Livre de caisse

Qu'est-ce qu'un livre de caisse ?

Dans un livre de caisse, toutes les opérations de paiement d'une entreprise (versements en espèces, retraits en espèces, dépôts et retraits) sont répertoriées sous forme de tableau. Les logiciels de livre de caisse sont disponibles auprès de différents fabricants pour tous les systèmes d'exploitation courants tels que macOS et Windows. Chaque ligne (enregistrement) d'un livre de caisse dispose d'une date et d'un numéro d'ordre d'écriture, du montant de l'écriture, du compte de débit et de crédit, d'un texte d'écriture et, le cas échéant, d'une référence, comme par exemple une facture dont résulte l'écriture. Les logiciels ERP modernes permettent généralement d'exporter les écritures sous forme de lot d'écritures, par exemple au format DATEV, et de les traiter dans d'autres programmes ou de les transmettre à un conseiller fiscal. Le fichier généré du lot d'écritures contient alors toutes les données nécessaires à la création de jeux d'écritures dans le logiciel de comptabilité correspondant.

Facturation et livre de caisse dans le logiciel ERP gFM-Business

Le logiciel ERP gFM-Business pour Mac, Windows et iOS contient dans le module [Facturation] le domaine [Livre de caisse]qui peut être appelé dans la navigation de gauche. Le masque [Livre de caisse] affiche la liste des réservations d'une période sélectionnable dans la partie supérieure :

Les jeux d'écritures en détail

Chaque ligne de la liste correspond à une écriture principale, qui peut également être composée de plusieurs écritures dans le cas d'écritures fractionnées. Si une écriture résulte d'une pièce justificative, une image d'aperçu de la pièce justificative est affichée au début de l'écriture et peut être agrandie par un clic de souris. Chaque enregistrement d'écriture dispose des champs supplémentaires suivants :

• Pièce justificative (fichier PDF de la pièce justificative)
• N° d'écriture (numéro d'écriture courant)
• Date (date de l'enregistrement)
• Texte de l'écriture
• Compte Débit
• Compte Crédit
• Centre de coûts (liste de sélection définissable dans les paramètres)
• Montant
• Code de montant DATEV
• Clé de commande DATEV (en option)

En cliquant sur le pictogramme dans la colonne [document] une fenêtre d'aperçu plus grande s'ouvre pour afficher le document PDF. Un nouveau clic sur le document dans la fenêtre d'aperçu ouvre le fichier PDF dans Acrobat Reader ou Aperçu.

Réservations automatiques

Les documents de facture et d'avoir sont automatiquement générés dans gFM-Business sous forme de jeu d'écritures si cette option a été activée et si les spécifications des types de paiement contiennent les comptes d'écriture correspondants. Lors de la comptabilisation d'une facture ou d'un avoir, un jeu d'écritures correspondant est alors automatiquement créé avec les comptes d'écritures prédéfinis et la référence au document d'origine. Si une facture ou un avoir déjà comptabilisé est annulé, l'enregistrement correspondant est supprimé dans le livre de caisse.

Saisir de nouvelles écritures

Le symbole [+] en haut à droite de la fenêtre permet de saisir de nouvelles écritures. Pour cela, les catégories suivantes sont disponibles dans gFM-Business :

• Comptabiliser la dépense
• Enregistrer une recette
• Comptabiliser une créance
• Saisir une écriture manuelle

Les champs de saisie suivants sont disponibles dans la boîte de dialogue de saisie d'une nouvelle réservation :

• Date de réservation
• Montant brut
• Texte de l'écriture
• Taux d'imposition
• Compte Débit
• Compte Crédit
• Centre de coûts
• ID de la facture

Exportation des données des jeux d'écritures

Avec le statut des écritures, gFM-Business se souvient automatiquement des écritures qui ont déjà été exportées dans le passé. Les écritures qui n'ont pas encore été exportées peuvent être traitées à l'aide de la fonction [Exportation d'écritures] dans un fichier externe. Les formats d'exportation suivants sont disponibles :

• DATEV (EXTF/CSV)
• MonkeyOffice
• Format de données individuel avec séquence de champs réglable

Les fonctions d'exportation de données sont uniquement disponibles sur Mac et Windows, mais pas sur iOS.

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