Muitas soluções FileMaker crescem de forma muito orgânica ao longo dos anos. Inicialmente, muitas vezes existem apenas algumas análises: uma lista de vendas, um relatório de clientes ou talvez uma simples visão geral do stock. Mas com o tempo, surgem novos requisitos. Um cliente quer agrupamentos adicionais, um empregado precisa de estatísticas mensais, a direção requer outros índices e, de repente, existem inúmeras variantes da mesma análise - cada uma com os seus próprios layouts, scripts e lógica especial.
Este fenómeno é particularmente comum em sistemas FileMaker personalizados. É compreensível que os programadores se concentrem inicialmente nos processos comerciais actuais: Aquisição de dados, automação, interfaces ou orientação do utilizador. Os relatórios, por outro lado, são frequentemente desenvolvidos passo a passo durante a operação. O resultado são estruturas historicamente desenvolvidas que podem funcionar, mas que, a longo prazo, causam custos de manutenção crescentes.
Além disso, as análises raramente permanecem estáticas. As empresas alteram os processos, são acrescentados novos requisitos legais ou os processos internos são adaptados. Isto resulta regularmente em pedidos adicionais: ordenação diferente, novas opções de filtro ou esquemas de impressão especiais para departamentos individuais. O que inicialmente parece ser uma pequena melhoria, rapidamente se torna um fator de tempo considerável nas operações diárias.
Muitos programadores estão, portanto, familiarizados com a situação em que os mesmos dados têm de ser preparados várias vezes em diferentes versões. Os layouts existentes são muitas vezes copiados e adaptados porque esta parece ser a forma mais rápida a curto prazo. No entanto, a longo prazo, esta abordagem conduz frequentemente a estruturas de relatórios que são difíceis de gerir e que se tornam cada vez mais complexas.
Especialmente para soluções de maior dimensão - como o ERP, CRM- ou sistemas de gestão de mercadorias - isto resulta num esforço de manutenção que não deve ser subestimado. As alterações têm de ser feitas em vários sítios ao mesmo tempo, diferentes análises fornecem resultados ligeiramente diferentes e os novos funcionários precisam de tempo para compreender as estruturas existentes.
Muitos programadores FileMaker estão, portanto, à procura de formas de padronizar a área de relatórios e torná-la mais flexível. É precisamente aqui que entram as ferramentas especializadas, como o WOI-Report, que podem ser integradas em soluções existentes como um componente suplementar e são projectadas para simplificar a criação de avaliações dinâmicas.
O que é o suplemento de relatório WOI?
O WOI-Report é um relatório especialmente FileMaker ferramenta de elaboração de relatórios que pode ser integrada nas soluções de bases de dados existentes como um complemento. Não se trata aqui de uma ferramenta completa de elaboração de relatórios Software empresarialmas na criação de análises e relatórios flexíveis no âmbito dos sistemas existentes.
A ferramenta foi desenvolvida pelo diplomata Wolfgang Woide, cuja formação profissional se caracteriza por um pensamento matemático e técnico e por muitos anos de experiência em TI. Depois de estudar matemática e ciências da computação, trabalhou inicialmente no domínio da programação organizacional em computadores Nixdorf, passando mais tarde para a área das vendas de TI e, posteriormente, trabalhou durante muitos anos como recrutador de especialistas em TI. Desde há vários anos, tem estado intensamente envolvido no desenvolvimento de soluções comerciais baseadas na FileMaker.
A ideia de simplificar e automatizar tarefas de relatórios recorrentes em maior medida aparentemente também surgiu destes muitos anos de experiência prática. Especialmente no ambiente FileMaker, são criadas muitas soluções personalizadas em que o Relatórios desempenha um papel central, mas é frequentemente aplicado de forma muito diferente em termos técnicos.
O WOI-Report segue uma abordagem modular. As aplicações existentes não têm de ser substituídas ou completamente reconstruídas. Em vez disso, a ferramenta foi concebida para utilizar as estruturas de dados existentes e acrescentar funções de relatório flexíveis. Isto é particularmente interessante para os programadores que pretendem continuar a utilizar os seus sistemas existentes sem terem de criar os seus próprios layouts especiais ou lógica de script adicional para cada nova análise.
