿Cuándo cumple el GDPR un servicio en la nube?
La solución: su propia nube con Claris FileMaker Server
Nuestro gFM Business basado en la plataforma FileMaker Software ERP ha sido diseñado para que usted conserve el control total de sus datos, incluso si configura el software como un sistema en la nube. Entregamos nuestro software como bases de datos FileMaker (.formato fmp12), que puede abrirse con cualquier FileMaker Pro versión 17 o superior en Apple macOS, Microsoft Windows e iOS. La liberación de datos a través de Internet se cifra con un certificado SSL de su elección para garantizar la máxima seguridad de los datos. FileMaker Server puede crear copias de seguridad automáticas varias veces al día durante su funcionamiento.
Incluso en todas las versiones monopuesto, usted es siempre el propietario de sus datos, que se guardan localmente en su ordenador. Esto significa que siempre podrá utilizar el software, aunque no tenga acceso a Internet. Todas las versiones monopuesto son portátiles y pueden utilizarse inmediatamente con sólo copiarlas en otro ordenador.
Nuestro software le permite exportar sus datos en cualquier formato y en cualquier momento. Las bases de datos están abiertas para el acceso a todas las tablas de datos de otras bases de datos FileMaker. Esto significa que no sólo conserva el control sobre sus datos, sino que también puede acceder a todos los datos de gFM-Business desde sus propias soluciones FileMaker y optimizar así fácilmente sus procesos operativos. gFM-Business es la solución todo en uno para todos sus procesos empresariales. Gestión de mercancías para Mac, PC e iOS.
Ahorre tiempo y dinero con procesos operativos optimizados
Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del Premio FMM 2011 y desarrollador del software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador de la asociación M. Schall Editores.
