Una y otra vez recibimos consultas sobre qué datos de la CRM- y el sistema de gestión de mercancías gFM-Business. Hasta ahora, algunos usuarios sólo utilizaban el programa para gestionar clientes y redactar facturas y presupuestos. El sitio Software para empresas gFM-Business se ha desarrollado para gestionar cómodamente el mayor número posible de datos que surgen en el día a día de la empresa. Cuantos más datos se gestionen de forma estructurada, más rápido se podrán encontrar en el futuro, lo que optimiza los procesos de trabajo y ahorra un tiempo valioso. Por este motivo, en una serie de artículos mostramos qué datos de la empresa se pueden gestionar, procesar y recuperar con gFM-Business. También explicamos las formas más eficaces de registrar datos en gFM-Business. La primera parte trata de la Gestión de las Relaciones con los Clientes, es decir, el módulo CRM [Clientes].
Gestionar los datos relacionados con los contactos
En el área CRM de gFM-Business se pueden gestionar clientes, proveedores, interesados y cualquier otro contacto. Para cada registro de contacto se pueden guardar los siguientes datos:
- Cualquier número Direcciones y Datos bancarios y 15 campos de libre definición por registro de contacto
- Industria y Datos de solvencia
- Datos maestros de contacto como tipo y clasificación de cliente, entidad adquirente, cuentas de reservas, tipo de IVA, NIF del IVA, método de pago, etc.
- Contratos de servicios con facturación a tanto alzado o por horas
- Libremente definible Campos de seleccióndefinible en [Configuración > Preferencias > Listas de valores]
- Cualquier número Personas de contacto por registro de datos
- Crónica de acción con cualquier número de Acciones y Reenvíos por registro de datos
- Registro de tiempo con gestión de cualquier número de servicios por registro de datos y creación de registros de servicios
- Escaneado y archivo de cualquier número de Documentos en papel y Tarjetas de visita por registro de datos
- Visualización de todos los Vales, Mandatos de la SEPA y Adeudos directos SEPA
- Visualización de todos los Documentos y documentos archivados, Trabajos de impresión, Reservas bancarias de los extractos de cuenta y Eventos.
Gestionar direcciones y personas de contacto
Las direcciones y las personas de contacto pueden introducirse en el módulo CRM [Clientes] de cualquier máscara con las funciones principales [Nueva dirección] y [Nueva persona de contacto] puede crearse. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo emergente en el que se introducen los datos de la nueva dirección o persona de contacto.
El diálogo [Nueva dirección] Los tipos de dirección disponibles pueden seleccionarse en [Configuración > Preferencias > Listas de valores] bajo la palabra clave [Tipos de clientes] puede personalizarse. La ciudad se actualiza automáticamente tras introducir el país y el código postal, siempre que la ciudad esté situada en D/A/CH. Si hay varias localidades disponibles para un código postal, puede seleccionarse la localidad correcta en el menú desplegable.
Tras confirmar el diálogo, la nueva dirección o la nueva persona de contacto aparece en la pantalla Base de datos y vinculada al registro de datos de contacto llamado. En las máscaras [Direcciones] y [Personas de contacto] también es posible crear un nuevo registro de datos basado en una dirección o persona de contacto existente para reducir el tecleo cuando se vaya a crear una nueva dirección similar.
En las pantallas correspondientes, los registros de datos asignados pueden editarse, borrarse, protegerse contra la eliminación y definirse como dirección o persona de contacto por defecto. Los registros de datos protegidos se muestran en la parte superior de la lista correspondiente. Las direcciones y las personas de contacto pueden transferirse a la libreta de direcciones de Apple o a Microsoft Outlook y exportarse como vCard. También se puede escribir directamente a las personas de contacto a través del módulo de correspondencia. Las tarjetas de visita de las personas de contacto pueden escanearse directamente en la entrada de la persona de contacto correspondiente mediante un escáner conectado y configurado.
Crónica de acciones y reenvíos
En la opción de menú [Clientes > Contactos > Acciones] contiene la crónica de acciones del registro de datos de contacto llamado. Lo ideal es que cada contacto que haya tenido lugar con la empresa llamada quede documentado en el historial de acciones. Para crear una nueva acción, cada pantalla del módulo CRM contiene [Clientes] la función principal [Nueva acción] está disponible. Tras seleccionar esta función, se abre un cuadro de diálogo emergente en el que pueden actualizarse todos los datos relevantes para la acción y, opcionalmente, un reenvío y/o una cita. Si el usuario está autorizado a utilizar el calendario, las citas y los reenvíos se introducen automáticamente en el calendario cuando se introduce una nueva acción.