A abordagem faz lembrar os sistemas modulares clássicos que eram frequentemente utilizados no passado no ambiente de software profissional: As funções principais permanecem estáveis, enquanto as áreas especiais - neste caso, os relatórios - são expandidas através de módulos independentes. Especialmente em tempos de software empresarial cada vez mais complexo, esta separação pode oferecer vantagens a longo prazo em termos de facilidade de manutenção e expansão.
É também interessante notar que a ferramenta se destina tanto a programadores como a empresas que já utilizam soluções FileMaker existentes. Isto faz com que o WOI-Report seja adequado não só para pequenos projectos individuais, mas também para sistemas de bases de dados de maior dimensão, com grandes reservas de dados e diferentes requisitos de análise.
Um relatório criado com o add-on pode ter o seguinte aspeto, por exemplo:
Que problemas é que a ferramenta resolve na prática?
A verdadeira força de um sistema de informação é demonstrada menos em listas de funções teóricas e mais na utilização quotidiana. É precisamente aqui que surgem desafios semelhantes em muitas empresas: Os dados estão disponíveis, mas a sua análise é morosa, exige passos intermédios manuais ou requer ajustes regulares por parte do programador.
Isto torna-se particularmente claro com análises recorrentes. Muitas empresas necessitam de sínteses diárias, semanais ou mensais das vendas, das transacções em aberto, dos movimentos de stocks, das quantidades fornecidas ou da evolução dos clientes. A isto juntam-se as necessidades individuais dos vários departamentos, que muitas vezes precisam das suas próprias visões dos mesmos dados.
Enquanto uma equipa de gestão pode querer comparar vendas por região, por exemplo, o departamento de vendas está mais interessado em tendências de clientes ou grupos de artigos. O departamento de contabilidade, por outro lado, requer resumos diferentes, enquanto o departamento de armazém ou de compras espera opções adicionais de filtragem e agrupamento. Nas soluções FileMaker clássicas, isto resulta rapidamente em inúmeros relatórios individuais, cada um com a sua própria lógica.
É precisamente aqui que um suplemento especializado em relatórios pode oferecer vantagens. Em vez de criar variantes de layout separadas para cada novo requisito, as análises podem ser estruturadas de forma muito mais flexível. Os agrupamentos por período de tempo, cliente, região, empregado ou categoria de produto são requisitos típicos que ocorrem mais cedo ou mais tarde em quase todos os sistemas comerciais.
A capacidade de manutenção também desempenha um papel importante. Muitos programadores estão familiarizados com a situação em que as estruturas de relatórios mais antigas se tornam cada vez mais difíceis de compreender com o passar dos anos. Análises semelhantes existem muitas vezes de forma ligeiramente modificada. As alterações aos nomes dos campos ou às estruturas de dados têm de ser adaptadas em vários sítios ao mesmo tempo. Isto pode consumir desnecessariamente tempo e recursos, especialmente em projectos maiores.
Um sistema de relatórios modular pode ajudar a controlar melhor a complexidade neste domínio. Em vez de criar constantemente novas soluções especializadas, é criada uma estrutura de avaliação central que pode ser adaptada de forma flexível a diferentes requisitos. Isto não só reduz o esforço de manutenção, como também facilita o desenvolvimento das aplicações existentes a longo prazo.
Esta abordagem é particularmente interessante para soluções industriais ou sistemas ERP desenvolvidos individualmente, em que a experiência mostra que os requisitos de informação estão constantemente a aumentar. Porque quanto mais extensa for uma Base de dados Quanto mais complexos forem os dados, mais importante é a separação clara entre os processos empresariais efectivos e a visualização ou agregação dos dados.
