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Prozessoptimierung
Was versteht man unter Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung ist das Bestreben eines Unternehmens, bestehende Betriebsprozesse kontinuierlich zu verbessern, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern. Prozessoptimierung ist ein Element des Prozessmanagements, das zum Ziel hat, bestehende und neue Betriebsprozesse zu überwachen und bei Bedarf in entsprechende Softwarelösungen zu implementieren.
Inhaltsverzeichnis
Wie läuft Prozessoptimierung in der Praxis ab?
Wenn ein Unternehmen seine Betriebsprozesse optimieren möchte, sollte zunächst der bestehende Status-Quo schriftlich dokumentiert werden. Dazu gehört, alle verwendeten Softwarelösungen und deren dazugehörige Prozesse aufzulisten, ebenso wie eventuell bestehende Sammlungen von Dokumenten aus Drittprogrammen wie z.B. Microsoft Office.
Im nächsten Schritt sollte priorisiert werden, welche Betriebsprozesse einer Überarbeitung bedürfen und der Nutzen des optimierten Prozesses ungefähr bewertet werden. Nach dieser Liste von Prioritäten sollte die Optimierung der Prozesse dann durchgeführt werden. Stehen die Prioritäten fest, wird für die wichtigsten zu optimierenden Prozesse eine Prozessanalyse durchgeführt.
Prozessanalyse unter Einbeziehung der Mitarbeiter
Damit die Programmierer für die neuen Softwareteile die zu optimierenden Betriebsprozesse besser verstehen können, sollte nun eine Prozessanalyse der bestehenden und ggf. auch neuen Prozesse durchgeführt werden. Hier sollten unbedingt auch die Mitarbeiter einbezogen werden, die täglich diese Prozesse bearbeiten, damit so viele Details wie möglich in die Dokumentation einfließen.
Bei Bedarf Erstellung eines Pflichtenheftes
Bei klassischer Softwareentwicklung wird an dieser Stelle die Erstellung eines Pflichtenheftes empfohlen. Bei Low-Code Apps, die mit Rapid Engineering-Systemen wie Claris FileMaker entwickelt wurden, ist ein Pflichtenheft nicht zwingend erforderlich. Die Anwedungsprogrammierung kann mit FileMaker direkt im laufenden Betrieb erfolgen, so dass Prototypen direkt gemeinsam mit den Mitarbeitern getestet werden können.
Umfangreiche Testläufe ermöglichen reibungslosen Start
Nach der Entwicklung der neuen Betriebsprozesse sollten diese umfangreich auch durch die entsprechenden Mitarbeiter getestet werden, um Fehler bei der Einführung im Produktivsystem weitgehend zu vermeiden. Wenn mehrere Softwareentwickler an der Prozessoptimierung beteiligt sind, ist der Einsatz eines Fehlerverfolgungssystems hilfreich.
Flexible Betriebsprozesse als Wettbewerbsvorteil
Die anpassbare und erweiterbare gFM-Business ERP-Software basiert auf der Low-Code-Plattform FileMaker von Claris. Das bedeutet, dass neue Prozesse oder Änderungen an bestehenden Prozessen oder z.B. auch Drucklayouts direkt und ohne Zeitverlust in der laufenden Software umgesetzt werden können. So kann Ihr Unternehmen auf neue Anforderungen oder Änderungen an bestehenden Prozessen sofort reagieren und ist dem Wettbewerb immer eine Nasenlänge voraus.
gFM-Business ist in verschiedenen Ausbaustufen erhältlich, die mit Claris FileMaker Pro eine Anpassung von Drucklayouts (alle Versionen), Bildschirmlayouts (Custom) und Prozess-Scripten (offene Lizenz) ermöglichen.
Prozesse optimieren mit gFM-Business
Die gFM-Business ERP-Software bietet verschiedene Funktionen, mit denen Betriebsprozesse optimiert werden können. Hier sind einige Möglichkeiten, wie die gFM-Business ERP-Software dazu beitragen kann, die Effizienz Ihrer Betriebsprozesse zu steigern:
- Automatisierung von Routineaufgaben: Die gFM-Business ERP-Software kann Routineaufgaben wie das Erstellen von Rechnungen, das Versenden von Zahlungserinnerungen oder das Generieren von Berichten automatisieren. Das spart Zeit und minimiert Fehler, die durch manuelle Eingabe von Daten entstehen können.
- Integrierte Datenerfassung: Die gFM-Business ERP-Software erfasst automatisch Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen wie Vertrieb, Einkauf, Lagerhaltung und Finanzen. Diese Daten können genutzt werden, um Geschäftsprozesse zu optimieren, indem sie zum Beispiel genutzt werden, um Bestellungen zu erstellen oder Verkaufsprognosen zu erstellen.
- Transparenz und Überwachung von Prozessen: Mit der gFM-Business ERP-Software können Sie den Fortschritt von Aufgaben und Prozessen in Echtzeit verfolgen. Sie können den Status von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen einsehen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, schnell zu reagieren, wenn es Probleme gibt.
- Zentralisierung von Daten: Die gFM-Business ERP-Software bietet eine zentrale Datenbank, in der alle Geschäftsdaten gespeichert werden. Das bedeutet, dass alle Abteilungen Zugriff auf dieselben Informationen haben, was die Zusammenarbeit erleichtert und Fehler minimiert.
- Automatisierung von Lieferketten: Mit der gFM-Business ERP-Software können Sie Ihre Lieferketten optimieren, indem Sie den Bestellvorgang automatisieren und den Lieferstatus überwachen. Sie können auch Lieferantenbewertungen durchführen, um sicherzustellen, dass Sie die besten Lieferanten für Ihre Bedürfnisse auswählen.
Insgesamt bietet die gFM-Business ERP-Software eine Vielzahl von Funktionen, die dazu beitragen können, Betriebsprozesse zu optimieren und Ihre Geschäftseffizienz zu steigern.
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