Zaman zaman hangi verilerle ilgili sorular alıyoruz CRM- ve mal yönetim sistemi gFM-Business'ı kullanmaktadır. Şimdiye kadar bazı kullanıcılar yazılımı yalnızca müşterileri yönetmek, fatura ve fiyat teklifi yazmak için kullandı. Bu yazılım Kurumsal yazılım gFM-Business, günlük işlerde ortaya çıkan mümkün olduğunca çok veriyi rahatça yönetmek için geliştirilmiştir. Ne kadar çok veri yapılandırılmış bir biçimde yönetilirse, gelecekte o kadar hızlı bulunabilir, bu da iş süreçlerini optimize eder ve değerli zamandan tasarruf sağlar. Bu nedenle, bir dizi makalede gFM-Business ile hangi şirket verilerinin yönetilebileceğini, işlenebileceğini ve alınabileceğini gösteriyoruz. Ayrıca gFM Business'ta veri kaydetmenin en etkili yollarını da açıklıyoruz. İlk bölüm Müşteri İlişkileri Yönetimi, yani CRM modülü ile ilgilidir [Müşteriler].
Kişiyle ilgili verileri yönetme
Müşteriler, tedarikçiler, ilgili taraflar ve diğer tüm kişiler gFM-Business'ın CRM alanında yönetilebilir. Her bir kişi kaydı için aşağıdaki veriler kaydedilebilir:
- Herhangi bir sayı Adresler ve Banka bilgileri ve 15 serbestçe tanımlanabilir alan kişi kaydı başına
- Endüstri ve Kredibilite verileri
- İletişim ana verileri müşteri türü ve sınıflandırması, alıcı, rezervasyon hesapları, KDV oranı, KDV kimliği, ödeme yöntemi vb.
- Hizmet sözleşmeleri sabit oranlı faturalandırma veya saatlik ücretlendirme ile
- Serbestçe tanımlanabilir Seçim alanları'de tanımlanabilir. [Ayarlar > Tercihler > Değer listeleri]
- Herhangi bir sayı İletişim kurulacak kişiler veri kaydı başına
- Herhangi bir sayıda aksiyon kroniği Eylemler ve Yeniden Gönderimler veri kaydı başına
- Zaman kaydı veri kaydı başına istenilen sayıda hizmetin yönetilmesi ve hizmet günlüklerinin oluşturulması
- Tarama ve istenilen sayıda arşivleme Kağıt belgeler ve Kartvizitler veri kaydı başına
- Tüm atananların görüntülenmesi Kuponlar, SEPA yetkileri ve SEPA otomatik ödemeleri
- Tüm atananların görüntülenmesi Belgeler ve arşi̇vlenmi̇ş belgeler, Yazdırma işleri, Banka rezervasyonları hesap özetlerinden ve Etkinlikler.
Adresleri ve irtibat kişilerini yönetin
CRM modülü içerisinde adresler ve irtibat kişileri girilebilir [Müşteriler] ana işlevlere sahip herhangi bir maskeden [Yeni adres] ve [Yeni irtibat kişisi] oluşturulabilir. Bu fonksiyon seçildikten sonra, yeni adresin veya irtibat kişisinin verilerinin girildiği bir açılır pencere diyalogu açılır.
Diyalog [Yeni adres] Mevcut adres türleri şu adresten seçilebilir [Ayarlar > Tercihler > Değer listeleri] anahtar kelimesi altında [Müşteri türleri] özelleştirilebilir. Şehir, ülke ve posta kodu girildikten sonra, şehrin D/A/CH'de bulunması koşuluyla otomatik olarak korunur. Bir posta kodu için birden fazla konum mevcutsa, açılır menüden doğru konum seçilebilir.
Diyaloğu onayladıktan sonra, yeni adres veya yeni irtibat kişisi Veritabanı ve çağrılan kişi veri kaydına bağlanır. Maskelerde [Adresler] ve [İletişim kurulacak kişiler] Benzer yeni bir adres oluşturulacağı zaman yazım işlemini azaltmak için mevcut bir adres veya irtibat kişisine dayalı yeni bir veri kaydı oluşturmak da mümkündür.