Visão geral dos relatórios possíveis com a base de dados FileMaker existente
| Gama | Relatórios possíveis | Vantagens típicas |
|---|---|---|
| Sistemas ERP | Estatísticas de vendas, margens de contribuição, partidas em aberto, análises de entrega, sínteses de compras, movimentos de artigos, avaliações de stocks, comparações mensais, avaliações anuais, análises regionais | Gestão empresarial, controlo, melhor visão global dos fluxos de mercadorias e da evolução económica |
| Gestão de mercadorias | Níveis de existências, níveis mínimos de existências, estatísticas de fornecedores, listas de encomendas, análises de devoluções, registos de movimentos, relatórios de inventário, análises de bestsellers | Otimização do armazenamento, das compras e das cadeias de abastecimento |
| Sistemas CRM | Evolução dos clientes, estatísticas de contacto, análises de vendas, volume de negócios por cliente, quotas de cotação, reenvios, sínteses de atividade, distribuição regional de clientes | Melhor serviço ao cliente, gestão de vendas e análise do potencial dos clientes |
| Gestão de projectos | Relatórios de estado do projeto, sínteses de tempo, comparações de orçamentos, planeamento de recursos, utilização de empregados, análises de etapas, registos de tempo, listas de tarefas em aberto | Maior transparência nos projectos, na programação e no controlo orçamental |
| Empresas de artesanato | Sínteses de encomendas, relatórios técnicos, consumo de materiais, análises de estaleiros, utilização de veículos, sínteses de programação, registos de manutenção | Melhor planeamento de recursos e controlo das encomendas em curso |
| Produção e fabrico | Utilização de máquinas, quantidades de produção, taxas de erro, consumo de material, controlo de lotes, tempos de produção, relatórios de qualidade | Otimização dos processos de produção e controlo de qualidade |
| serviços | Registo de tempo, desempenho dos empregados, faturação dos clientes, históricos de serviços, análises de utilização da capacidade, sínteses de compromissos | Planeamento mais eficiente dos serviços e recursos |
| Agências e empresas de comunicação | Contas de projectos, análises de campanhas, orçamentos de clientes, planos de publicação, sínteses editoriais, estatísticas de publicidade | Melhoria da visão geral dos projectos dos clientes e dos processos multimédia |
| Administração de formações e seminários | Listas de participantes, utilização dos cursos, panorâmica dos certificados, estatísticas dos docentes, análises de reservas, relatórios de marcações | Melhor organização dos cursos de formação e dos eventos |
| Administração médica | Estatísticas de doentes, sínteses de consultas, listas de faturação, históricos de tratamentos, análises de utilização da capacidade, relatórios de documentação | Gestão estruturada dos processos e da documentação médica |
| Associações e organizações | Tendências de adesão, listas de contribuições, panorâmicas de eventos, análises de donativos, estatísticas de voluntários | Melhor gestão dos membros e dos processos organizacionais |
| Administração do pessoal | Resumos de férias, estatísticas de doença, desenvolvimento dos trabalhadores, avaliações de candidatos, certificados de formação | Maior transparência nos recursos humanos e nos processos administrativos |
| Gestão de documentos | Sínteses de arquivos, estado dos documentos, históricos de processamento, registos de versões, históricos de versões | Acesso rápido à informação e melhor rastreabilidade |
Integração em soluções FileMaker existentes
Um aspeto particularmente interessante do WOI-Report é a possibilidade de utilizar o sistema para além das soluções FileMaker existentes. No ambiente profissional, em particular, há muitas vezes aplicações que foram desenvolvidas ao longo de muitos anos com processos individuais, layouts de impressão especiais e extensões personalizadas. Em muitos casos, a substituição completa destes sistemas não seria nem económica nem sensata.
É precisamente por isso que uma abordagem modular pode oferecer vantagens. Em vez de reorganizar fundamentalmente os processos existentes, o reporting é acrescentado como um nível adicional. A lógica empresarial real permanece inalterada, enquanto as análises podem ser geradas de forma mais flexível e rápida.
Esta separação também desempenha frequentemente um papel importante nas soluções ERP de maior dimensão. Por exemplo, o gFM-Software ERP para empresas já tem o seu próprio ficheiro de impressão, que pode ser expandido e personalizado individualmente em cada instalação. Os programadores ou utilizadores podem criar aí novos layouts de impressão, modificar formulários existentes e integrar impressões de processos completos diretamente na estrutura ERP. Este tipo de sistema de layout é particularmente útil quando as impressões estão firmemente ligadas a processos comerciais - por exemplo, para cotações, facturas, guias de remessa ou outros documentos normalizados no âmbito da gestão de mercadorias. O software também está disponível como licença aberta disponíveis para uma adaptação completa aos processos individuais.
Por outro lado, uma ferramenta de elaboração de relatórios separada segue uma filosofia ligeiramente diferente. A tónica é colocada menos em esquemas de processos fixos e mais em análises flexíveis que podem ser geradas "on the fly". Isto pode ser uma grande vantagem: As empresas necessitam frequentemente de visões gerais espontâneas, análises de curto prazo ou estatísticas internas que não precisam de ser implementadas permanentemente como esquemas de impressão completos do ERP.