También se pueden guardar archivos para una acción mediante un archivo adjunto. Las citas registradas en una acción pueden enviarse por correo electrónico o transferirse al calendario de Apple o Microsoft Outlook. Al igual que las direcciones o los contactos, las acciones pueden protegerse contra el borrado. Las acciones protegidas aparecen en la parte superior de la lista de acciones.
Crear facturas y presupuestos
Facturas, presupuestos y otros documentos pueden generarse cómodamente directamente desde el módulo CRM. [Clientes] pueden crearse desde el módulo CRM. Por lo tanto, para crear un nuevo documento, es aconsejable llamar primero al cliente correspondiente en el módulo CRM.
Para crear un presupuesto, un pedido, un albarán, una factura, un abono, un recordatorio o un pedido al proveedor, cada pantalla dispone de las siguientes funciones principales:
- Nueva oferta (Crear oferta para cliente llamado)
- Nuevo pedido (Crear pedido para cliente llamado)
- Nueva nota de crédito (Crear nota de crédito para el cliente llamado)
- Nueva factura (Redactar factura para cliente llamado)
- Nuevo pedido (Crear un nuevo pedido para el proveedor llamado)
Tras seleccionar una de las funciones anteriores, se muestra una consulta con el siguiente número de documento en la que se pregunta si debe crearse un nuevo documento para el cliente llamado. Tras una confirmación positiva, se crea el nuevo documento y se guarda automáticamente para su tratamiento posterior en el archivo [Facturación] llamada.
Registro de tiempos: facturación de servicios
Para introducir los servicios prestados a un cliente llamado en el registro de tiempos, en todas las pantallas del módulo CRM está disponible lo siguiente [Clientes] la función [Nuevo servicio] disponibles. Los servicios están disponibles en el módulo CRM en [Clientes > Servicios] gestionados en una lista que puede editarse en cualquier momento. Se puede generar automáticamente un registro de servicios con su correspondiente factura a partir de todos los servicios no reservados introducidos durante la facturación.
Tras seleccionar la función [Nuevo servicio] en el módulo CRM, se abre un cuadro de diálogo emergente en el que se pueden introducir los siguientes datos del servicio:
- fecha la entrada
- Área de especialización (Lista definible en [Configuración > Preferencias > Artículos])
- Fecha de inicio y el tiempo
- Fecha final y el tiempo
- Nº de artículo. con arreglo al cual se facturará el servicio
- Nota de texto (Descripción del servicio)
Después de confirmar con el botón [Nuevo servicio] el servicio registrado aparece en el cliente llamado como un servicio no reservado en [Clientes > Servicios]. Con la función [Liquidar entradas no reservadas] se genera un registro de servicios y la factura correspondiente para el cliente llamado a partir de todas las entradas de servicio no reservadas. Una entrada reservada se marca en la lista con un símbolo de reserva de color verde. El estado de la entrada puede restablecerse haciendo clic en este símbolo.
Creación de cartas, cartas en serie, correos electrónicos y boletines informativos
gFM Business permite crear cartas, faxes, correos electrónicos y boletines informativos desde cualquier pantalla. Las funciones para los nuevos tipos de documento "Carta", "Correo electrónico" y "Fax" se refieren a la base de datos consultada en ese momento. La función "Nuevo documento de combinación de correspondencia" se aplica a todas las bases de datos consultadas. Si se va a enviar un documento de combinación de correspondencia o un boletín informativo, antes de seleccionar esta función deben seleccionarse y llamarse todos los contactos a los que se va a enviar el boletín. Encontrará información sobre cómo seleccionar registros de datos en FileMaker y gFM-Business en este manual.