İlgili ekranlarda, atanmış veri kayıtları düzenlenebilir, silinebilir, kaldırılmaya karşı korunabilir ve varsayılan adres veya irtibat kişisi olarak tanımlanabilir. Korumalı veri kayıtları ilgili listenin en üstünde görüntülenir. Adresler ve irtibat kişileri Apple adres defterine veya Microsoft Outlook'a aktarılabilir ve vCard olarak dışa aktarılabilir. İlgili kişilere yazışma modülü aracılığıyla doğrudan da yazılabilir. İrtibat kişilerinin kartvizitleri, bağlı ve yapılandırılmış bir tarayıcı kullanılarak doğrudan ilgili irtibat kişisinin girişine taranabilir.
Eylem kroniği ve yeniden başvurular
Menü öğesinin altında [Müşteriler > Kişiler > Eylemler] çağrılan iletişim verisi kaydının eylem tarihçesini içerir. İdeal olarak, aranan şirketle gerçekleşen her temas aksiyon geçmişinde belgelenir. Yeni bir aksiyon oluşturmak için CRM modülünün her ekranı şunları içerir [Müşteriler] ana fonksiyon [Yeni eylem] kullanılabilir. Bu işlev seçildikten sonra, eylemle ilgili tüm verilerin ve isteğe bağlı olarak bir yeniden gönderimin ve/veya bir randevunun muhafaza edilebileceği bir açılır pencere diyalogu açılır. Kullanıcının takvimi kullanma yetkisi varsa, yeni bir eylem girildiğinde randevular ve yeniden gönderimler otomatik olarak takvime girilir.
Dosyalar, bir dosya eki aracılığıyla bir eylem için de kaydedilebilir. Bir eyleme kaydedilen randevular e-posta ile gönderilebilir veya Apple takvimine ya da Microsoft Outlook'a aktarılabilir. Adresler veya kişiler gibi, eylemler de silinmeye karşı korunabilir. Korumalı eylemler, eylem listesinin en üstünde görüntülenir.
Fatura ve fiyat teklifleri oluşturma
Faturalar, fiyat teklifleri ve diğer belgeler doğrudan CRM modülünden kolaylıkla oluşturulabilir [Müşteriler] CRM modülünden oluşturulabilir. Bu nedenle, yeni bir belge oluşturmak için öncelikle CRM modülünde ilgili müşterinin çağrılması tavsiye edilir.
Teklif, sipariş, irsaliye, fatura, kredi notu, hatırlatma veya tedarikçi ile sipariş oluşturmak için her ekranda aşağıdaki ana işlevler mevcuttur:
- Yeni teklif (Aranan müşteri için teklif oluşturun)
- Yeni sipariş (Aranan müşteri için sipariş oluşturun)
- Yeni kredi notu (Aranan müşteri için kredi notu oluşturun)
- Yeni fatura (Aranan müşteri için fatura yazınız)
- Yeni sipariş (Aranan tedarikçi için yeni sipariş oluşturun)
Yukarıdaki işlevlerden biri seçildikten sonra, bir sonraki belge numarasıyla birlikte, aranan müşteri için yeni bir belge oluşturulup oluşturulmayacağını soran bir sorgu görüntülenir. Olumlu onaydan sonra, yeni belge oluşturulur ve daha sonraki işlemler için otomatik olarak [Faturalama] aradı.
Zaman kaydı: Hizmetler için faturalandırma
Aranan bir müşteri için sağlanan hizmetleri zaman kaydına girmek için CRM modülünün tüm ekranlarında aşağıdakiler mevcuttur [Müşteriler] fonksiyon [Yeni hizmet] kullanılabilir. Hizmetler CRM modülünde şunlar altında listelenir [Müşteriler > Hizmetler] istenildiği zaman düzenlenebilen bir listede yönetilir. Faturalama sırasında girilen tüm rezerve edilmemiş hizmetlerden otomatik olarak ilgili fatura ile bir hizmet günlüğü oluşturulabilir.
