O que é a otimização de processos?
A otimização de processos é o esforço de uma empresa para melhorar continuamente os processos operacionais existentes, a fim de aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho. A otimização de processos é um elemento da gestão de processos que visa monitorizar os processos operacionais existentes e novos e implementá-los em soluções de software correspondentes, conforme necessário.
Índice
Como é que a otimização de processos funciona na prática?
Se uma empresa pretende otimizar os seus processos operacionais, deve começar por documentar por escrito o status quo existente. Isto inclui a listagem de todas as soluções de software utilizadas e dos processos associados, bem como quaisquer colecções de documentos existentes de programas de terceiros, como o Microsoft Office.
O passo seguinte deve ser definir as prioridades dos processos operacionais que precisam de ser revistos e avaliar de forma aproximada os benefícios do processo optimizado. A otimização dos processos deve então ser realizada de acordo com esta lista de prioridades. Uma vez estabelecidas as prioridades, é realizada uma análise dos processos mais importantes a serem optimizados.
Análise de processos com a participação dos trabalhadores
Para que os programadores das novas peças de software possam compreender melhor os processos operacionais a otimizar, deve ser feita uma análise dos processos existentes e, se necessário, dos novos processos. Os colaboradores que trabalham diariamente nestes processos também devem ser envolvidos, para que a documentação inclua o maior número possível de pormenores.
Criação de uma ficha de especificações, se necessário
Para o desenvolvimento de software clássico, a criação de uma especificação funcional é recomendada nesta altura. Para aplicações low-code desenvolvidas com sistemas de engenharia rápida, como a Claris FileMaker, não é absolutamente necessária uma especificação funcional. A programação de aplicações pode ser realizada com a FileMaker diretamente durante a operação, para que os protótipos possam ser testados diretamente com os funcionários.
Testes exaustivos permitem um arranque sem problemas
Uma vez desenvolvidos os novos processos operacionais, estes devem também ser extensivamente testados pelos funcionários relevantes, de modo a evitar erros quando são introduzidos no sistema produtivo. Se vários programadores de software estiverem envolvidos na otimização do processo, a utilização de um sistema de rastreio de erros é útil.
Processos operacionais flexíveis como vantagem competitiva
O software ERP gFM-Business, personalizável e expansível, baseia-se na plataforma de baixo código FileMaker da Claris. Isto significa que novos processos ou alterações aos processos existentes ou, por exemplo, layouts de impressão podem ser implementados diretamente no software em execução sem qualquer perda de tempo. Isto significa que a sua empresa pode reagir imediatamente a novos requisitos ou alterações aos processos existentes e está sempre um passo à frente da concorrência.
O gFM-Business está disponível em várias fases de expansão, que permitem a personalização de layouts de impressão (todas as versões), layouts de ecrã (personalizados) e scripts de processo (licença aberta) com a Claris FileMaker Pro.
Otimizar os processos com o gFM-Business
O gFM-Software ERP para empresas oferece várias funções que podem ser utilizadas para otimizar os processos operacionais. Eis algumas maneiras pelas quais o software gFM Business ERP pode ajudar a aumentar a eficiência dos seus processos operacionais:
- Automatização de tarefas de rotinaO software gFM-Business ERP pode automatizar tarefas de rotina, como a criação de facturas, o envio de lembretes de pagamento ou a criação de relatórios. Isto poupa tempo e minimiza os erros que podem ocorrer devido à introdução manual de dados.
- Aquisição de dados integradaO software gFM-Business ERP recolhe automaticamente dados de várias áreas de negócio, tais como vendas, compras, armazenamento e finanças. Estes dados podem ser utilizados para otimizar os processos comerciais, por exemplo, para criar encomendas ou gerar previsões de vendas.
- Transparência e controlo dos processosCom o software gFM Business ERP, pode acompanhar a evolução das tarefas e dos processos em tempo real. Pode visualizar o estado das encomendas, entregas e facturas para garantir que tudo está a correr bem. Isto dá-lhe a oportunidade de reagir rapidamente se houver algum problema.
- Centralização de dadosO software gFM-Business ERP oferece uma base de dados central na qual são armazenados todos os dados da empresa. Isto significa que todos os departamentos têm acesso à mesma informação, o que facilita a colaboração e minimiza os erros.
- Automatização das cadeias de abastecimentoCom o software gFM Business ERP, pode otimizar as suas cadeias de abastecimento automatizando o processo de encomenda e controlando o estado de entrega. Pode também efetuar avaliações de fornecedores para garantir que seleciona os melhores fornecedores para as suas necessidades.
Globalmente, o software gFM-Business ERP oferece uma vasta gama de funções que podem ajudar a otimizar os processos operacionais e a aumentar a eficiência da sua empresa.