Nestas situações, é muitas vezes mais prático utilizar uma ferramenta de elaboração de relatórios especializada que possa ser adaptada mais rapidamente a novos requisitos. As análises internas, em particular, mudam regularmente no dia a dia. Por vezes, são necessários outros agrupamentos, por vezes novos filtros ou índices adicionais. Um gerador de relatórios flexível pode ajudar neste caso, sem ter de aprofundar sempre os processos ERP existentes.
Isto resulta, em última análise, em duas abordagens diferentes, mas inteiramente sensatas: Por um lado, layouts de impressão estáveis e vinculados ao processo dentro do Software ERP e, por outro lado, avaliações dinâmicas para análises flexíveis e tratamento interno da informação. Os dois sistemas não se excluem mutuamente, mas podem complementar-se.
Esta combinação é suscetível de ser de particular interesse para muitos programadores, especialmente quando se trata de soluções FileMaker personalizadas. Quanto mais abrangente um sistema se torna, mais importante é ter uma separação clara entre os processos de negócio operacionais e as ferramentas de análise flexíveis.
Porque é que os relatórios são frequentemente subestimados
Em muitos projectos de software, a tónica é inicialmente colocada na funcionalidade real. Os processos devem ser digitalizados, os fluxos de trabalho automatizados e os dados registados da forma mais eficiente possível. A elaboração de relatórios, por outro lado, só é frequentemente considerada de forma mais intensiva numa fase posterior - normalmente quando já estão disponíveis maiores volumes de dados e são necessárias as primeiras análises mais complexas.
A qualidade das análises determina frequentemente a utilidade de uma solução na vida quotidiana. Os dados, por si só, só têm um valor limitado se não puderem ser resumidos de forma compreensível e significativa. Só os relatórios significativos fornecem panorâmicas, tendências e uma base para a tomada de decisões.
A necessidade de análises flexíveis está a crescer constantemente, especialmente no ambiente comercial. As empresas querem ser capazes de reconhecer desenvolvimentos mais rapidamente, comparar vendas, identificar estrangulamentos ou avaliar melhor os processos internos. Ao mesmo tempo, a quantidade de dados nos sistemas modernos está a aumentar constantemente. O que antes podia ser resolvido com algumas listas está agora a evoluir rapidamente para requisitos de análise extensivos.
No ambiente FileMaker, em particular, existe uma interessante área de tensão: por um lado, a plataforma permite soluções altamente personalizadas com um elevado grau de flexibilidade. Por outro lado, isto resulta muitas vezes em estruturas evoluídas, nas quais as áreas de relatório foram alargadas ao longo de muitos anos. Não é raro que as avaliações individuais tenham origem em fases de projeto muito mais antigas e que tenham sido repetidamente adaptadas sem uma modernização fundamental do conceito global.
Além disso, é muitas vezes difícil prever as necessidades de informação. Embora certos processos empresariais permaneçam relativamente estáveis, os requisitos de análise mudam muito mais rapidamente. Novas condições de mercado, requisitos legais ou reorganizações internas conduzem regularmente à necessidade de índices adicionais ou de diferentes perspectivas sobre os dados existentes.
É precisamente por este motivo que uma abordagem modular dos relatórios pode ser interessante a longo prazo. Em vez de ter de desenvolver cada novo relatório individualmente, é criada uma estrutura mais flexível que pode ser adaptada mais facilmente às necessidades em mudança. Isto não só poupa tempo de desenvolvimento, como também melhora a facilidade de manutenção e a clareza de sistemas maiores.
Interessante tanto para os programadores como para os utilizadores finais
Na prática, um sistema de informação é sempre visto de duas perspectivas diferentes: do ponto de vista do programador e do ponto de vista do utilizador. Ambos os grupos têm por vezes objectivos diferentes, mas beneficiam frequentemente das mesmas caraterísticas básicas de um sistema de informação flexível.
Para os programadores, a tónica é normalmente colocada na vertente técnica. Ajustes especiais recorrentes na área de relatórios custam tempo e geram custos de manutenção a longo prazo. Os projectos mais antigos, em particular, acumulam frequentemente numerosos relatórios individuais que são difíceis de manter de forma consistente. Cada variante adicional aumenta a complexidade e torna as extensões subsequentes mais difíceis.
