Libro de caja

¿Qué es un libro de caja?

Todas las operaciones de pago de una empresa (ingresos en efectivo, retiradas de efectivo, ingresos y retiradas) se enumeran en forma de tabla en un libro de caja. Existen programas informáticos de libro de caja de distintos fabricantes para todos los sistemas operativos habituales, como macOS y Windows. Cada línea (registro de datos) de un libro de caja tiene una fecha de contabilización y un número secuencial, el importe de la contabilización, la cuenta de cargo y abono, un texto de contabilización y, si procede, una referencia, como una factura de la que se deriva la contabilización. Con los modernos programas ERP, las contabilizaciones pueden exportarse normalmente como un lote de contabilización, por ejemplo en formato DATEV, y procesarse posteriormente en otros programas o enviarse a un asesor fiscal. El archivo generado del lote de contabilización contiene todos los datos necesarios para generar registros contables en el software de contabilidad correspondiente.

Factura y libro de caja en el software ERP gFM-Business

El software gFM Business ERP para Mac, Windows e iOS contiene lo siguiente en el módulo [Factura] la zona [Libro de caja]que puede consultarse en la barra de navegación de la izquierda. La máscara [Libro de caja] muestra la lista de reservas para un periodo que puede seleccionarse en la zona superior:

Registros contables detallados

Cada línea de la lista corresponde a un envío principal, que también puede constar de varios envíos en el caso de envíos divididos. Si una contabilización es el resultado de un documento, al principio de la contabilización se muestra una imagen de previsualización del documento, que puede ampliarse haciendo clic sobre ella. Cada registro de contabilización tiene los siguientes campos adicionales:

• Recibo (archivo PDF del recibo)
• Nº de reserva (número de reserva consecutivo)
• Fecha (fecha de la reserva)
• Texto de la reserva
• Cuenta deudora
• Cuenta de crédito
• Centro de costes (la lista de selección puede definirse en los ajustes)
• Importe
• Indicador de importe DATEV
• Clave fiscal DATEV (opcional)

Haciendo clic en el pictograma de la columna [Documento] abre una ventana de vista previa más grande para mostrar el documento PDF. Vuelva a hacer clic en el recibo de la ventana de vista previa para abrir el archivo PDF en Acrobat Reader o Vista previa.

Reservas automáticas

Los documentos de factura y abono se generan automáticamente como registros contables en gFM Business si se ha activado esta opción y las especificaciones del tipo de pago contienen las cuentas contables correspondientes. Cuando se contabiliza una factura o un abono, se genera automáticamente un registro contable correspondiente con las cuentas contables especificadas y la referencia al documento original. Si se cancela una factura o un abono ya contabilizado, el registro contable correspondiente se elimina del libro de caja.

Introducir nuevas reservas

Se pueden introducir nuevas reservas utilizando el símbolo [+] situado en la parte superior derecha de la ventana. Para ello, en gFM-Business están disponibles las siguientes categorías:

• Salida de libros
• Ingresos postales
• Libro por cobrar
• Introducir reserva manual

Los siguientes campos de entrada están disponibles en el diálogo de entrada de una nueva reserva:

• Fecha de reserva
• Importe bruto
• Texto de la reserva
• Tipo impositivo
• Cuenta deudora
• Cuenta de crédito
• Centro de costes
• ID de factura

Exportación de datos de registros contables

Con el estado de contabilización, gFM Business recuerda automáticamente qué contabilizaciones ya se han exportado en el pasado. Las contabilizaciones que aún no se han exportado pueden eliminarse mediante la opción [Exportación de reservas] puede exportarse a un archivo externo. Están disponibles los siguientes formatos de exportación:

• DATEV (EXTF/CSV)
• MonkeyOffice
• Formato de datos personalizado con secuencia de campos ajustable

Las funciones de exportación de datos sólo están disponibles en Mac y Windows, pero no en iOS.

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