Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

In einem Kassenbuch werden alle Zahlungsvorgänge eines Unternehmens (Bareinzahlungen, Barauszahlungen, Einlagen und Entnahmen) tabellarisch aufgeführt. Kassenbuch-Software steht von verschiedenen Herstellern für alle gängigen Betriebssysteme wie macOS und Windows zur Verfügung. Jede Zeile (Datensatz) in einem Kassenbuch verfügt über ein Buchungsdatum und eine laufende Nummer, den Betrag der Buchung, das Soll- und Haben-Konto, einen Buchungstext sowie ggf. eine Referenz, wie zum Beispiel eine Rechnung aus der die Buchung resultiert. Mit moderner ERP-Software können Buchungen i.d.R. als Buchungsstapel, z.B. im DATEV-Format, exportiert und in anderen Programmen weiterverarbeitet oder an einen Steuerberater weitergegeben werden. Die erzeugte Datei des Buchungsstapels enthält dabei alle Daten, die für die Erzeugung von Buchungssätzen in der entsprechenden Buchhaltungssoftware erforderlich sind.

Faktura und Kassenbuch in der gFM-Business ERP-Software

Die gFM-Business ERP-Software für Mac, Windows und iOS enthält im Modul [Faktura] den Bereich [Kassenbuch], der in der linken Navigation aufgerufen werden kann. Die Maske [Kassenbuch] zeigt die Buchungsliste eines im oberen Bereich wählbaren Zeitraums an:

Buchungssätze im Detail

Jede Zeile in der Liste entspricht einer Hauptbuchung, die bei Splitbuchungen auch aus mehreren Buchungen bestehen kann. Resultiert eine Buchung aus einem Beleg, wird am Anfang der Buchung ein Vorschaubild des Belegs angezeigt, das per Mausklick vergrößert angezeigt werden kann. Jeder Buchungssatz verfügt über folgende weitere Felder:

• Beleg (PDF-Datei des Belegs)
• Buchung Nr. (laufende Buchungsnummer)
• Datum (Datum der Buchung)
• Buchungstext
• Konto Soll
• Konto Haben
• Kostenstelle (Auswahlliste in Einstellungen definierbar)
• Betrag
• DATEV-Betragskennzeichen
• DATEV Steuerschlüssel (optional)

Durch Klick auf das Piktogramm in der Spalte [Beleg] öffnet sich ein größeres Vorschaufenster zur Anzeige des PDF-Belegs. Ein nochmaliger Klick auf den Beleg im Vorschaufenster öffnet die PDF-Datei in Acrobat Reader oder Vorschau.

Automatische Buchungen

Rechnungs- und Gutschriftsbelege werden in gFM-Business automatisch als Buchungssatz erzeugt, wenn diese Option aktiviert wurde und die Vorgaben der Zahlungsarten entsprechende Buchungskonten enthalten. Beim Buchen einer Rechnung oder einer Gutschrift wird dann automatisch ein entsprechender Buchungssatz mit den vorgegebenen Buchungskonten und Referenz zum Ursprungsbeleg erzeugt. Wird eine bereits gebuchte Rechnung oder Gutschrift storniert, wird der zugehörige Buchungssatz im Kassenbuch entfernt.

Neue Buchungen erfassen

Mit dem Symbol [+] am rechten oberen Rand des Fensters können neue Buchungen erfaßt werden. Dafür stehen in gFM-Business folgende Kategorien zur Verfügung:

• Ausgabe buchen
• Einnahme buchen
• Forderung buchen
• Manuelle Buchung erfassen

Im Erfassungsdialog für eine neue Buchung stehen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

• Buchungsdatum
• Bruttobetrag
• Buchungstext
• Steuersatz
• Konto Soll
• Konto Haben
• Kostenstelle
• Rechnung-ID

Datenexport von Buchungssätzen

Mit dem Buchungsstatus merkt sich gFM-Business automatisch, welche Buchungen in der Vergangenheit bereits exportiert wurden. Noch nicht exportierte Buchungen können mit der Funktion [Buchungsexport] in eine externe Datei exportiert werden. Dabei stehen folgende Exportformate zur Verfügung:

• DATEV (EXTF/CSV)
• MonkeyOffice
• Individuelles Datenformat mit einstellbarer Feldfolge

Die Funktionen zum Datenexport stehen ausschließlich auf dem Mac und unter Windows, jedoch nicht unter iOS zur Verfügung.

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