Uma ferramenta modular pode ajudar a normalizar determinadas tarefas e a reduzir as estruturas redundantes. Em vez de criar constantemente novos layouts especiais, muitos requisitos podem ser mapeados de forma mais centralizada. Isto pode simplificar significativamente o trabalho de desenvolvimento diário, especialmente para projectos de clientes com requisitos de avaliação que mudam frequentemente.
Para os utilizadores, por outro lado, o foco está menos na implementação técnica e mais na velocidade e flexibilidade da recuperação de informação. Muitas empresas pretendem criar análises espontâneas, agrupar dados de forma diferente num curto espaço de tempo ou obter visões gerais internas sem longos ciclos de desenvolvimento. É precisamente aqui que surgem as maiores vantagens de uma abordagem flexível dos relatórios.
É interessante notar que os requisitos de ambas as partes se sobrepõem frequentemente. O que se torna mais fácil de manter para os programadores, muitas vezes também garante uma personalização mais rápida dentro da empresa. Isto resulta num sistema de relatórios que não só é tecnicamente mais limpo, como também pode ser utilizado de forma mais prática no dia a dia.
Especialmente no ambiente FileMaker, onde muitas soluções personalizadas crescem durante longos períodos de tempo, este aspeto deve ser de interesse para muitos programadores e empresas.
Relatório WOI para FileMaker
O Add-on WOI-Report amplia as soluções FileMaker existentes com funções flexíveis de relatório e análise. A abordagem modular é particularmente interessante para empresas e programadores que necessitam de análises espontâneas, relatórios dinâmicos e agrupamentos flexíveis diretamente nas soluções de bases de dados existentes.
A extensão está atualmente disponível na loja online por 19 Euro oferecido. Também está disponível uma versão de demonstração gratuita para testar o sistema antecipadamente.
Conclusão: Ferramenta simples para criar rapidamente relatórios personalizados
O WOI-Report oferece uma abordagem interessante para os programadores da FileMaker e para as empresas que pretendem tornar as suas estruturas de relatórios mais flexíveis. Especialmente em soluções existentes, um add-on de relatórios separado pode ajudar a organizar as áreas de análise existentes de forma mais clara e adaptá-las mais rapidamente a novos requisitos.
A ferramenta adopta deliberadamente uma abordagem diferente dos layouts de impressão tradicionais que estão firmemente integrados nos processos empresariais. Enquanto os sistemas ERP, como o gFM-Business, se concentram principalmente em impressões de processos estáveis no âmbito da gestão de mercadorias, a força de um gerador de relatórios flexível reside mais em análises espontâneas, avaliações dinâmicas e sínteses necessárias a curto prazo.
Esta separação pode ser particularmente útil em grandes projectos FileMaker. Os processos operacionais permanecem estáveis, enquanto os requisitos de relatórios podem ser expandidos e personalizados de forma independente. Isto resulta frequentemente numa estrutura mais clara e com melhor capacidade de manutenção a longo prazo.
O WOI-Report deve, por conseguinte, ser de particular interesse para os programadores que pretendam complementar as soluções existentes sem terem de reconstruir sistemas inteiros. Simultaneamente, as empresas que pretendam analisar os dados existentes de forma mais flexível e reagir mais rapidamente a novas necessidades de informação também beneficiarão.
Numa altura em que os volumes de dados e os requisitos de análise estão em constante crescimento, a elaboração de relatórios continua a ser uma componente central do software empresarial moderno. É precisamente por isso que vale a pena dar uma vista de olhos às ferramentas que simplificam especificamente e expandem modularmente esta área.
Perguntas mais frequentes
- Para que tipos de soluções FileMaker é o WOI-Report particularmente adequado?
O WOI-Report é basicamente adequado para quase todas as soluções FileMaker em que os dados precisam de ser regularmente analisados ou claramente apresentados. A ferramenta deve ser particularmente interessante para aplicações comerciais, sistemas ERP, soluções CRM, sistemas de gestão de mercadorias ou soluções industriais personalizadas. Nestas áreas, surgem frequentemente novos requisitos para estatísticas, resumos ou análises internas. Como muitos destes sistemas crescem ao longo dos anos, as áreas de reporting desenvolvem-se frequentemente de forma muito diferente. Uma ferramenta de elaboração de relatórios separada pode ajudar a tornar esta área mais flexível e mais clara. - Uma solução FileMaker existente tem de ser completamente reconstruída para o WOI-Report?