CRM modülünde [Yeni hizmet] fonksiyonu seçildikten sonra, aşağıdaki hizmet verilerinin girilebileceği bir açılır pencere diyalogu açılır:
- Tarih Giriş
- Uzmanlık alanı (Liste altında tanımlanabilir [Ayarlar > Tercihler > Makaleler])
- Başlangıç tarihi ve zaman
- Bitiş tarihi ve zaman
- Makale no.. hizmetin hangi kapsamda faturalandırılacağı
- Metin notu (Hizmetin tanımı)
Düğme ile onayladıktan sonra [Yeni hizmet] kaydedilen hizmet, aranan müşteride aşağıdaki koşullar altında rezerve edilmemiş bir hizmet olarak görünür [Müşteriler > Hizmetler]. Fonksiyon ile [Rezervasyonu yapılmamış girişleri halledin] Rezervasyonu yapılmamış tüm hizmet girişlerinden çağrılan müşteri için bir hizmet kaydı ve ilgili bir fatura oluşturulur. Rezerve edilmiş bir giriş listede yeşil renkli bir rezervasyon sembolü ile işaretlenir. Girişin durumu bu sembole tıklanarak sıfırlanabilir.
Mektuplar, seri mektuplar, e-postalar ve haber bültenleri oluşturun
gFM Business, herhangi bir ekrandan mektup, faks, e-posta ve haber bülteni oluşturulmasını destekler. Yeni belge türleri "Mektup", "E-posta" ve "Faks" için işlevler, o anda çağrılan veri kaydına atıfta bulunur. "Yeni posta birleştirme belgesi" işlevi, çağrılan tüm veri kayıtları için geçerlidir. Bir adres mektup birleştirme belgesi veya bir bülten gönderilecekse, bu işlev seçilmeden önce bültenin gönderileceği tüm kişiler seçilmeli ve açılmalıdır. FileMaker ve gFM-Business'ta veri kayıtlarının nasıl seçileceğini aşağıdaki bölümde bulabilirsiniz bu kılavuz.
Mektupların, seri mektupların, e-postaların ve haber bültenlerinin oluşturulması için CRM modülü [Müşteriler] Her ekranda aşağıdaki işlevler mevcuttur:
- Yeni mektup
- Yeni e-posta
- Yeni faks
- Yeni seri belge
Yukarıdaki fonksiyonlardan birini seçtikten sonra, yeni belge için anahtar verilerin belirtildiği bir açılır pencere diyalogu açılır:
- Tarih
- Katip
- Belge adı (yeni belge için serbestçe seçilebilen ad)
- Şablon (Modülden belge şablonlarının seçimi Yazışmalar)
- Baskı düzeni (Modülden baskı düzeni Yazışmalar)
Düğme ile onayladıktan sonra [Yeni belge] yeni belge Yazışma modülünde oluşturulur ve çağrılan müşteri kaydına atanır.
Kağıt belgeleri tarayın ve arşivleyin
gFM-Business, aşağıdakileri içeren bir belge yönetim sistemi içerir Arayüz yazışmalar, makbuzlar veya kartvizitler gibi kağıt belgeleri taramak ve bunları ilgili veri kaydına atamak için Twain uyumlu tarayıcılara bağlanabilir. Arşivlenen belgeler bir isimle etiketlenebilir ve tarandıklarında indekslenebilir. İsteğe bağlı olarak, arşivlenen belge için bir eylem, bir yeniden gönderim veya bir randevu oluşturulabilir.
Bir kağıt belgeyi taramak ve arşivlemek için CRM modülündeki tüm ekranlar ana işlevi içerir [Belge tara] işlevi kullanılabilir. Bir dosya bilgisayardan arşivlenecekse, işlevi seçin [Arşiv dosyası] dan.
Belge tara] işlevini seçtikten sonra, aşağıdaki verilerin girilmesi için bir açılır diyalog penceresi görüntülenir:
- Belge adı - Belgenin adı
- Belge türü - Belge türü, liste [Ayarlar > Tercihler > Değer listeleri] altında "Belge türleri" altında belirtilebilir.