Para la creación de cartas, cartas en serie, correos electrónicos y boletines informativos, el módulo CRM [Clientes] En cada pantalla están disponibles las siguientes funciones:
- Nueva carta
- Nuevo correo electrónico
- Nuevo fax
- Nuevo documento de serie
Tras seleccionar una de las funciones anteriores, se abre un cuadro de diálogo emergente en el que se especifican los datos clave del nuevo documento:
- fecha
- Secretaria
- Nombre del documento (nombre de libre elección para el nuevo documento)
- Plantilla (Selección de plantillas de documentos del módulo Correspondencia)
- Impresión (Imprimir diseño desde el módulo Correspondencia)
Después de confirmar con el botón [Nuevo documento] el nuevo documento se crea en el módulo Correspondencia y se asigna al registro de cliente llamado.
Escanear y archivar documentos en papel
gFM-Business contiene un sistema de gestión de documentos con Interfaz a escáneres compatibles con Twain para escanear documentos en papel como correspondencia, recibos o tarjetas de visita y asignarlos al registro de datos correspondiente. Los documentos archivados pueden etiquetarse con un nombre e indexarse cuando se escanean. Opcionalmente, se puede crear una acción, un reenvío o una cita para el documento archivado.
Para escanear y archivar un documento en papel, todas las pantallas del módulo CRM contienen la función principal [Escanear documento] está disponible. Si desea archivar un fichero desde el ordenador, seleccione la función [Archivo] de.
Tras seleccionar la función [Escanear documento], aparece un cuadro de diálogo emergente para introducir los siguientes datos:
- Nombre del documento - Nombre del documento
- Tipo de documento - Tipo de documento, la lista se puede especificar en [Configuración > Preferencias > Listas de valores] en "Tipos de documentos".
- Fecha de referencia - Fecha del documento o del recibo
- Nº de referencia - Número de referencia del documento, por ejemplo, número de factura
- Observaciones - Comentarios libres sobre el documento
- Acción (opcional)
- Nueva presentación (opcional)
- Fecha (opcional)
Todos los documentos escaneados y archivados se muestran y gestionan para el cliente llamado en [Clientes > Eventos > Archivo]. Todos los documentos pueden visualizarse y editarse allí. gFM-Business sólo guarda las rutas de archivo de los documentos importados, de modo que sólo pueden abrirse y visualizarse si la ruta de archivo bajo la que se guardaron los documentos está disponible.
Mandatos SEPA y adeudos directos
gFM-Business contiene una función integrada de gestión de mandatos SEPA para gestionar mandatos SEPA, adeudos directos y notas de crédito de forma estructurada. Para crear un nuevo mandato SEPA para un cliente seleccionado, el módulo CRM contiene la función principal [Nuevo mandato de la SEPA] se puede crear un nuevo adeudo directo SEPA o abono SEPA con la función [Nueva transferencia SEPA] pueden generarse. Tras seleccionar una de estas funciones, se abre un cuadro de diálogo emergente en el que pueden introducirse los datos necesarios para el mandato SEPA o la transferencia SEPA. Una nueva transferencia SEPA sólo puede crearse una vez que se ha asignado un mandato SEPA válido al cliente llamado.
Todos los mandatos SEPA y las transferencias SEPA se introducen en el módulo Facturación en [Facturación >]. Libro de caja > Mandatos SEPA]. Allí se pueden editar e imprimir los mandatos SEPA.
Parte 2: Documentos, documentos en serie, HTML
Esta fue la primera parte de nuestra serie "Trabajar eficazmente con gFM-Business". Esperamos haber explicado todo de forma comprensible. Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros en persona o en los comentarios debajo de este artículo.
En el segunda parte Esta serie de artículos trata de la creación de documentos, documentos de combinación de correspondencia y boletines por correo electrónico. Explicaremos cómo crear plantillas de documentos y plantillas de correo electrónico con plantillas HTML y cómo utilizarlas para crear documentos. También mostraremos cómo gFM Business puede utilizarse como sistema de gestión de documentos escaneando documentos en papel, recibos y tarjetas de visita y asignándolos al registro de datos llamado.
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Todos los artículos de la serie
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 1: CRM
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 2: Documentos y correspondencia
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 3: Gestión de artículos
- Utilice gFM Business con eficacia y ahorre tiempo. Parte 4: Facturación y documentos
Markus Schall lleva desarrollando bases de datos personalizadas, interfaces y aplicaciones empresariales basadas en Claris FileMaker desde 1994. Es socio de Claris, ganador del premio FMM Award 2011 y desarrollador de la. Software ERP gFM-Business. También es autor de libros y fundador del M. Schall Editores.