O WOI-Report adopta deliberadamente uma abordagem complementar. As aplicações existentes não devem ser substituídas, mas sim alargadas. É provável que isto seja do interesse de muitos programadores, uma vez que as soluções FileMaker individuais foram frequentemente personalizadas ao longo de muitos anos e estão profundamente integradas em processos operacionais. Em muitos casos, uma reorganização completa não faria sentido do ponto de vista económico. Em vez disso, um add-on de relatórios pode ajudar a implementar novos requisitos de análise sem alterar fundamentalmente a lógica central do sistema existente. - Como é que uma ferramenta de relatórios difere dos layouts de impressão clássicos na FileMaker?
A principal diferença reside no objetivo. Os layouts de impressão clássicos estão muitas vezes firmemente integrados nos processos empresariais. São utilizados, por exemplo, como facturas, cotações, guias de remessa ou confirmações de encomendas e, por conseguinte, têm normalmente uma estrutura claramente definida. Um sistema de relatórios flexível, por outro lado, tende a perseguir o objetivo de avaliar dados espontaneamente, agrupando-os de diferentes formas ou fornecendo análises a curto prazo. Ambas as abordagens se justificam e, muitas vezes, complementam-se bem no âmbito de uma solução mais alargada. - Porque é que os layouts normais da FileMaker muitas vezes já não são suficientes para a elaboração de relatórios?
A FileMaker já oferece várias opções para análises e layouts de impressão. Em projectos mais pequenos, isto é muitas vezes completamente suficiente. No entanto, à medida que a dimensão de um projeto aumenta, também aumentam os requisitos. Diferentes departamentos querem as suas próprias visões dos mesmos dados, novas opções de filtros são adicionadas e os relatórios existentes estão constantemente a ser expandidos. Isto resulta frequentemente em muitas variantes de layout semelhantes com a sua própria lógica de script. É precisamente aqui que um sistema de relatórios especializado pode ajudar a controlar melhor a complexidade. - O WOI-Report destina-se mais aos programadores ou aos utilizadores finais?
A ferramenta é provavelmente do interesse de ambos os grupos. Os programadores beneficiam de uma estrutura de relatórios mais modular e de menos trabalho de manutenção para pedidos de análise recorrentes. Os utilizadores, por outro lado, têm opções mais flexíveis para analisar dados a curto prazo ou gerar novas sínteses. Especialmente em empresas com requisitos de análise que mudam frequentemente, isto pode facilitar muito o trabalho quotidiano. - O WOI-Report também pode ser utilizado em conjunto com soluções ERP como o gFM-Business?
Em princípio, existem muitos argumentos a favor deste facto. Os sistemas ERP de maior dimensão, em particular, têm frequentemente bases de dados extensas e numerosos requisitos de análise. Embora os layouts de impressão relacionados com os processos possam ser mapeados diretamente no sistema ERP, uma ferramenta de reporting separada é particularmente adequada para análises flexíveis e avaliações internas espontâneas. Isto cria uma separação sensata de tarefas entre processos empresariais estáveis e funções dinâmicas de reporting. - Quais são os benefícios a longo prazo de uma abordagem modular de elaboração de relatórios?
A longo prazo, o que está em causa é a facilidade de manutenção, a clareza e a flexibilidade. Muitas soluções FileMaker continuam a desenvolver-se ao longo dos anos. Sem uma estrutura clara, isto resulta muitas vezes em relatórios redundantes, lógicas duplicadas e esquemas que são difíceis de compreender. Uma abordagem modular pode ajudar a agrupar melhor as tarefas de relatórios e a organizá-las de forma mais independente dos processos empresariais individuais. Este facto facilita frequentemente a implementação de extensões. - Podem também ser criadas análises espontâneas sem grande esforço de desenvolvimento?
Este é provavelmente um dos domínios de aplicação mais interessantes para um sistema deste tipo. Em muitas empresas, surgem novas necessidades de informação a curto prazo: Vendas por região, quantidades de fornecimento para determinados períodos ou análises especiais de clientes. Muitas vezes, estes requisitos têm de ser implementados o mais rapidamente possível, sem que seja necessário efetuar desenvolvimentos de layout extensivos na solução principal. Um sistema de relatórios flexível pode oferecer vantagens precisamente para estas análises espontâneas. - Porque é que o tema dos relatórios é subestimado em muitos projectos?