- Referans tarihi - Belge veya makbuzun tarihi
- Referans no. - Belge için referans numarası, örneğin fatura numarası
- Açıklamalar - Belge hakkında serbest yorumlar
- Eylem (isteğe bağlı)
- Yeniden Gönderme (isteğe bağlı)
- Tarih (isteğe bağlı)
Taranan ve arşivlenen tüm belgeler, aşağıdaki adresten çağrılan müşteri için görüntülenir ve yönetilir [Müşteriler > Etkinlikler > Arşiv]. Tüm belgeler burada görüntülenebilir ve düzenlenebilir. gFM-Business içe aktarılan belgelerin dosya yollarını kaydeder, böylece yalnızca belgelerin kaydedildiği dosya yolu mevcutsa açılabilir ve görüntülenebilir.
SEPA yetkileri ve otomatik ödemeler
gFM-Business, SEPA talimatlarını, otomatik ödemeleri ve kredi notlarını yapılandırılmış bir şekilde yönetmek için entegre bir SEPA talimat yönetimi işlevi içerir. Seçilen bir müşteri için yeni bir SEPA talimatı oluşturmak için CRM modülü şu ana işlevi içerir [Yeni SEPA yetkisi] fonksiyonu ile yeni bir SEPA otomatik ödeme veya SEPA kredi notu oluşturulabilir. [Yeni SEPA transferi] oluşturulabilir. Bu işlevlerden biri seçildikten sonra, SEPA talimatı veya SEPA transferi için gerekli verilerin girilebileceği bir açılır diyalog penceresi açılır. Yeni bir SEPA transferi ancak çağrılan müşteriye geçerli bir SEPA talimatı atandıktan sonra oluşturulabilir.
Tüm SEPA talimatları ve SEPA transferleri Faturalama modülünde [Faturalama > Nakit defteri > SEPA yetkileri]. SEPA yetkileri burada düzenlenebilir ve yazdırılabilir.
Bölüm 2: Belgeler, seri belgeler, HTML
Bu, "gFM-Business ile etkin çalışma" serimizin ilk bölümüydü. Umarız her şeyi anlaşılabilir bir şekilde açıklamışızdır. Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bizimle şahsen veya bu makalenin altındaki yorumlarda iletişime geçmekten çekinmeyin.
İçinde ikinci bölüm Bu yazı dizisi belgelerin, adres mektup birleştirme belgelerinin ve e-posta bültenlerinin oluşturulmasıyla ilgilidir. HTML şablonları ile belge şablonlarının ve e-posta şablonlarının nasıl oluşturulacağını ve bunların belge oluşturmak için nasıl kullanılacağını açıklayacağız. Ayrıca gFM Business'ın kağıt belgeleri, makbuzları ve kartvizitleri tarayarak ve bunları çağrılan veri kaydına atayarak bir belge yönetim sistemi olarak nasıl kullanılabileceğini göstereceğiz.
gFM-Business'ı online mağazadan satın alın
Bakım: gFM-Business 1.8 ve üstü, gFM-Business 2.0'a ücretsiz yükseltme içerir.
Önceki versiyonun uygun fiyatlarından şimdi yararlanın!
- gFM-Business Light tam sürüm
- gFM-Business Light gFM-Business'tan ücretsiz yükseltme
- gFM-Business Professional tek kullanıcılı sürüm
- gFM-Business Professional çok kullanıcılı versiyon
Serideki tüm makaleler
- gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 1: CRM
- gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 2: Belgeler ve yazışmalar
- gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 3: Makale yönetimi
- gFM Business'ı etkin bir şekilde kullanın ve zamandan tasarruf edin. Bölüm 4: Faturalama ve belgeler
Markus Schall 1994'ten beri Claris FileMaker tabanlı özelleştirilmiş veritabanları, arayüzler ve iş uygulamaları geliştirmektedir. Kendisi Claris ortağı, 2011 FMM Ödülü sahibi ve ERP yazılımı gFM-Business. Kendisi aynı zamanda bir kitap yazarı ve M. Schall Yayınevleri.