Muitos projectos de software centram-se inicialmente na aquisição de dados, nos processos e na automatização. Muitas vezes, a elaboração de relatórios só é considerada de forma mais intensiva quando já estão disponíveis grandes quantidades de dados. No entanto, a qualidade das análises determina frequentemente a aceitação de uma solução na utilização quotidiana. Os dados, por si só, têm uma utilidade limitada se não puderem ser apresentados de forma compreensível e resumidos de forma significativa. - O WOI-Report é mais adequado para pequenos ou grandes projectos?
O conceito é fundamentalmente escalável. Os projectos mais pequenos podem beneficiar de análises mais rápidas e flexíveis, enquanto as soluções maiores podem beneficiar sobretudo de uma melhor estruturação da área de reporting. Os sistemas ERP ou CRM extensos, em particular, geram frequentemente uma quantidade considerável de trabalho de manutenção na área de análise ao longo do tempo. Um módulo de relatórios separado pode ajudar a manter uma visão geral a longo prazo. - Que papel desempenha ainda hoje a elaboração de relatórios nas soluções empresariais modernas?
A importância dos relatórios está a aumentar em vez de diminuir. Atualmente, as empresas dispõem de quantidades cada vez maiores de dados e pretendem obter informações úteis o mais rapidamente possível. As decisões devem ser tomadas com base em dados e, ao mesmo tempo, as exigências de transparência e rapidez de análise estão a aumentar. Por conseguinte, os sistemas de informação flexíveis estão a tornar-se cada vez mais importantes - não só nas grandes empresas, mas também nas PME. - Um sistema de comunicação separado não é uma despesa adicional?
A curto prazo, é claro, cada componente adicional significa inicialmente mais uma camada no panorama do software. No entanto, a longo prazo, é precisamente esta separação que pode trazer benefícios. Se as tarefas de reporting forem claramente separadas dos processos empresariais efectivos, são frequentemente criadas estruturas mais flexíveis e mais fáceis de manter. Muitos programadores estão familiarizados com o problema de as áreas de reporting se tornarem cada vez mais complexas ao longo dos anos. Um módulo separado pode ajudar a organizar esta área de uma forma mais direcionada. - Os relatórios existentes ainda podem ser utilizados?
Em muitos casos, isto é exatamente o que faz sentido. As estruturas de impressão existentes desempenham frequentemente tarefas importantes nos processos operacionais e não precisam de ser substituídas. Uma ferramenta de elaboração de relatórios complementa estas estruturas em vez de as substituir completamente. Isto permite que as empresas continuem a utilizar os seus processos estabelecidos, acrescentando ferramentas de análise mais flexíveis. - Porque é que os agrupamentos e filtros flexíveis são tão importantes?
As necessidades de análise estão em constante mudança no dia a dia. Por vezes, os dados são solicitados por região, outras vezes por período de tempo, por empregado ou por grupo de produtos. Estes pedidos surgem frequentemente num prazo muito curto. Os relatórios rígidos atingem rapidamente os seus limites. Os agrupamentos flexíveis permitem visualizar os mesmos dados de diferentes perspectivas e reagir mais rapidamente a novas questões. - Poderá a necessidade de tais ferramentas de informação aumentar ainda mais no futuro?
Há muito a dizer a favor deste facto. As soluções FileMaker estão a tornar-se cada vez mais abrangentes e processam volumes de dados cada vez maiores. Ao mesmo tempo, as empresas actuais esperam análises rapidamente disponíveis e um processamento de informação flexível. Para além disso, os requisitos de relatórios tornaram-se muito mais dinâmicos do que no passado. Enquanto os processos empresariais permanecem estáveis durante um longo período de tempo, os requisitos de análise estão constantemente a mudar. É precisamente por este motivo que a necessidade de sistemas de informação flexíveis tende a aumentar e não a diminuir a longo prazo.
Markus Schall tem vindo a desenvolver bases de dados personalizadas, interfaces e aplicações empresariais baseadas na Claris FileMaker desde 1994. É parceiro da Claris, vencedor do Prémio FMM 2011 e criador do software ERP gFM-Business. É também autor de livros e fundador da M. Schall Publishers.
